Chúng ta có thể dùng MS Excel cho nhiều mục đích. Hơn nữa, bạn có thể làm việc với MS Excel và MS Word cùng lúc. Đây là tính năng mạnh mẽ và có lợi cho tất cả người dùng ứng dụng MS Office. Điều này vì đôi khi chúng ta phải liên kết dữ liệu có trong file Word và bảng tính Excel. Lại nữa, nhiều người lưu nhiều Nhãn quan trọng trong Excel. Nhãn rất cần thiết khi gửi email đến người nhận mong muốn. Trong bài này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn quy trình từng bước để Mail Merge Nhãn từ Excel sang Word.
Tải xuống sổ làm việc sau để tự thực hành.
Quy trình từng bước Mail Merge Nhãn từ Excel sang Word
MS Word có một tính năng thú vị gọi là Mail Merge (Hợp nhất thư). Dùng tính năng này, chúng ta có thể thực hiện nhiều thao tác. Bạn có thể nhập nhãn cần thiết từ Excel sang Word bằng cách áp dụng Mail Merge này. Bài viết sẽ hướng dẫn bạn qua các bước cần thiết để Mail Merge Nhãn từ Excel. Do đó, hãy làm theo các bước dưới đây cẩn thận để thực hiện nhiệm vụ.
BƯỚC 1: Chuẩn bị file Excel cho Mail Merge
- Trước hết, mở một sổ làm việc Excel.
- Sau đó, nhập các trường cần thiết để tạo Nhãn.
- Trong ví dụ này, chúng ta chèn Họ, Tên, Chức vụ và Công ty.
- Theo cách đó, chuẩn bị file Excel cho Mail Merge.
BƯỚC 2: Chèn tài liệu Mail Merge vào Word
Bây giờ, chúng ta phải thiết lập Word để hợp nhất file Excel chèn Tài liệu Mail Merge. Hãy học quy trình dưới đây.
- Trước tiên, mở cửa sổ Word.
- Bây giờ, vào tab Mailings (Thư).
- Tiếp theo, chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard (Phép hướng dẫn Mail Merge từng bước) từ menu thả xuống Start Mail Merge (Bắt đầu Mail Merge).
- Kết quả, bảng Mail Merge sẽ xuất hiện ở bên phải cửa sổ Word.
- Sau đó, chọn Labels (Nhãn) từ Select document type (Chọn loại tài liệu).
- Sau đó, nhấn Next: Starting document (Tiếp: Tài liệu khởi đầu).
- Kết quả, Bước 2 của Mail Merge sẽ xuất hiện.
- Ở đây, tích chọn Use the current document (Sử dụng tài liệu hiện tại).
- Nhưng, nếu tùy chọn đó không hoạt động, chọn Change document layout (Thay đổi bố cục tài liệu).
- Sau đó, nhấn Label options (Tùy chọn nhãn).
- Khi đó, hộp thoại Label Options (Tùy chọn nhãn) sẽ bật ra.
- Ở đó, chọn cài đặt mong muốn và nhấn OK.
- Cuối cùng, nhấn Next: Select recipients (Tiếp: Chọn người nhận).
Đọc thêm: Cách tạo nhãn trong Word từ danh sách Excel (Hướng dẫn từng bước)
BƯỚC 3: Liên kết Word và Excel để hợp nhất nhãn thư
Tuy nhiên, chúng ta cần liên kết file Excel với Word. Để làm vậy, hãy làm theo quy trình.
- Trước tiên, nhấp Use an existing list (Sử dụng danh sách hiện có) từ Select recipients (Chọn người nhận).
- Tiếp theo, nhấn Browse (Duyệt).
- Kết quả, hộp thoại Select Data Source (Chọn nguồn dữ liệu) sẽ xuất hiện.
- Chọn file Excel mong muốn và nhấn Open (Mở).
- Kết quả, hộp Select Table (Chọn bảng) sẽ bật ra.
