Khi một doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân muốn tạo một tài liệu nhất quán như biểu mẫu, thư hoặc nhãn gửi thư giống hệt nhau ngoại trừ thông tin cụ thể, chẳng hạn như tên, địa chỉ hoặc số điện thoại của Người nhận. Để thực hiện việc này, bạn cần thực hiện Kết hợp thư quy trình này cho phép bạn tạo một tài liệu tùy chỉnh đơn giản.
Cách sử dụng Kết hợp Thư trong Word
Kết hợp thư Công cụ trên tab Gửi thư của Microsoft Word cho phép bạn thực hiện Kết hợp Thư. Các công cụ này là
- Bắt đầu kết hợp thư :Start Mail Merge tạo một tài liệu và gửi cho nhiều người. Bạn có thể chèn các trường như Tên và Địa chỉ. Word sẽ tạo một bản sao cho từng Người nhận và thay thế các trường đó bằng thông tin của người đó.
- Chọn người nhận :Chọn Người nhận cho phép bạn chọn danh sách những người bạn muốn gửi tài liệu của mình.
- Chỉnh sửa Danh sách Người nhận :Điều này thay đổi danh sách người nhận của bạn hoặc chọn những người cụ thể để nhận thư. Trong công cụ này, bạn có thể sắp xếp, lọc, tìm và xóa các bản sao cũng như xác thực địa chỉ của danh sách.
Cách thiết lập Phối thư thủ công cho các chữ cái
- Để thiết lập Kết hợp thư thủ công đối với một lá thư, trước tiên bạn cần tạo một tài liệu trống, hãy chuyển đến tab Gửi thư .
- Chọn Bắt đầu kết hợp thư , sau đó chọn Chữ cái .
- Nhấp vào Chọn người nhận .
- Một trình đơn thả xuống sẽ xuất hiện; bạn có thể chọn để chọn Nhập danh sách mới , Sử dụng danh sách hiện có , chọn từ Danh bạ Outlook .
Chúng tôi sẽ sử dụng Nhập danh sách mới .
Hộp thoại có nhãn Mới Danh sách địa chỉ sẽ bật lên. Trong hộp thoại, bạn có thể nhập văn bản vào các hàng và cột. Ở bên trái của Danh sách địa chỉ mới hộp thoại, một số lệnh cho phép bạn sửa đổi danh sách của mình; chúng được gọi là Mục nhập mới , Xóa mục nhập, Tìm và Tùy chỉnh cột .
Để thêm một hàng mới, hãy nhấp vào Mục nhập mới . Để xóa một hàng, hãy chọn Xóa mục nhập . Để thêm, xóa, đổi tên, di chuyển lên và xuống các cột, hãy chọn Tùy chỉnh cột . Nhập Dữ liệu vào danh sách của bạn, chọn OK và Lưu tập tin của bạn. Nếu bạn muốn quay lại và chỉnh sửa danh sách của mình, hãy nhấp vào Chỉnh sửa danh sách người nhận , bây giờ hãy chỉnh sửa.
Giờ đây, bạn có thể viết hoặc sao chép một bức thư vào tài liệu.
Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn các trường và chọn Chèn và kết hợp các trường ; chọn các lĩnh vực bạn muốn. Bạn có thể xem bản xem trước các Trường của mình bằng cách nhấp vào Kết quả xem trước ABC .
Để quay lại tài liệu hiển thị các trường, hãy nhấp vào Kết quả xem trước ABC một lần nữa.
Bây giờ chọn Hoàn tất và hợp nhất . Bạn có thể chọn Chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ , In tài liệu và Gửi tin nhắn qua email . Chọn sự lựa chọn của bạn; thì bạn sẽ thấy kết quả.
Sử dụng Trình hướng dẫn Kết hợp Thư cho Thư
Lần này, chúng tôi sẽ tạo kết hợp thư bằng cách sử dụng Trình hướng dẫn trộn thư từng bước , đây là quy trình dễ dàng nhất trong việc tạo Kết hợp thư .
- Đi tới Bắt đầu Thiết lập Thư ở cuối Trình đơn thả xuống và chọn Trình hướng dẫn kết hợp thư từng bước .
- Một Ngăn kết hợp thư sẽ xuất hiện ở bên phải. Chọn một loại tài liệu; chúng tôi sẽ Chọn Chữ cái . Bây giờ hãy nhấp vào Tiếp theo .
- Chúng tôi sẽ sử dụng Tài liệu hiện tại.
- Chọn Người nhận :Bạn có thể chọn nhập danh sách mới, chọn từ danh sách liên hệ trên Outlook và viết danh sách mới. Chúng tôi sẽ chuyển đến một danh sách hiện có.
- Duyệt qua để chọn tệp. Sau đó, nhấp vào Tiếp theo , sau đó OK . Người nhận kết hợp thư sẽ bật lên
- Bạn có thể chọn bật hoặc tắt Người nhận bằng cách đánh dấu chọn và bỏ chọn Hộp ; chúng tôi sẽ nhấp vào OK , sau đó đến Tiếp theo .
- Viết thư của bạn . Phần giới thiệu này Thêm thông tin Người nhận vào thư của bạn. Đặt con trỏ ở nơi chúng ta muốn thông tin đến.
- Chúng tôi sẽ sử dụng Khối địa chỉ ; một Chèn địa chỉ Hộp thoại sẽ xuất hiện. Bạn có thể chọn định dạng mà bạn muốn.
- Có một Nút Điều hướng ở bên phải của Chèn khối địa chỉ cửa sổ cho phép bạn di chuyển qua khối địa chỉ.
- Chọn địa chỉ, sau đó nhấp vào OK . Trên Ngăn Phối Thư, bạn cũng có thể chèn lời chào bằng cách nhấp vào Dòng Lời chào chọn lựa chọn của bạn, OK rồi đến Tiếp theo .
- Xem trước Thư của bạn . Dưới phần xem trước đoạn thư của bạn, có một nút điều hướng (<
>) cho phép bạn điều hướng khối địa chỉ của mình rồi đến Tiếp theo . - Hoàn thành hợp nhất - Bạn sẽ thấy hai lựa chọn để Chỉnh sửa Cá nhân hoặc Prin t. Chọn Chỉnh sửa cá nhân.
Bây giờ chúng tôi có Kết hợp thư .
Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận nếu bạn có bất kỳ vấn đề gì và chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn.