Ngày nay, CSV định dạng tệp rất phổ biến do tính đơn giản và nhỏ gọn của nó. Nó cũng rất dễ thao tác với CSV các tập tin. Nhưng khi làm việc với CSV trong Excel, chúng tôi thấy có nhiều vấn đề. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về cách khắc phục CSV tệp trong Excel và giải quyết một số sự cố thường gặp.
Khắc phục 5 sự cố chính của tệp CSV trong Excel
Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về 5 các vấn đề rất phổ biến mà chúng tôi có thể gặp phải khi làm việc với tệp CSV trong Excel. Đối với mỗi vấn đề, chúng tôi sẽ đưa ra nhiều giải pháp để bạn có thể thử từng giải pháp và kiểm tra xem giải pháp nào giải quyết được vấn đề của bạn. Vì vậy, hãy bắt đầu với vấn đề đầu tiên trong danh sách.
1. Tất cả dữ liệu từ tệp CSV xuất hiện trong một cột duy nhất trong Excel
Đây là sự cố phổ biến mà bạn có thể cần khắc phục khi làm việc với tệp CSV trong Excel. Do sự cố này, khi chúng tôi mở tệp CSV trong Excel , chúng tôi quan sát thấy rằng tất cả dữ liệu được hiển thị trong một cột duy nhất. Sự cố này phát sinh do Excel chia dữ liệu thành các cột bằng dấu phân tách danh sách được thiết lập trong cài đặt Khu vực Windows của bạn. Đây có thể là dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy ở Bắc Mỹ và một vài nơi khác (ở các nước Châu Âu). Tệp sẽ mở trong một cột khi một tệp CSV cụ thể sử dụng dấu phân cách khác với dấu phân tách mặc định.
Để giải quyết vấn đề, chúng tôi có thể thực hiện 3 các cách tiếp cận khác nhau.
1.1 Thay đổi Dấu phân cách trong Tệp CSV
Chúng tôi có thể đặt dấu phân cách theo cách thủ công trong chính tệp CSV. Để làm điều đó, hãy làm theo các bước bên dưới.
Các bước:
- Trước tiên, hãy mở CSV tệp trong bất kỳ ứng dụng soạn thảo văn bản nào. Đây, tôi đang sử dụng Notepad .
- Bây giờ, hãy xem dữ liệu trong ứng dụng soạn thảo văn bản. Xem chúng được phân tách bằng dấu phẩy (,) hay dấu chấm phẩy (;). Trong trường hợp của tôi, dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy.
- Bây giờ để cho excel biết rõ tệp có dấu phân cách nào, chúng ta cần viết trên dòng đầu tiên như bên dưới. (xem hình bên dưới)
sep =,
- Nếu tệp của bạn được phân tách bằng dấu chấm phẩy, bạn cần viết sep =;
- Bằng cách xác định thích hợp dấu phân cách, excel sẽ hiển thị chúng đúng cách.
1.2 Thông số kỹ thuật về dấu phân cách để nhập tệp CSV vào Excel
Chúng tôi có thể nhập tệp CSV sử dụng Trình hướng dẫn nhập văn bản hoặc Power Query thay vì mở trực tiếp trong Excel. Trong cả hai trường hợp, chúng ta có thể chỉ định dấu phân cách. Hãy xem các bước về cách chúng tôi có thể chỉ định dấu phân cách trong khi sử dụng Power Query .
Các bước:
- Đầu tiên, hãy mở một trang tính excel. Sau đó, chuyển đến Dữ liệu Từ đó về Nhận &chuyển đổi dữ liệu nhóm, nhấp vào Từ văn bản / CSV .
- Do đó, một Hộp thoại Nhập Dữ liệu sẽ bật lên. Bây giờ hãy chọn tệp CSV của bạn và nhấp vào Nhập .
- Do đó, một Hộp thoại Xem trước sẽ xuất hiện như hình bên dưới. Bạn sẽ nhận thấy rằng trên hộp thoại đó, có một tùy chọn để chọn Độ trễ và bạn có thể đồng thời xem nó sẽ trông như thế nào trong bản xem trước. Do đó, bằng cách xem bản xem trước, bạn có thể chọn dấu phân cách chính xác.
- Và cuối cùng, nhấp vào Tải và bạn sẽ thấy rằng dữ liệu từ tệp CSV đang được hiển thị trong một trang tính riêng biệt dưới dạng bảng.
