Một nhược điểm khi sử dụng thư kết hợp (mail merge) để tạo tài liệu là bạn có nguy cơ mắc nhiều lỗi hơn so với việc tạo từng tài liệu riêng lẻ. Hãy kiểm tra các lỗi thường gặp dưới đây trước khi hoàn tất và in ấn tài liệu.
1. Tính Toàn Vẹn (Comprehensiveness)
Hãy kiểm tra kỹ xem bạn đã chèn đầy đủ tất cả thông tin cần thiết cho một quá trình thư kết hợp thành công chưa. Việc bỏ sót một trường dữ liệu khi tạo tài liệu là điều rất dễ xảy ra. Cần chú ý đặc biệt đến các địa chỉ và quan trọng hơn là mã bưu chính (ZIP codes). Bạn cũng nên đảm bảo các dòng chào hoặc các khu vực khác mà bạn đã chèn nhiều trường liên tiếp đều được điền đúng.
2. Độ Chính Xác (Accuracy)
Mặc dù đây có vẻ như sự hiển nhiên, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên vì số lượng người làm sai thư kết hợp chỉ vì không kiểm tra độ chính xác. Để đảm bảo chính xác, bạn cần xác nhận rằng mình đã chèn đúng trường vào đúng vị trí. Nếu có các trường với tên tương tự, rất dễ chèn nhầm. Nếu bạn thường mắc lỗi này, hãy cân nhắc đổi tên các trường để tránh nhầm lẫn sau này.
3. Khoảng Cách (Spacing)
Khoảng cách là yếu tố quan trọng. Đôi khi khó xác định chính xác số khoảng trắng đã nhập vào tài liệu. Việc sử dụng các trường thư kết hợp làm cho việc này càng khó khăn hơn, đặc biệt khi chúng nằm gần nhau. Bạn thậm chí có thể bỏ sót khoảng trắng hoàn toàn. Cần kiểm tra kỹ tài liệu để đảm bảo có khoảng trắng giữa tất cả các trường. Nếu không, kết quả cuối cùng sẽ chứa các từ dài liền mạch khó đọc.
4. Dấu Câu (Punctuation)
Tương tự như khoảng cách, nhiều người bỏ qua tầm quan trọng của dấu câu khi làm việc với thư kết hợp. Dễ dàng bị thiếu hoặc sai dấu câu do sự can thiệp của khoảng trắng giữa các trường. Thường gặp các trường hợp đặt sai vị trí dấu câu, bỏ sót hoàn toàn, hoặc thêm dấu câu kép khi có nhiều trường thư kết hợp liên tiếp.
5. Định Dạng (Formatting)
Định dạng văn bản là một trong những lỗi chính khiến bạn phải tìm kiếm "mail merge not working" trên Google. Hãy kiểm tra xem định dạng áp dụng cho các trường thư kết hợp có đúng không. Dù bạn mới bắt đầu hay đã làm hàng trăm lần, việc kiểm tra các trường về in nghiêng, gạch dưới, in đậm và sửa lỗi trước khi hoàn tất là điều bắt buộc.
Kết Luận
Danh sách trên không phải là đầy đủ mọi lỗi có thể xảy ra trong quá trình thư kết hợp, nhưng là điểm khởi đầu tốt. Bạn cũng nên kiểm tra các lỗi khác như lỗi đánh máy, chính tả có thể xảy ra trong bất kỳ tài liệu nào.