Dưới đây là hai vấn đề thường gặp liên quan đến số trang trong PowerPoint và cách khắc phục.
Trường hợp A: Bạn hoàn thành bộ slide (deck) PowerPoint cho cuộc họp quan trọng vào ngày mai, và nhận email từ sếp yêu cầu thêm một slide vào đầu bộ. Bạn tạo slide nhưng nhận ra tất cả số trang tiếp theo bị lệch một đơn vị.
Vì bạn thêm số trang thủ công vào mỗi slide bằng textbox (hộp văn bản), giờ bạn phải duyệt qua toàn bộ bài thuyết trình, slide bởi slide, cập nhật số trang trên mỗi slide riêng lẻ. Thật phiền toái.
Trường hợp B: Bạn đủ khéo dùng tính năng số trang tích hợp của PowerPoint, nhưng dù đã tích Slide Numbers trong hộp thoại Header and Footer, số trang không xuất hiện đâu trên slide. Điều gì đang xảy ra?
Cách Thêm Số Trang Vào PowerPoint
Dưới đây là các bước thêm số trang vào PowerPoint đúng cách để chúng xuất hiện ở vị trí bạn muốn, và bạn không bao giờ phải đánh số lại slide.
- Mở Slide Master (Slide chủ). Chọn tab View (Xem), rồi chọn biểu tượng Slide Master.
- Chọn Parent Slide (Slide cha). Parent Slide nằm ở đầu danh sách slide bên trái, và là slide lớn nhất trong danh sách. Có thể bạn phải cuộn lên đầu danh sách.
- Chọn biểu tượng Master Layout để mở hộp thoại.
- Tích vào ô bên cạnh Slide Number (Số trang).
- Trên tab Slide Master trên Ribbon, click vào biểu tượng X đỏ để Close Master View (Đóng chế độ Master).
- Chọn Slide Number.
Lưu ý: Dù bạn chọn Slide Number ở Bước 5, bạn chỉ chỉ định bạn muốn tùy chọn thêm số trang vào bộ slide. Đó là lý do hộp thoại ở Bước 5 ghi "Placeholders" (Vị trí giữ chỗ). Ở bước này bạn phải bảo PowerPoint chèn số trang thực sự. Sau đó bạn chỉ định vị trí muốn số trang xuất hiện và cách chúng trông như thế nào.
- Chọn tab Insert (Chèn), rồi click biểu tượng Slide Number để mở hộp thoại với tùy chọn Header and Footer.
- Tích vào ô bên cạnh Slide Number. Đảm bảo có dấu tích trong ô bên cạnh Slide Number.
- Tích vào ô "Don't show on title page" (Không hiển thị trên trang tiêu đề). Thực hành tốt khuyên slide tiêu đề không nên có số trang. Tích ô bên dưới để ẩn số trang trên slide tiêu đề.
- Chọn Apply (Áp dụng) hoặc Apply to All (Áp dụng cho tất cả), và xong!
Lưu ý: Nhớ rằng, ẩn số trang trên slide tiêu đề chỉ hoạt động đúng nếu bạn chọn layout Title Slide (Slide tiêu đề) cho slide đó. Bạn kiểm tra bằng cách click chuột phải vào slide tiêu đề, chọn Layout và xác nhận layout tiêu đề được chọn.
- Định dạng và định vị lại số trang. Nếu muốn thay đổi giao diện và/hoặc vị trí số trang, vào Slide Master làm điều đó. Làm theo Bước 1 và 2 để đến Parent Slide. Tìm placeholder (vị trí giữ chỗ) số trang. Trông như sau: (#). Chọn văn bản đó và định dạng theo ý thích. Bạn cũng chọn hộp bao quanh placeholder và di chuyển placeholder số trang đến đâu trên slide tùy ý.
Tương tự, nếu muốn số trang xuất hiện ở vị trí khác tùy layout slide bạn áp dụng, bạn điều chỉnh vị trí placeholder số trang trên các layout riêng lẻ trong Slide Master.
Để làm điều này, điều hướng đến Slide Master, chọn layout slide muốn sửa trong danh sách bên trái, và định vị hoặc định dạng lại placeholder số trang cho layout cụ thể đó.
Thêm Số Trang Vào PowerPoint
Bây giờ bạn đã nhận ra Slide Master hữu ích cho nhiều hơn chỉ thêm số trang vào bài thuyết trình PowerPoint. Cũng như thêm và định vị số trang trên slide master ảnh hưởng đến tất cả slide trong bộ, bạn dùng các layout khác nhau trong Slide Master để áp dụng các yếu tố và định dạng khác nhau cho slide xuyên suốt bài thuyết trình.
Nếu thay đổi một yếu tố trong layout master slide, thay đổi đó sẽ lan truyền (cascade) qua tất cả slide phụ thuộc. Tìm hiểu thêm về master slide layouts và trở thành bậc thầy Slide Master!