Sắp xếp dữ liệu theo ngày dường như là một nhiệm vụ đơn giản, và thực tế Microsoft Excel cung cấp nhiều cách để sắp xếp dữ liệu theo ngày. Tuy nhiên, đôi khi công cụ sắp xếp của Excel không hoạt động chính xác, và điều đó có thể rất令人 bực bội.
Dưới đây là một số cách để sắp xếp theo ngày trong Excel, cũng như một mẹo để thử nếu ngày không sắp xếp đúng.
Sắp Xếp Một Cột Ngày Đơn Lẻ Trong Excel
Cách dễ nhất để sắp xếp ngày trong Excel là sử dụng công cụ sắp xếp để hiển thị ngày theo thứ tự bạn muốn.
- Chọn cột ngày bằng cách click vào tiêu đề cột. Trong hình dưới, chúng tôi đã chọn cột bằng cách click vào tiêu đề cột A.
- Bạn cũng có thể chỉ chọn các ô cụ thể trong cột chứa ngày.
- Với dữ liệu đã chọn, chọn Sort & Filter (Sắp xếp & Lọc) từ menu Home.
- Bây giờ chọn Sort Oldest to Newest (Sắp xếp từ cũ đến mới) hoặc Sort Newest to Oldest (Sắp xếp từ mới đến cũ). Trong ví dụ dưới, chúng tôi đã sắp xếp từ mới đến cũ. Lưu ý rằng Excel không thay đổi định dạng ngày nhưng sắp xếp chính xác các ngày bắt đầu từ ngày mới nhất.
Phương pháp này hoạt động trong绝大多数 trường hợp sử dụng.
Sắp Xếp Toàn Bộ Worksheet Theo Ngày Trong Excel
Nếu bảng của bạn có nhiều hơn một cột dữ liệu, bạn sẽ muốn bảo toàn mối quan hệ giữa các cột khi sắp xếp. Dưới đây bạn thấy ngày ở cột A và văn bản tương ứng ở cột B.
Nếu bạn dùng phương pháp trên (tức chọn chỉ các ô ngày hoặc toàn bộ cột ngày, click nút Sort & Filter, và chọn Sort Oldest to Newest hoặc Sort Newest to Oldest), Excel sẽ hiển thị cảnh báo sắp xếp (Sort Warning) và hỏi bạn có muốn mở rộng chọn để bao gồm cả hai cột dữ liệu không.
Đảm bảo Expand the selection (Mở rộng chọn) được chọn và click nút Sort (Sắp xếp). Excel sẽ sắp xếp tất cả dữ liệu trong bảng theo thứ tự sắp xếp bạn chọn.
Bạn thấy bây giờ tất cả ngày đã được sắp xếp từ cũ đến mới, và mối quan hệ giữa ngày ở cột A và văn bản ở cột B đã được bảo toàn.
Sắp Xếp Theo Tháng, Năm, Hoặc Tháng Và Ngày Trong Excel
Điều gì xảy ra nếu bạn muốn sắp xếp theo ngày trong Excel theo một phần cụ thể của ngày như tháng hoặc năm?
Sắp Xếp Ngày Theo Tháng Trong Excel
Trong bảng ví dụ về ngày sinh nhật của mọi người, ví dụ bạn muốn biết ai sinh vào tháng nào, bỏ qua năm sinh của mỗi người. Bạn không thể dùng tính năng sắp xếp thông thường của Excel vì nó luôn bao gồm năm trong thuật toán sắp xếp.
Để khắc phục, bạn có thể tạo một cột trợ giúp (helper column) trích xuất tháng để sau đó sắp xếp theo cột đó. Để trích xuất tháng từ ngày, bạn dùng hàm MONTH của Excel.
- Tạo một cột mới
- Trong ô đầu tiên của cột mới, nhập =MONTH(A1) với A1 là ô bạn muốn trích xuất tháng.
- Lặp lại bước 2 cho mỗi hàng. Excel sẽ trích xuất tháng từ mỗi ngày, để lại một cột số tháng.
