Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Mail Merge (Hợp thư) là một tính năng cực kỳ hữu ích của bộ ứng dụng văn phòng. Sử dụng tính năng này, người dùng có thể tự động điền hàng trăm tệp doc cùng một lúc, ngay cả với Hình ảnh. Nếu bạn tò mò muốn biết cách bạn có thể tự động điền tài liệu với Mail merge, bài viết này có thể hữu ích cho bạn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ chỉ cho bạn cách Mail merge hình ảnh từ Excel sang Word với giải thích chi tiết.

Tải xuống sổ làm việc thực hành và tệp word bên dưới.

2 Cách Dễ Dàng để Mail Merge Hình Ảnh từ Excel sang Word

Với mục đích trình diễn, chúng ta sẽ sử dụng tập dữ liệu bên dưới. Chúng ta có tên của ba người nổi tiếng trên trái đất là người sáng lập ra các công ty công nghệ đột phá trên thế giới. Chúng ta cũng có tuổi, quê quán và quốc gia xuất thân của họ. Sau đó, chúng ta tạo một đoạn tiểu sử nhỏ với hình ảnh của họ bên trong tài liệu Word.

Phương pháp 1: Sử dụng Tên Hình Ảnh

Ở đây, tên của Hình ảnh sẽ được đặt trong mã Trường thay vì vị trí của nó.

Bước 1: Chuẩn bị Tài liệu Word

Đầu tiên, chúng ta cần chuẩn bị cả tài liệu Excel và Word.
Để làm điều này, chúng ta cần chuẩn bị bản nháp của Word để xác định cấu trúc sẽ trông như thế nào.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Định dạng sơ bộ được đưa ra dưới đây.
Để chuẩn bị bản nháp này, chúng ta cần một số thông tin quan trọng thay đổi từ người này sang người khác. Trong trường hợp này, thông tin biến đổi sẽ là tên người, tuổi, quốc gia xuất thân, quê quán, v.v.
Chúng ta sẽ tạo danh sách thông tin của những người khác nhau trong các trang tính Excel.
Thông tin chúng ta thu thập được hiển thị dưới đây.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Bước 2: Chèn Liên kết Hình Ảnh

Bây giờ chúng ta cần chèn hình ảnh vào một thư mục được chỉ định và sau đó nhập siêu liên kết của hình ảnh

Để làm điều này, trước tiên, chuyển đến tab Chèn, và từ đó nhấp vào Liên kết từ nhóm Liên kết.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Sau khi nhấp vào Liên kết, sẽ có một hộp thoại mới yêu cầu vị trí của hình ảnh trên máy tính của bạn.
Chọn hình ảnh, và văn bản thư mục vị trí sẽ hiển thị trong hộp văn bản sẽ được hiển thị trong Hộp Văn bản hiển thị ở trên.
Nhấp OK sau khi này.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Sau đó bạn sẽ nhận thấy địa chỉ liên kết hiện đang hiển thị trong ô G4.

Chúng ta cần sửa đổi địa chỉ liên kết một chút, thêm một dấu gạch chéo sau mỗi dấu gạch chéo đã có trong liên kết.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Lặp lại quy trình tương tự cho các mục còn lại.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Công việc trong trang tính Excel đã xong, và danh sách này sẽ được sử dụng trong tệp Word.

Bước 3: Tạo Mối Quan Hệ Giữa Tệp Excel và Word

Sau khi hoàn thành thông tin tệp Excel, mở tệp Word và chỉnh sửa chúng cho phù hợp để chừa chỗ cho hình ảnh.

Bản nháp của tệp Word đã được làm xong, các văn bản trong bản nháp sẽ được lặp lại trong mọi mục trong danh sách được tạo trong Excel.
Và hình ảnh sẽ được thêm vào góc trên bên phải của tệp Word.
Bây giờ từ tab Mailings (Thư), đi đến Select Recipients (Chọn người nhận) > Use an Existing List (Sử dụng danh sách hiện có).

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Tiếp theo, sẽ có một cửa sổ duyệt tệp mới mở ra. Từ cửa sổ đó, chọn tệp danh sách mà chúng ta vừa tạo trong Excel.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Tiếp theo, sẽ có một cửa sổ mới tên Select Table (Chọn bảng), nó sẽ hỏi bạn muốn chọn trang nào. Chọn Sheet1 và nhấp OK.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Sau đó, bạn có thể nhập các trường như tên, tuổi và quốc gia từ trang tính Excel vào tệp Word từ lệnh Insert Merge Fields (Chèn trường hợp thư) từ tab Mailings (Thư).

