Biết một vài mẹo Excel có thể tạo sự khác biệt lớn trong cuộc sống cá nhân và chuyên nghiệp. Từ cân đối ngân sách gia đình đến tổ chức báo cáo bán hàng, Excel là công cụ tuyệt vời để nắm bắt các con số trong đời bạn, và hàm COUNTIF là một trong những công cụ tốt nhất. Đây là cách dùng hàm COUNTIF trong Excel.
Hướng dẫn trong bài viết áp dụng cho Excel trong Microsoft 365, Excel 2019 và Excel 2016.
Hàm COUNTIF là gì?
Excel là công cụ tuyệt vời khi được điều khiển thủ công, nhưng nó còn tốt hơn khi bạn có thể tự động hóa một phần. Đó là nơi các hàm xuất hiện. Từ cộng số với SUM đến xóa ký tự không in được với CLEAN. COUNTIF hoạt động theo cách tương tự, nhưng nhiệm vụ của nó là đếm số ô khớp với một tiêu chí nhất định. Nó có thể dùng để đếm ô có con số, ngày, văn bản, ký tự đặc biệt, hoặc bất cứ điều gì bạn muốn phân biệt.
Nó nhận đầu vào và đưa ra tổng số tùy theo tiêu chí bạn chọn.
Cách dùng hàm COUNTIF trong Excel
Hàm COUNTIF có thể nhập thủ công hoặc dùng menu Formulas của Excel. Dù cách nào, công thức cuối cùng sẽ trông như:
=COUNTIF(D4:D10,"Yes")
Trong ví dụ COUNTIF này, hàm sẽ tìm qua ô D4 đến D10 tìm từ 'Yes'. Sau đó nó đưa ra số lần tìm thấy trong ô bạn nhập công thức.
Bạn có thể gõ thủ công nếu thích, nhưng cách dễ hơn là dùng menu Function của Excel.
-
Mở tài liệu Excel bạn muốn dùng COUNTIF và đảm bảo tất cả dữ liệu bạn cần có mặt và chính xác.
-
Chọn ô nơi bạn muốn kết quả COUNTIF xuất hiện, rồi nhập công thức vào ô đó. Hoặc dùng hệ thống menu. Chọn tab Formulas, rồi từ phần Function Library trên Ribbon, dùng More Functions > Statistical để tìm hàm COUNTIF.
-
Trong cửa sổ Function Arguments xuất hiện, gõ Range (đầu và cuối, cách nhau bởi dấu hai chấm) hoặc nhấp/kéo chuột qua các ô bạn muốn xem xét. Trong ví dụ COUNTIF, đó là ô D4 đến D10, nên nhập D4:D10.
Bạn có thể dùng dấu hỏi để khớp với bất kỳ ký tự đơn nào và dấu hoa thị khớp với bất kỳ chuỗi ký tự nào.
-
Gõ hoặc chọn Criteria mà bạn muốn COUNTIF đếm. Trong ví dụ, chúng ta muốn biết bao nhiêu kết quả Yes ở cột D, nên nhập Yes.
Các bước này có thể lặp lại cho phản hồi No, cuối cùng biết có 2 kết quả No trong danh sách phản hồi. Hàm COUNTIF có thể dùng cho lượng dữ liệu gần như vô hạn, và tập dữ liệu càng lớn, COUNTIF càng hữu ích.
-
Chọn OK. Nếu nhập đúng, bạn sẽ thấy kết quả xuất hiện trong ô bạn thực hiện COUNTIF. Trong ví dụ này, kết quả 5 xuất hiện.
Nếu bạn muốn tìm kết quả trong nhiều phạm vi cùng lúc, bạn có thể làm, nhưng cần dùng hàm COUNTIFS thay thế.