- Cuối cùng, nhấp vào bảng và nhấn OK.
Đọc thêm: Cách chuyển đổi Excel sang nhãn Word (Với các bước dễ dàng)
BƯỚC 4: Chọn người nhận
Sau BƯỚC 3, nó sẽ trả về cửa sổ Mail Merge Recipients (Người nhận Mail Merge).
- Bạn có thể loại trừ trường đặc biệt bằng cách bỏ tích ô bên cạnh chúng.
- Nhấp vào biểu tượng mũi tên thả xuống bên cạnh tiêu đề cột để áp dụng tính năng Lọc (Filter) hoặc thực hiện thao tác Sắp xếp (Sort).
- Sau khi thay đổi cần thiết, nhấn OK.
- Sau đó, chuyển sang bước tiếp theo.
BƯỚC 5: Chỉnh sửa nhãn địa chỉ
Thêm vào đó, chúng ta sẽ tổ chức Khối địa chỉ (Address block) để thay đổi Nhãn.
- Chọn Address block (Khối địa chỉ) trong bảng Mail Merge trước tiên.
- Kết quả, hộp thoại Insert Address Block (Chèn khối địa chỉ) sẽ xuất hiện.
- Hơn nữa, chọn định dạng mong muốn. Xem phần Preview (Xem trước) để kiểm tra đầu ra yêu cầu.
- Sau đó, nhấn OK.
Đọc thêm: Cách in nhãn địa chỉ trong Excel (2 cách nhanh)
BƯỚC 6: Hiển thị nhãn Mail Merge
- Ở bước Preview your labels (Xem trước nhãn của bạn), bạn sẽ thấy xem trước nhãn.
- Chọn Recipient (Người nhận) mong muốn từ bảng Mail Merge và kết quả sẽ xuất hiện trong file Word.
- Xem hình sau để hiểu rõ hơn.
Đọc thêm: Cách in nhãn trong Excel (Với các bước dễ dàng)
BƯỚC 7: In nhãn thư từ
Nếu bạn muốn in Nhãn thư từ, hãy làm theo quy trình dưới đây.
- Sau khi đến bước Complete the merge (Hoàn tất hợp nhất), bạn sẽ có tùy chọn Print (In).
- Nhấn Print (In).
- Kết quả, hộp thoại Merge to Printer (Hợp nhất đến máy in) sẽ bật ra.
- Chọn cài đặt mong muốn và nhấn OK.
BƯỚC 8: Lưu nhãn thư từ để dùng sau
Cuối cùng, chúng ta cần Lưu Nhãn thư từ trong file Word để dùng sau. Do đó, xem quy trình hoàn tất nhiệm vụ.
- Nhấn cùng lúc phím Ctrl và S để lưu file.
- Theo cách đó, nó sẽ lưu file.
- Bây giờ, nếu bạn cập nhật file Excel đã liên kết, nó cũng sẽ cập nhật Nhãn trong Word tự động.
- Khi bạn mở file Word từ bây giờ, bạn sẽ nhận được hộp thoại cảnh báo như hình dưới.
- Vì vậy, nhấn Yes (Có) để Mail Merge Nhãn từ Excel sang Word. Nhấn No (Không) nếu ngược lại.
Kết luận
Kể từ nay, bạn sẽ có thể Mail Merge Nhãn từ Excel sang Word theo các quy trình đã mô tả. Hãy tiếp tục sử dụng và cho chúng tôi biết nếu bạn có cách khác để làm nhiệm vụ. Theo dõi trang web ExcelDemy để đọc thêm bài viết như vậy. Đừng quên để lại bình luận, đề xuất hoặc thắc mắc nếu có ở phần bình luận bên dưới.
Bài viết liên quan
- Cách hợp nhất file Excel vào nhãn thư từ (Với các bước dễ dàng)
- Cách in nhãn Avery từ Excel (2 phương pháp đơn giản)
- Cách tạo nhãn không cần Word trong Excel (Hướng dẫn từng bước)