Nếu bạn làm việc nhiều với Microsoft Word và thấy mình lặp đi lặp lại những việc tương tự, hãy tạo macro. Macro là cách viết tắt của từ macroinstruction, có nghĩa là một loạt các hướng dẫn để hoàn thành một nhiệm vụ.
Điều tuyệt vời khi tạo macro trong Word là bạn không cần biết cách lập trình. Nếu bạn có thể nhấn ghi và dừng, bạn có thể thực hiện việc này.
Macro không nguy hiểm?
Bạn đã từng nghe nói về macro là xấu vì chúng có thể chứa vi-rút? Mặc dù bạn phải cẩn thận khi mở tài liệu Office từ những người không xác định vì họ có thể có macro độc hại, nhưng đó không phải là vấn đề ở đây. Bạn tạo macro của riêng mình, vì vậy bạn biết nó không phải là vi-rút.
Cách ghi Macro trong Word
Đối với ví dụ này, bạn sẽ tạo một macro trong Word để chèn chữ ký của bạn vào cuối tài liệu.
- Với Word đang mở, đi tới Chế độ xem tab.
- Chọn mũi tên xuống bên dưới Macro nút.
- Chọn Ghi Macro… một cửa sổ mới sẽ mở ra.
- Trong Tên macro: , hãy nhập tên có ý nghĩa cho macro. Khoảng trắng không được phép. Sử dụng dấu gạch dưới hoặc dấu gạch ngang.
- Trong Macro Store in: thả xuống, bạn có thể chọn những tài liệu bạn muốn macro này được sử dụng. Nếu bạn chọn Tất cả tài liệu (Normal.dotm), macro sẽ có sẵn cho bạn trong mọi tài liệu Word mới mà bạn tạo từ bây giờ. Nếu bạn chọn một tài liệu duy nhất, nó sẽ chỉ áp dụng cho tài liệu duy nhất đó. Tốt nhất nên chọn Tất cả tài liệu .
- Trong Mô tả: trường, ghi những gì macro làm. Đây là một macro đơn giản với tên mô tả, nhưng khi bạn tự tin với macro, bạn sẽ làm những việc phức tạp hơn, vì vậy mô tả luôn là một ý tưởng hay.
- Bạn có thể chọn Gán macro cho nút bạn sẽ tạo bằng Nút hoặc các phím nóng mà bạn có thể chọn bằng Bàn phím khuy ao. Đã có rất nhiều phím tắt cho Word, vì vậy tốt nhất bạn nên sử dụng một nút. Chọn Nút . Một cửa sổ mới sẽ mở ra có tên là Tùy chọn Word .
- Tại đây, bạn sẽ gán macro cho một nút trên Ruy-băng Word. Chọn Tùy chỉnh ruy-băng .
- Trong phần Chọn lệnh từ: thả xuống, chọn Macro . Điều này sẽ hiển thị cho chúng tôi các macro của chúng tôi trong khu vực bên dưới nó.
- Bạn cần một nơi nào đó trên ruy-băng để đặt macro. Đối với ví dụ này, hãy chọn Trang chủ trong khu vực Tab chính. Sau đó chọn Nhóm mới .
- Chọn Đổi tên để bạn có thể đặt cho nó một cái tên có ý nghĩa.
- Trong Đổi tên cửa sổ, chọn một trong các biểu tượng để đại diện cho nhóm, sau đó nhập Macro của tôi trong Tên hiển thị lĩnh vực này.
- Chọn OK để áp dụng nó. Bạn sẽ thấy sự thay đổi trong Tab chính khu vực.
- Với Macro của tôi mới được chọn trong khu vực Tab chính, hãy chọn Normal.NewMacros.Insert_Signature macro.
- Chọn Thêm để chèn nó vào nhóm Macro của tôi.
- Tất nhiên, bạn sẽ muốn đổi tên nó. Với macro được chọn trong khu vực Tab chính, hãy chọn Đổi tên…
- Trong cửa sổ Đổi tên, chọn một biểu tượng và nhập một tên đơn giản vào Tên hiển thị: lĩnh vực này.
- Chọn OK để cam kết thay đổi. Bạn sẽ thấy sự thay đổi trong khu vực Tab chính.
- Chọn OK bên dưới khu vực Tab chính để hoàn tất việc tạo nút cho macro.
