Bạn thường phân phối file Microsoft Office dưới dạng PDF? Tùy phiên bản Office, có cách khác nhau lưu tài liệu thành PDF. Office 2007 ví dụ, lưu file PDF dùng add-in Microsoft Lưu dưới dạng PDF hoặc XPS (Save As PDF or XPS).
Add-in này tạo PDF cho file Access, Excel, InfoPath, OneNote, PowerPoint, Publisher, Visio, Word. Chức năng này tích hợp sẵn trong Office 2010. Office 2013 và 2016 cũng tích hợp sẵn, nhưng truy cập qua tùy chọn Xuất (Export).
Bài này hướng dẫn cài Lưu dưới dạng PDF hoặc XPS và dùng tạo PDF từ Word 2007. Cũng hướng dẫn dùng tính năng Lưu thành PDF tích hợp sẵn Word 2010.
Word 2013/2016
Rất dễ lưu tài liệu thành PDF trong Word 2013/2016. Chỉ cần nhấn Tệp (File) > Xuất (Export).
Bên phải, thấy nút Tạo PDF/XPS (Create PDF/XPS).
Hộp thoại Lưu dưới dạng hiện ra, thấy tùy chọn lưu PDF dưới cùng. Nhấn nút Tùy chọn (Options) tùy chỉnh PDF thêm.
Tối ưu file PDF cho xuất bản tiêu chuẩn hoặc trực tuyến (giảm dung lượng hơn).
Word 2010
Khả năng lưu tài liệu thành PDF trong Word 2010 đã tích hợp sẵn. Không cần cài add-in. Lưu tài liệu thành PDF: nhấn tab Tệp (File).
Tab Tệp, chọn Lưu dưới dạng (Save As) danh sách bên trái.
Hộp thoại Lưu dưới dạng hiển thị. Chọn thư mục lưu PDF, nhập tên file ô Tên file (File name). Chọn PDF (*.pdf) từ danh sách thả xuống Loại lưu (Save as type).
Tùy chọn tối ưu và Options giống Office 2013/2016.
Word 2007
Để lưu file PDF trong Word 2007, tải add-in Lưu dưới dạng PDF hoặc XPS từ
https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=7
Cài add-in: đúp chuột file .exe tải về.
Đọc Điều khoản cấp phép phần mềm Microsoft, tích Nhấn đây để chấp nhận... > Tiếp tục (Continue).
Xong cài, hộp thoại sau hiện ra. Nhấn OK.
Mở file Word 2007 muốn chuyển PDF. Nhấn nút Office.
Di chuột đến Lưu dưới dạng (Save As) menu Office, hover mũi tên phải. Menu con Lưu bản sao tài liệu hiện ra. Chọn PDF hoặc XPS.
Hộp thoại Xuất bản dưới dạng PDF hoặc XPS hiện ra. Chọn thư mục lưu, nhập tên file ô Tên file.
Muốn file tự mở trong trình đọc PDF mặc định, tích Mở file sau khi xuất bản (Open file after publishing).
Chọn nút radio Tối ưu cho (Optimize for): xem cả online và in (Tiêu chuẩn - Standard) hoặc chủ yếu online (Kích thước tối thiểu - Minimum size).
Có tùy chọn thêm cho PDF. Truy cập: nhấn nút Tùy chọn (Options).
Quay lại hộp thoại Xuất bản dưới dạng PDF hoặc XPS. Nhấn Xuất bản (Publish) lưu file PDF với tùy chọn đã chọn.
Nếu tích Mở file sau khi xuất bản, file PDF mở tự động trong trình đọc mặc định sau lưu.
LƯU Ý: Add-in Lưu dưới dạng PDF hoặc XPS Office 2007 chỉ chuyển file sang PDF. Không cho áp dụng bảo mật cho tài liệu PDF. Thưởng thức!