Tệp dữ liệu dựa trên văn bản là một trong những phương pháp lưu trữ dữ liệu phổ biến nhất trên thế giới hiện nay. Điều này là do các tệp văn bản nói chung chiếm dung lượng cuối cùng và chúng dễ lưu trữ nhất. Rất may, rất dễ dàng chèn tệp CSV (giá trị được phân tách bằng dấu phẩy) hoặc TSV (giá trị được phân tách bằng tab) vào Microsoft Excel.
Nếu bạn muốn chèn CSV hoặc TSV vào trang tính Excel, bạn chỉ cần biết cụ thể cách dữ liệu trong tệp được phân tách. Bạn không nhất thiết phải biết chi tiết về dữ liệu, trừ khi bạn muốn định dạng lại các giá trị đó thành chuỗi, số, tỷ lệ phần trăm và hơn thế nữa.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách chèn tệp CSV hoặc TSV vào trang tính Excel của mình và cách định dạng lại dữ liệu đó trong quá trình nhập, để tiết kiệm thời gian cho chính bạn.
Cách Chèn Tệp CSV vào Trang tính Excel
Trước khi có thể chèn tệp CSV vào trang tính Excel của mình, bạn cần xác nhận rằng tệp dữ liệu thực sự được phân tách bằng dấu phẩy (còn được gọi là “được phân cách bằng dấu phẩy”).
Xác minh đó là tệp được phân tách bằng dấu phẩy
Để thực hiện việc này, hãy mở Window Explorer và điều hướng đến thư mục lưu trữ tệp. Chọn Chế độ xem và đảm bảo rằng ngăn Xem trước được chọn.
Sau đó, chọn tệp mà bạn cho rằng chứa dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy. Bạn sẽ thấy dấu phẩy giữa mỗi phần dữ liệu trong tệp văn bản.
Ví dụ dưới đây lấy từ tập dữ liệu của chính phủ chứa kết quả điểm của học sinh SAT College Board năm 2010.
Như bạn có thể thấy, dòng đầu tiên là dòng tiêu đề. Mỗi trường được phân tách bằng dấu phẩy. Mọi dòng khác sau đó là một dòng dữ liệu, với mỗi điểm dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy.
Đây là một ví dụ về một tệp có các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy trông như thế nào. Bây giờ bạn đã xác nhận định dạng dữ liệu nguồn của mình, bạn đã sẵn sàng để chèn nó vào trang tính Excel của mình.
Chèn tệp CSV vào trang tính của bạn
Để chèn tệp dữ liệu CSV nguồn vào trang tính Excel của bạn, hãy mở một trang tính trống.
- Chọn Dữ liệu từ menu
- Chọn Nhận dữ liệu từ nhóm Lấy &Chuyển đổi Dữ liệu trên ruy-băng
- Chọn Từ tệp
- Chọn Từ Văn bản / CSV
Lưu ý:Thay vào đó, bạn cũng có thể chọn Từ Văn bản / CSV trực tiếp trên ruy-băng.
Thao tác này sẽ mở trình duyệt tệp. Duyệt đến nơi bạn đã lưu trữ tệp CSV, chọn tệp đó và chọn Nhập .
Thao tác này sẽ mở trình hướng dẫn nhập dữ liệu. Excel phân tích dữ liệu đến và đặt tất cả các hộp thả xuống theo định dạng của tệp dữ liệu đầu vào, dựa trên 200 hàng đầu tiên.
Bạn có thể điều chỉnh phân tích này bằng cách thay đổi bất kỳ cài đặt nào sau đây:
- Nguồn gốc của Tệp :Nếu tệp thuộc loại dữ liệu khác như ASCII hoặc UNICODE, bạn có thể thay đổi kiểu đó tại đây.
- Dấu phân cách :Nếu dấu chấm phẩy hoặc dấu cách được sử dụng làm dấu phân tách thay thế, bạn có thể chọn dấu chấm phẩy hoặc dấu cách tại đây.
- Phát hiện loại dữ liệu :Bạn có thể buộc Excel phân tích dựa trên toàn bộ tập dữ liệu thay vì chỉ 200 hàng đầu tiên.
Khi bạn đã sẵn sàng nhập dữ liệu, hãy chọn Tải ở cuối cửa sổ này. Thao tác này sẽ đưa toàn bộ tập dữ liệu vào trang tính Excel trống của bạn.
Sau khi có dữ liệu đó trong trang tính Excel, bạn có thể sắp xếp lại dữ liệu đó, nhóm các hàng và cột hoặc thực hiện các hàm Excel trên dữ liệu.
