Các file dữ liệu dựa trên văn bản là một trong những phương pháp phổ biến nhất để lưu trữ dữ liệu trên thế giới ngày nay. Điều này là vì file văn bản nói chung tiêu thụ ít dung lượng nhất và dễ lưu trữ nhất. May mắn thay, rất dễ dàng chèn file CSV (giá trị phân cách bằng dấu phẩy) hoặc TSV (giá trị phân cách bằng tab) vào Microsoft Excel.
Nếu bạn muốn chèn CSV hoặc TSV vào bảng tính Excel, bạn chỉ cần biết cụ thể dữ liệu trong file được phân cách như thế nào. Bạn không nhất thiết phải biết chi tiết về dữ liệu, trừ khi muốn định dạng lại các giá trị thành chuỗi, số, phần trăm, v.v.
Cách Chèn File CSV Vào Bảng Tính Excel
Trước khi chèn file CSV vào bảng tính Excel, bạn cần xác nhận file dữ liệu thực sự được phân cách bằng dấu phẩy (còn gọi là "comma-delimited").
Xác Minh Đây Là File Phân Cách Bằng Dấu Phẩy
Để làm điều này, mở File Explorer (Trình duyệt file) và điều hướng đến thư mục chứa file. Chọn menu View (Xem) và đảm bảo Preview pane (Khung xem trước) được chọn.
Sau đó, chọn file bạn tin chứa dữ liệu phân cách bằng dấu phẩy. Bạn sẽ thấy dấu phẩy giữa mỗi mẩu dữ liệu trong file văn bản.
Ví dụ dưới đây đến từ bộ dữ liệu chính phủ chứa kết quả điểm SAT College Board năm 2010.
Như bạn thấy, dòng đầu tiên là dòng tiêu đề (header). Mỗi trường được phân cách bằng dấu phẩy. Mọi dòng sau đó là dòng dữ liệu, mỗi điểm dữ liệu phân cách bằng dấu phẩy.
Đây là ví dụ file giá trị phân cách bằng dấu phẩy. Bây giờ bạn đã xác nhận định dạng dữ liệu nguồn, bạn sẵn sàng chèn vào bảng tính Excel.
Chèn File CSV Vào Bảng Tính
Để chèn file dữ liệu CSV nguồn vào bảng tính Excel, mở bảng tính trống.
- Chọn Data (Dữ liệu) từ menu
- Chọn Get Data (Lấy dữ liệu) từ nhóm Get & Transform Data trên Ribbon
- Chọn From File (Từ file)
- Chọn From Text/CSV (Từ Văn bản/CSV)
Lưu ý: Thay vào đó, bạn cũng có thể chọn From Text/CSV trực tiếp trên Ribbon.
Điều này sẽ mở trình duyệt file. Duyệt đến nơi lưu file CSV, chọn nó, và chọn Import (Nhập).
Điều này sẽ mở trình thủ thuật nhập dữ liệu (data import wizard). Excel phân tích dữ liệu đến và thiết lập tất cả các hộp thả xuống theo định dạng file dữ liệu đầu vào, dựa trên 200 hàng đầu tiên.
Bạn có thể điều chỉnh phân tích này bằng cách thay đổi bất kỳ cài đặt sau:
- File Origin (Nguồn file): Nếu file là kiểu dữ liệu khác như ASCII hoặc UNICODE, bạn có thể thay đổi ở đây.
- Delimiter (Ký tự phân cách): Nếu dấu chấm phẩy hoặc khoảng trắng được dùng làm ký tự phân cách thay thế, bạn chọn ở đây.
- Data Type Detection (Phát hiện kiểu dữ liệu): Bạn có thể buộc Excel phân tích dựa trên toàn bộ tập dữ liệu thay vì chỉ 200 hàng đầu.
Khi bạn sẵn sàng nhập dữ liệu, chọn Load (Tải) ở dưới cửa sổ này. Điều này sẽ đưa toàn bộ tập dữ liệu vào bảng tính Excel trống.
Khi đã có dữ liệu trong bảng tính Excel, bạn có thể tổ chức lại dữ liệu, nhóm hàng và cột, hoặc thực hiện các hàm Excel trên dữ liệu.
