Trong bài này, tôi sẽ trình bày 10 mẹo Excel bạn dùng tăng năng suất và làm công việc dễ dàng hơn. Đọc hết danh sách để tìm mẹo hữu ích nhất cho bạn.
Tôi đi thẳng vào nội dung dưới. Hãy bookmark trang này để quay lại nếu quên bất kỳ mẹo hữu ích tôi chia sẻ.
Tận Dụng Thanh Trạng Thái (Status Bar)
Khi bạn chọn dãy số, thanh trạng thái dưới cùng Excel cung cấp thông tin hữu ích. Bạn tìm thấy thông tin tổng, trung bình, và tổng số lượng.
Nhiều người biết thanh trạng thái, nhưng bạn có biết nhấp chuột phải vào nó thêm tính năng? Ví dụ, thêm giá trị nhỏ nhất và lớn nhất trong dãy.
Dùng Phím Tắt Điều Hướng Nhanh
Nếu cần di chuyển qua trang tính nhanh, dùng phím tắt bàn phím sau.
- Ctrl+End – điều hướng đến ô bên phải xa nhất bạn nhập dữ liệu.
- Ctrl+Home – điều hướng về đầu.
- Ctrl+Right Arrow – điều hướng đến cột cuối cùng bên phải trang tính.
- Ctrl+Left Arrow – điều hướng đến cột đầu tiên bên trái trang tính.
- Ctrl+Up Arrow – điều hướng đến hàng đầu tiên trang tính.
- Ctrl+Down Arrow – điều hướng đến hàng cuối cùng trang tính.
Giữ Cố Định Hàng (Sticky Rows / Freeze Panes)
Nếu muốn vài hàng ở đầu trang tính khi cuộn, chọn hàng bằng nhấp vào chữ cái bên trái, rồi nhấp View (Xem) ở trên. Tiếp theo nhấp Freeze Panes (Cố định khung) cho các tùy chọn:
- Freeze Panes – Cố định tất cả, dựa trên xem hiện tại.
- Freeze Top Row – Cố định chỉ hàng đầu tiên.
- Freeze First Column – Cố định chỉ cột đầu tiên.
Chọn Nhanh Công Thức (Quick Select Formulas)
Mẹo này tiết kiệm thời gian nếu bạn liên tục nhập công thức. Khi bắt đầu gõ công thức, dùng phím mũi tên lên/xuế đi qua công thức gợi ý và phím Tab tự động chọn công thức đó. Phương pháp này thường nhanh hơn gõ toàn bộ công thức mỗi lần.
Tự Động Điền Thông Tin (Auto Fill)
Nếu điền dãy dữ liệu, chọn dãy đó, rồi kéo xuống tự động điền thêm ô với thông tin sau. Có nhiều cách dùng để hiệu quả hơn. Ví dụ, tự động nhập ngày liên tiếp.
Excel thông minh đoán thông tin bạn muốn tự động điền. Ví dụ, cột hiển thị mỗi ngày thứ ba, nó theo dõi mẫu đó với Auto Fill.
Tạo Macro Tự Động Hóa Nhiệm Vụ
Nếu có nhiệm vụ lặp lại trong Excel, tạo macro tự động hóa quy trình. Làm theo bước:
- Nhấp File.
- Nhấp Options.
- Nhấp Customize Ribbon.
- Dưới tab Main, chọn kích hoạt hộp Developer.
- Nhấp OK.
- Bây giờ, nhấp tab Developer mới ở đầu ribbon Excel.
- Sau đó, nhấp nút Record Macro (Ghi macro).
- Bây giờ, đặt tên macro và chọn phím tắt cho nó.
- Bạn cũng thêm mô tả để dễ dàng sau này.
- Tiếp theo, đơn giản thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào như bình thường trên Excel.
- Khi xong, nhấp Stop Recording (Dừng ghi).
- Bây giờ dùng phím tắt tạo để thực hiện tức thì nhiệm vụ đã ghi.
Tạo Bảng Đẹp Trong Giây Lát
Bạn tạo bảng hấp dẫn thị giác trong giây bằng bước:
- Đầu tiên, chọn dữ liệu muốn trong bảng.
- Đi tab Insert (Chèn).
- Nhấp Table (Bảng).
- Vùng chọn sẽ có viền quanh.
- Nhấp OK tạo bảng.
Bạn dùng biểu tượng bảng góc trên phải đổi màu, và ô kiểm dưới tab Design (Thiết kế) thay đổi bố cục.
Bạn cũng nhấp biểu tượng nhỏ dưới bảng khi con trỏ di qua bảng. Mở menu nhỏ tạo biểu đồ, bảng, quy tắc định dạng, và hơn nữa.
Dùng Go To Tìm Ô Cụ Thể
Nếu trang tính Excel có dữ liệu quá nhiều, khó theo dõi mọi thứ. Bạn dùng công cụ Go To (Đi đến) tìm ô cụ thể dễ dàng. Hoạt động tương tự công cụ Find (Tìm) trong Microsoft Word.
- Đầu tiên, chọn dãy dữ liệu muốn tìm thông tin.
- Hoặc chỉ nhấn Ctrl+A chọn tất cả.
- Tìm phần Edit (Chỉnh sửa) tab Home góc trên phải.
- Nhấp Go To.
- Bạn thì nhập giá trị, từ, hoặc dùng tab 'special' (đặc biệt) tìm yếu tố cụ thể hơn.
Mẹo nhanh: Bạn tạo bình luận (comment) trên ô muốn tìm dễ dàng sau và dùng lựa chọn Comment trong tab Special khi dùng Go To.
Thay Đổi Cách Phím 'Enter' Hoạt Động
Mặc định, nhấn Enter di chuyển ô xuống, nhưng có phương pháp thay đổi cách Enter hoạt động trong Excel. Để đổi, đi File, rồi Options, nhấp tab Advanced (Nâng cao).
Từ đây, chọn phím Enter di chuyển lên, xuống, phải, trái. Hoặc tắt hoàn toàn chức năng. Hữu ích nếu muốn Enter đơn giản xác nhận dữ liệu và thích điều hướng ô thủ công.
Sao Chép Cùng Dữ Liệu Vào Nhiều Ô Lúc
Bạn nhanh chóng sao chép dữ liệu một ô vào bao nhiêu ô muốn. Làm: nhấn Ctrl+C ô muốn sao chép. Tiếp, chọn các ô muốn sao chép đến, nhấn Ctrl+V.
Tóm Tắt
Những mẹo Excel này có hữu ích không? Tôi hy vọng vậy. Nếu có câu hỏi về mẹo trong bài, kết nối Twitter tôi sẽ trả lời sớm. Thưởng thức!