Làm việc với file CSV trong Excel rất phổ biến khi bạn có dữ liệu tên, địa chỉ, thông tin sản phẩm, danh sách đối tượng và nhiều hơn nữa. Nhưng khi tập dữ liệu lớn, mọi thứ trở nên phức tạp. Lúc này chúng ta cần sắp xếp file CSV trong Excel. Do đó, trong bài viết này, chúng ta sẽ học cách sắp xếp file CSV trong Excel với 2 phương pháp nhanh.
Tải file mẫu để tự thực hành tại đây.
File CSV là gì?
Trước khi bắt đầu sắp xếp, hãy hiểu sơ qua về CSV. Thuật ngữ CSV là viết tắt của Comma Separated Values (Giá trị phân tách bằng dấu phẩy). Nó cho phép lưu trữ dữ liệu dưới dạng văn bản hoặc bảng. Đây là tệp văn bản thuần túy giúp phát triển website dễ dàng hơn. File CSV cũng được dùng rộng rãi trong thương mại điện tử. Đây là loại tệp rất tiện lợi để nhập vào bảng tính Excel hoặc nền tảng khác cho cơ sở dữ liệu lớn.
Bạn dễ dàng nhận ra file CSV qua đuôi mở rộng .csv trong tên tệp.
2 phương pháp nhanh sắp xếp file CSV trong Excel
Chúng ta có thể sắp xếp file CSV trong Excel theo 2 dạng: có cột (định dạng bảng) hoặc không cột (định dạng văn bản). Phần dưới sẽ trình bày cả hai qua quy trình từng bước.
1. Sắp xếp tự động file CSV có cột trong Excel
Hãy xem quy trình sắp xếp file CSV có cột tự động.
- Đầu tiên, tạo một tệp văn bản chứa thông tin Sản phẩm, Số lượng và Doanh thu cho 5 loại trái cây.
- Mở một Workbook Excel mới.
- Trong workbook trống, vào thẻ Data (Dữ liệu) và nhấn Get Data (Lấy dữ liệu) trong nhóm Get & Transform Data.
- Chọn From Text/CSV trong nhóm From File của menu thả xuống.
- Chọn tệp CSV từ thư mục thiết bị và nhấn Import (Nhập).
- Cửa sổ xem trước xuất hiện.
- Chọn File Origin là 65001: Unicode (UTF-8) và Delimiter (Dấu phân cách) là Comma (Dấu phẩy).
- Nhấn Load (Tải) để đưa dữ liệu CSV vào Excel.
- Chọn phạm vi ô D3:D7 (cột Doanh thu), chuột phải và chọn Format Cells (Định dạng ô) trong menu ngữ cảnh.
- Chọn Accounting (Kế toán) trong mục Number (Số) và thay đổi Symbol (Ký hiệu) theo ý muốn.
- Nhấn OK để định dạng cột Sales Amount theo tệp CSV.
- Để sắp xếp dữ liệu, vào thẻ Data và chọn Sort (Sắp xếp).
- Trong hộp thoại Sort, chọn cột Quantity (Số lượng) ở mục Sort by.
- Chọn thứ tự Smallest to Largest (Từ nhỏ đến lớn) ở mục Order.
- Dữ liệu CSV hiện đã được sắp xếp theo cột như mong muốn.
- Thêm lọc dữ liệu: nhấn biểu tượng Filter (Lọc) bên cạnh bất kỳ tiêu đề cột nào.
- Lọc theo danh mục trong phần Text Filters (Bộ lọc văn bản).
- Ví dụ: bỏ chọn Kiwi và Orange, kết quả sẽ không hiển thị thông tin của 2 loại này.
Đọc thêm: Cách mở file CSV trong Excel với cột tự động (3 phương pháp)
Bài đọc tương tự
- Excel VBA nhập file CSV không cần mở (3 ví dụ phù hợp)
- Cách mở Notepad hoặc tệp văn bản trong Excel với cột (3 phương pháp dễ dàng)
- Excel VBA: Đọc tệp văn bản thành chuỗi (4 trường hợp hiệu quả)
- Cách mở file CSV lớn trong Excel (2 phương pháp dễ dàng)
- Cách khắc phục lỗi file CSV trong Excel (5 vấn đề phổ biến)
2. Sắp xếp file CSV trong Excel không có cột
Phương pháp khác là nhập và sắp xếp CSV không dùng cột. Chúng ta sẽ dùng cùng file Excel từ phương pháp 1 để minh họa.
- Vào thẻ File của workbook.
- Chọn Save As (Lưu dưới dạng) từ bảng điều khiển bên trái.
- Chọn định dạng CSV UTF-8 (Comma delimited) (*.csv) và nhấn Save.
- Bạn sẽ nhận được tệp CSV dưới dạng văn bản, không có cột.
- Làm đẹp dữ liệu từ mục Font trong thẻ Home.
- Dữ liệu sẽ trông như sau.
- Bây giờ hãy sắp xếp tệp CSV này.
- Vào thẻ Home và nhấn Sort & Filter (Sắp xếp & Lọc).
- Chọn bất kỳ tùy chọn nào trong menu thả xuống để sắp xếp.
- Hoặc chọn Custom Sort (Sắp xếp tùy chỉnh) để sắp xếp chính xác hơn.
- Chọn cột Sales Amount (Doanh thu) ở mục Sort by.
- Chọn Order (Thứ tự) là Largest to Smallest (Từ lớn đến nhỏ).
- Nhấn OK và bạn đã sắp xếp thành công file CSV.
- Bạn cũng có thể lọc dữ liệu bằng cách nhấn biểu tượng Filter trong menu thả xuống Sort & Filter.
- Biểu tượng lọc sẽ xuất hiện bên cạnh mỗi tiêu đề.
- Cuối cùng, lọc dữ liệu theo ý muốn như đã mô tả ở phương pháp 1.
Lưu ý: Nếu bạn dùng Excel Online hoặc phiên bản khác Excel 365, cần đóng băng hàng tiêu đề trước khi sắp xếp. Nếu không, hàng tiêu đề sẽ bị sắp xếp cùng với các ô dữ liệu.
Cách làm: chọn hàng ngay dưới tiêu đề > vào thẻ View > chọn Freeze Panes (Đóng băng khung) trong nhóm Window.
Đọc thêm: Cách mở file CSV với cột trong Excel (3 cách dễ dàng)
Kết luận
Chúng ta đã kết thúc bài viết về cách sắp xếp file CSV trong Excel với 2 phương pháp nhanh. Hy vọng bài viết hữu ích. Hãy cho chúng tôi biết nếu bạn có phương pháp khác. Theo dõi ExcelDemy để xem thêm nhiều hướng dẫn Excel khác.
Các bài viết liên quan
- Cách chuyển đổi CSV sang XLSX không cần mở (5 phương pháp dễ dàng)
- Cách đọc file CSV trong Excel (4 cách nhanh nhất)
- [Đã giải quyết:] Excel mở file CSV trong một cột (3 giải pháp)
- Excel VBA đọc file CSV vào mảng (4 ví dụ lý tưởng)
- Cách nhập tệp văn bản vào Excel tự động (2 cách phù hợp)
- Excel VBA: Đọc tệp văn bản từng dòng (6 ví dụ liên quan)