Khi bạn muốn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái (alphabetize) trong Excel, dù là sắp xếp cột hay hàng, quy trình thường đơn giản. Tuy nhiên, khi sắp xếp nhiều hàng hoặc cột, hoặc xử lý chữ cái và số, quy trình có thể cần thêm bước.
Trong bài này bạn học mọi thứ cần biết về cách alphabetize dữ liệu trong bảng tính Excel.
Alphabetize Trong Excel Với Sort (Sắp Xếp)
Phương pháp alphabetize trong Excel phụ thuộc vào số cột hoặc hàng chứa dữ liệu bạn muốn tổ chức.
Sắp xếp một cột dữ liệu theo chữ cái là dễ nhất. Nếu có nhiều cột và muốn đảm bảo tất cả dữ liệu khớp với cột đã alphabetize, có vài bước thêm.
Cuối cùng, có những cân nhắc đặc biệt nếu muốn sắp xếp nhiều cột, và liệu dữ liệu có hàng tiêu đề (header row) hay không.
Chung (General)
Phương pháp đơn giản alphabetize trong Excel là khi bạn có một cột dữ liệu. Ví dụ, cột chứa danh sách tên.
1. Chọn cột dữ liệu.
2. Chọn menu Home, chọn menu thả xuống Sort & Filter (Sắp xếp & Lọc) trong nhóm Editing trên Ribbon.
3. Chọn Sort A to Z (A đến Z) hoặc Sort Z to A (Z đến A) tùy cách bạn muốn tổ chức dữ liệu.
Bây giờ, nhìn lại cột bạn highlight, bạn thấy dữ liệu đã sắp xếp theo chữ cái theo phương pháp bạn chọn.
Điều gì nếu dữ liệu có số? Ví dụ, cột thứ hai có tuổi mỗi người.
Bạn muốn sắp xếp cột đó, làm theo thủ tục trên và chọn cột dữ liệu.
Lần này, khi chọn Sort & Filter trên Ribbon, bạn thấy lựa chọn cách sắp xếp đã thay đổi.
Các tùy chọn này sắp xếp số từ nhỏ đến lớn, hoặc ngược lại.
Sắp Xếp Nhiều Cột (Multi-Column Sorting)
Có một vấn đề sắp xếp cột riêng lẻ trong bảng chứa nhiều cột dữ liệu.
Nếu chỉ chọn một cột và sắp xếp, các cột khác giữ nguyên. Điều này nghĩa là bảng tính bị xáo trộn và dữ liệu không còn có nghĩa. Câu trả lời là sắp xếp tất cả cột cùng lúc.
Làm lại với ví dụ bảng tên và tuổi.
1. Lần này, thay vì chọn một cột, chọn toàn bộ bảng.
2. Trong menu Home, chọn Sort & Filter, như trước chọn tùy chọn sắp xếp.
Bây giờ, bạn thấy không chỉ tên được sắp xếp theo chữ cái trong bảng Excel, mà tuổi từ cột thứ hai cũng sắp xếp cùng lúc. Những tuổi đó vẫn ở đúng người.
Điều này không chỉ hoạt động với bảng 2 cột trong Excel, mà hoạt động bất kể bảng tính lớn đến đâu, miễn bạn chọn tất cả dữ liệu trong sheet trước khi sắp xếp.
Nếu muốn, bạn cũng sắp xếp nhiều cột thành một, rồi sắp xếp cột đơn đó thay vào đó.
Custom Sort (Sắp Xếp Tùy Chỉnh)
Bạn nhận thấy tùy chọn khác trong menu thả xuống Sort & Filter là Custom Sort.
Để xem cách hoạt động, lấy bảng tính lớn hơn ví dụ. Bảng này là danh sách điểm SAT (Scholastic Assessment Test) cho trung học bang New York.
- Chọn toàn bộ bảng dữ liệu trong bảng tính, chọn menu Home, chọn Sort & Filter, chọn Custom Sort.
