Bạn từng cần chèn bảng tính Excel vào Word và liên kết chúng để khi cập nhật Excel gốc, giá trị trong Word cũng tự động cập nhật?
Thực tế có vài cách chèn bảng tính Excel vào Word: liên kết (linking), nhúng (embedding), tạo mới. Dù nhúng hay liên kết, bảng tính chèn vào sẽ không tự cập nhật trừ khi bạn tạo liên kết rõ ràng giữa hai tệp.
Khi đã liên kết, dữ liệu trong bảng tính nhúng/liên kết sẽ cập nhật khi phát hiện thay đổi trong Excel gốc.
Ngoài chèn sổ làm việc có sẵn, bạn cũng chèn đối tượng Excel mới vào Word – chạy Excel bên trong Word.
Bài viết này hướng dẫn 3 phương pháp và giải thích cách tạo liên kết.
Phương pháp Sao chép - Dán (Copy Paste)
Cách đầu tiên: sao chép dán từ Excel sang Word. Ưu điểm: chỉ chèn một phần bảng tính. Phương pháp chèn đối tượng (dưới) sẽ chèn toàn bộ bảng tính.
Bước 1: Chọn vùng trong Excel muốn đưa vào Word → Ctrl + C.
Bước 2: Sang Word → Ctrl + V dán. Để liên kết: nhấp nút Tùy chọn dán (Paste Options) góc dưới phải → chọn Khớp kiểu bảng đích và liên kết Excel (Match Destination Table Style and Link to Excel) hoặc Giữ định dạng nguồn và liên kết Excel (Keep Source Formatting and Link to Excel).
Phiên bản Word mới: thấy nhiều biểu tượng. Di chuột qua → thấy hai tùy chọn như trên.
Bước 3: Xong. Bảng đã liên kết với Excel gốc. Khi cập nhật Excel và mở lại Word, Word hỏi có cập nhật từ file liên kết không.
Bước 4: Nhấp Có (Yes) → bảng cập nhật giá trị mới. Nếu mở cả hai file cùng lúc, thay đổi hiện lên ngay.
Cơ chế phức tạp nhưng may mắn là "chỉ hoạt động"! Nếu chỉ copy dán không chọn tùy chọn liên kết → chỉ có đối tượng Excel độc lập, không cập nhật khi Excel gốc thay đổi.
Cũng lưu ý: phương pháp này không cho phép chỉnh sửa dữ liệu Excel trong Word rồi phản ánh ngược lại Excel. Chỉ hoạt động một chiều. Nếu sửa dữ liệu trong Word và lưu, mở lại vẫn thấy thông báo cập nhật từ file liên kết. Nhấp Yes → tải lại giá trị mới từ Excel, ghi đè thay đổi bạn vừa làm.
Muốn chỉnh sửa Excel gốc từ Word: chuột phải dữ liệu → Đối tượng Bảng tính liên kết (Linked Worksheet Object) → Chỉnh sửa liên kết (Edit Link).
Hữu ích khi người khác tạo file Word và bạn không biết vị trí file Excel gốc.
Phương pháp Chèn đối tượng (Insert Object)
Cách thứ hai: dùng menu Chèn (Insert).
Bước 1: Word → tab Chèn → menu thả xuống Đối tượng (Object) → chọn Đối tượng.
Bước 2: Tab Tạo từ tệp (Create from File) → nút Duyệt (Browse) chọn file.
Bước 3: Chọn file xong → thấy hai ô kiểm bên phải. Muốn liên kết: tích Liên kết đến tệp (Link to file). Không muốn liên kết: bỏ tích.
Lưu ý: phương pháp này chèn toàn bộ nội dung Excel vào Word, không chỉ một phần.
Nếu double-click vào đối tượng Excel (nếu đã liên kết) → mở file Excel gốc trong chính Excel.
Phương pháp Chèn bảng tính (Insert Table)
Cuối cùng: chèn bảng tính Excel có thể chỉnh sửa hoàn toàn vào Word: tab Chèn → Bảng (Table) → Bảng tính Excel (Excel Spreadsheet) cuối cùng.
Phương pháp này chỉ hữu ích nếu muốn tạo bảng tính Excel mới từ đầu và dự định chỉnh sửa từ trong Word. Hay là nó chèn một bảng tính nổi (floating) và tải toàn bộ menu Excel vào Word – bạn chèn công thức, định dạng... như trong Excel.
Thêm trang tính, tạo bộ lọc, định dạng ô... tất cả như Excel bình thường. Cách nhanh gọn chèn dữ liệu vào Word và định dạng đẹp bằng Excel thay vì bảng Word – vốn rất khó làm đẹp.
Đó là tất cả cách đưa bảng tính Excel vào Word, liên kết hoặc không, tùy nhu cầu. Hãy bình luận nếu có thắc mắc. Chúc thành công!