Outlook đã là nhịp tim kinh doanh trong một thời gian dài. Giờ đây, nó cũng đang xâm nhập vào cuộc sống cá nhân của chúng ta. Đó là bởi vì công việc ở nhà đã bùng nổ? Có phải vì chúng ta nhận ra cuộc sống của chúng ta là công việc của chúng ta? Dù lý do là gì, tất cả chúng ta đều cần một số mẹo và thủ thuật về cách làm cho Outlook hoạt động tốt nhất cho chúng ta trên các thiết bị Android và iOS của chúng ta.
Chúng tôi đã tổng hợp danh sách các mẹo hay nhất và hay nhất về ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động. Ngoại trừ những trường hợp được lưu ý, những mẹo này áp dụng cho cả thiết bị iOS và Android.
1. Tìm tệp, chi tiết chuyến đi, danh bạ và hơn thế nữa
Được hỗ trợ bởi Microsoft Graph, chọn Tìm kiếm kính lúp ngay lập tức tải các tài liệu gần đây nhất của bạn, các số liên lạc yêu thích, hành trình chuyến đi và thậm chí theo dõi quá trình vận chuyển gói hàng. Nhiều tiêu chí tìm kiếm được Outlook trên máy tính sử dụng cũng hoạt động trong ứng dụng Outlook dành cho điện thoại.
2. Lọc email trong ứng dụng Outlook
Mọi người thích lưu giữ email, ngay cả khi họ biết rằng họ sẽ không bao giờ sử dụng chúng nữa. Điều đó không sao, vì bạn có thể lọc chúng.
- Trong Hộp thư đến hoặc bất kỳ thư mục nào, hãy chọn Bộ lọc nút.
- Chọn lọc theo bất kỳ Tất cả thư , Chưa đọc , Được gắn cờ , Tệp đính kèm hoặc @Mentions Me . @Mentions Me là một tính năng trong Outlook trên máy tính để bàn và web hoạt động giống như @mentions trong các ứng dụng mạng xã hội.
3. Đồng bộ hóa danh bạ điện thoại với ứng dụng Outlook
Theo mặc định, danh bạ điện thoại của bạn không được đồng bộ hóa với ứng dụng Outlook.
- Trên màn hình chính của Outlook, chọn Cài đặt biểu tượng bánh răng.
- Chọn tài khoản để đồng bộ hóa với Danh bạ Outlook.
- Cuộn đến Đồng bộ hóa danh bạ và sử dụng công tắc thanh trượt để bật. Màu của công tắc sẽ thay đổi.
- Nó sẽ hỏi Cho phép Outlook truy cập danh bạ của bạn? Chọn Cho phép .
Nếu đồng bộ hóa không hoạt động, hãy quay lại Cài đặt , cuộn xuống dưới cùng và chọn ĐẶT LẠI TÀI KHOẢN .
4. Quản lý thông báo theo tài khoản
Có nhiều tài khoản sử dụng ứng dụng Outlook dành cho điện thoại của bạn? Bạn có thể kiểm soát các thông báo từ mỗi.
- Trên màn hình chính của Outlook, chọn Cài đặt biểu tượng bánh răng.
- Cuộn đến và chọn Thông báo .
- Chọn Thông báo , Âm thanh email mới hoặc Âm thanh email đã gửi và thực hiện những thay đổi bạn muốn.
5. Nghe email trong ứng dụng Outlook
Tuyệt vời cho người đa tác vụ, Phát email của tôi là một tính năng mạnh mẽ của Outlook. Nó sử dụng khả năng trí tuệ nhân tạo (AI) của Cortana để làm nhiều việc hơn là chỉ đọc email.
Cortana sẽ kiểm tra Outlook và cho bạn biết về những thay đổi hoặc xung đột trong cuộc họp. Nó có thể cung cấp thông tin chi tiết về email, chẳng hạn như ai khác đã nhận email, đó là email dài hay ngắn và thời gian đọc email.
Play My Emails cho iOS hiện có ở Canada, Hoa Kỳ, Vương quốc Anh, Úc và Ấn Độ. Đối với Android, nó chỉ khả dụng ở Hoa Kỳ. Mong rằng cuối cùng nó sẽ đến với bạn.
6. Tắt hoặc Bật Hộp thư đến Ưu tiên
Hộp thư đến tập trung là thứ mà bạn yêu thích hoặc ghét. Có vẻ như không có sự xen kẽ.
- Đi tới Cài đặt và cuộn đến Hộp thư đến Ưu tiên , sau đó chọn nút trượt để tắt hoặc bật.
