Có một câu chuyện vui về một tác giả nói rằng nếu ông tập yoga đủ lâu, ông sẽ có thể nhặt bút chì bằng ngón chân. Ông nói: "Lúc đó tôi sẽ có thể viết chú thích cuối trang." (Xin lỗi vì câu chuyện này hơi "khô khan".)
Trước hết, có rất nhiều lý do khiến bạn muốn thêm chú thích cuối trang vào tài liệu Word. Trong học thuật, chú thích cuối trang thường được dùng để trích dẫn nguồn. Trong các loại văn bản khác, chú thích cuối trang là cách bổ sung thông tin mà không làm giảm sút hoặc phân tâm nội dung chính. Ngay cả các tác giả tiểu thuyết nổi tiếng như Terry Pratchett và Junot Díaz cũng sử dụng hiệu quả chú thích cuối trang trong tiểu thuyết của họ.
Microsoft Word đã hỗ trợ sẵn chú thích cuối trang từ hàng chục năm nay. Dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thêm chú thích cuối trang vào tài liệu Word, cùng với một vài mẹo và thủ thuật hữu ích. Các hướng dẫn này áp dụng cho hầu hết các phiên bản Word hiện đại.
Cách Chèn Chú Thích Cuối Trang Vào Tài Liệu Word
- Mở tài liệu Word của bạn và đặt con trỏ nhấp nháy tại vị trí bạn muốn chèn chú thích cuối trang.
- Tiếp theo, trên tab References (Tham khảo) trên thanh công cụ Ribbon, chọn Insert Footnote (Chèn chú thích cuối trang).
- Word sẽ thêm số chú thích dưới dạng chỉ số trên (superscript) vào văn bản chính và tạo một phần chú thích cuối trang ở cuối trang nơi các chú thích sẽ xuất hiện. Chú thích cuối trang sẽ được đánh số tuần tự xuyên suốt tài liệu.
- Gõ nội dung chú thích của bạn vào phần chú thích cuối trang ở cuối trang. Xong, chỉ đơn giản như vậy thôi.
Lặp lại các bước trên để thêm nhiều chú thích cuối trang vào tài liệu. Chú thích cuối trang sẽ luôn xuất hiện ở cuối trang chứa chúng. Những người đủ tuổi để từng dùng máy gõ có thể nhớ việc dự đoán khoảng trống ở cuối trang để chứa chú thích là bao nhiêu khó khăn. May mắn thay, Word tự động tính toán và điều chỉnh cho bạn.
Nếu bạn thêm một chú thích cuối trang mới vào giữa tài liệu, trước một hoặc nhiều chú thích hiện có, Word sẽ tự động đánh số lại các chú thích cho phù hợp.
Xem Chú Thích Cuối Trang Trong Văn Bản Chính
Sau khi thêm chú thích cuối trang trong Word, bạn có thể di chuột qua số chỉ số trên trong văn bản chính để nhanh chóng xem cửa sổ bật lên hiển thị nội dung chú thích đó, giúp đọc chú thích mà không cần cuộn xuống cuối trang.
Để tìm chú thích tiếp theo hoặc trước đó trong văn bản chính, chọn nút Next Footnote (Chú thích tiếp theo) trên tab References của Ribbon.
Nếu bạn chọn mũi tên xuống bên phải nút Next Footnote, bạn sẽ thấy nút Previous Footnote (Chú thích trước đó).
Định Dạng Và Tùy Chỉnh Chú Thích Cuối Trang Trong Microsoft Word
Để tùy chỉnh định dạng và các khía cạnh khác của chú thích cuối trang, chọn References và mũi tên popout (mở rộng) trong phần Footnotes trên thanh công cụ.
Bảng tùy chọn Footnote and Endnote (Chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản) sẽ hiển thị. Tại đây bạn có thể thực hiện các tùy chỉnh sau:
- Location (Vị trí). Chọn hiển thị chú thích cuối trang ở cuối trang hoặc dưới văn bản. Nói cách khác, bạn có muốn phần chú thích ghim vào cuối trang không? Nếu có, chọn Bottom of page (Cuối trang). Nếu bạn muốn phần chú thích xuất hiện ngay dưới văn bản tài liệu, chọn Below text (Dưới văn bản).
