Ngày nay, định dạng file CSV rất phổ biến nhờ sự đơn giản và gọn nhẹ. Việc thao tác với file CSV cũng rất dễ dàng. Tuy nhiên, khi làm việc với file CSV trong Excel, chúng ta thường gặp nhiều vấn đề. Bài viết này sẽ thảo luận cách khắc phục lỗi file CSV trong Excel và giải quyết 5 vấn đề thường gặp nhất.
Sửa 5 vấn đề chính của file CSV trong Excel
Phần này sẽ trình bày 5 vấn đề phổ biến khi làm việc với file CSV trong Excel. Với mỗi vấn đề, chúng ta sẽ đưa ra nhiều giải pháp để bạn thử lần lượt và xem giải pháp nào khắc phục được sự cố của mình. Hãy bắt đầu với vấn đề đầu tiên.
1. Toàn bộ dữ liệu CSV hiển thị trong một cột duy nhất trong Excel
Đây là vấn đề thường gặp khi mở file CSV trong Excel: toàn bộ dữ liệu dồn hết vào một cột. Nguyên nhân là Excel dùng ký tự phân tách (list separator) được thiết lập trong cài đặt Khu vực (Regional settings) của Windows để tách cột. Ký tự này có thể là dấu phẩy (ở Bắc Mỹ) hoặc dấu chấm phẩy (ở một số quốc gia Châu Âu). Khi file CSV dùng dấu phân cách khác với cài đặt mặc định, file sẽ mở trong một cột.
Để giải quyết, chúng ta có 3 cách tiếp cận khác nhau.
1.1 Thay đổi dấu phân cách trong chính file CSV
Chúng ta có thể chỉ định rõ dấu phân cách ngay trong file CSV. Thực hiện như sau:
Các bước:
- Mở file CSV bằng trình soạn thảo văn bản bất kỳ (ví dụ: Notepad).
- Quan sát dữ liệu: các giá trị được tách bằng dấu phẩy (,) hay chấm phẩy (;)? Ví dụ của tôi dùng dấu phẩy.
- Để báo cho Excel biết dấu phân cách, thêm dòng sau vào dòng đầu tiên của file: sep=, (nếu dùng dấu phẩy) hoặc sep=; (nếu dùng chấm phẩy). Xem hình minh họa.
- Sau khi xác định đúng dấu phân cách, Excel sẽ hiển thị dữ liệu đúng cột.
1.2 Chỉ định dấu phân cách khi nhập CSV vào Excel
Thay vì mở trực tiếp, ta có thể nhập file CSV bằng Text Import Wizard (Phép nhập văn bản) hoặc Power Query. Cả hai đều cho phép chỉ định dấu phân cách. Dưới đây là cách dùng Power Query:
Các bước:
- Mở một sheet Excel. Vào thẻ Data, nhóm Get & Transform Data, chọn From Text/CSV.
- Hộp thoại Import Data xuất hiện. Chọn file CSV và nhấn Import.
- Cửa sổ Preview (Xem trước) hiện ra. Ở đây có tùy chọn chọn Delimiter (Dấu phân cách) và xem trước kết quả. Nhìn xem trước để chọn đúng dấu phân cách.
- Nhấn Load (Tải). Dữ liệu CSV sẽ hiển thị thành bảng trên sheet mới.
- Bảng nhập này liên kết với file gốc, nên luôn cập nhật dữ liệu mới.
Text Import Wizard là tính năng cũ (legacy). Từ Excel 2016, nó đã bị chuyển khỏi Ribbon vào Excel Options. Để bật tính năng này, xem bài viết này. Sau khi bật, làm theo các bước sau để nhập dữ liệu từ CSV:
Các bước:
- Thẻ Data, nhấn Get Data > Legacy Wizards > From Text.
- Cửa sổ Import Text File mở ra. Chọn file CSV và nhấn Import.
