PowerPoint là công cụ phổ biến để trình bày và giới thiệu sản phẩm hoặc thông điệp. Nó đi kèm nhiều bố cục, chủ đề và công cụ giúp xây dựng bài trình bày chuyên nghiệp. Nhưng nếu bạn dành nhiều thời gian tạo bài trình bày hấp dẫn, bố cục tốt và muốn chia sẻ với người không có Microsoft Office?
Câu trả lời ngắn gọn là bạn không thể. Tuy nhiên, nếu biến nó thành video, hầu hết mọi người có kết nối Internet đều xem được. Lợi ích khác của việc chuyển PowerPoint thành video là cách tuyệt vời để tái sử dụng nội dung sang định dạng khác. Video nhanh chóng trở thành phần lớn chiến lược marketing số của doanh nghiệp.
Mặc dù PowerPoint không được quảng bá như công cụ video, và có nhiều công cụ, ứng dụng, nền tảng video, bạn có thể nghĩ tại sao nên dùng PowerPoint?
Một vài lý do tốt:
- Như đã nói, bạn không thể chia sẻ bài trình bày với người không cài PowerPoint trên máy.
- Bạn đã dành nhiều thời gian tạo bài trình bày PowerPoint tự động hoàn toàn và không muốn bắt đầu từ đầu với video.
- Tạo video không nằm trong kỹ năng của bạn, và bạn không muốn học công cụ mới.
Cách Nhanh & Dễ Dàng
Nếu bài trình bày hoàn chỉnh với thời gian tự động, chuyển cảnh và hiệu ứng, bạn có thể ngạc nhiên vì việc chuyển đổi thành video dễ dàng đến mức nào.
- Mở bài trình bày PowerPoint.
- Nhấp File, chọn Save As (Lưu dưới tên), và từ menu thả xuống chọn MPEG-4 Video (*.mp4). (có sẵn PowerPoint 2010 trở lên).
Quá dễ dàng? Thực sự vậy. Nhưng lưu ý cách này chỉ hoạt động cho bài trình bày đã hoàn toàn thiết lập sẵn sàng cho người xem.
Dùng Tùy Chọn Export
- Cách khác chuyển sang file video: nhấp File, chọn Export (Xuất), nhấp Create a Video (Tạo video).
- Có vài tùy chọn chọn ảnh hưởng đến video cuối cùng. Bắt đầu bằng chọn chất lượng.
Lựa chọn bạn làm ảnh hưởng đến độ rõ nét, độ phân giải và dung lượng file video. Chất lượng càng cao, file càng lớn.
Tôi thường dùng Full HD (1080p), nhưng nếu tốc độ tải lên Internet chậm hoặc dung lượng file là vấn đề, HD (720p) cũng tạo video HD chất lượng cao.
Chọn Thời Gian (Timings)
Tùy chọn tiếp theo kiểm soát mỗi slide ở màn hình bao lâu hoặc thời gian video.
- Nếu chọn Don't Use Recorded Timings and Narrations (Không dùng thời gian và lời bình đã ghi), mỗi slide hiển thị cùng khoảng thời gian. Khi dùng tùy chọn này, bạn chọn số giây muốn mỗi slide ở trước khi chuyển slide tiếp theo.
- Bây giờ nhấp Create Video (Tạo video) và lưu file vào máy.
- Tìm vị trí lưu video và phát nó. Sẽ mở trong trình phát video/app mặc định. Các slide sẽ phát theo thời gian bạn đặt ở trên.
- Bạn có thể muốn làm này để người xem đọc slide văn bản dài. Có thể thực hiện bằng chọn cài đặt thời gian khác. Chọn Record Timings and Narrations (Ghi thời gian và lời bình).
- Tùy chọn này cho phép tùy chỉnh mỗi slide kéo dài bao lâu trên video và cho tùy chọn ghi lời bình (voiceover). Nếu muốn ghi voiceover, bạn có vài tùy chọn. Để đổi micro, xem dưới settings (cài đặt).
- Bạn cũng có thể khung hình bản thân ghi video bằng chọn tùy chọn Camera từ cài đặt trên.