- Bảng đã nhập này được liên kết với tài liệu gốc. Do đó, nó sẽ luôn hiển thị dữ liệu cập nhật.
Trình hướng dẫn nhập văn bản là một tính năng kế thừa của excel. Do đó, từ Excel 2016 phiên bản, nó đã chuyển từ dải băng sang Tùy chọn Excel. Do đó, để bật tính năng này, hãy làm theo bài viết này . Sau khi bật nó, hãy làm theo các bước bên dưới để nhập dữ liệu từ CSV tệp.
Các bước:
- Trong tab Dữ liệu, nhấp vào Lấy Dữ liệu > Trình hướng dẫn kế thừa > Từ văn bản .
- Kết quả là Nhập tệp văn bản cửa sổ sẽ mở ra. Bây giờ hãy chọn tệp CSV và nhấp vào Nhập .
- Sau đó, chúng tôi sẽ phải hoàn thành 3 bước để nhập dữ liệu. Trong bước đầu tiên, hãy chọn mục Được phân cách và nếu bạn có tiêu đề trong dữ liệu, hãy chọn tùy chọn Dữ liệu của tôi có tiêu đề. Sau đó nhấp vào Tiếp theo .
- Trong bước thứ 2, chúng tôi phải chọn dấu phân cách và nhấp vào Tiếp theo . Ở đây tôi đã chọn Dấu phẩy.
- Trong bước cuối cùng, chọn Chung định dạng dữ liệu cột và nhấp vào Kết thúc .
- Bây giờ, trong Nhập dữ liệu Hộp thoại, chọn nơi bạn muốn đặt dữ liệu và nhấp vào OK .
- Cuối cùng, bạn sẽ nhận được kết quả cuối cùng.
1.3 Sử dụng tính năng Văn bản thành Cột để Tách các ô
Phương pháp này có thể áp dụng khi bạn đã nhập CSV vào Excel nhưng nó vẫn chỉ hiển thị trong một cột duy nhất. Chúng tôi có thể sử dụng Tính năng chuyển văn bản thành cột để tách văn bản và phân phối chúng thành nhiều cột. Để biết chi tiết, hãy làm theo liên kết được giới thiệu. Ở đây tôi sẽ chỉ trình bày cách chúng ta có thể chia một cột thành nhiều cột bằng cách chỉ định dấu phân cách. Thực hiện theo các bước bên dưới.
Các bước:
- Trước tiên, hãy chọn dữ liệu và sau đó chuyển đến Dữ liệu Từ đó, chọn Văn bản thành cột từ nhóm Công cụ dữ liệu.
- Bây giờ, trong Trình hướng dẫn Chuyển đổi Văn bản thành Cột đã chọn Được phân cách và nhấp vào Tiếp theo .
- Bây giờ ở bước 2, chọn dấu phẩy làm dấu phân cách và nhấp vào Tiếp theo .
- Cuối cùng, đặt điểm đến và nhấp vào Kết thúc .
- Do đó, bạn sẽ sắp xếp dữ liệu của mình thành các cột như mong đợi.
Đọc thêm: Cách mở CSV bằng Dấu phân cách trong Excel (6 cách đơn giản)
2. Giữ Zeros hàng đầu trong Excel CSV
Một vấn đề khác mà mọi người phải đối mặt là các số không ở đầu của tệp CSV bị cắt bớt khi mở trong Excel. Lý do đằng sau đó là khi một tệp được mở trong excel, nó sẽ được chuyển đổi thành Chung định dạng ngăn chặn các số 0 ở đầu. Chúng tôi có thể giải quyết vấn đề theo hai cách.
2.1 Sử dụng trình hướng dẫn nhập văn bản
Như chúng ta đã thấy trong Phương pháp 1.2 trong trường hợp Trình hướng dẫn nhập văn bản , trong khi nhập từ tệp CSV, ở bước 3, chúng tôi chọn Chung dưới dạng Định dạng ngày của cột . Nhưng để giữ nguyên số 0 ở đầu, chúng ta phải chọn một phương án khác. Để thực hiện việc này, hãy làm theo các bước bên dưới.
Các bước:
- Tương tự như 2 nhập tệp CSV trong excel bằng Trình hướng dẫn nhập văn bản và thực hiện những điều tương tự cho đến bước 3 .