7. Bật hoặc tắt Sắp xếp theo chuỗi
Cũng giống như Hộp thư đến Ưu tiên, việc sắp xếp email theo chuỗi hội thoại là một chủ đề gây chia rẽ.
- Đi tới Cài đặt và cuộn đến Sắp xếp email theo chuỗi , sau đó chọn nút trượt để tắt hoặc bật.
8. Đặt hoặc thay đổi tùy chọn vuốt
Chỉ với một cái lướt nhẹ ngón tay, bạn có thể cho biết email sẽ đi đâu. Lần đầu tiên bạn vuốt email, Outlook sẽ hướng dẫn bạn qua các tùy chọn của mình. Nếu bạn đổi ý, bạn cũng có thể thay đổi thao tác vuốt của mình.
- Đi tới Cài đặt sau đó cuộn đến và chọn Tùy chọn vuốt .
- Chọn Thay đổi hoặc Thiết lập nếu nó được hiển thị.
- Một thanh trượt sẽ mở ra hiển thị các tùy chọn: Xóa , Lưu trữ , Đánh dấu là đã đọc , Di chuyển vào thư mục , Gắn cờ , Báo lại , Đọc và lưu trữ và Không có . Chọn một.
- Bạn sẽ thấy tùy chọn đã được thiết lập.
- Thao tác vuốt sang phải một email hiện sẽ xóa email đó.
9. Sắp xếp Địa chỉ liên hệ theo Họ hoặc Tên
- Đi tới Cài đặt sau đó cuộn đến và chọn Sắp xếp theo .
- Chọn Tên hoặc Họ cho họ.
10. Đặt trả lời tự động
- Đi tới Cài đặt sau đó di chuyển đến và chọn một tài khoản. Tính năng này chỉ hoạt động trên tài khoản Office 365 hoặc Microsoft Exchange.
- Chọn Trả lời tự động .
- Ở bên phải, hãy chọn nút trượt để bật hoặc tắt tính năng trả lời tự động.
- Chọn Trả lời cho mọi người hoặc Chỉ trả lời tổ chức của tôi , sau đó chọn có sử dụng Các thông báo khác nhau cho tổ chức của tôi và người gửi bên ngoài hoặc không.
- Tạo hoặc chỉnh sửa các câu trả lời tự động của bạn, sau đó chọn dấu kiểm ở góc trên cùng bên phải để đặt các thay đổi.
- Xác nhận thay đổi bằng cách chọn OK .
11. Tùy chỉnh thư mục yêu thích
Có rất nhiều thư mục? Bạn có thể đặt mục yêu thích của mình để chúng là thư mục đầu tiên bạn nhìn thấy.
- Chọn biểu tượng Trang chủ và chọn biểu tượng bút chì trên Thư mục .
- Cuộn đến các thư mục yêu thích của bạn và chọn biểu tượng dấu sao để đặt chúng vào danh sách yêu thích.
- Nó hiển thị các mục yêu thích của bạn ở đầu màn hình. Chọn dấu kiểm để thực hiện thay đổi.
Bây giờ các thư mục yêu thích của bạn nằm ở đầu danh sách.
12. Thay đổi ứng dụng Outlook thành chủ đề tối hoặc sáng
- Đi tới Cài đặt sau đó cuộn đến và chọn Giao diện .
- Chọn giữa Ánh sáng , Tối hoặc Hệ thống chủ đề. Thay đổi được áp dụng ngay lập tức. Từ Màu sắc ở góc dưới bên phải dường như không có tác dụng gì.
13. Thêm lịch vui nhộn khác vào ứng dụng Outlook
Có thể bạn đã biết mình có thể thêm lịch của những người khác vào lịch của mình, nhưng bạn có biết mình có thể thêm lịch thể thao, truyền hình và các ứng dụng khác không?
- Trong Outlook, chọn biểu tượng lịch gần góc dưới cùng bên phải. Hãy để ý con số trong đó là ngày của ngày hôm nay.
- Cuộn đến và chọn Lịch thú vị .
- Nó trình bày một danh sách các môn thể thao và chương trình truyền hình để bạn lựa chọn. Đối với ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn Thể thao .
- Chọn loại thể thao để theo dõi từ danh sách.
- Bạn có thể chọn theo dõi toàn bộ giải đấu hoặc liên đoàn hoặc các đội riêng lẻ bằng cách chọn biểu tượng chữ thập màu xanh lam.
- Để thêm lịch từ các ứng dụng khác, hãy quay lại trang thêm lịch và chọn Ứng dụng lịch .
- Chọn từ danh sách các ứng dụng có sẵn cho bạn bằng cách chọn biểu tượng chữ thập màu xanh lam.
