Khách hàng hoặc đồng nghiệp vừa gửi cho bạn một PDF, và bạn cần thêm nội dung của nó vào bài thuyết trình PowerPoint. Cái tồi hơn, bạn có thể bị ép thời gian và không thể vẽ lại bài thuyết trình từ đầu.
Làm sao để chèn file PDF vào PowerPoint để có trải nghiệm bài thuyết trình phong phú hơn?
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn các phương pháp khác nhau chèn file định dạng PDF vào bài thuyết trình tùy thuộc vào cách bạn muốn dùng nội dung.
Chèn PDF Vào PowerPoint
Có vài tùy chọn tùy thuộc vào cách bạn muốn dùng nội dung trong file PDF, nhưng các phương pháp chính bạn có là:
- Chèn toàn bộ PDF như một object (đối tượng)
- Gán một action (hành động)
- Chèn PDF dùng screen clipping (chụp màn hình)
- Tách PDF và chèn như các trang riêng lẻ
- Thêm văn bản và sao chép đồ họa từ file PDF
- Chèn PDF vào PowerPoint cho Mac
Chèn PDF Vào PowerPoint Là Object
Nếu bạn chọn tùy chọn này, bạn có thể muốn giữ file PDF làm tài liệu hỗ trợ cho bài thuyết trình PowerPoint. Trong trường hợp này, bạn sẽ chèn toàn bộ PDF vào bài thuyết trình như một object trên slide PowerPoint, mà bạn có thể mở và xem trong lúc thuyết trình bằng cách chọn object PDF trên slide.
Lưu ý: Bạn không thể chèn hoặc chỉnh sửa nội dung PDF khi đang chỉnh sửa bài thuyết trình trong PowerPoint online (hoặc cho web).
- Để chèn PDF như object trong PowerPoint, hãy chắc chắn file PDF không mở trên máy, rồi vào slide PowerPoint nơi bạn muốn đặt PDF như object.
- Nhấp Insert (Chèn) trên thanh menu.
- Chọn Object.
- Trong hộp thoại Insert Object, nhấp Create from File (Tạo từ file).
- Nhấp Browse (Duyệt) để mở thư mục chứa file PDF bạn muốn.
- Nhấp vào file rồi nhấp OK để chèn như object.
- Nếu thành công, bạn sẽ thấy biểu tượng PDF xuất hiện trên slide và file không phải là một phần của bài thuyết trình PowerPoint. Khi bạn sẵn sàng mở nó ở chế độ Normal view, nhấp đúp vào hình ảnh và nó sẽ hiển thị nội dung file PDF.
Gán Hành Động (Attach An Action)
Tùy chọn này cho phép bạn mở file PDF trong lúc thuyết trình bằng cách gán một hành động cho nó.
- Để làm vậy, mở PowerPoint và chắc chắn bạn ở chế độ Normal view.
- Trên slide có file PDF, nhấp vào hình ảnh hoặc biểu tượng của file.
- Tiếp theo, nhấp tab Insert dưới nhóm Links (Liên kết), và chọn Action.
- Chọn tab Mouse Click (Nhấp chuột) trong hộp Action Settings để mở PDF bằng một cú nhấp. Tuy nhiên, nếu bạn thích mở khi di chuyển con trỏ qua biểu tượng file PDF, chọn tab Mouse Over (Di chuột qua).
- Chọn Object Action, nhấp Open từ danh sách, rồi nhấp OK.
Chèn PDF Dùng Screen Clipping
Bạn có thể chỉ muốn xem một trang từ file PDF thay vì chèn toàn bộ file chỉ để đến một trang cụ thể. Trong trường hợp này, bạn không phải chèn PDF như object hay gán như action; bạn có thể thêm nội dung bạn muốn từ trang đó như một screen clipping, và chèn vào slide PowerPoint như hình ảnh hoặc ảnh.
- Để làm vậy, mở file PDF và đến trang có nội dung bạn muốn chèn vào bài thuyết trình PowerPoint.
- Nhấp Insert (Chèn) và chọn Screenshot (Chụp màn hình).
- Bạn sẽ thấy file PDF mở trong thư viện Available Windows (Cửa sổ có sẵn). Nhấp vào ảnh thu nhỏ của file PDF để chèn nó vào slide PowerPoint như hình ảnh.
Lưu ý: Nếu bạn muốn phần được chọn của file PDF, nhấp Screen Clipping từ cửa sổ đầu tiên hiển thị trong thư viện Available Windows. Màn hình sẽ trắng và con trỏ thành dấu cộng. Bây giờ bạn có thể giữ nút trái touchpad hoặc chuột, và kéo để chọn phần màn hình bạn muốn chụp.
Tách & Chèn PDF Vào PowerPoint Như Các Trang Riêng Lẻ
Nếu file PDF bạn muốn dùng cho bài thuyết trình chứa mọi thứ bạn cần, bạn có thể dùng phương pháp này để tách file và chèn như các trang riêng lẻ, hoặc chuyển đổi nó thành bài thuyết trình PowerPoint hoàn toàn.