- Trong bước 3 của Trình hướng dẫn Nhập Văn bản , trước tiên, hãy chọn cột chứa các số không ở đầu. Sau đó, chọn Văn bản ở Định dạng dữ liệu cột .
- Sau đó, nhấp vào Bạn sẽ nhận được các số 0 ở đầu mong muốn trong excel.
2.2 Áp dụng Power Query
Có hai cách để hiển thị các số 0 ở đầu nếu bạn muốn nhập tệp CSV vào Excel bằng kết nối.
2.2.1 Nhập dữ liệu ở định dạng văn bản
Giống như trong phương pháp 1.2 , khi tải dữ liệu bằng Power Query , chọn Không phát hiện loại dữ liệu từ Phát hiện loại dữ liệu hộp.
Do đó, các số 0 ở đầu sẽ không bị cắt bớt khi nhập vào Excel.
2.2.2 Thiết lập định dạng cho từng cột
Nếu dữ liệu của bạn ở nhiều định dạng, thì phương pháp trước đó sẽ không hoạt động. Thay vào đó, chúng ta sẽ cần đặt định dạng cho từng cột. Để làm điều đó, hãy làm theo các bước bên dưới.
Các bước:
- Thay vì nhấp vào Tải bên dưới cửa sổ xem trước dữ liệu, nhấp vào Chuyển đổi dữ liệu . một cửa sổ sẽ bật lên như thế này.
- Bây giờ, hãy chọn cột chứa các số và từ Loại Dữ liệu trình đơn thả xuống, chọn Văn bản .
- Bây giờ, nếu bạn tải dữ liệu đã nhập, các số 0 ở đầu sẽ không thay đổi.
Hy vọng điều này sẽ giải quyết được vấn đề của bạn.
Đọc thêm: Cách tự động nhập tệp văn bản sang Excel (2 cách phù hợp)
3. Cách khắc phục sự cố Excel với định dạng ngày CSV
Có một số trường hợp sau khi chuyển đổi CSV thành Excel , ngày tháng được hiển thị không đúng cách. Ở đây chúng ta sẽ thảo luận về 3 vấn đề chính liên quan đến định dạng ngày tháng trong excel khi nhập dữ liệu từ tệp CSV.
3.1 Kết hợp giữa ngày và tháng
Nếu định dạng của ngày đã nhập không giống như trong Khu vực Windows cài đặt, sau đó ngày và tháng có thể kết hợp với nhau trong excel. Ví dụ: ngày 11 tháng 9 năm 2001 ( 09/11/2001 ) có thể được hiển thị là ngày 9 tháng 11 năm 2001 . Để giải quyết vấn đề, hãy làm theo các bước bên dưới.
Các bước:
- Trong bước thứ 3 của Trình hướng dẫn Nhập Văn bản , hãy chọn cột chứa ngày tháng.
- Bây giờ, ở định dạng Ngày cột, hãy chọn Ngày sau đó chọn định dạng ngày thích hợp. Sau đó, nhấp vào Hoàn tất. Do đó, ngày tháng sẽ được định dạng chính xác.
3.2 Chuyển đổi một số giá trị thành ngày tháng
Đôi khi, Excel coi một số hoặc văn bản là ngày khi nó gần giống với bất kỳ định dạng ngày nào. Ví dụ:nếu bạn có một văn bản như jun2 trong dữ liệu của bạn, excel sẽ coi đó là ngày 2 tháng 6 . Điều này có thể dẫn đến các chuyển đổi không cần thiết từ chung định dạng thành ngày định dạng. Để khắc phục sự cố tệp CSV này trong excel, hãy làm theo các bước bên dưới.
Các bước:
- Trong bước thứ 3 của Trình hướng dẫn Nhập Văn bản , hãy chọn cột chứa ngày tháng như văn bản.
- Bây giờ, chọn Văn bản dưới dạng Dạng dữ liệu cột Bạn sẽ thấy rằng lần này cột đã chọn đang hiển thị dưới dạng văn bản thay vì ngày.
3.3 Định dạng ngày không chính xác
Bạn cũng có thể định dạng ngày tháng bằng cách mở tệp CSV trong excel nếu ngày tháng của bạn không hiển thị chính xác. Để làm điều đó, trước tiên, hãy mở tệp CSV trong excel và sau đó làm theo các bước bên dưới,
Các bước:
- Đầu tiên, hãy chọn cột chứa ngày tháng.
