Cơ sở dữ liệu Excel có thể lớn hoặc nhỏ tùy nhu cầu, nhưng khi chúng phát triển đến kích thước lớn, quản lý dữ liệu không phải lúc nào cũng dễ dàng. Tương tự, tìm một mục cụ thể trong một ô nhất định có thể dẫn đến nhiều cuộn chuột. Nếu VLOOKUP không đáp ứng được, công thức INDEX của Excel có thể giúp bạn.
Dưới đây là cách sử dụng hàm INDEX trong Excel để tìm dữ liệu bạn cần ngay lập tức.
Mặc dù ảnh chụp màn hình trong hướng dẫn này dành cho Excel 365, hướng dẫn vẫn hoạt động trong cả Excel 2019 và Excel 2016; giao diện người dùng chỉ hơi khác nhau một chút.
Công thức INDEX trong Excel là gì?
Hàm INDEX là một công thức trong Excel và các công cụ cơ sở dữ liệu khác, lấy giá trị từ danh sách hoặc bảng dựa trên dữ liệu vị trí bạn nhập vào công thức. Nó thường được hiển thị theo định dạng sau:
=INDEX (mảng, số_hàng, số_cột)
Điều đó đang chỉ định hàm INDEX và cung cấp các tham số bạn cần nó để lấy dữ liệu. Nó bắt đầu bằng phạm vi dữ liệu, hoặc phạm vi đã đặt tên mà bạn đã chỉ định trước đó; theo sau là số hàng tương đối của mảng, và số cột tương đối.
Điều đó có nghĩa là bạn đang nhập số hàng và cột trong phạm vi được chỉ định của bạn. Vì vậy, nếu bạn muốn lấy dữ liệu từ hàng thứ hai trong phạm vi dữ liệu của mình, bạn sẽ nhập 2 cho số hàng, ngay cả khi đó không phải là hàng thứ hai trong toàn bộ cơ sở dữ liệu. Tương tự cho đầu vào cột.
Cách dùng hàm INDEX trong Excel
Công thức INDEX là công cụ tuyệt vời để tìm thông tin từ một phạm vi dữ liệu được xác định trước. Trong ví dụ của chúng ta, chúng ta sẽ dùng danh sách đơn hàng từ một nhà bán lẻ giả tưởng bán cả văn phòng phẩm và đồ ăn thú cưng. Báo cáo đơn hàng bao gồm số đơn hàng, tên sản phẩm, giá riêng lẻ và số lượng bán.
-
Mở cơ sở dữ liệu Excel bạn muốn làm việc, hoặc tạo lại cái chúng ta hiển thị ở trên để bạn có thể theo dõi ví dụ này.
-
Chọn ô nơi bạn muốn kết quả INDEX xuất hiện. Trong ví dụ đầu tiên, chúng ta muốn tìm số đơn hàng cho Đồ ăn khủng long (Dinosaur Treats). Chúng ta biết dữ liệu đó ở ô A7, nên chúng ta nhập thông tin đó vào hàm INDEX theo định dạng sau:
=INDEX (A2:D7,6,1)
-
Công thức này tra cứu trong phạm vi ô A2 đến D7, ở hàng thứ sáu của phạm vi đó (hàng 7) ở cột đầu tiên (A), và xuất ra kết quả 32321.
-
Nếu thay vào đó, chúng ta muốn tìm số lượng đơn hàng cho Ghim (Staples), chúng ta sẽ nhập công thức sau:
=INDEX (A2:D7,4,4)
Điều đó xuất ra 15.
Bạn cũng có thể dùng các ô khác cho đầu vào Hàng và Cột để cho phép đầu ra INDEX động, mà không cần điều chỉnh công thức gốc. Điều đó có thể trông như thế này:
Sự khác biệt duy nhất ở đây là dữ liệu Hàng và Cột trong công thức INDEX được nhập dưới dạng tham chiếu ô, trong trường hợp này là F2 và G2. Khi nội dung của các ô đó được điều chỉnh, đầu ra INDEX thay đổi tương ứng.
Bạn cũng có thể dùng phạm vi đã đặt tên cho mảng của mình.
Cách dùng hàm INDEX với tham chiếu (Reference)
Bạn cũng có thể dùng công thức INDEX với tham chiếu, thay vì mảng. Điều này cho phép bạn xác định nhiều phạm vi, hoặc mảng, để lấy dữ liệu. Hàm được nhập gần như giống hệt nhau, nhưng nó sử dụng thêm một thông tin: số khu vực (area number). Trông như sau:
=INDEX ((tham_chiếu), số_hàng, số_cột, số_khu_vực)
Chúng ta sẽ dùng cơ sở dữ liệu ví dụ gốc của chúng ta theo cách tương tự để cho thấy hàm INDEX tham chiếu có thể làm gì. Nhưng chúng ta sẽ xác định ba mảng riêng biệt trong phạm vi đó, bao quanh chúng bằng một cặp ngoặc thứ hai.
-
Mở cơ sở dữ liệu Excel bạn muốn làm việc, hoặc làm theo ví dụ của chúng ta bằng cách nhập cùng thông tin vào cơ sở dữ liệu trống.
-
Chọn ô nơi bạn muốn đầu ra INDEX xuất hiện. Trong ví dụ của chúng ta, chúng ta sẽ tra cứu số đơn hàng cho Đồ ăn khủng long một lần nữa, nhưng lần này nó là một phần của mảng thứ ba trong phạm vi của chúng ta. Vì vậy, hàm sẽ được viết theo định dạng sau:
=INDEX ((A2:D3, A4:D5, A6:D7),2,1,3)
-
Điều này tách cơ sở dữ liệu của chúng ta thành ba phạm vi xác định, mỗi phạm vi hai hàng, và nó tra cứu hàng thứ hai, cột một, của mảng thứ ba. Đó là số đơn hàng cho Đồ ăn khủng long.