- Đây cũng là nơi bạn có thể chuyển đổi chú thích cuối trang sang chú thích cuối văn bản (endnotes) và ngược lại. Chú thích cuối văn bản có thể đặt ở cuối tài liệu hoặc cuối mục.
- Footnote layout (Bố cục chú thích). Nếu bạn muốn chú thích hiển thị theo nhiều cột, đây là nơi chọn số cột mong muốn.
- Format (Định dạng). Ai nói chú thích cuối trang phải dùng số? Ở phần này, bạn có thể thay đổi định dạng số sang nhiều tùy chọn khác, bao gồm ký tự hoặc biểu tượng tùy chỉnh.
- Bạn cũng có thể chọn giữa đánh số liên tục và bắt đầu lại đánh số ở mỗi mục hoặc trang.
- Ở dưới cùng bảng Footnote and Endnote, bạn có thể chỉ định Word áp dụng các thay đổi vừa thực hiện cho toàn bộ tài liệu hoặc chỉ cho mục bạn đang làm việc (nếu bạn đã tạo các mục).
Khi hoàn tất điều chỉnh các tùy chọn, chọn nút Apply (Áp dụng).
Chọn Và Định Dạng Tất Cả Chú Thích Cuối Trang
Một cách tốt để định dạng chú thích cuối trang trong Word là chọn tất cả chúng và áp dụng một style. Tốt hơn, hãy điều chỉnh style tích hợp sẵn của Microsoft cho Footnotes. Cách làm như sau:
- Click vào phần chú thích cuối trang của bất kỳ trang nào trong tài liệu của bạn.
- Nhấn Ctrl+A để chọn tất cả chú thích cuối trang trong tài liệu — không chỉ chú thích trên trang đó.
- Chọn Home trên Ribbon và mũi tên popout trong phần Styles.
- Footnote text là một style bị ẩn theo mặc định. Để tìm và chỉnh sửa nó, chọn biểu tượng Style inspector (Trình kiểm tra style).
- Bảng Style Inspector sẽ xuất hiện.
- Trong menu thả xuống dưới Paragraph formatting (Định dạng đoạn văn) (click vào trường để kích hoạt menu thả xuống), chọn Modify (Sửa đổi).
- Trong cửa sổ bật lên Modify Style xuất hiện, điều chỉnh định dạng chú thích cuối trang theo ý muốn.
- Chọn OK, và style của tất cả chú thích cuối trang sẽ được cập nhật để khớp.
Tùy Chỉnh Đường Phân Cách Chú Thích Cuối Trang
Nếu bạn đang dùng phiên bản Word cho máy tính để bàn, bạn có thể tùy chỉnh đường kẻ phân tách phần chú thích cuối trang trên mỗi trang chứa chú thích.
- Chọn View trên thanh công cụ rồi nhấn nút Draft (Bản nháp).
- Chọn References trên thanh công cụ rồi Show Notes (Hiển thị chú thích).
- Trong menu thả xuống Footnotes bên dưới văn bản chính, chọn Footnote Separator (Đường phân cách chú thích).
- Bây giờ bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa đường phân cách chú thích. Bạn có thể thay đổi độ dày của đường kẻ (chỉ cần điều chỉnh cỡ chữ) hoặc nhập văn bản khác để thay thế đường kẻ.
- Quay lại View > Print Layout (Bố cục in) để xem tài liệu sẽ trông như thế nào khi in.
Khai Thác Tối Đa Microsoft Word
Microsoft Word đã tồn tại lâu đến mức ngay cả những người dùng nó hàng chục năm cũng không biết hết các "bí mật" của nó. Mở rộng chuyên môn Word của bạn bằng cách học cách tạo mail merge, tìm các add-in tốt nhất, hoặc thêm font chữ mới.