- Sau đó, để mở Định dạng ô hộp thoại, nhấn Ctrl + 1
- Bây giờ, hãy chuyển đến Số và chọn Ngày từ Danh mục.
- Từ Loại , chọn định dạng mong muốn của bạn.
- Cuối cùng, nhấp vào OK .
Đọc thêm:Cách chuyển đổi CSV sang Excel bằng các cột (5 phương pháp)
Bài đọc tương tự
- Excel VBA:Đọc từng dòng một tệp văn bản (6 ví dụ có liên quan)
- Excel VBA để nhập tệp CSV mà không cần mở (3 ví dụ phù hợp)
- Cách đọc tệp CSV trong Excel (4 cách nhanh nhất)
- Cách chuyển đổi CSV sang XLSX mà không cần mở (5 Phương pháp Dễ dàng)
- Excel VBA:Nhập tệp văn bản được phân tách bằng dấu phẩy (2 trường hợp)
4. Ngăn Excel hiển thị số trong ký hiệu khoa học
Bất cứ khi nào các số trong tệp CSV lớn hơn, sau khi nhập chúng vào excel, chúng thường được hiển thị dưới dạng ký hiệu khoa học. Ví dụ:nếu chúng ta có số 12345678 trong tệp CSV, nó sẽ được hiển thị dưới dạng 1,2 × 10 ^ 7 .
Nếu bạn không muốn các số của mình được hiển thị theo cách đó, bạn có thể thực hiện theo một trong 3 giải pháp được thảo luận bên dưới.
4.1 Nhập các số dài dưới dạng văn bản
Trong khi nhập chúng qua Trình hướng dẫn nhập văn bản , bạn có thể đặt định dạng cột là Văn bản (thể hiện trong hình bên dưới)
Kết quả là bạn sẽ nhận được các con số ở dạng đầy đủ.
4.2 Thay đổi định dạng số trong Excel
Nếu bạn đã nhập dữ liệu của mình trong excel, bạn vẫn có thể hiển thị các con số được biểu thị một cách khoa học ở dạng đầy đủ của chúng. Bạn chỉ cần thay đổi định dạng số thành Số từ General.
4.3 Làm cho cột rộng hơn
Nếu bạn vẫn gặp sự cố, chỉ cần cố gắng mở rộng kích thước cột. Hy vọng rằng nó sẽ hiển thị các con số ở dạng đầy đủ của chúng.
Đọc thêm: Định dạng tệp CSV trong Excel (Với 2 Ví dụ)
5. Cách sửa lỗi tệp CSV không lưu trong Excel
Nhiều lần chúng tôi gặp phải sự cố khi lưu tệp CSV trong Excel. Để khắc phục sự cố này trong tệp CSV trong excel, ở đây chúng tôi sẽ thảo luận về năm giải pháp riêng biệt mà bạn có thể áp dụng khi lưu tệp CSV trong Excel.
5.1 Chọn định dạng CSV UTF-8 để lưu tệp CSV trong Excel
Một cách hiệu quả để đảm bảo rằng các tệp CSV trong Microsoft Excel có tất cả các bản cập nhật cần thiết mà không bị xóa hoặc mất bất kỳ dữ liệu nào là lưu chúng trong CSV UTF-8 định dạng tệp. Thực hiện theo các bước bên dưới để xem cách chúng tôi có thể lưu tệp ở định dạng đó.
Các bước:
- Đầu tiên, hãy mở tệp CSV trong Excel và thực hiện các thay đổi mong muốn.
- Sau đó, chuyển đến Tệp Tab và chọn Lưu dưới dạng .
- Sau đó, chọn vị trí nơi tệp sẽ được lưu trữ.
- Cuối cùng, từ trình đơn thả xuống, hãy chọn CSV UTF-8 .
- Sau đó, đặt tên cho tệp của bạn và nhấp vào nút Lưu tùy chọn.
5.2 Lưu thay đổi bằng cách lưu dưới dạng tệp Unicode
Microsoft Excel cũng hỗ trợ lưu tệp trong CSV UTF-16 ( Văn bản Unicode ) định dạng. Tương tự với UTF-8 , định dạng tệp này thực hiện các điều chỉnh cần thiết một cách hiệu quả đối với tệp CSV của bạn trong khi vẫn duy trì các ký tự và ký hiệu. Để lưu tệp theo cách này, hãy làm theo các bước bên dưới.
