Cách sử dụng hàm INDEX trong Excel

Cơ sở dữ liệu Excel có thể lớn hoặc nhỏ tùy theo nhu cầu của bạn, nhưng khi chúng phát triển đến kích thước cực lớn, việc quản lý dữ liệu đó không phải lúc nào cũng dễ dàng. Tương tự như vậy, việc tìm một mục nhập cụ thể trong một ô nhất định có thể dẫn đến nhiều thao tác cuộn. Nếu hàm VLOOKUP không hiệu quả, công thức INDEX của Excel có thể giúp bạn.

Đây là cách sử dụng hàm INDEX trong Excel để tìm dữ liệu bạn cần ngay bây giờ.

Mặc dù ảnh chụp màn hình của hướng dẫn này dành cho Excel 365, nhưng hướng dẫn này hoạt động trên cả Excel 2019 và Excel 2016; giao diện người dùng chỉ khác một chút trong mỗi thứ.

Công thức INDEX trong Excel là gì?

Hàm INDEX là một công thức trong Excel và các công cụ cơ sở dữ liệu khác lấy một giá trị từ danh sách hoặc bảng dựa trên dữ liệu vị trí bạn nhập vào công thức. Nó thường được hiển thị ở định dạng sau:

=INDEX (array, row_number, column_number)

Những gì đang làm là chỉ định hàm INDEX và cung cấp cho nó các tham số mà bạn cần để lấy dữ liệu từ đó. Nó bắt đầu với phạm vi dữ liệu, hoặc phạm vi được đặt tên mà bạn đã chỉ định trước đó; theo sau là số hàng tương đối của mảng và số cột tương đối.

Điều đó có nghĩa là bạn đang nhập số hàng và số cột trong phạm vi được chỉ định của mình. Vì vậy, nếu bạn muốn vẽ thứ gì đó từ hàng thứ hai trong phạm vi dữ liệu của mình, bạn sẽ nhập 2 cho số hàng, ngay cả khi nó không phải là hàng thứ hai trong toàn bộ cơ sở dữ liệu. Tương tự đối với đầu vào cột.

Cách sử dụng hàm INDEX trong Excel

Công thức INDEX là một công cụ tuyệt vời để tìm hiểu thông tin từ một phạm vi dữ liệu được xác định trước. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng một danh sách các đơn đặt hàng từ một nhà bán lẻ hư cấu bán cả đồ văn phòng phẩm và đồ ăn cho thú cưng. Báo cáo đơn đặt hàng của chúng tôi bao gồm số đơn đặt hàng, tên sản phẩm, giá riêng của chúng và số lượng đã bán.

1. Mở cơ sở dữ liệu Excel mà bạn muốn làm việc hoặc tạo lại cơ sở dữ liệu mà chúng tôi đã trình bày ở trên để bạn có thể làm theo ví dụ này.

2. Chọn ô mà bạn muốn đầu ra INDEX xuất hiện. Trong ví dụ đầu tiên của chúng tôi, chúng tôi muốn tìm số đơn đặt hàng cho Món ăn cho khủng long . Chúng tôi biết rằng dữ liệu nằm trong Ô A7, vì vậy chúng tôi nhập thông tin đó vào hàm INDEX ở định dạng sau:

   =INDEX (A2:D7,6,1)
   

   

3. Công thức này nằm trong phạm vi ô A2 của chúng tôi đến D7 , ở hàng thứ sáu của phạm vi đó (hàng 7) trong cột đầu tiên (A) và xuất ra kết quả của chúng tôi là 32321 .

   

4. Nếu thay vào đó, chúng tôi muốn tìm hiểu số lượng đơn đặt hàng cho Mặt hàng chủ lực , chúng tôi sẽ nhập công thức sau:

   =INDEX (A2:D7,4,4)
   

   Kết quả đầu ra 15 .

   

Bạn cũng có thể sử dụng các ô khác nhau cho Hàng của mình và Cột đầu vào để cho phép đầu ra INDEX động mà không cần điều chỉnh công thức ban đầu của bạn. Nó có thể trông giống như thế này:

Sự khác biệt duy nhất ở đây, đó là Hàng và Cột dữ liệu trong công thức INDEX được nhập dưới dạng tham chiếu ô, trong trường hợp này là F2 và G2 . Khi nội dung của các ô đó được điều chỉnh, đầu ra INDEX sẽ thay đổi tương ứng.

Bạn cũng có thể sử dụng các dải ô đã đặt tên cho mảng của mình.

Cách sử dụng hàm INDEX với tham chiếu

Bạn cũng có thể sử dụng công thức INDEX với một tham chiếu, thay vì một mảng. Điều này cho phép bạn xác định nhiều phạm vi hoặc mảng để lấy dữ liệu từ đó. Hàm được nhập gần như giống hệt nhau, nhưng nó sử dụng một phần thông tin bổ sung:số khu vực. Nó trông như thế này:

=INDEX ((reference), row_number, column_number, area_number)

Chúng tôi sẽ sử dụng cơ sở dữ liệu mẫu ban đầu của mình theo cách tương tự để hiển thị những gì một hàm INDEX tham chiếu có thể làm. Nhưng chúng tôi sẽ xác định ba mảng riêng biệt trong phạm vi đó, đặt chúng trong bộ dấu ngoặc thứ hai.

1. Mở cơ sở dữ liệu Excel mà bạn muốn làm việc hoặc theo dõi cùng với cơ sở dữ liệu của chúng tôi bằng cách nhập cùng một thông tin vào cơ sở dữ liệu trống.

2. Chọn ô mà bạn muốn có đầu ra INDEX. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ tìm kiếm số thứ tự cho các món ăn cho Khủng long một lần nữa, nhưng lần này nó là một phần của mảng thứ ba trong phạm vi của chúng tôi. Vì vậy, hàm sẽ được viết ở định dạng sau:

   =INDEX ((A2:D3, A4:D5, A6:D7),2,1,3)
   

3. Điều này tách cơ sở dữ liệu của chúng tôi thành ba dải xác định gồm hai hàng một mảnh và nó tìm kiếm hàng thứ hai, cột một, của mảng thứ ba. Điều đó xuất ra số thứ tự cho Món ăn khủng long.