- Để bắt đầu voiceover, nhấp nút đỏ Record (Ghi). PowerPoint sẽ cho vài giây chuẩn bị khi đếm ngược 3, 2, 1.
- Khi ghi âm, PowerPoint cũng ghi thời gian. Thời gian bạn ở mỗi slide trước khi chuyển slide tiếp theo sẽ đặt thời gian.
- Để chuyển slide tiếp theo, dùng phím mũi tên. Khi đến cuối, "X" thoát màn hình ghi. Bạn sẽ quay về trang cài đặt với thời gian đã ghi.
- Nhấp Create Video và lưu vào máy. Mỗi slide trong video sẽ kéo dài bằng thời gian bạn nói về nó khi ghi âm.
Cách Thiết Lập PowerPoint Với Chuyển Cảnh, Hiệu Ứng & Thời Gian
Nếu bạn muốn thiết lập hiệu ứng, thời gian, chuyển cảnh trước khi tạo video, dưới đây là vài ví dụ cách làm. Như vậy, bạn dùng cách nhanh dễ dàng ở đầu nội dung chuyển PowerPoint thành video.
Chuyển Cảnh (Transitions) Là Gì?
Bạn từng thấy bài trình bày PowerPoint làm gì đó lấp lánh hoặc thu hút mắt giữa các slide? Những hiệu ứng đặc biệt đó gọi là chuyển cảnh (transitions).
Có ba loại chuyển cảnh bạn chọn dùng trong bài trình bày:
- Subtle (Tinh tế): Chuyển động cơ bản, đơn giản từ slide này sang slide khác.
- Exciting: (Hấp dẫn): Vĩ đại và thú vị hơn Subtle.
- Dynamic: (Động): Khi dùng giữa hai slide giống bố cục, chuyển cảnh này chỉ di chuyển placeholder, không di chuyển slide.
Khi áp dụng vừa phải, chuyển cảnh thêm hiệu ứng chuyên nghiệp, hấp dẫn thị giác cho bài trình bày.
Nếu dùng quá nhiều chuyển cảnh, kết quả có thể gây nhầm lẫn, hỗn loạn và phân tâm.
Áp Dụng Chuyển Cảnh
- Chọn slide từ panel Slide Navigation (Điều hướng slide) nơi bạn muốn áp dụng chuyển cảnh. Slide này sẽ xuất hiện sau chuyển cảnh bạn chọn.
- Nhấp Transitions (Chuyển cảnh) từ điều hướng trên. Lưu ý mặc định là None (Không). Nhấp More (Thêm) hoặc mũi tên xuống để xem tất cả tùy chọn.
Khi nhấp chuyển cảnh, bạn tự động thấy xem trước nó trông như thế nào nếu chọn. Bạn có thể dùng chuyển cảnh cho một slide hoặc nhấp Apply to All (Áp dụng cho tất cả) dùng cùng chuyển cảnh cho mọi slide.
Tùy Chỉnh Hướng Chuyển Cảnh
Mỗi chuyển cảnh có tùy chọn hiệu ứng khác nhau.
- Để chọn cái bạn muốn, nhấp Effect Options (Tùy chọn hiệu ứng), chọn một, và xem PowerPoint tự động cho xem trước lựa chọn.
Thay Đổi Thời Gian Chuyển Cảnh
- Chọn slide muốn đổi thời gian và tìm trường Duration (Thời lượng). Trong ví dụ, slide đặt 01.00.
- Hãy tăng thời gian lên .025 để chuyển cảnh chậm hơn. Bạn chọn đặt thời lượng cho slide đã chọn.
- Nhấp Apply to All dùng cùng thời lượng chuyển cảnh cho mọi slide.
Thêm Âm Thanh Cho Chuyển Cảnh
- Nhấp menu thả xuống bên cạnh Sound (Âm thanh) từ thanh điều hướng trên. Chọn âm thanh, sau đó xem trước.
- Để xem trước âm thanh, từ thanh điều hướng trên nhấp Slide Show (Trình chiếu) rồi From Current Slide (Từ slide hiện tại).
Cách Chuyển Sang Slide Tiếp Theo
Nếu bạn trình bày trực tiếp trước khán giả, thường nhấn Spacebar hoặc chuột để chuyển slide tiếp theo.