Chuyển đổi PDF thành bài thuyết trình PowerPoint yêu cầu Adobe Acrobat DC hoặc công cụ thứ ba. Cách này, bạn có thể biến nó thành file PowerPoint có thể chỉnh sửa (.ppt hoặc .pptx), và chèn trang PDF vào bài thuyết trình, hoặc dùng nó làm bài thuyết trình chính.
Nếu bạn có Adobe Acrobat DC, dễ dàng chuyển PDF thành bài thuyết trình PowerPoint định dạng chỉ với vài cú nhấp. Cách này, bạn có thể cập nhật bài thuyết trình từ thiết bị di động hoặc trình duyệt web từ bất cứ đâu mà không lãng phí thời gian định dạng hoặc lo lỗi chuyển đổi. Nó cũng làm cho việc chọn và xuất chỉ những gì bạn cần dễ dàng và nhanh hơn.
- Để chuyển PDF thành PowerPoint trong Adobe Acrobat DC, mở file PDF.
- Nhấp Export PDF.
- Chọn Microsoft PowerPoint làm định dạng xuất (export format).
- Nhấp Export.
- Nhấp nút Export màu xanh ở dưới cùng màn hình.
- Lưu file như file mới, đặt tên, và nhấp Save. File sẽ được tiền xử lý để xuất.
Lưu ý: Acrobat sẽ tự động chạy nhận dạng văn bản nếu file PDF chứa văn bản quét.
Dùng công cụ thứ ba chuyển file PDF thành các trang riêng lẻ cũng dễ dàng như nhau. Bạn có thể dùng công cụ trực tuyến miễn phí như Smallpdf, chuyển bất kỳ file PDF nào, bao gồm tài liệu quét, thành các trang riêng lẻ, hoặc định dạng có thể chỉnh sửa như PowerPoint.
- Để làm trong Smallpdf, nhấp vào tùy chọn PDF to PPT.
- Tải file PDF lên bằng cách kéo thả vào giao diện Smallpdf trực tuyến, hoặc nhấp Choose Files (Chọn file) và chọn PDF bạn muốn tải.
- Đợi file tải lên, và khi chuyển đổi xong, nhấp Download (Tải xuống) và lưu file chuyển đổi vào vị trí ưa thích. Cách này, bạn có thể mở các trang file PDF đã chuyển đổi và chọn slide bạn muốn thêm vào bài thuyết trình.
Thêm Văn Bản & Sao Chép Đồ Họa Từ File PDF
Với tùy chọn này, bạn có thể sao chép một phần văn bản từ file PDF và thêm vào PowerPoint dùng Adobe Acrobat Reader.
- Để chèn văn bản bạn muốn, mở PDF trong Adobe Reader và bôi đen văn bản bạn muốn sao chép.
- Đi đến Edit (Chỉnh sửa) và nhấp Copy, hoặc nhấn phím CTRL và C trên bàn phím để sao chép văn bản vào clipboard. Bạn cũng có thể chuột phải vào văn bản bôi đen và chọn Copy.
- Mở bài thuyết trình PowerPoint và đến slide bạn muốn chèn văn bản PDF. Nhấp Home rồi nhấp Paste (Dán).
Nếu có hình ảnh hoặc đồ họa cụ thể bạn muốn chèn từ file PDF, bạn không phải chèn toàn bộ tài liệu vào PowerPoint. Mở file PDF trong Adobe Reader, chuột phải vào PDF và chọn đồ họa bạn muốn chèn vào PowerPoint, chuột phải vào nó và nhấp Copy Image (Sao chép hình ảnh).
Đi đến bài thuyết trình PowerPoint và chọn slide bạn muốn chèn đồ họa PDF. Nhấp Home và chọn Paste để chèn đồ họa PDF.
Chèn PDF Vào PowerPoint Cho Mac
Khác với Windows nơi bạn có thể chèn PDF vào PowerPoint như object, ở Mac, bạn có thể thử các bước giống nhau nhưng sẽ nhận thông báo lỗi nói file không khả dụng hoặc loại file không được hỗ trợ. Điều này xảy ra vì các ứng dụng Mac Office không tận hưởng cùng tính năng object linking và embedding (liên kết và nhúng đối tượng) như bạn tìm thấy trong Microsoft Office.
Tuy nhiên, bạn có thể chèn đồ họa và văn bản từ file PDF trong PowerPoint cho Mac dùng cùng các bước mô tả ở trên cho Windows. Thay vào đó, bạn có thể liên kết đến PDF dùng Insert>Hyperlink rồi chọn Web Page or File (Trang web hoặc File).
Trong lúc thuyết trình, mở hyperlink để hiển thị nội dung bạn muốn từ file PDF.
Chinh Phục Bài Thuyết Trình Tiếp Theo
Dù là demo webinar, đào tạo văn phòng, hay bài học lớp học, PowerPoint là công cụ đầu tiên hầu hết mọi người nghĩ đến. Giờ bất cứ khi nào bạn trình bày và cần tham khảo nội dung trên file PDF, bạn có thể làm mượt mà mà không cần chuyển qua lại giữa PowerPoint và trình xem PDF.
Nếu bạn có thủ thuật khác từng dùng để chèn PDF vào PowerPoint, chúng tôi rất mong nghe đề xuất của bạn trong bình luận bên dưới.