- Hoàn tất 3 bước để nhập dữ liệu. Bước 1: chọn Delimited (Có dấu phân cách), nếu có tiêu đề thì chọn My data has headers. Nhấn Next.
- Bước 2: chọn delimiter (dấu phân cách) và nhấn Next. Ví dụ chọn Comma.
- Bước 3: chọn định dạng cột General (Chung) và nhấn Finish.
- Hộp thoại Import Data: chọn vị trí đặt dữ liệu và nhấn OK.
- Kết quả cuối cùng: dữ liệu đã tách cột đúng.
1.3 Dùng tính năng Text to Columns (Văn bản thành cột) để tách ô
Phương pháp này áp dụng khi đã nhập CSV vào Excel nhưng dữ liệu vẫn nằm trong một cột. Ta dùng Text to Columns để tách văn bản thành nhiều cột bằng cách chỉ định dấu phân cách. Chi tiết xem liên kết tham khảo. Ở đây chỉ minh họa tách cột bằng dấu phân cách:
Các bước:
- Chọn dữ liệu, vào thẻ Data, chọn Text to Columns trong nhóm Data Tools.
- Trong Convert Text to Columns Wizard, chọn Delimited và nhấn Next.
- Bước 2: chọn comma (dấu phẩy) làm dấu phân cách, nhấn Next.
- Bước 3: đặt đích đến (Destination) và nhấn Finish.
- Kết quả: dữ liệu đã được tổ chức thành các cột như mong đợi.
Đọc thêm: Cách mở CSV với dấu phân cách trong Excel (6 cách đơn giản)
2. Giữ lại số 0 đứng đầu (Leading Zeros) trong file CSV Excel
Vấn đề khác là các số 0 đứng đầu trong file CSV bị cắt bỏ khi mở trong Excel. Nguyên nhân: khi mở file, Excel chuyển sang định dạng General (Chung) và loại bỏ số 0 đầu. Có 2 cách giải quyết.
2.1 Sử dụng Text Import Wizard
Như đã thấy ở phương pháp 1.2, khi nhập CSV bằng Text Import Wizard, ở bước 3 ta thường chọn General làm Column Data Format. Để giữ số 0 đầu, cần chọn khác. Cách làm:
Các bước:
- Tương tự phương pháp 1.2, nhập CSV bằng Text Import Wizard và làm giống hệt đến bước 3.
- Ở bước 3, chọn cột chứa số 0 đầu. Sau đó chọn Text (Văn bản) trong Column data format.
- Nhấn Finish. Số 0 đầu sẽ được giữ nguyên trong Excel.
2.2 Áp dụng Power Query
Có 2 cách giữ số 0 đầu khi nhập CSV bằng Power Query (kết nối dữ liệu).
2.2.1 Nhập dữ liệu ở định dạng Text
Giống phương pháp 1.2, khi tải dữ liệu bằng Power Query, ở hộp Data Type Detection (Phát hiện kiểu dữ liệu), chọn Do not detect data types (Không tự động phát hiện kiểu dữ liệu).
Kết quả: số 0 đầu không bị cắt khi nhập vào Excel.
2.2.2 Đặt định dạng cho từng cột riêng biệt
Nếu dữ liệu có nhiều định dạng khác nhau, cách trên không hiệu quả. Cần đặt định dạng cho từng cột. Các bước:
Các bước:
- Thay vì nhấn Load dưới cửa sổ xem trước, nhấn Transform Data (Chuyển đổi dữ liệu). Một cửa sổ Power Query Editor sẽ mở.
- Chọn cột chứa số, từ menu thả xuống Data Type (Kiểu dữ liệu) chọn Text.
- Khi tải dữ liệu nhập, số 0 đầu sẽ được giữ nguyên.
Hy vọng điều này giải quyết được vấn đề của bạn.
Đọc thêm: Cách nhập tệp văn bản vào Excel tự động (2 cách phù hợp)
3. Cách khắc phục vấn đề định dạng ngày tháng CSV trong Excel
Đôi khi sau khi chuyển đổi CSV sang Excel, ngày tháng hiển thị không đúng. Phần này trình bày 3 vấn đề chính về định dạng ngày khi nhập dữ liệu từ CSV.