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Bây giờ chúng ta sẽ thay thế giá trị Tên, Tuổi, Quê quán, Quốc gia, v.v trong tệp Word.
Chọn X như hình ảnh hiển thị, sau đó từ tab Mailings, nhấp vào Insert Merge Field (Chèn trường hợp thư). Sau đó nhấp vào trường Name_.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Chọn X như hình ảnh hiển thị, sau đó từ tab Mailings, nhấp vào Insert Merge Field. Sau đó nhấp vào trường Founder_of.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Chọn X như hình ảnh hiển thị, sau đó từ tab Mailings, nhấp vào Insert Merge Field. Sau đó nhấp vào trường Hometown.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Chọn X như hình ảnh hiển thị, sau đó từ tab Mailings, nhấp vào Insert Merge Field. Sau đó nhấp vào trường Country_.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Chọn X như hình ảnh hiển thị, sau đó từ tab Mailings, nhấp vào Insert Merge Field. Sau đó nhấp vào trường Age.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Lặp lại quy trình tương tự cho phần đầu tiên.
Sau khi điền các trường, chúng sẽ trông giống như hình ảnh bên dưới.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Tiếp theo, chúng ta sẽ nhập liên kết hình ảnh vào Word. Để làm điều này, đi đến Chèn > Nhóm Văn bản > Quick Parts > Trường.

Sau đó sẽ có một hộp thoại mới, từ hộp đó, trong menu tùy chọn Tên trường, chọn IncludePicture.
Sau đó trong Thuộc tính Trường nhập bất kỳ tên nào, và chúng ta đặt "Hình ảnh" trong trường. Sau đó nhấp OK.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Bước 4: Chèn Hình Ảnh vào Tài liệu Word

Bây giờ chúng ta sẽ đặt trường hình ảnh vào trường mã và định dạng nó cho phù hợp.

Sau khi chúng ta nhấp OK, hình ảnh sẽ tải, nhưng vẫn chưa hiển thị.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Để giải quyết vấn đề này, chỉ cần nhấn Alt+F9.
Việc này sẽ bật định dạng mã của Word, và cho phép chúng ta chỉnh sửa mã thủ công.

Sau đó chọn chữ HÌNH ẢNH trong mã hình ảnh được làm nổi bật và sau đó đi đến Mailings > Insert Merge Field (Chèn trường hợp thư) tab chọn trường Hình ảnh từ menu thả xuống.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Sau khi nhấp vào trường Hình ảnh, mã sẽ thay đổi như hình ảnh bên dưới.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Nhấn Alt+F9 lại, nhưng hình ảnh vẫn chưa hiển thị.
Sau đó từ tab Mailings, nhấp vào Finish & Merge (Hoàn tất & Hợp nhất), sau đó nhấp vào Edit Individual Documents (Chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ).

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Sau đó sẽ có một hộp thoại khác, trong hộp đó, chọn Tất cả, sau đó nhấp OK.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Hình ảnh có thể vẫn chưa hiển thị. Để làm cho nó hiển thị, nhấn Ctrl+A để chọn tất cả nội dung trong tệp Word, sau đó nhấn F9.
Một hộp thoại cảnh báo sẽ xuất hiện. Nhấp vào Có trên hộp đó.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Sau khi nhấp Có, bạn sẽ nhận thấy tệp Word được điền với hình ảnh đã hợp nhất cùng với thông tin đã hợp nhất được lưu trữ trong trang tính Excel.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Đọc thêm: Mail Merge từ Excel sang Word Envelopes (2 Phương pháp Dễ Dàng)

Phương pháp 2: Sử dụng Vị trí của Hình Ảnh

Trong quy trình này, chúng ta sẽ nhập vị trí của hình ảnh thay vì tên của chúng trong mã trường.

Bước 1: Chuẩn bị Tài liệu Word

Tập dữ liệu cần được chuẩn bị đúng cách để tránh bất kỳ kết quả không mong muốn nào.

Đầu tiên, chúng ta cần chuẩn bị cả tài liệu Excel và Word.
Để làm điều này, chúng ta cần chuẩn bị bản nháp của Word để xác định cấu trúc sẽ trông như thế nào.
Định dạng sơ bộ được đưa ra dưới đây.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Để chuẩn bị bản nháp này, chúng ta cần một số thông tin quan trọng thay đổi từ người này sang người khác. Trong trường hợp này, thông tin biến đổi sẽ là tên người, tuổi, quốc gia xuất thân, quê quán, v.v.
Chúng ta sẽ tạo danh sách thông tin của những người khác nhau trong các trang tính Excel.
Thông tin chúng ta thu thập được hiển thị dưới đây.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Bây giờ chúng ta phải nhập Số thứ tự Hình ảnh theo thứ tự trong trang tính này, ví dụ

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Lặp lại tương tự cho các ô khác.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Tập dữ liệu Excel hiện đã sẵn sàng để sử dụng trong Word.