14. Sử dụng phần bổ trợ từ các dịch vụ khác trong ứng dụng Outlook
Tích hợp là một phần lý do tại sao Outlook lại rất phổ biến. Bạn có thể sử dụng các phần bổ trợ từ các dịch vụ phổ biến như GoToMeeting, Box, Slack cho Outlook, Trello và nhiều dịch vụ khác.
- Đi tới Cài đặt sau đó cuộn đến và chọn Phần bổ trợ .
- Tìm các phần bổ trợ bạn muốn và chọn dấu thập màu xanh lam để thêm chúng.
15. Thay đổi chế độ xem lịch trong ứng dụng Outlook
Lịch mặc định ở chế độ xem toàn bộ tháng. Đó là rất nhiều thông tin được đóng gói trên một màn hình nhỏ. Bạn có thể thay đổi điều đó. Điều này chỉ hoạt động ở chế độ dọc.
- Trong Lịch, chọn Xem ở góc trên bên phải.
- Chọn từ các chế độ xem khác nhau: Chương trình làm việc , Ngày , 3 ngày hoặc Tháng .
- Chế độ xem chương trình làm việc - Hiển thị tất cả các sự kiện sắp tới.
- Chế độ xem theo ngày - Lưu ý rằng thời gian hiện tại hiển thị bằng màu khác.
- Chế độ xem 3 ngày - Hiển thị hôm nay và 2 ngày tới, cùng với các mục lịch.
- Tháng (Mặc định) - Có thể lộn xộn và khó đọc.
16. Đặt Không làm phiền trong Ứng dụng Outlook
Outlook là để hoàn thành công việc. Tuy nhiên, nó cũng có thể gây mất tập trung, vì vậy hãy học cách sử dụng các tính năng Không làm phiền của nó.
- Trên Tất cả tài khoản , chọn chuông biểu tượng.
- Chọn tuỳ chọn của bạn. Bạn chỉ có thể chọn một Thời gian tại một thời điểm, tuy nhiên, bạn có thể kết hợp và kết hợp Đã lên lịch sự kiện. Chọn dấu kiểm ở góc trên bên phải để thực hiện các thay đổi.
- Quay lại tab Tất cả tài khoản, chuông màu đỏ và hiển thị zZ và tất cả các tài khoản đang ở chế độ Không làm phiền đều có dấu zZ màu đỏ.
17. Sử dụng thao tác tin nhắn trong ứng dụng Outlook
Bạn biết rằng bạn có thể sử dụng các hành động trong chế độ xem một thư, nhưng bạn có biết bạn có thể sử dụng các hành động từ chế độ xem Hộp thư đến không?
- Trong giao diện thư mục, hãy nhấn và giữ một tin nhắn để sử dụng một tác vụ. Xóa , Lưu trữ và Di chuyển đến thư mục hành động sẽ hiển thị. Để thực hiện nhiều thao tác hơn, hãy chọn menu 3 chấm.
- Trình đơn 3 chấm hiển thị các tác vụ: Di chuyển đến Hộp thư đến ưu tiên , Báo cáo rác , Bỏ qua cuộc trò chuyện , Đánh dấu là chưa đọc , Gắn cờ , Báo lại và Chọn tất cả .
Báo cáo rác cho Microsoft biết e-mail là rác và AI spam của họ sẽ học cách chặn các tin nhắn rác.
18. Xem các mục từ Địa chỉ liên hệ yêu thích của bạn trước tiên
Mọi người đều quan trọng, nhưng một số người chỉ quan trọng hơn một chút trong cuộc sống của bạn. Đây là cách bạn có thể đảm bảo rằng bạn nhìn thấy email của họ trước tiên.
- Trong Danh bạ , chọn một số liên lạc yêu thích.
- Trong thẻ liên hệ của họ, hãy chọn dấu sao ở góc trên cùng bên phải. Bây giờ họ là một người yêu thích. Mọi mục Outlook từ chúng sẽ hiển thị trước những người khác.
19. Sử dụng Samsung DeX với ứng dụng Outlook
Điều này chỉ áp dụng cho một số thiết bị Android Samsung mới hơn. Ứng dụng Outlook được tối ưu hóa để sử dụng với Samsung Dex. DeX cho phép bạn kết nối với màn hình hỗ trợ HDMI hoặc Miracast và ghép nối bàn phím và chuột để có trải nghiệm kiểu máy tính để bàn.
Bạn có thể làm gì khác trong ứng dụng Outlook?
Chúng tôi tin rằng đây là danh sách các mẹo ứng dụng Outlook tốt nhất và lớn nhất dành cho các thiết bị Android và iOS. Tuy nhiên, nếu bạn biết thêm, chúng tôi rất muốn nghe về họ trong phần nhận xét bên dưới.