Cách Tạo Và Chạy Macro Trong Word

Nếu bạn làm việc nhiều với Microsoft Word và thấy mình lặp lại những việc giống nhau, hãy tạo macro. Macro là dạng rút gọn của macroinstruction (chỉ thị vĩ mô), nghĩa là một loạt chỉ thị để hoàn thành một nhiệm vụ.

Điều tuyệt vời khi tạo macro trong Word là bạn không cần biết lập trình. Nếu bạn biết bấm record (ghi) và stop (dừng), bạn làm được.

Macro Có Nguy Hiểm Không?

Bạn có nghe nói macro xấu vì có thể chứa virus? Mặc dù bạn phải cẩn thận mở tài liệu Office từ người lạ vì có thể chứa macro độc hại, nhưng đây không phải vấn đề ở đây. Bạn tự tạo macro, nên bạn biết nó không phải virus.

Cách Ghi Macro Trong Word

Với ví dụ này, bạn sẽ tạo macro trong Word để chèn chữ ký ở cuối tài liệu.

1. Với Word mở, vào tab View (Xem).
2. Chọn mũi tên xuống dưới nút Macros.
3. Chọn Record Macro… (Ghi macro...) — cửa sổ mới mở ra.

4. Trong trường Macro name: (Tên macro), nhập tên có nghĩa cho macro. Không cho phép khoảng trắng. Dùng gạch dưới hoặc gạch ngang.
5. Trong menu thả xuống Store macro in: (Lưu macro trong), chọn tài liệu nào bạn muốn macro này dùng. Nếu chọn All Documents (Normal.dotm), macro sẽ khả dụng trong mọi tài liệu Word mới bạn tạo. Nếu chọn một tài liệu đơn lẻ, nó chỉ áp dụng cho tài liệu đó. Thường tốt nhất chọn All Documents.

6. Trong trường Description: (Mô tả), viết macro làm gì. Đây là macro đơn giản với tên mô tả, nhưng khi bạn tự tin với macro, bạn sẽ làm điều phức tạp hơn, nên mô tả luôn là ý tưởng tốt.
7. Bạn chọn Assign macro to (Gán macro cho) hoặc nút bạn tạo bằng Button (Nút) hoặc phím nóng bằng nút Keyboard (Bàn phím). Đã có nhiều phím tắt cho Word, nên nút có thể tốt hơn. Chọn Button. Cửa sổ mới Word Options mở ra.

8. Ở đây bạn gán macro một nút trên Word Ribbon. Chọn Customize Ribbon (Tùy chỉnh Ribbon).
9. Trong menu thả xuống Choose commands from: (Chọn lệnh từ), chọn Macros. Điều này hiển thị macro của chúng ta ở khu vực bên dưới.

10. Bạn cần nơi trên Ribbon đặt macro. Ví dụ này, chọn Home (Trang chủ) ở khu vực Main Tabs. Sau đó chọn New Group (Nhóm mới).
11. Chọn Rename (Đổi tên) để đặt tên có nghĩa.
12. Trong cửa sổ Rename, chọn một biểu tượng đại diện cho nhóm rồi nhập My Macros vào trường Display name (Tên hiển thị).
13. Chọn OK để áp dụng. Bạn thấy thay đổi ở khu vực Main Tabs.

14. Với My Macros mới chọn trong khu vực Main Tabs, chọn macro Normal.NewMacros.Insert_Signature.
15. Chọn Add (Thêm) để chèn vào nhóm My Macros.

16. Chắc chắn bạn muốn đổi tên. Với macro được chọn ở khu vực Main Tabs, chọn Rename…
17. Trong cửa sổ Rename, chọn biểu tượng và nhập tên đơn giản vào trường Display name:.
18. Chọn OK để cam kết thay đổi. Bạn thấy thay đổi ở khu vực Main Tabs.
19. Chọn OK dưới khu vực Main Tabs để hoàn tất tạo nút cho macro.

20. Tiến hành tạo khối chữ ký bạn muốn. Thêm scan chữ ký hoặc hình ảnh khác. Bất cứ thứ gì bạn muốn. Khi xong, chọn mũi tên xuống dưới nút Macros.
21. Chọn Stop Recording (Dừng ghi). Xong. Macro Insert Signature đã tạo.

22. Thử nghiệm bằng cách tìm nút Insert Signature bạn tạo ở tab Home và chọn nó. Khối chữ ký nên xuất hiện kỳ diệu đúng như bạn thiết kế.

Cách Viết Macro

Đối với hầu hết macro, phương pháp ghi là cách hiệu quả nhất. Cuối cùng, bạn muốn làm điều phức tạp hơn. Điều này yêu cầu viết macro bằng ngôn ngữ Visual Basic for Applications (VBA). Chúng tôi có hướng dẫn VBA tốt nhất cho người mới, hãy bookmark lại. Hãy tạo macro tính trung bình từ trên câu để giúp biết khi nào mình viết quá dài dòng.

1. Bạn cần truy cập tab Developer (Nhà phát triển) bị ẩn mặc định trong Word. Ở góc trên trái Word, chọn File.

2. Gần dưới bên trái, chọn Options (Tùy chọn).

3. Trong cửa sổ mở ra, chọn Customize Ribbon.
4. Ở bên phải, tìm Developer và tích chọn nó.
5. Chọn OK để đóng cửa sổ. Tab Developer sẽ hiện ra.

6. Chọn tab Developer.
7. Chọn nút Macros.

8. Nhập tên có nghĩa trong Macro name:. Để Macros in: là Normal.dotm để áp dụng cho mọi tài liệu Word. Luôn nhập mô tả ở khu vực Description:.
9. Chọn Create (Tạo). Công cụ phát triển Microsoft Visual Basic for Applications sẽ mở.

10. Mã trong hình chữ nhật màu xanh dưới đây nên đã có sẵn với khoảng trống giữa. Copy và dán mã sau vào khoảng trống đó:

Dim s As Range
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0

For Each s In ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Next

MsgBox "Average words per sentence" + Str(Int(numWords / numSentences)) + ". Less than 15 is best."

11. Chọn nút Run (Chạy) để test mã. Nếu không chạy như mong đợi, chỉnh mã cho đến khi chạy đúng ý.

12. Chọn nút Save (Lưu) và đóng cửa sổ phát triển.

13. Tạo nút trên Word Ribbon dùng cùng phương pháp trong hướng dẫn "How to Record a Macro" ở trên.
14. Tìm nút vừa tạo và test nó.

Macro Của Tôi Không Hoạt Động Khi Lưu Tài Liệu Word

Word mặc định lưu với đuôi .docx, không cho phép macro tự chạy. Nếu muốn macro chạy, bạn phải đổi kiểu file thành Word Macro-Enabled Document (*.docm).

Loại file này tồn tại một phần để giải quyết vấn đề bảo mật macro. Nếu thấy đuôi file này trên tài liệu bạn không ngờ nhận được, hãy cảnh giác.

Có Thể Làm Gì Khác Với Macro?

Bạn có thể tạo macro trong Excel, Outlook, thậm chí PowerPoint. Bất cứ việc bạn đang làm thủ công, bạn có thể ghi hoặc viết macro để làm. Dùng macro trong Word kết hợp phím tắt Windows tuyệt vời sẽ tăng năng suất gấp mười lần.