- Bây giờ bạn có thể sắp xếp bảng theo cột chứa số tháng. Trong trường hợp này, bạn sắp xếp theo cột C. Nếu bạn chỉ chọn dữ liệu ở cột C, bạn sẽ lại gặp cảnh báo sắp xếp của Excel. Chọn Expand the selection và Sort.
Sắp Xếp Ngày Theo Năm Trong Excel
Nếu bạn muốn trích xuất năm thay vì tháng, bạn làm theo các bước trên, thay hàm MONTH bằng =YEAR(A1) với A1 là ô chứa ngày bạn muốn trích xuất năm.
Sắp Xếp Ngày Theo Tháng Và Ngày Trong Excel
Có thể bạn muốn tạo danh sách ngày sinh được sắp xếp theo tháng và ngày, bỏ qua năm. Để trích xuất tháng và ngày từ cột ngày, ta dùng hàm TEXT của Excel, chuyển đổi ngày thành văn bản. Ta dùng định dạng mm.dd. Làm theo các bước trên, thay hàm MONTH bằng công thức: =TEXT (A1, "mm.dd").
Bây giờ bạn có thể sắp xếp theo cột C để có danh sách ngày sinh của mọi người theo tháng và ngày.
Khắc Phục Sự Cố Định Dạng Ngày Trong Excel
Đôi khi khi bạn thử sắp xếp theo ngày trong Excel, bạn thấy không thể khiến Excel nhận diện dữ liệu là ngày. Ví dụ, ai đó cho bạn một bảng tính chứa ngày. Bạn đưa dữ liệu vào Excel, nhưng nó không sắp xếp đúng khi dùng các phương pháp trên. Tại sao lại không hoạt động?
Xét danh sách ngày sau:
Trông đơn giản. Tuy nhiên, khi bạn chọn dữ liệu, nhấn Sort & Filter, và chọn sắp xếp từ Oldest to Newest, nó không hoạt động! Bạn có thể kết thúc với kết quả như sau:
Chú ý ngày cuối cùng trong cột chưa được sắp xếp đúng. Chuyện gì đang xảy ra?
Có khả năng dữ liệu trong ô A9 trông như ngày, nhưng thực tế không được định dạng là ngày, nên Excel không sắp xếp đúng. Tùy phiên bản Excel bạn dùng, ngay cả khi bạn định dạng ô đó thành ngày bằng cách chọn ô, click chuột phải chọn Format Cells (Định dạng ô) và chọn Date, đó vẫn không khắc phục được vấn đề.
Cách Sửa Ngày Không Sắp Xếp Đúng Trong Excel
May mắn thay, vấn đề này dễ khắc phục.
- Cut (Cắt) cột ngày bằng cách chọn các ô và nhấn Ctrl+X, chọn Cut từ menu Home, hoặc click chuột phải vào ô và chọn Cut.
- Mở Notepad hoặc trình soạn thảo văn bản thuần túy khác.
- Paste (Dán) các ngày vào trình soạn thảo văn bản.
- Quay lại Excel, chọn cột ngày cũ, click chuột phải và chọn Format Cells.
- Chọn Date và click OK.
- Quay lại trình soạn thảo văn bản, chọn và copy danh sách ngày.
- Quay lại Excel và paste (dán) các ngày vào cột bạn đã định dạng ở bước 5.
- Bây giờ bạn nên sắp xếp được. Chọn các cột có dữ liệu, nhấn Sort & Filter, và chọn Sort Oldest to Newest. Voilà! Hoạt động!
Các Kỹ Thuật Sắp Xếp Và Lọc Khác Trong Excel
Bây giờ bạn đã học cách sắp xếp theo ngày trong Excel, bạn có thể muốn khám phá các cách khác để sắp xếp và lọc dữ liệu. Các bài viết sau sẽ dạy bạn sắp xếp dữ liệu cơ bản một cột và nhiều cột, cách sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel, và cách lọc dữ liệu trong Excel.