Khi doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân muốn tạo tài liệu nhất quán như biểu mẫu, thư hoặc nhãn thư giống nhau ngoại trừ thông tin cụ thể, ví dụ: tên, địa chỉ, số điện thoại của Người nhận. Để làm điều này, cần thực hiện quy trình Thư từ hợp nhất (Mail Merge), cho phép tạo tài liệu tùy chỉnh đơn giản.
Cách sử dụng Thư từ hợp nhất trong Word
Các Công cụ Thư từ hợp nhất (Mail Merge Tools) trên tab Thư (Mailing) của Microsoft Word cho phép thực hiện Thư từ hợp nhất. Các công cụ này là
- Bắt đầu Thư từ hợp nhất (Start Mail Merge): Tạo một tài liệu gửi cho nhiều người. Chèn trường như Tên và Địa chỉ. Word tạo bản sao cho mỗi Người nhận và thay thế trường bằng thông tin người đó.
- Chọn Người nhận (Select Recipient): Chọn danh sách người bạn muốn gửi tài liệu.
- Chỉnh sửa Danh sách Người nhận (Edit Recipient List): Thay đổi danh sách người nhận hoặc chọn người cụ thể nhận thư. Công cụ này cho phép sắp xếp, lọc, tìm và xóa trùng lặp, xác thực địa chỉ danh sách.
Cách thiết lập Thư từ hợp nhất thủ công cho thư
- Để thiết lập Thư từ hợp nhất thủ công cho thư, trước tiên tạo tài liệu trống, vào tab Thư (Mailing).
- Chọn Bắt đầu Thư từ hợp nhất (Start Mail Merge), chọn Thư (Letters).
- Nhấp Chọn Người nhận (Select Recipients).
- Menu thả xuống hiện ra; chọn Nhập danh sách mới (Type a New List), Dùng danh sách hiện có (Use an Existing List), Chọn từ Danh bạ Outlook (choose from Outlook Contacts).
Chúng ta dùng Nhập danh sách mới (Type a New List).
Hộp thoại Danh sách Địa chỉ Mới (New Address List) bật lên. Trong hộp thoại, nhập văn bản vào hàng và cột. Bên trái hộp thoại Danh sách Địa chỉ Mới, các lệnh cho phép sửa danh sách: Mục mới (New Entry), Xóa mục (Delete Entry), Tìm (Find) và Tùy chỉnh Cột (Customize Columns).
Thêm hàng mới, nhấp Mục mới (New Entry). Xóa hàng, chọn Xóa mục (Delete Entry). Thêm, xóa, đổi tên, di chuyển lên/xuống Cột, chọn Tùy chỉnh Cột (Customize Columns). Nhập dữ liệu, chọn OK và Lưu (Save) tệp. Muốn quay lại sửa danh sách, nhấp Chỉnh sửa Danh sách Người nhận (Edit Recipient List), sửa.
Bây giờ viết hoặc sao chép thư vào tài liệu.
Đặt con trỏ nơi muốn chèn trường và chọn Chèn và Hợp nhất Trường (Insert and Merge Fields); chọn trường muốn. Xem trước Trường bằng cách nhấp Xem trước Kết quả (ABC Preview Results).
Để quay lại tài liệu hiển thị trường, nhấp Xem trước Kết quả (ABC Preview Results) lại.
Bây giờ chọn Hoàn tất và Hợp nhất (Finish and Merge). Chọn Chỉnh sửa Tài liệu riêng lẻ (Edit Individual Documents), In Tài liệu (Print Document), Gửi Tin nhắn Email (Send Email Messages). Chọn tùy chọn; thấy kết quả.
Sử dụng Trình thủ thuật Thư từ hợp nhất cho Thư
Lần này, tạo thư từ hợp nhất dùng Trình thủ thuật Thư từ hợp nhất Bước theo Bước (Step-By-Step Mail Merge Wizard), quy trình dễ nhất tạo Thư từ hợp nhất.
- Đến Thiết lập Thư từ hợp nhất (Start Mail Setup) dưới menu Thả xuống, chọn Trình thủ thuật Thư từ hợp nhất Bước theo Bước (Step-By-Step Mail Merge Wizard).
- Khung Thư từ hợp nhất (Mail Merge Pane) hiện bên phải. Chọn Loại Tài liệu; chọn Thư (Letter). Nhấp Tiếp theo (Next).
- Dùng Tài liệu hiện tại.
- Chọn Người nhận (Recipients): chọn nhập danh sách mới, chọn từ danh bạ Outlook, viết danh sách mới. Chúng ta dùng danh sách hiện có.
- Duyệt chọn tệp. Nhấp Tiếp theo (Next), OK. Người nhận Thư từ hợp nhất (Mail Merge recipients) bật lên
- Chọn bật/tắt Người nhận (Recipients) bằng tích/bỏ tích Hộp (Box); nhấp OK, Tiếp theo.
- Viết Thư (Write Your Letter). Hiển thị Thêm thông tin Người nhận vào thư. Đặt con trỏ nơi muốn thông tin.
- Dùng Khối Địa chỉ (Address Block); hộp thoại Chèn Địa chỉ (Insert Address) hiện ra. Chọn định dạng muốn.
- Có Nút Điều hướng (Navigation Button) bên phải cửa sổ Chèn Khối Địa chỉ cho phép di chuyển qua khối địa chỉ.
- Chọn địa chỉ, nhấp OK. Trên Khung Thư từ hợp nhất cũng chèn lời chào bằng nhấp Dòng Chào (Greeting Line) chọn, OK, Tiếp theo.
- Xem trước Thư (Preview Your Letters). Dưới đoạn Xem trước thư, nút điều hướng (<< Người nhận >>) cho phép điều hướng khối địa chỉ, Tiếp theo.
- Hoàn tất hợp nhất – Hai lựa chọn: Chỉnh sửa Riêng lẻ (Edit Individual) hoặc In (Print). Chọn Chỉnh sửa Riêng lẻ.
Bây giờ chúng ta có Thư từ hợp nhất (Mail Merge).
Cho chúng tôi biết trong bình luận nếu có vấn đề, sẽ phản hồi.