Các bước:
- Giống như ví dụ trước, hãy thực hiện tương tự với ba bước đầu tiên.
- Sau đó, từ trình đơn thả xuống, hãy chọn Văn bản Unicode và sau đó nhấp vào Lưu .
5.3 Thay đổi cài đặt của Excel
Bạn có thể có một số phần trong cài đặt Excel của mình không được định cấu hình đúng cách để sửa tệp CSV trong excel, điều này sẽ giải thích tại sao bạn gặp sự cố khi lưu trữ tệp CSV. Làm theo hướng dẫn bên dưới để sửa tệp của bạn một cách chính xác và ngăn chặn sự cố.
Các bước:
- Trong Microsoft Excel, chọn Tệp > Tùy chọn .
- Sau đó, chọn Nâng cao tùy chọn.
- Bỏ đánh dấu ‘ Sử dụng Dấu phân tách Hệ thống 'Tùy chọn.
- Cuối cùng, sửa Dấu phân tách thập phân thành Dấu chấm (.) và Dấu phân cách hàng nghìn thành Dấu phẩy (,). Sau đó nhấp vào OK.
- Sau đó, lưu tệp của bạn ở định dạng CSV và xem sự cố đã được giải quyết hay chưa.
5.4 Cập nhật Microsoft Excel
Để khắc phục sự cố lưu tệp CSV trong excel, hãy thử cập nhật Microsoft Excel lên phiên bản mới nhất nếu bạn vẫn gặp sự cố khi lưu tệp CSV của mình. Điều này sẽ khắc phục các lỗi và trục trặc của ứng dụng và đảm bảo rằng bạn có một bản sao chức năng của Excel. Để cập nhật Microsoft Excel, hãy làm theo các bước bên dưới.
Các bước:
- Đi tới Tệp Tab> Tài khoản > Tùy chọn cập nhật .
- Bây giờ từ trình đơn thả xuống, hãy nhấp vào Cập nhật ngay bây giờ / Bật cập nhật .
- Sau đó, khởi chạy lại Excel và xem sự cố đã được giải quyết hay chưa.
5.5 Cài đặt lại Microsoft Excel
Điều duy nhất cần làm lúc này là gỡ cài đặt Excel khỏi máy tính và cài đặt lại phiên bản mới. Làm như vậy, bạn có thể đảm bảo rằng phần mềm được cài đặt chính xác và không có tài nguyên hệ thống nào bị thiếu. Làm theo các bước bên dưới để gỡ cài đặt Excel.
Các bước:
- Đầu tiên, đi tới Bảng điều khiển và nhấp vào Gỡ cài đặt chương trình trong Chương trình.
- Sau đó, tìm kiếm Microsoft 365 / Microsoft Excel , sau đó nhấp chuột phải vào nó.
- Cuối cùng, nhấp vào Gỡ cài đặt và sau đó làm theo hướng dẫn trên lời nhắc.
Hy vọng rằng điều này sẽ giải quyết tất cả các vấn đề mà bạn đang gặp phải khi lưu tệp CSV trong Excel.
Đọc thêm: Cách xem tệp CSV trong Excel (3 phương pháp hiệu quả)
Những điều cần nhớ
- Bạn nên có một trình soạn thảo văn bản (như Notepad) để giải quyết vấn đề đầu tiên đã thảo luận ở trên.
Kết luận
Đó là phần cuối của bài viết này. Tôi hy vọng, bài viết này sẽ giúp khắc phục tất cả các sự cố liên quan đến tệp CSV trong Excel. Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hãy chia sẻ điều này với bạn bè của bạn. Hơn nữa, hãy cho chúng tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác. Cuối cùng, vui lòng truy cập Exeldemy để biết thêm các bài viết thú vị về Excel .
Các bài viết có liên quan
- Sự khác biệt giữa Tệp CSV và Excel (11 Ví dụ Thích hợp)
- Tệp CSV không mở chính xác trong Excel (4 trường hợp có giải pháp)
- Hợp nhất Tệp CSV thành Nhiều Trang tính trong Excel (với các Bước Dễ dàng)
- Mở tệp CSV trong Excel mà không cần định dạng (2 cách dễ dàng)
- [Đã giải quyết:] Excel đang mở tệp CSV trong một cột (3 giải pháp)
- Cách So sánh 2 Tệp CSV trong Excel (6 Cách Dễ dàng)