2. Bạn thấy cửa sổ bật lên mới chọn cách sắp xếp cụ thể từng cột. Chọn cột muốn sắp xếp, chọn cách sắp xếp, và chọn thứ tự (A to Z, Z to A, hoặc Custom).
Bạn thấy vài lựa chọn Sort On (Sắp xếp theo) thú vị. Chúng là:
- Cell Values (Giá trị ô): Sắp xếp theo chữ cái, hoặc trường hợp số, từ thấp đến cao hoặc cao đến thấp
- Cell Color (Màu ô): Tổ chức dữ liệu nhóm theo màu ô
- Font Color (Màu font): Tổ chức dữ liệu nhóm theo màu font
- Conditional Formatting Icon (Biểu tượng định dạng có điều kiện): Tổ chức dữ liệu theo biểu tượng trong ô từ logic định dạng có điều kiện
Điều này sắp xếp toàn bộ bảng dữ liệu theo cột đầu tiên bạn chọn. Nhưng bạn cũng làm sắp xếp thứ hai (secondary sort) sau khi cột đầu sắp xếp xong.
Chỉ chọn Add Level (Thêm cấp). Từ trường mới xuất hiện, chọn Column, Sort On, và Order menu thả xuống như muốn.
Chọn OK và bạn thấy toàn bộ bảng bây giờ sắp xếp theo nhiều cột.
Sẽ sắp xếp trước theo cột đầu bạn chọn, rồi thứ hai, thứ ba, và cứ thế.
Lưu ý: Bạn có thể nhận thấy tùy chọn sắp xếp cột trong menu thả xuống bao gồm tên tiêu đề (header names) thay vì chữ cái. Điều này vì ô tích My data has headers (Dữ liệu của tôi có tiêu đề) trong cửa sổ sắp xếp được chọn. Nếu bảng tính có tiêu đề, hãy chọn ô này.
Alphabetize Trong Excel Với Filter (Bộ Lọc)
Khi dùng menu thả xuống Sort & Filter trong menu Home, bạn có thể nhận thấy cũng có tùy chọn Filter (Bộ lọc).
Nếu chọn, bạn thấy mũi tên thả xuống xuất hiện đầu mỗi cột. Khi chọn một mũi tên đầu cột, bạn thấy danh sách tùy chọn dài.
Cách hoạt động từng tùy chọn:
- Sort A to Z hoặc Sort Z to A: Sắp xếp sheet dùng cột này theo chữ cái theo hướng.
- Sort by Color (Sắp xếp theo màu): Mở cửa sổ sắp xếp nhiều cột như phần trên.
Các tùy chọn lọc khác ở dưới không giúp alphabetize trong Excel, nhưng có nhiều tùy chọn lọc bỏ dữ liệu không quan tâm. Khi chọn Text Filters (Bộ lọc văn bản), bạn chọn chỉ hiển thị dữ liệu trong sheet mà:
- Equals (Bằng) giá trị cụ thể
- Does Not Equal (Khác) giá trị cụ thể
- Begins With (Bắt đầu bằng) từ hoặc số
- Ends With (Kết thúc bằng) từ hoặc số
- Contains (Chứa) từ hoặc số
- Does Not Contain (Không chứa) từ hoặc số
- Custom Filter (Bộ lọc tùy chỉnh) cho phép kết hợp các bộ lọc trên dùng nhiều bộ lọc
Như bạn thấy, có nhiều cách alphabetize (hoặc sắp xếp số) trong Excel. Tùy chọn bạn chọn thực sự phụ thuộc lượng dữ liệu muốn sắp xếp, bảng lớn đến đâu, và bạn muốn sắp xếp chỉ một cột/hàng, hay nhiều cột/hàng.
Tìm hiểu thêm mẹo và thủ thuật Excel khác, chia sẻ kỹ thuật khác bạn biết để sắp xếp hàng và cột trong Excel.