3.1 Nhầm lẫn ngày và tháng
Nếu định dạng ngày trong file nhập không khớp với cài đặt Windows Regional, ngày và tháng có thể bị đảo. Ví dụ: 09/11/2001 (11 tháng 9) có thể hiển thị thành 09/11/2001 nhưng hiểu nhầm thành 9 tháng 11. Cách khắc phục:
Các bước:
- Ở bước 3 của Text Import Wizard, chọn cột chứa ngày tháng.
- Trong Column date format, chọn Date (Ngày) sau đó chọn định dạng ngày phù hợp. Nhấn Finish. Ngày tháng sẽ được định dạng đúng.
3.2 Chuyển đổi nhầm giá trị thành ngày
Đôi khi Excel nhận nhầm một số hoặc văn bản thành ngày nếu nó giống định dạng ngày. Ví dụ: văn bản jun2 bị hiểu thành June 2. Điều này dẫn đến chuyển đổi không mong muốn từ General sang Date. Cách sửa:
Các bước:
- Ở bước 3 của Text Import Wizard, chọn cột chứa giá trị giống ngày.
- Chọn Text làm Column Data Format. Cột đó sẽ hiển thị dưới dạng văn bản thay vì ngày.
3.3 Định dạng ngày không chính xác
Bạn cũng có thể định dạng ngày bằng cách mở file CSV trong Excel nếu ngày hiển thị sai. Làm như sau:
Các bước:
- Chọn cột chứa ngày tháng.
- Mở hộp thoại Format Cells (Định dạng ô) bằng phím tắt Ctrl + 1.
- Chuyển đến thẻ Number, chọn Date trong Category.
- Trong Type, chọn định dạng mong muốn.
- Nhấn OK.
Đọc thêm: Cách chuyển đổi CSV sang Excel với cột (5 phương pháp)
Bài đọc tương tự
- Excel VBA: Đọc tệp văn bản từng dòng (6 ví dụ liên quan)
- Excel VBA nhập file CSV không cần mở (3 ví dụ phù hợp)
- Cách đọc file CSV trong Excel (4 cách nhanh nhất)
- Cách chuyển đổi CSV sang XLSX không cần mở (5 phương pháp dễ dàng)
- Excel VBA: Nhập tệp văn bản phân tách bằng dấu phẩy (2 trường hợp)
4. Ngăn Excel hiển thị số lớn dưới dạng ký hiệu khoa học
Khi số trong file CSV lớn, sau khi nhập vào Excel chúng thường hiển thị dưới dạng ký hiệu khoa học. Ví dụ: 12345678 hiển thị thành 1.2E+07.
Nếu không muốn hiển thị kiểu đó, bạn có thể áp dụng 1 trong 3 giải pháp dưới đây.
4.1 Nhập số dài dưới dạng Text
Khi nhập qua Text Import Wizard, đặt định dạng cột là Text (như hình dưới).
Kết quả: số hiển thị đầy đủ.
4.2 Thay đổi định dạng số trong Excel
Nếu đã nhập dữ liệu vào Excel, vẫn có thể hiển thị đầy đủ số bằng cách đổi định dạng từ General sang Number (Số).
4.3 Mở rộng độ rộng cột
Nếu vẫn gặp vấn đề, thử kéo rộng cột. Thường sẽ hiển thị đầy đủ số.
Đọc thêm: Định dạng file CSV trong Excel (Với 2 ví dụ)
5. Cách khắc phục file CSV không lưu được trong Excel
Nhiều lần chúng ta gặp khó khăn khi lưu file CSV trong Excel. Phần này trình bày 5 giải pháp riêng biệt áp dụng khi lưu CSV.