Nhập tệp CSV vào các phần tử Excel khác
Trang tính không phải là tất cả những gì bạn có thể nhập dữ liệu CSV vào. Trong cửa sổ cuối cùng, nếu bạn chọn Tải đến thay vì Tải, bạn sẽ thấy danh sách các tùy chọn khác.
Các tùy chọn trong cửa sổ này bao gồm:
- Bảng :Đây là cài đặt mặc định nhập dữ liệu vào trang tính trống hoặc trang tính hiện có
- Báo cáo PivotTable :Đưa dữ liệu vào báo cáo Pivot Table cho phép bạn tóm tắt tập dữ liệu đến
- PivotChart :Hiển thị dữ liệu trong biểu đồ tóm tắt, như biểu đồ thanh hoặc biểu đồ hình tròn
- Chỉ Tạo kết nối :Tạo kết nối với tệp dữ liệu bên ngoài mà bạn có thể sử dụng sau này để tạo bảng hoặc báo cáo trên nhiều trang tính
Tùy chọn PivotChart rất mạnh mẽ. Nó cho phép bạn bỏ qua các bước lưu trữ dữ liệu trong bảng và sau đó chọn các trường để tạo biểu đồ hoặc đồ thị.
Là một phần của quá trình nhập dữ liệu, bạn có thể chọn trường, bộ lọc, chú giải và dữ liệu trục để tạo các đồ họa đó trong một bước duy nhất.
Như bạn có thể thấy, có rất nhiều sự linh hoạt khi chèn CSV vào trang tính Excel.
Cách Chèn Tệp TSV vào Trang tính Excel
Điều gì sẽ xảy ra nếu tệp đến của bạn được phân cách bằng tab thay vì phân cách bằng dấu phẩy?
Quá trình này chủ yếu giống như trong phần trước, nhưng bạn sẽ muốn sử dụng Dấu phân cách hộp thả xuống để chọn Tab .
Ngoài ra, hãy nhớ rằng khi bạn đang duyệt tìm tệp dữ liệu, Excel sẽ tự động giả định rằng bạn đang tìm kiếm tệp * .csv. Vì vậy, trong cửa sổ trình duyệt tệp, hãy nhớ thay đổi loại tệp thành Tất cả tệp (*. *) để xem tệp loại * .tsv.
Khi bạn đã chọn đúng dấu phân cách, việc nhập dữ liệu vào bất kỳ trang tính Excel nào, PivotChart hoặc Báo cáo Pivot đều hoạt động theo cùng một cách.
Cách hoạt động của dữ liệu chuyển đổi
Trong cửa sổ Nhập dữ liệu, nếu bạn chọn Chuyển đổi dữ liệu thay vì chọn Tải , nó sẽ mở cửa sổ Power Query Editor.
Cửa sổ này cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về cách Excel tự động chuyển đổi dữ liệu mà nó đang nhập. Đây cũng là nơi bạn có thể điều chỉnh cách dữ liệu đó được chuyển đổi trong quá trình nhập.
Nếu bạn chọn một cột trong trình chỉnh sửa này, bạn sẽ thấy kiểu dữ liệu giả định trong phần Chuyển đổi trong ruy-băng.
Trong ví dụ dưới đây, bạn có thể thấy rằng Excel giả định rằng bạn muốn chuyển đổi dữ liệu trong cột đó thành định dạng Số nguyên.
Bạn có thể thay đổi điều này bằng cách chọn mũi tên xuống bên cạnh kiểu dữ liệu và chọn kiểu dữ liệu bạn muốn.
Bạn cũng có thể sắp xếp lại thứ tự các cột trong trình chỉnh sửa này bằng cách chọn một cột và kéo cột đó đến vị trí bạn muốn trong trang tính của mình.
Nếu tệp dữ liệu đến của bạn không có hàng tiêu đề, bạn có thể thay đổi Sử dụng Hàng đầu tiên làm Tiêu đề để Sử dụng Tiêu đề làm Hàng đầu tiên .
Thông thường, bạn không bao giờ phải sử dụng Power Query Editor, vì Excel khá tốt trong việc phân tích các tệp dữ liệu đến.
Tuy nhiên, nếu các tệp dữ liệu đó không nhất quán về cách dữ liệu được định dạng hoặc bạn muốn tổ chức lại cách dữ liệu xuất hiện trong trang tính của mình, thì Power Query Editor sẽ cho phép bạn làm điều đó.
Dữ liệu của bạn có nằm trong cơ sở dữ liệu MySQL không? Tìm hiểu cách kết nối Excel với MySQL để đưa dữ liệu đó vào. Nếu dữ liệu của bạn đã có trong một tệp Excel khác, thì cũng có nhiều cách để hợp nhất dữ liệu trong nhiều tệp Excel thành một tệp.