- Hãy tiếp tục và tạo bất kỳ khối chữ ký nào bạn muốn. Thêm bản quét chữ ký của bạn hoặc các hình ảnh khác. Bất cứ điều gì bạn muốn. Khi hoàn tất việc đó, hãy chọn mũi tên xuống bên dưới Macro nút.
- Chọn Dừng ghi . Đó là nó. Macro Chèn Chữ ký của bạn đã được tạo.
- Kiểm tra bằng cách tìm Chèn chữ ký bạn đã tạo trong tab Trang chủ và chọn nó. Khối chữ ký của bạn sẽ xuất hiện một cách kỳ diệu giống hệt như bạn đã thiết kế.
Cách viết Macro
Đối với hầu hết các macro, phương pháp ghi là cách hiệu quả nhất để tạo chúng. Cuối cùng, bạn sẽ muốn làm điều gì đó phức tạp hơn. Điều này yêu cầu viết macro bằng ngôn ngữ Visual Basic for Applications (VBA). Chúng tôi đã có hướng dẫn VBA tốt nhất cho người mới bắt đầu, vì vậy hãy đánh dấu trang đó. Hãy tạo macro để cung cấp cho chúng tôi các từ trung bình trên mỗi câu để giúp chúng tôi biết khi nào chúng tôi đang nói nhiều.
- Bạn cần quyền truy cập vào Nhà phát triển tab này bị ẩn theo mặc định trong Word. Ở góc trên cùng bên trái của Word, chọn Tệp .
- Ở gần phía dưới bên trái, chọn Tùy chọn .
- Trong cửa sổ mở ra, chọn Tùy chỉnh ruy-băng .
- Ở bên phải, tìm Nhà phát triển và đặt một dấu kiểm bên cạnh nó.
- Chọn OK để đóng cửa sổ. Nhà phát triển tab bây giờ sẽ hiển thị.
- Chọn Nhà phát triển tab.
- Chọn Macro nút.
- Nhập tên có ý nghĩa trong Tên macro: Để lại Macro trong: dưới dạng Normal.dotm nên nó sẽ áp dụng cho tất cả các tài liệu Word. Luôn nhập mô tả vào Mô tả: khu vực.
- Chọn Tạo . Microsoft Visual Basic cho ứng dụng công cụ phát triển sẽ mở ra.
- Mã được hiển thị trong các hình chữ nhật màu xanh lá cây bên dưới hẳn đã ở đó với một khoảng trống giữa chúng. Sao chép và dán đoạn mã sau vào không gian đó:
Dim s As Range
Dim numWords Dưới dạng Số nguyên
Dim num AdWords As Integer
numSentences =0
numWords =0
For Each s In ActiveDocument.Sentences
numSentences =numSentences + 1
num AdWords =num AdWords + s.Words.Count
Tiếp theo
MsgBox “Số từ trung bình mỗi câu” + Str (Int (numWords / numSentences)) + “. Ít hơn 15 là tốt nhất. ”
- Chọn nút Chạy nút để kiểm tra mã. Nếu mã không chạy như mong đợi, hãy chỉnh sửa mã cho đến khi mã chạy theo cách bạn muốn.
- Chọn nút Lưu và đóng cửa sổ phát triển.
- Tạo một nút trong ruy-băng Word bằng cách sử dụng phương pháp tương tự như được hiển thị trong hướng dẫn "Cách ghi Macro" ở trên.
- Tìm nút bạn vừa tạo và kiểm tra nó.
Macro của tôi không hoạt động khi tôi lưu tài liệu Word của mình
Word mặc định lưu với phần mở rộng tệp .docx, không cho phép macro tự động chạy. Nếu bạn muốn macro chạy, bạn sẽ cần thay đổi loại tệp thành Tài liệu Hỗ trợ Macro trong Word (* .docm).
Loại tệp này tồn tại một phần để chống lại các vấn đề bảo mật vĩ mô. Nếu bạn thấy phần mở rộng tệp này trên tài liệu mà bạn không mong đợi nhận được, hãy nghi ngờ.
Tôi có thể làm gì khác với macro?
Bạn có thể tạo macro trong Excel, Outlook, thậm chí cả PowerPoint. Bất cứ điều gì bạn hiện đang làm theo cách thủ công, bạn sẽ có thể ghi lại hoặc viết macro để thực hiện. Sử dụng macro trong Word cùng với các phím tắt Windows tuyệt vời sẽ nâng cao năng suất của bạn lên gấp mười lần.