Bước 2: Tạo Mối Quan Hệ Giữa Word và Tệp Excel

Sau khi hoàn thành thông tin tệp Excel, mở tệp Word,

Bản nháp của tệp Word đã được làm xong, các văn bản trong bản nháp sẽ được lặp lại trong mọi mục trong danh sách được tạo trong Excel.
Và hình ảnh sẽ được thêm vào góc trên bên phải của tệp Word.
Bây giờ từ tab Mailings, đi đến Select Recipients > Use an Existing List.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Tiếp theo, sẽ có một cửa sổ duyệt tệp mới mở ra. Từ cửa sổ đó, chọn tệp danh sách mà chúng ta vừa tạo trong Excel.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Tiếp theo, sẽ có một cửa sổ mới tên Select Table, nó sẽ hỏi bạn muốn chọn trang nào. Chọn Sheet1 và nhấp OK.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Sau đó, bạn có thể nhập các trường như tên, tuổi và quốc gia từ trang tính Excel vào tệp Word từ lệnh Insert Merge Fields từ tab Mailings.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Bây giờ chúng ta sẽ thay thế giá trị Tên, Tuổi, Quê quán, Quốc gia, v.v trong tệp Word.
Chọn X như hình ảnh hiển thị, sau đó từ tab Mailings, nhấp vào Insert Merge Field. Sau đó nhấp vào trường Name_.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Chọn X như hình ảnh hiển thị, sau đó từ tab Mailings, nhấp vào Insert Merge Field. Sau đó nhấp vào trường Founder_of.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Chọn X như hình ảnh hiển thị, sau đó từ tab Mailings, nhấp vào Insert Merge Field. Sau đó nhấp vào trường Hometown.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Chọn X như hình ảnh hiển thị, sau đó từ tab Mailings, nhấp vào Insert Merge Field. Sau đó nhấp vào trường Country_.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Chọn X như hình ảnh hiển thị, sau đó từ tab Mailings, nhấp vào Insert Merge Field. Sau đó nhấp vào trường Age.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Lặp lại quy trình tương tự cho phần đầu tiên.
Sau khi điền các trường, chúng sẽ trông giống như hình ảnh bên dưới.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Bước 3: Nhập Địa chỉ Hình ảnh trong Định dạng Mã

Bây giờ, chúng ta cần nhập hình ảnh thay vì tên trong định dạng mã. Bước này nên được làm theo cẩn thận.

Bây giờ chúng ta có khung chứa hình ảnh với sự giúp đỡ của công cụ bảng,

Đặt con trỏ vào trường hình ảnh và sau đó nhấn Alt+F9. Nó sẽ chuyển sang mã nguồn của tài liệu. Và sẽ có một khung ngoặc thứ hai.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Sau đó nhập văn bản sau bên trong khung ngoặc: INCLUDEPICTURE “F:\\softeko\\Bill Gates.jpg”
Ở đây vị trí là vị trí của hình ảnh đầu tiên trong thư mục. Điều này sẽ khác nhau trong trường hợp của bạn.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Sau khi bạn nhập văn bản theo hướng dẫn cho ở trên, đặt con trỏ ngay trước jpg. Và sau đó chọn trường Image_Number từ Insert Merge Field (Chèn trường hợp thư).

Sau đó mã sẽ thay đổi và trông giống như hình ảnh bên dưới.

Nhấn Alt+F9 để chuyển về chế độ bình thường. Nhưng hình ảnh vẫn chưa hiển thị.
Từ tab Mailings nhấp vào Finish & Merge. Sau đó nhấp vào Edit Individual Documents.

Sau đó sẽ có một hộp thoại khác, trong hộp đó, chọn sau đó nhấp OK.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Hình ảnh có thể vẫn chưa hiển thị. Để làm cho nó hiển thị, nhấn Ctrl+A để chọn tất cả nội dung trong tệp Word, sau đó nhấn F9.
Một hộp thoại cảnh báo sẽ xuất hiện. Nhấp vào Có trên hộp đó.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Sau khi nhấp Có, bạn sẽ nhận thấy tệp Word được điền với hình ảnh đã hợp nhất cùng với thông tin đã hợp nhất được lưu trữ trong trang tính Excel.

Mail Merge Liên Mạch: Chèn Hình Ảnh từ Excel vào Word chỉ trong 2 Bước Đơn Giản

Đọc thêm: Mail Merge trong Excel không cần Word (2 Cách Phù hợp)

Kết luận

Tóm lại, câu hỏi "làm thế nào để Mail merge hình ảnh từ Excel sang Word trong 2 phương pháp riêng biệt với giải thích chi tiết.

Đối với vấn đề này, một sổ làm việc có sẵn để tải xuống nơi bạn có thể thực hành các phương pháp này.

Đừng ngần ngại đặt bất kỳ câu hỏi hoặc phản hồi nào qua phần bình luận. Bất kỳ đề xuất nào để cải thiện cộng đồng Exceldemy sẽ được trân trọng cao.

Các Bài Viết Liên Quan

Cách Mail Merge từ Excel sang Outlook (với Các Bước Dễ Dàng)
Cách Mail Merge từ Excel sang Outlook với Đính kèm (2 Ví dụ)
Macro để Điền Tài liệu Mail Merge từ Excel
Cách Thay đổi Định dạng Ngày trong Excel Mail Merge (với Các Bước Nhanh)
Cách Hợp nhất Tệp Excel thành Nhãn Thư (Với Các Bước Dễ Dàng)