Microsoft đã giới thiệu ứng dụng Microsoft Office cho Android đã lâu, giúp người dùng thoát khỏi việc cài nhiều ứng dụng Office riêng lẻ. Nó là gói bao gồm Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, v.v. Nếu bạn dùng các ứng dụng này trên máy tính và muốn thử trên di động, ứng dụng Microsoft Office này là thứ bạn cần cài. Vì bạn sẽ dùng lần đầu, bạn chưa biết tất cả tùy chọn và tính năng nó bao gồm. Đó là lý do bạn có thể theo dõi bài viết này để biết thêm về một số mẹo và thủ thuật Microsoft Office hay nhất cho Android.
Mẹo và thủ thuật Microsoft Office cho Android
Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật Microsoft Office hay nhất cho thiết bị Android chắc chắn giúp bạn tận dụng tối đa:
- Tải tài liệu về điện thoại
- Chuyển đổi sang PDF
- Xóa file khỏi màn hình chính
- Ký file PDF
- Chuyển đổi PDF sang Word
- Quét tài liệu
- Đọc đàm (Dictate) trong file Word
- Lưu file vào thiết bị
- Sử dụng Read Aloud (Đọc to)
- Chuyển ảnh sang PDF
1. Tải tài liệu về điện thoại
Mặc định, ứng dụng Microsoft Office dùng bộ nhớ OneDrive để lưu tất cả file. Điều này tiện lợi khi cần truy cập file từ nhiều thiết bị như máy tính, máy tính bảng, v.v. Tuy nhiên, nếu bạn gặp sự cố kết nối Internet, có thể không lưu được file sau khi chỉnh sửa. Lúc này bạn có thể tải file về điện thoại để dùng ngoại tuyến. Để tải tài liệu về điện thoại, tìm file mong muốn và nhấp vào biểu tượng Download (Tải xuống) hoặc biểu tượng Cloud (Đám mây) hiển thị bên cạnh file.
2. Chuyển đổi sang PDF
Đôi khi bạn cần gửi tài liệu cho ai đó dưới dạng PDF. Thay vì dùng công cụ chuyển Word sang PDF, bạn có thể dùng ứng dụng Microsoft Office. Nó làm tốt việc này, và bạn có thể lưu file PDF vào điện thoại hoặc OneDrive. Không chỉ tài liệu, bạn cũng có thể chuyển file Excel sang PDF bằng cùng ứng dụng trên Android. Để chuyển file sang PDF, chọn file trước. Sau đó, nhấp vào biểu tượng ba chấm và chọn tùy chọn Convert to PDF (Chuyển đổi sang PDF).
Tiếp theo, bạn có thể chọn tùy chọn Save As (Lưu dưới dạng) để đặt tên và chọn vị trí lưu file.
3. Xóa file khỏi màn hình chính
Mặc định, Microsoft Office có hai phần trên màn hình chính – Home (Trang chủ) và Actions (Hành động). Tab Home chứa tất cả file bạn tạo hoặc chỉnh sửa gần đây. Tuy nhiên, nếu bạn không muốn hiển thị file cụ thể nào trên màn hình chính vì lý do gì, bạn có thể ẩn nó. Chọn file muốn ẩn > nhấp biểu tượng ba chấm > chọn tùy chọn Remove from list (Xóa khỏi danh sách).
4. Ký file PDF
Giả sử bạn có biểu mẫu cần ký số. Nếu là tài liệu Word, việc khá đơn giản. Tuy nhiên, hầu hết biểu mẫu, đơn xin việc đều ở dạng PDF. Nếu bạn có tài liệu như vậy cần ký, bạn có thể dùng Microsoft Office. Để ký file PDF, làm theo các bước:
- Chuyển sang tab Actions (Hành động).
- Nhấp tùy chọn Sign a PDF (Ký PDF).
- Mở file PDF cần ký.
- Nhấp vào vị trí trên tài liệu cần hiển thị chữ ký.
- Ký trên màn hình và nhấp vào chữ ký đúng.
- Nhấp vào chữ ký đúng lần nữa để lưu tài liệu.
Sau đó, file của bạn sẽ được lưu với chữ ký số.
5. Chuyển đổi PDF sang Word
Nếu bạn có file PDF và muốn chuyển sang Word hoặc định dạng .docx, Microsoft Office cho Android có tùy chọn cho bạn. Bạn có thể dễ dàng chuyển bất kỳ file PDF nào sang tài liệu tương thích Word trong giây lát mà không cần ứng dụng bên thứ ba. Để bắt đầu, làm theo các bước:
- Đi đến tab Actions.
