Phối thư là một công cụ Microsoft Word cho phép bạn dễ dàng sửa đổi một phần của tài liệu với các phần tử dữ liệu duy nhất.
Cách kết hợp thư hoạt động
Phối thư hoạt động bằng cách liên kết cơ sở dữ liệu với tài liệu của bạn. Cơ sở dữ liệu chứa các phần tử duy nhất (Sue, Jack, Peggy, v.v.) và tài liệu là thư, hóa đơn, bộ nhãn của bạn hoặc một tệp khác.
Kết hợp thư giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức vì nó tự động hóa quá trình nhập một phần dữ liệu duy nhất vào tài liệu. Ví dụ:giả sử bạn muốn viết một lá thư xin nghỉ lễ và gửi cho 20 người. Bạn có thể viết thư và tạo kết hợp thư để in nó với 20 cách chào khác nhau (Dear Sue, Dear Jack, Dear Peggy, v.v.).
Cách tạo Thư Hợp nhất Thư trong WordSử dụng Kết hợp Thư
Bạn có thể sử dụng phối thư để tạo bất kỳ loại tài liệu in nào, cũng như tài liệu điện tử. Dưới đây là một số ví dụ về các loại tài liệu:
- Danh mục
- Hàng tồn kho
- Hoá đơn
- Nhãn
- Phong bì
- Và tất nhiên, các chữ cái
Ngoài việc giúp bạn tiết kiệm thời gian, phối thư có thể nâng cao hiệu quả của các tài liệu bạn tạo. Ví dụ:bằng cách tùy chỉnh các chữ cái có tên cụ thể hoặc các yếu tố khác, bạn thể hiện một hình ảnh cá nhân, bóng bẩy.
Giải phẫu kết hợp thư
Như đã đề cập ở trên, phối thư bao gồm hai phần chính:tài liệu và nguồn dữ liệu hoặc cơ sở dữ liệu. Word đơn giản hóa công việc của bạn bằng cách cho phép bạn sử dụng các ứng dụng Office khác như Excel hoặc Outlook làm nguồn dữ liệu.
Nếu bạn có bộ Office đầy đủ, thật dễ dàng và thuận tiện khi sử dụng một trong những ứng dụng đó làm nguồn dữ liệu của bạn. Ví dụ:bạn có thể sử dụng các địa chỉ liên hệ mà bạn đã nhập vào Outlook, giúp bạn tránh gặp phải rắc rối khi nhập lại chúng trong Word. Một bảng tính Excel hiện có cung cấp cho bạn sự linh hoạt hơn nữa với dữ liệu của mình.
Nếu bạn chỉ có Word, bạn vẫn có thể sử dụng tính năng trộn thư. Word có khả năng tạo nguồn dữ liệu hoàn toàn có thể tùy chỉnh của riêng mình.
Thiết lập kết hợp thư
Một kết hợp thư có vẻ phức tạp và phức tạp. Tuy nhiên, Word đơn giản hóa việc thiết lập cho các mục đích sử dụng phổ biến với trình hướng dẫn hướng dẫn bạn quá trình liên kết tài liệu của bạn với cơ sở dữ liệu.
Nói chung, bạn có thể hoàn thành toàn bộ quy trình với ít hơn 10 bước, bao gồm cả việc tìm và sửa lỗi. Điều đó ít hơn so với việc chuẩn bị tài liệu của bạn theo cách thủ công sẽ mất ít thời gian và phức tạp hơn nhiều.