Phối thư là một tính năng của Microsoft Word giúp bạn hợp lý hóa việc tạo thư, nhãn, phong bì, email và thư mục được cá nhân hóa. Vì phối thư không nằm trong số các tính năng MS Word được sử dụng phổ biến nhất, một số người dùng có thể không biết cách thực hiện phối thư trong Word để tạo thư, nhãn và phong bì.
Nếu bạn đang cố gắng tiết kiệm thời gian vào việc cá nhân hóa từng chữ cái, nhãn hoặc các tài liệu khác theo cách thủ công, thì phối thư có thể hữu ích. Ngay cả khi bạn chưa bao giờ cố gắng tạo thư trộn thư, quy trình này khá đơn giản và chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước bên dưới.
Cách tạo Thư kết hợp Thư
Microsoft Word có một trình hướng dẫn hướng dẫn bạn cách tạo các thư kết hợp thư. Trình hướng dẫn sẽ hỏi thư bạn muốn sử dụng và những người nhận thư trong quá trình thực hiện, vì vậy hãy đảm bảo bạn có sẵn danh sách người nhận để chèn. Nếu không, không có vấn đề gì, bạn luôn có thể thêm danh sách người nhận theo cách thủ công.
- Mở tài liệu Word và nhập tin nhắn của bạn. Bỏ qua các yếu tố được cá nhân hóa (ví dụ:tiêu đề, tên, thành phố, v.v.). Hiện tại, bạn chỉ có thể để lại một khoảng trống cho nơi bạn muốn chèn các phần tử này, như sau:
- Khi mẫu của bạn đã sẵn sàng, hãy chọn Thư > Bắt đầu kết hợp thư > Trình hướng dẫn kết hợp thư từng bước từ dải băng trên cùng.
- Một ngăn mới sẽ xuất hiện dọc theo đường viền bên phải của cửa sổ MS Word của bạn. Đây là trình hướng dẫn sẽ hướng dẫn bạn qua quá trình này. Bước đầu tiên, bạn cần chọn loại tài liệu mà bạn đang làm việc. Chọn Chữ cái và chọn Tiếp theo:Bắt đầu tài liệu .
- Bạn sẽ cần chọn tài liệu bạn muốn sử dụng để phối thư trong lần tiếp theo.
Nếu bạn đã nhập một số nội dung cho bức thư của mình, hãy chọn Sử dụng tài liệu hiện tại .
Nếu bạn muốn sử dụng mẫu sẵn sàng sử dụng, hãy chọn Bắt đầu từ mẫu. Khi bạn đã chọn một tài liệu bắt đầu, hãy nhấp vào Chọn người nhận .
- Bước tiếp theo là chọn người nhận. Giả sử bạn có một trang tính Excel được điền dữ liệu người nhận, bạn có thể nhập dữ liệu bằng cách chọn tùy chọn Sử dụng tệp hiện có và chọn Duyệt qua từ phần tiếp theo.
Điều hướng đến trang tính chứa danh sách người nhận bằng trình khám phá, chọn trang tính và chọn Mở .
Khi bạn chọn trang tính, bạn sẽ thấy Chọn bảng cửa sổ. Chọn (các) bảng có liên quan. Đảm bảo chọn hộp bên cạnh văn bản Hàng dữ liệu đầu tiên chứa tiêu đề cột nếu điều đó đúng với dữ liệu của bạn và chọn OK .
Tiếp theo, bạn sẽ thấy danh sách những người nhận mà Word sẽ sử dụng trong quá trình hợp nhất của bạn. Nếu mọi thứ đều ổn, hãy chọn OK .
Khi bạn đã thêm trang tính Excel, hãy chọn Tiếp theo:Viết thư của bạn .
- Bây giờ bạn đã sẵn sàng để thêm phần giữ chỗ vào thư của mình. Đưa con trỏ đến nơi bạn muốn thêm trình giữ chỗ và chọn Các mục khác từ ngăn phối thư.
Chèn trường hợp nhất hộp thoại sẽ mở ra từ nơi bạn có thể chọn trình giữ chỗ có liên quan và chọn Chèn để thêm nó vào thư của bạn.
- Khi bạn đã chèn tất cả các trường hợp nhất, hãy chọn Tiếp theo:Xem trước các chữ cái của bạn .
Thao tác này sẽ hiển thị cho bạn bản xem trước của tất cả các thư được tạo bằng phối thư. Bạn có thể sử dụng các nút mũi tên trong ngăn phối thư để chuyển đổi chế độ xem trước của các chữ cái.
- Chọn Tiếp theo:Hoàn tất quá trình hợp nhất . Trong bước tiếp theo, chọn In (nếu bạn muốn in tất cả các chữ cái) hoặc Chỉnh sửa các chữ cái riêng lẻ > Tất cả (nếu bạn định hợp nhất các chữ cái thành một tài liệu duy nhất).
Cách tạo nhãn kết hợp thư
Bạn nên soạn danh sách gửi thư của mình một cách ngăn nắp trong trang tính Excel để bạn không cảm thấy chóng mặt khi cần thông tin chi tiết gửi thư của ai đó. Tuy nhiên, nếu bạn muốn in nhãn, quá trình biên dịch trang tính Excel của bạn sẽ không cắt nó. Thay vào đó, bạn sẽ cần tạo nhãn phối thư trên MS Word.
- Nếu bạn đã có một trang tính Excel với các chi tiết gửi thư, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo. Nếu không, hãy tổ chức danh sách gửi thư của bạn trên một trang tính Excel. Thêm một số tiêu đề (Tên, Họ, Địa chỉ, v.v.) và sắp xếp danh sách của bạn.
