Công thức ISBLANK của Microsoft Excel là một hàm thường ít được sử dụng, nhưng nó có thể hữu ích cho mọi loại bảng tính động. Dù bạn muốn đảm bảo không bỏ sót dữ liệu nào trong danh sách dài, hay tìm tất cả các ô cần cập nhật bằng định dạng có điều kiện, hàm ISBLANK trong Excel là một cách tuyệt vời để làm điều đó.
Dưới đây là cách tận dụng tối đa hàm ISBLANK trong Excel.
Mặc dù ảnh chụp màn hình cho hướng dẫn này dành cho Excel 365, và hướng dẫn hoạt động y hệt trong Excel 2016 và 2019, các menu chỉ hơi được trình bày khác nhau một chút.
Hàm ISBLANK là gì?
Công thức ISBLANK kiểm tra xem một ô có trống hay không. Nghĩa là, nó xem liệu có bất kỳ mục nhập nào trong ô hay không (bao gồm khoảng trắng, ngắt dòng, hoặc văn bản trắng bạn không thể thấy) và trả về giá trị FALSE hoặc TRUE tương ứng.
Công thức chung cho nó là:
=ISBLANK(A1)
Ô A1 ở đây có thể thay thế bằng bất kỳ phạm vi hoặc tham chiếu ô nào.
Cách dùng hàm ISBLANK trong Excel
Có nhiều cách khác nhau bạn có thể dùng ISBLANK cho các mục đích khác nhau, nhưng một ví dụ tình huống đơn giản là tìm xem một phạm vi ô có trống hay đã điền. Điều này rất hữu ích nếu bạn cần cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh, nhưng duyệt qua nó thủ công sẽ tốn thời gian.
Trong ví dụ này, chúng ta sẽ dùng tập dữ liệu mẫu bao gồm một phạm vi Dữ liệu có thể đại diện cho bất cứ điều gì trong thực tế. Ở cột B, chúng ta dùng công thức sau:
=ISBLANK(A2)
Sao chép và dán công thức đó khắp cột Cần dữ liệu (Needs Data) thay thế ô cho ô kế tiếp trong phạm vi Dữ liệu tương ứng. Điều này trả về kết quả FALSE ở các hàng có dữ liệu, và TRUE ở các ô không có dữ liệu, gợi ý cần nhập dữ liệu.
Đây là ví dụ cực kỳ đơn giản, nhưng có thể dễ dàng áp dụng để đảm bảo một ô thực sự trống (thay vì chỉ có vẻ trống do khoảng trắng hoặc ngắt dòng), hoặc kết hợp với các hàm khác như IF hoặc OR cho các sử dụng mở rộng và tinh vi hơn.
Cách dùng hàm ISBLANK cho Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting)
Xác định xem ô có trống không có thể cực kỳ hữu ích, nhưng nếu bạn không muốn có một danh sách dài văn bản FALSE và TRUE ở cột khác, bạn luôn có thể dùng định dạng có điều kiện.
Lấy ví dụ gốc của chúng ta, chúng ta có thể áp dụng cùng công thức đó cho quy tắc định dạng có điều kiện, cho phép chúng ta giữ danh sách gốc, nhưng với các ô được mã hóa màu để làm nổi bật chúng trống.
-
Chọn tab Trang chủ (Home).
-
Trong nhóm Kiểu (Styles), chọn Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) > Quy tắc mới (New Rule).
-
Chọn Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng (Use a formula to determine which cells to format).
-
Trong hộp Định dạng giá trị nơi công thức này đúng (Format values where this formula is true), nhập =ISBLANK(A2:A33).
Phạm vi nêu trong công thức này là cho ví dụ của chúng ta. Thay thế bằng phạm vi bạn yêu cầu.
-
Chọn Định dạng (Format), sau đó chọn một màu nhận biết rõ ràng, hoặc thay đổi định dạng khác để giúp làm nổi bật ô.
-
Chọn OK, rồi chọn OK lần nữa. Công thức sẽ áp dụng cho phạm vi bạn chọn. Trong trường hợp của chúng ta, nó làm nổi bật các ô trống bằng màu đỏ.