PowerPoint đóng vai trò quan trọng trong các đề xuất kinh doanh, bài thuyết trình và thậm chí cả các buổi đánh giá. Không cần bàn cãi, theo thời gian và thực hành, bạn sẽ nắm rõ công cụ này. Tuy nhiên, có những tính năng ẩn của phần mềm có thể giúp bạn sử dụng nó hiệu quả hơn. Hôm nay, chúng ta sẽ nói về 5 mẹo và thủ thuật PowerPoint hay nhất:
1. Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar)
QAT hoạt động như một "ngăn kéo an toàn" chứa các tính năng yêu thích để bạn dễ dàng truy cập. Mặc định, nó có các lệnh Lưu, Lặp lại, Hoàn tác và Bắt đầu từ đầu. Bạn có thể tùy chỉnh và thêm nhiều tính năng yêu thích hơn vào QAT bằng cách nhấp vào nút menu thả xuống và chọn "More commands" (Nhiều lệnh khác).
2. Chuyển đổi SmartArt thành Hình dạng
Đôi khi khi làm việc với SmartArt, bạn muốn di chuyển các phần tử đồ họa một cách linh hoạt - điều này có thể thực hiện được với các hình dạng (Shapes). Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi SmartArt thành hình dạng bằng cách chuột phải vào SmartArt và chọn Group (Nhóm) > Ungroup (Tách nhóm) từ danh sách tùy chọn. Với tùy chọn này, bạn có thể bắt đầu với SmartArt và tận hưởng sự tự do của các hình dạng.
3. Khôi phục bài thuyết trình chưa lưu
Không có gì đau đớn hơn việc mất bài thuyết trình bạn đã dành nhiều công sức mà nhận ra mình chưa lưu. Tuy nhiên, nếu biết cách khôi phục bài thuyết trình chưa lưu trên PowerPoint, chưa bao giờ là quá muộn. Chỉ cần vào File > Open (Mở), bạn sẽ thấy danh sách các bài thuyết trình đã lưu ở bên phải. Cuộn xuống dưới cùng để tìm tùy chọn tuyệt vời mang tên Recover unsaved presentations (Khôi phục bài thuyết trình chưa lưu).
4. Phóng to một phần của Slide
Khi bạn đang trình chiếu một slide chứa dữ liệu hoặc biểu đồ phức tạp, bạn có thể muốn phóng to để khán giả nhìn rõ hơn. Để phóng to một khu vực cụ thể của slide, hãy di chuyển chuột và nhấp vào biểu tượng kính lúp ở góc dưới bên phải. Điều này kích hoạt chức năng zoom, sau đó bạn có thể nhấp vào bất kỳ đâu trên slide để phóng to. Sử dụng các phím mũi tên hoặc công cụ bàn tay để di chuyển trong slide. Nhấn phím Esc để quay lại chế độ bình thường.
5. Chuyển đổi Bảng thành Hình dạng
Thực tế, hình dạng trông đẹp và chuyên nghiệp hơn bảng biểu. Một trong những tính năng ẩn tốt nhất của PowerPoint cho phép bạn chuyển đổi bảng thành một nhóm các hình dạng. Để thực hiện, bạn cần chọn bảng và sao chép nó. Sau đó sử dụng lệnh Paste Special (Dán đặc biệt) và chọn Picture (Enhanced Metafile) từ danh sách. Nó sẽ dán bảng y như hình thức ban đầu. Chuột phải và chọn Ungroup (Tách nhóm), tiếp theo nhấp Yes (Có) tại hộp thoại xác nhận. Bây giờ bảng của bạn đã trở thành hình dạng có thể tùy chỉnh tự do.
Tóm lại, bạn có thể chưa từng sử dụng và thực hành các tính năng ẩn trên của PowerPoint, nhưng chúng cực kỳ hữu ích. Giờ đây bạn có thể dùng chúng để làm cho bài thuyết trình trở nên hấp dẫn hơn, và quan trọng hơn - trong thời gian ngắn hơn.