- Chuyển sang MS Word. Sử dụng trình hướng dẫn để tạo nhãn. Mở một tài liệu trống và chọn Thư > Chọn Hợp nhất Thư > Trình hướng dẫn kết hợp thư từng bước .
- Chọn Nhãn rồi đến Tiếp theo:Bắt đầu tài liệu .
- Trên màn hình tiếp theo, chọn Thay đổi bố cục tài liệu . Tiếp theo, chọn Tùy chọn nhãn để đặt số sản phẩm và nhãn hiệu của bạn.
Sau khi bạn chọn OK , bạn sẽ thấy các nhãn được nêu trên tài liệu của mình. Nếu bạn không, hãy chuyển đến Thiết kế bảng > Đường viền và chọn Xem đường lưới.
- Quay lại Thư trong MS Word và chọn Chọn người nhận > Sử dụng Danh sách Hiện có.
Điều hướng đến tệp Excel chứa danh sách thư. Chọn tệp và chọn Mở .
- Bạn sẽ thấy Chọn bảng cửa sổ. Nếu bạn có nhiều trang tính trong sổ làm việc của mình, bạn sẽ thấy nhiều hơn một mục ở đây. Chọn một trong những có chứa danh sách gửi thư của bạn. Chọn hộp bên cạnh văn bản Hàng dữ liệu đầu tiên chứa tiêu đề cột, và chọn OK .
- MS Word nhập danh sách gửi thư. Chọn Khối địa chỉ . Nhìn vào bản xem trước ở bên phải.
Nếu nó không giống như cách bạn muốn, hãy chọn Trường đối sánh. Đảm bảo rằng tất cả các chi tiết tương ứng với tiêu đề thích hợp từ trang tính của bạn và chọn OK .
Nhìn lại bản xem trước. Nếu có vẻ ổn, hãy chọn OK .
- Bây giờ bạn sẽ thấy <
> trong nhãn. Đi tới Thư > Cập nhật nhãn để thêm <> cho tất cả các nhãn.
- Các nhãn hiện đã sẵn sàng để được hợp nhất. Đi tới Thư > Kết thúc &Hợp nhất > Chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ .
Bạn sẽ thấy một cửa sổ nhỏ hiện lên. Chọn Tất cả và sau đó OK .
- Giờ đây, bạn sẽ thấy tất cả các nhãn của mình đã được hợp nhất.
Cách tạo phong bì kết hợp thư
Tạo phong bì trộn thư hầu hết giống như cách tạo nhãn, nhưng với một vài chỉnh sửa.
Một lần nữa, nhấp vào Thư > Bắt đầu kết hợp thư > Trình hướng dẫn kết hợp thư từng bước , nhưng lần này, hãy chọn Phong bì rồi chọn Tiếp theo:Bắt đầu tài liệu từ dưới lên.
- Bạn sẽ được yêu cầu chọn một tài liệu bắt đầu. Chọn Tùy chọn phong bì để chọn kích thước phong bì và vị trí của địa chỉ gửi / trả (tham khảo bước tiếp theo) và chọn Tiếp theo:Chọn người nhận .
- Khi bạn chọn Tùy chọn phong bì , bạn sẽ thấy một cửa sổ nhỏ bật lên. Chọn kích thước phong bì ưa thích của bạn, chọn phông chữ và vị trí cho địa chỉ giao hàng và trả lại.
- Bước tiếp theo trong trình hướng dẫn là chọn người nhận. Chọn Sử dụng danh sách hiện có (giả sử bạn đã có một trang tính Excel chứa dữ liệu người nhận) và chọn Duyệt qua để tìm kiếm tệp . Chọn tệp có liên quan và nhấp vào Tiếp theo:Sắp xếp phong bì của bạn .
- Trên màn hình tiếp theo của bạn, hãy chọn Khối địa chỉ , hãy xem bản xem trước để đảm bảo nó giống như bạn muốn và chọn OK .
Bây giờ bạn sẽ thấy <
- Chọn Tiếp theo:Xem trước phong bì của bạn . Bạn sẽ thấy cùng một bản xem trước mà bạn đã thấy ở bước trước nhưng trên tài liệu của bạn. Bạn có thể sử dụng các nút mũi tên trong ngăn hướng dẫn để chuyển đổi giữa các phong bì.
Phong bì của bạn hiện đã sẵn sàng để được hợp nhất. Chọn Tiếp theo:Hoàn thành hợp nhất .
- Trên màn hình sau, bạn sẽ thấy một tùy chọn để Chỉnh sửa từng phong bì . Chọn nó, chọn Tất cả để hợp nhất tất cả các bản ghi và chọn OK .
Giờ đây, bạn sẽ thấy tất cả các phong bì được hợp nhất thành một tài liệu.
Dễ dàng in hàng loạt và gửi email
Sử dụng phối thư có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian mà nếu không bạn sẽ dành để tùy chỉnh thư, nhãn hoặc phong bì của mình. Tuy nhiên, đó không phải là tất cả những gì bạn có thể làm với MS Word. Bạn cũng có thể tạo thiệp chúc mừng, tập sách nhỏ và thẻ chỉ mục.
Phối thư đã xuất hiện được một thời gian, nhưng nếu bạn đang muốn làm cho các quy trình của mình hiệu quả, Microsoft Office 2019 đã giới thiệu một số tính năng hữu ích mà bạn có thể muốn xem xét.