Nhập File CSV Vào Các Yếu Tố Excel Khác
Bảng tính không phải là tất cả bạn có thể nhập dữ liệu CSV. Ở cửa sổ cuối, nếu chọn Load To (Tải đến) thay vì Load, bạn sẽ thấy danh sách tùy chọn khác.
Các tùy chọn trong cửa sổ này bao gồm:
- Table (Bảng): Cài đặt mặc định nhập dữ liệu vào bảng tính trống hoặc hiện có
- PivotTable Report (Báo cáo PivotTable): Đưa dữ liệu vào báo cáo Pivot Table cho phép tóm tắt tập dữ liệu đến
- PivotChart (Biểu đồ Pivot): Hiển thị dữ liệu trong biểu đồ tóm tắt, như biểu đồ thanh hoặc tròn
- Only Create Connection (Chỉ tạo kết nối): Tạo kết nối đến file dữ liệu bên ngoài, dùng sau để tạo bảng hoặc báo cáo trên nhiều bảng tính
Tùy chọn PivotChart rất mạnh. Nó cho phép bỏ qua bước lưu dữ liệu vào bảng rồi chọn trường để tạo biểu đồ/đồ thị.
Là một phần của quá trình nhập dữ liệu, bạn có thể chọn trường, bộ lọc, chú giải (legends), và dữ liệu trục để tạo đồ họa trong một bước duy nhất.
Như bạn thấy, có nhiều sự linh hoạt khi chèn CSV vào bảng tính Excel.
Cách Chèn File TSV Vào Bảng Tính Excel
Điều gì nếu file đến của bạn được phân cách bằng tab thay vì dấu phẩy?
Quy trình chủ yếu giống phần trước, nhưng bạn muốn dùng hộp thả xuống Delimiter để chọn Tab.
Cũng nhớ rằng khi duyệt file dữ liệu, Excel tự động giả định bạn tìm file *.csv. Vì vậy trong cửa sổ duyệt file, hãy nhớ đổi kiểu file thành All Files (*.*) để thấy file *.tsv.
Khi đã chọn đúng ký tự phân cách, nhập dữ liệu vào bất kỳ bảng tính, PivotChart, hoặc Pivot Report nào hoạt động chính xác như nhau.
Cách Transform Data (Chuyển Đổi Dữ Liệu) Hoạt Động
Trong cửa sổ Import Data, nếu chọn Transform Data (Chuyển đổi dữ liệu) thay vì chọn Load, nó sẽ mở cửa sổ Power Query Editor.
Cửa sổ này cho bạn thấy cách Excel tự động chuyển đổi dữ liệu đang nhập. Đây cũng là nơi bạn có thể tinh chỉnh cách dữ liệu được chuyển đổi khi nhập.
Nếu chọn cột trong trình soạn thảo này, bạn sẽ thấy kiểu dữ liệu giả định dưới phần Transform trong Ribbon.
Trong ví dụ dưới, bạn thấy Excel giả định bạn muốn chuyển đổi dữ liệu trong cột đó thành định dạng Whole Number (Số nguyên).
Bạn có thể thay đổi bằng cách chọn mũi tên xuống bên cạnh kiểu dữ liệu và chọn kiểu dữ liệu bạn thích.
Bạn cũng có thể sắp xếp lại cột trong trình soạn thảo bằng cách chọn cột và kéo nó đến vị trí bạn muốn trong bảng tính.
Nếu file dữ liệu đến không có hàng tiêu đề, bạn có thể đổi Use First Row as Headers (Dùng hàng đầu làm tiêu đề) thành Use Headers as First Row (Dùng tiêu đề làm hàng đầu).
Bình thường, bạn không bao giờ phải dùng Power Query Editor, vì Excel khá giỏi phân tích file dữ liệu đến.
Tuy nhiên, nếu các file dữ liệu không nhất quán về định dạng dữ liệu hoặc bạn muốn tổ chức lại cách dữ liệu xuất hiện trong bảng tính, Power Query Editor cho phép bạn làm điều đó.
Dữ liệu của bạn có trong cơ sở dữ liệu MySQL? Học cách kết nối Excel với MySQL để đưa dữ liệu đó vào. Nếu dữ liệu đã ở file Excel khác, cũng có cách gộp dữ liệu trong nhiều file Excel thành một file.