- Chọn tùy chọn PDF to Word.
- Chọn file PDF muốn chuyển đổi.
- Lưu file.
Điều tuyệt vời nhất về chuyển đổi này là bạn không cần làm gì khác ngoài việc chọn file.
6. Quét tài liệu
Microsoft Office cho Android đi kèm hai tùy chọn quét – Quét văn bản để tạo tài liệu Word và quét bảng để tạo file Excel. Nếu bạn đã có bảng và không muốn gõ lại, bạn có thể quét bằng camera và tạo file tương ứng. Giả sử bạn có văn bản cần quét. Làm theo các bước:
- Nhấp vào dấu cộng (+) lớn.
- Chọn Word từ menu.
- Nhấp tùy chọn Scan text (Quét văn bản).
- Dùng camera chụp văn bản.
- Nhấp nút Done (Xong).
Sau đó, bạn có thể lưu file ở đâu tùy ý.
7. Đọc đàm (Dictate) trong file Word
Trên di động, bạn có thể gặp khó khăn gõ đoạn văn dài liên tục. Nếu vậy, bạn có thể dùng tính năng Dictation (Đọc đàm) để gõ nhanh trong tài liệu Word. Làm theo các bước:
- Mở file Word trong ứng dụng Microsoft Office.
- Nhấp biểu tượng ba chấm ở góc trên bên phải.
- Bật nút Dictation (Đọc đàm).
- Nhấp nút microphone để bắt đầu gõ bằng lệnh giọng nói.
8. Lưu file vào thiết bị
Mẹo đầu tiên trong hướng dẫn giúp bạn tải file về điện thoại để dùng ngoại tuyến. Tuy nhiên, bạn không thể duyệt và mở file bằng ứng dụng File Manager nào. Tuy nhiên, nếu làm theo mẹo này, bạn có thể lưu file ở bất kỳ vị trí nào trên di động để dùng riêng:
- Hoàn tất chỉnh sửa file muốn lưu.
- Nhấp biểu tượng ba chấm.
- Chọn tùy chọn Save As (Lưu dưới dạng).
- Chọn tùy chọn Browse (Duyệt).
- Chọn đường dẫn muốn lưu file.
- Nhập tên file và nhấp nút SAVE (LƯU).
9. Sử dụng Read Aloud (Đọc to)
Nếu bạn có tài liệu hoặc báo cáo chi tiết cần đọc nhưng không có nhiều thời gian, bạn có thể dùng tùy chọn Read Aloud (Đọc to). Đây là tính năng tích hợp, bất kỳ người dùng Android nào cũng có thể dùng. Làm như sau: mở tài liệu và nhấp biểu tượng ba chấm. Sau đó, chọn tùy chọn Read Aloud.
10. Chuyển ảnh sang PDF
Đôi khi bạn cần gửi một số ảnh cho đơn xin việc hoặc mục đích chính thức. Hầu hết trường hợp, bạn cần gửi ảnh dưới dạng PDF. Nếu vậy, bạn có thể dùng ứng dụng Microsoft Office chuyển ảnh sang PDF. Làm như sau:
- Nhấp tab Actions.
- Chọn tùy chọn Pictures to PDF (Ảnh sang PDF).
- Chọn ảnh muốn chuyển sang PDF.
- Tiếp theo.
- Nhấp nút Done (Xong).
- Lưu file PDF ở đâu tùy ý.
Sau đó, bạn có thể gửi file PDF cho ai đó hoặc truy cập từ thiết bị khác qua OneDrive.
Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để dùng Microsoft Office trên Android?
Nếu bạn mới dùng Microsoft Office trên Android, bạn có thể làm theo các mẹo và thủ thuật trên để bắt đầu. Có vô số tính năng trong ứng dụng Microsoft Office. Từ tạo tài liệu đến chuyển sang PDF, bạn có thể làm mọi thứ nhờ ứng dụng này.
Microsoft Office có an toàn cho Android không?
Có, ứng dụng Microsoft Office hoàn toàn an toàn cho Android. Bạn sẽ không gặp mối đe dọa bảo mật đối với file hoặc dữ liệu điện thoại sau khi cài ứng dụng này. Tuy nhiên,强烈建议 chỉ tải ứng dụng Microsoft Office từ Google Play Store.
Đó là tất cả! Hy vọng các mẹo và thủ thuật này hữu ích.