5.1 Chọn định dạng CSV UTF-8 để lưu file
Cách hiệu quả để đảm bảo file CSV trong Excel lưu toàn bộ cập nhật mà không mất dữ liệu là lưu dưới định dạng CSV UTF-8. Các bước:
Các bước:
- Mở file CSV trong Excel và thực hiện thay đổi mong muốn.
- Vào thẻ File, chọn Save As.
- Chọn vị trí lưu.
- Trong menu thả xuống, chọn CSV UTF-8.
- Đặt tên file và nhấn Save.
5.2 Lưu thay đổi bằng định dạng Unicode
Excel cũng hỗ trợ lưu dưới dạng CSV UTF-16 (Unicode Text). Tương tự UTF-8, định dạng này giữ nguyên ký tự và ký hiệu. Cách làm:
Các bước:
- Làm tương tự 3 bước đầu như ví dụ trước.
- Trong menu thả xuống, chọn Unicode Text rồi nhấn Save.
5.3 Thay đổi cài đặt Excel
Có thể một số cài đặt Excel chưa đúng khiến không lưu được CSV. Hãy sửa theo hướng dẫn:
Các bước:
- Trong Excel, chọn File > Options.
- Chọn tab Advanced (Nâng cao).
- Bỏ chọn Use System Separators (Sử dụng dấu phân cách hệ thống).
- Đặt Decimal Separator (Dấu phân cách thập phân) là Dot (.) và Thousands Separator (Dấu phân cách hàng nghìn) là Comma (,). Nhấn OK.
- Lưu file dưới dạng CSV và kiểm tra xem sự cố đã giải quyết chưa.
5.4 Cập nhật Microsoft Excel
Nếu vẫn chưa lưu được, hãy cập nhật Excel lên phiên bản mới nhất. Điều này sửa lỗi và đảm bảo bản sao hoạt động tốt. Cách cập nhật:
Các bước:
- Vào File > Account > Update Options.
- Trong menu thả xuống, chọn Update Now / Enable Updates.
- Khởi động lại Excel và kiểm tra lại.
5.5 Cài đặt lại Microsoft Excel
Giải pháp cuối cùng: gỡ cài đặt Excel và cài đặt lại phiên bản mới. Điều này đảm bảo phần mềm được cài đúng và không thiếu tài nguyên hệ thống. Các bước gỡ cài đặt:
Các bước:
- Vào Control Panel (Bảng điều khiển) > Uninstall a Program (Gỡ chương trình) dưới Programs.
- Tìm Microsoft 365/Microsoft Excel, chuột phải chọn.
- Chọn Uninstall (Gỡ cài đặt) và làm theo hướng dẫn trên màn hình.
Hy vọng điều này sẽ giải quyết mọi vấn đề khi lưu file CSV trong Excel.
Đọc thêm: Cách xem file CSV trong Excel (3 phương pháp hiệu quả)
Lưu ý cần nhớ
- Bạn cần trình soạn thảo văn bản (như Notepad) để giải quyết vấn đề 1 thảo luận ở trên.
Kết luận
Đến đây là kết thúc bài viết. Hy vọng bài viết giúp bạn khắc phục tất cả các vấn đề liên quan đến file CSV trong Excel. Nếu thấy hữu ích, hãy chia sẻ cho bạn bè. Đừng ngần ngại cho chúng tôi biết nếu bạn còn thắc mắc. Cuối cùng, hãy truy cập Exeldemy để đọc thêm nhiều bài viết thú vị về Excel.
Các bài viết liên quan
- Khác biệt giữa file CSV và Excel (11 ví dụ phù hợp)
- File CSV không mở đúng trong Excel (4 trường hợp và giải pháp)
- Hợp nhất file CSV thành nhiều Sheet trong Excel (với các bước dễ dàng)
- Mở file CSV trong Excel không định dạng (2 cách dễ dàng)
- [Đã giải quyết:] Excel mở file CSV trong một cột (3 giải pháp)
- Cách so sánh 2 file CSV trong Excel (6 cách dễ dàng)