Nhiều người biết một số mẹo Excel, nhưng vẫn còn nhiều thủ thuật nâng cao ít người biết. Những thủ thuật Excel nâng cao ít người biết này sẽ giúp hoàn thành các tác vụ phức tạp dễ dàng. Có thể là làm tròn giá trị đến hàng nghìn, thay đổi giá trị ô ảnh hưởng đến ô khác, và nhiều tình huống tương tự. Bài viết này sẽ cho bạn biết cách dùng các thủ thuật Excel trong những tình huống đó.
Mẹo và thủ thuật Excel nâng cao
1. Theo dõi dữ liệu với Watch Window (Cửa sổ theo dõi)
Khi làm việc trên bảng tính dài, không dễ dàng nhận ra việc thay đổi giá trị ô này ảnh hưởng như thế nào đến ô phụ thuộc khác. Việc này phức tạp hơn nếu ô phụ thuộc không nằm trên màn hình hiển thị mà ở đâu đó xa hơn.
Chúng ta không thể cuộn lên/xuống liên tục cho mỗi lần thay đổi ô, phải không? Lúc này Watch Window giúp theo dõi giá trị ô phụ thuộc. Cách làm: chọn ô bạn muốn theo dõi, sau đó dưới tab Formulas (Công thức) chọn Watch Window. Hộp thoại mở ra. Nhấp Add Watch (Thêm theo dõi). Nó hiển thị tham chiếu, kiểm tra một lần và nhấp Add.
Từ bây giờ, khi bạn thay đổi dữ liệu, Watch Window hiển thị thay đổi giá trị của ô phụ thuộc. Watch Window nổi trên bảng tính, bạn thậm chí có thể thay đổi kích thước. Bạn thậm chí có thể theo dõi ô trên các bảng tính khác.
2. Làm tròn giá trị thành hàng nghìn và hàng triệu
Số dài trong ô trông không đẹp và lạ. Tốt hơn là định dạng lại để hiển thị đơn giản. Tức là hiển thị hàng nghìn bằng K và hàng triệu bằng M. Cách làm: chọn ô hoặc phạm vi giá trị, nhấp chuột phải vào vùng đã chọn và chọn Format Cells (Định dạng ô).
Bây giờ, nhấp vào Custom (Tùy chỉnh) và gõ ###,"k" cho làm tròn hàng nghìn và ###, "m" cho hàng triệu. Nhấp OK, bạn sẽ thấy giá trị đơn giản và đã làm tròn. Ví dụ, giá trị 22,786.34 trông như 23k. Điều này chỉ thay đổi hiển thị, giá trị thực tế giữ nguyên. Vì vậy, không có vấn đề gì khi sử dụng.
Bạn thậm chí có thể định dạng trục trong biểu đồ theo cách tương tự. Chọn trục muốn định dạng và làm theo quy trình trên.
Khuyến nghị: 5 tính năng Excel mạnh mẽ và hữu ích nhất bạn cần biết.
3. In nhiều trang tính trên một trang giấy
Chúng ta sẽ gặp tình huống cần in nhiều trang tính trên một trang giấy. Điều này dễ dàng thực hiện mà không cần tiện ích bổ sung. Để làm được, bạn cần có Camera (Máy ảnh) trên Thanh công cụ truy cập nhanh (QAT). Nhấp mũi tên xuống của QAT và chọn More Commands. Từ menu thả xuống Choose commands from, chọn Commands not in the Ribbon. Cuộn xuống cho đến khi thấy Camera, chọn nó và nhấp nút Add >> để thêm vào QAT, nhấp OK. Bây giờ Camera đã được thêm vào Thanh công cụ truy cập nhanh.
Bây giờ, chọn vùng đầu tiên bạn muốn in và nhấp vào biểu tượng Camera. Mở trang tính mới và nhấp vào vị trí muốn dán. Bạn sẽ thấy vùng đã chọn xuất hiện trên trang tính mới.
Bây giờ, chọn vùng thứ hai và làm tương tự. Làm theo quy trình này cho tất cả các vùng bạn muốn in trên một trang. Nhớ một điều: khi bạn thay đổi giá trị gốc, giá trị trong ảnh chụp cũng thay đổi vì nó liên kết với giá trị gốc.
4. Áp dụng định dạng Bảng (Table Format) cho dữ liệu Excel
Bạn có thể thêm kiểu bảng cho dữ liệu đã chọn. Chọn dữ liệu muốn thêm định dạng bảng và nhấp Format as Table (Định dạng thành bảng) dưới tab Home. Chọn kiểu bảng bạn muốn, tích My table has headers (Bảng của tôi có tiêu đề) và nhấp OK để thấy kiểu bảng được áp dụng. Nhưng bạn cũng thấy bộ lọc được thêm vào các cột, và chúng ta muốn loại bỏ nó. Để làm vậy, giữ phạm vi được chọn, nhấp vào Convert to Range (Chuyển đổi thành phạm vi).
Hộp thoại hỏi Do you want to convert the table to a normal range? (Bạn có muốn chuyển bảng thành phạm vi bình thường?) nhấp Yes. Bạn sẽ thấy bộ lọc bị xóa, và định dạng bảng được áp dụng cho dữ liệu.
5. Tạo danh sách tùy chỉnh (Custom List)
Chọn giá trị từ danh sách thả xuống luôn dễ dàng hơn nhập thủ công. Bạn có thể tạo danh sách nhập liệu tùy chỉnh trong Excel để tiết kiệm thời gian nhập liệu. Cách làm: trước tiên, có các giá trị trong một cột bạn muốn cho danh sách thả xuống, và chọn vị trí muốn đặt danh sách thả xuống. Sau đó, dưới tab Data (Dữ liệu) nhấp Data Validation > Data Validation (Xác thực dữ liệu). Hộp thoại Data Validation mở ra, chọn List từ menu thả xuống Allow. Ở trường Source, chỉ định phạm vi có các giá trị bạn nhập ban đầu và nhấp OK.
Bây giờ, nhấp vào ô bạn đã thêm Xác thực dữ liệu, nó sẽ hiển thị mũi tên thả xuống. Nhấp vào mũi tên đó, và nó hiển thị tất cả mục trong danh sách. Chọn mục để hoàn tất.
Đọc thêm: Cách chèn nhiều hàng trống trong Excel cùng lúc.
Đây là một số mẹo và thủ thuật Excel nâng cao để làm các tác vụ phức tạp dễ dàng chỉ với vài bước. Bạn đã từng dùng các thủ thuật trong danh sách này chưa? Có gì muốn bổ sung? Hãy chia sẻ qua bình luận.