Một hạn chế khi sử dụng phối thư để tạo tài liệu là bạn có nguy cơ mắc nhiều lỗi hơn là tạo từng tài liệu riêng lẻ. Kiểm tra các lỗi kết hợp thư thường gặp này trước khi hoàn thiện chúng và gửi chúng đi in.
Tính toàn diện
Kiểm tra kỹ xem bạn đã chèn tất cả thông tin cần thiết cần thiết để phối thư thành công hay chưa. Tương đối dễ dàng bỏ qua một trường khi bạn đang tạo tài liệu của mình. Đặc biệt chú ý đến địa chỉ và quan trọng hơn là mã ZIP. Bạn cũng nên đảm bảo rằng các dòng chào mừng hoặc các khu vực khác mà bạn đã chèn nhiều trường liên tiếp đều được điền chính xác.
Độ chính xác
Mặc dù điều này có vẻ giống như lẽ thường, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên về việc có bao nhiêu người làm xáo trộn các kết hợp thư của họ vì họ không kiểm tra độ chính xác. Để đảm bảo tính chính xác của kết hợp thư của bạn, bạn sẽ cần đảm bảo rằng bạn đã chèn các trường chính xác vào đúng vị trí. Nếu bạn có các trường có tên tương tự, bạn rất dễ chèn nhầm. Nếu bạn thấy mình thường xuyên mắc phải lỗi này, bạn nên đánh giá lại các tên mà bạn đang đặt cho các trường của mình để tránh nhầm lẫn trong tương lai.
Khoảng cách
Khoảng cách là một yếu tố quan trọng. Đôi khi rất khó để biết bạn đã nhập bao nhiêu khoảng trắng vào một tài liệu. Việc sử dụng các trường trộn thư thậm chí còn khó phân biệt hơn, chủ yếu là khi chúng ở gần nhau. Bạn thậm chí có thể thấy rằng bạn đã bỏ qua hoàn toàn các khoảng trắng. Điều cần thiết là phải kiểm tra tài liệu của bạn để đảm bảo rằng bạn có khoảng cách giữa tất cả các trường. Nếu không, sản phẩm cuối cùng sẽ chứa một số từ chạy dài khó đọc.
Dấu câu
Tương tự như khoảng cách, nhiều người bỏ qua giá trị và tầm quan trọng của dấu chấm câu khi làm việc với kết hợp thư. Rất dễ bỏ sót dấu chấm câu khi làm việc với các trường trộn thư vì khoảng cách. Bạn sẽ nhận thấy rằng bạn thường đặt sai dấu câu, bỏ qua hoàn toàn hoặc thêm dấu câu kép khi bạn có nhiều trường kết hợp thư trong một hàng.
Định dạng
Định dạng văn bản của bạn là một trong những sai lầm nghiêm trọng dẫn đến tìm kiếm trên Google "kết hợp thư không hoạt động". Kiểm tra xem định dạng được áp dụng cho các trường phối thư của bạn có đúng không. Cho dù bạn là người mới hợp nhất thư hay đã hoàn thành hàng trăm lần hợp nhất thư, điều cần thiết là phải kiểm tra các trường hợp thư của bạn để định dạng nghiêng, gạch dưới và in đậm và sửa chúng trước khi hoàn tất Hợp nhất thư.
Kết thúc
Không có nghĩa đây là một danh sách đầy đủ các lỗi bạn có thể mắc phải trong quá trình phối thư, nhưng nó là một nơi tuyệt vời để bắt đầu. Và sẽ là tốt nhất nếu bạn kiểm tra các lỗi khác, chẳng hạn như lỗi chính tả và lỗi chính tả, có thể xảy ra trong bất kỳ tài liệu nào.