Tuy nhiên, vì chúng ta chuyển bài trình bày thành video, bạn muốn dùng cài đặt Advance Slides (Tự động chuyển slide) để tự động hóa quy trình.
- Bây giờ bạn muốn bỏ chọn (deselect) dấu tích bên cạnh On Mouse Click (Khi nhấp chuột). Trong trường After (Sau), nhập thời gian muốn slide hiển thị trước khi chuyển tiếp. Trong ví dụ, slide kéo dài 00:03.36.
Hiệu Ứng Tùy Chỉnh (Custom Animations)
Hiệu ứng (Animations) trong PowerPoint thêm chuyển động cho các yếu tố khác nhau trong bài trình bày. Mục đích thu hút sự chú ý đến điểm chính, như văn bản cụ thể, hình dạng, bảng, hình ảnh và đối tượng khác.
Dùng hiệu ứng trong video PowerPoint làm cho nó hấp dẫn và thú vị hơn. Một số loại chuyển động bạn thêm vào slide:
- Thay đổi màu hoặc kích thước hình ảnh/văn bản.
- Làm hình ảnh xuất hiện hoặc biến mất.
- Di chuyển đối tượng quanh slide.
Thêm Hiệu Ứng
- Bắt đầu bằng chọn đối tượng muốn tạo hiệu ứng, nhấp Animations (Hiệu ứng), chọn tùy chọn. Nếu không thấy Animation Pane (Khung hiệu ứng), nhấp vào để mở.
- Bây giờ nhấp Effect Options chọn một. Hiệu ứng khác nhau có tùy chọn khác nhau.
Để bắt đầu hiệu ứng, nhấp menu thả xuống bên cạnh Start chọn một tùy chọn dưới:
- On Click bắt đầu hiệu ứng khi nhấp slide.
- With Previous bắt đầu hiệu ứng cùng lúc với hiệu ứng trước trên slide trước.
- After Previous phát ngay sau hiệu ứng trước hoàn tất.
Nhấp Duration đặt thời gian hiệu ứng kéo dài. Nếu muốn độ trễ trước khi hiệu ứng bắt đầu, dùng tùy chọn Delay (Độ trễ).
Để thêm hiệu ứng khác, nhấp Add Animation chọn cái muốn dùng. Nếu muốn thay đổi thứ tự hiệu ứng xuất hiện trên slide, nhấp dấu hiệu hiệu ứng (animation marker).
- Chọn Move Earlier (Di chuyển sớm hơn) hoặc Move Later (Di chuyển muộn hơn) đổi thứ tự hiệu ứng trong chuỗi.
Thêm Hiệu Ứng Cho Nhóm
- Giữ control (Ctrl) trên bàn phím và chọn đối tượng muốn đưa vào nhóm.
- Tiếp theo nhấp Shape Format (Định dạng hình dạng), rồi Group (Nhóm), và Group lại.
- Sau đó chọn Animations chọn cái muốn dùng.
Tạo Hiệu Ứng Cho Văn Bản
- Chọn văn bản muốn thêm hiệu ứng.
- Nhấp Add Animation chọn tùy chọn. Bạn thấy nó trong Animation Panel bên phải.
- Bước tiếp theo nhấp menu thả xuống bên cạnh hiệu ứng vừa thêm. Đây là nơi khác quyết định khi nào muốn bắt đầu. Chọn Start On Click, Start With Previous, hoặc Start After Previous.
- Nhấp menu thả xuống lại bên cạnh hiệu ứng văn bản, lần này chọn Effect Options.
Ở đây bạn đặt hướng, thời gian, và tùy chọn hiệu ứng cụ thể khác.
Có rất nhiều hiệu ứng đặc biệt bạn thêm vào PowerPoint. Với thực hành, bạn sẽ tạo được bài trình bày hấp dẫn dùng hiệu ứng tự động và thời gian chuyển cảnh.
Khi hoàn thành các bước trên, bạn dùng cách đơn giản ở đầu nội dung chuyển PowerPoint thành video. Chỉ trong vài phút, bạn có video thuyết phục, hấp dẫn, đẹp mắt để chia sẻ.