Để theo dõi thông tin nhân viên, chúng ta có thể cần một cơ sở dữ liệu Excel với các trường như tên, chức vụ, lương, và kinh nghiệm, trong số những thứ khác. Tuy nhiên, chúng ta muốn tạo một cơ sở dữ liệu nhân viên động mà tất cả thông tin được cập nhật tự động theo thời gian thực. Vì vậy, trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo cơ sở dữ liệu nhân viên động trong Excel.
5 bước tạo cơ sở dữ liệu nhân viên trong Excel
Chúng tôi đã cung cấp một số trường mẫu của cơ sở dữ liệu nơi chúng ta sẽ nhập và giữ các bản ghi trong hình ảnh dưới đây. Để làm cho cơ sở dữ liệu trở nên động, chúng ta sẽ sử dụng các hàm TODAY, INT, VLOOKUP, và MATCH sau này. Chúng ta sẽ sử dụng danh sách thả xuống để chọn thông tin cần thiết cho từng nhân viên.
Bước 1: Nhập chi tiết cơ bản để tạo cơ sở dữ liệu nhân viên
- Trước tiên, viết tên của từng nhân viên.
- Nhập chức vụ của từng nhân viên.
- Nhập thông tin cho lương cơ bản.
- Sau đó, nhập ngày vào làm.
Bước 2: Sử dụng hàm TODAY để tính thâm niên
- Để đếm thâm niên theo năm, trừ ngày vào làm từ ngày hôm nay với công thức sau.
=TODAY()-E5)
- Kết quả, nó sẽ trả về định dạng ngày.
- Đi đến dải Số trên ribbon, và thay đổi định dạng thành Số.
- Kết quả, kết quả sẽ hiển thị theo ngày. Chúng ta cần chuyển ngày thành năm.
- Để chuyển số ngày thành năm, nhập công thức sau.
=(TODAY()-E5)/365
- Kết quả sẽ xuất hiện trong ô F5 là 10.30.
- Bây giờ, chúng ta cần đếm số năm tròn đã hoàn thành. Để làm điều này, chúng ta sẽ áp dụng hàm INT với công thức sau.
=INT((TODAY()-E5)/365)
- Nhấn Enter để xem kết quả (10.00).
- Cuối cùng, sử dụng công cụ Kéo tự động để điền các cột còn lại.
Đọc thêm: Cách sử dụng hàm cơ sở dữ liệu trong Excel (Với ví dụ)
Bài đọc tương tự
- Cách tạo cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Cách tạo cơ sở dữ liệu với Form trong Excel
- Cách tạo cơ sở dữ liệu sinh viên trong Excel (Với các bước dễ dàng)
Bước 3: Chèn công thức tính lương hiện tại
- Với 5% tăng lương mỗi năm, chèn công thức sau để tính lương hiện tại.
=D5*(1.05)^F5
- Sau đó, nhấn Enter.
- Cuối cùng, tự động điền các ô cần thiết bằng cách kéo xuống công cụ Kéo tự động.
Bước 4: Chèn danh sách thả xuống
- Trước hết, nhấp vào Dữ liệu.
- Chọn Công cụ dữ liệu.
- Sau đó, nhấp vào Kiểm tra dữ liệu.
- Trong hộp Cho phép, chọn tùy chọn Danh sách.
- Để tạo danh sách thả xuống với tên nhân viên, chọn phạm vi B5:B11.
- Cuối cùng, nhấp OK.
- Kết quả, danh sách thả xuống của bạn sẽ được tạo như hình dưới đây.
Bước 5: Áp dụng hàm VLOOKUP để tạo cơ sở dữ liệu nhân viên trong Excel
- Để tìm chức vụ của tên trong danh sách thả xuống tại ô B5, nhập công thức sau vào ô C15.
=VLOOKUP($B$15,$B$4:$G$11,MATCH(C4,$B$4:$G$4,0),FALSE)
- Sau đó, nhấn Enter để lấy chức vụ (Trưởng nhóm) của nhân viên (William).
- Kéo công cụ Kéo tự động từ trái sang phải để điền các ô.
- Chọn định dạng cần thiết cho tiền tệ ($) và định dạng ngày tháng.
- Chọn tên nhân viên từ danh sách thả xuống.
- Kết quả, tất cả các trường (tức là chức vụ, lương, và thâm niên) thay đổi khi tên được chọn.
Kết luận
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn hướng dẫn về cách tạo cơ sở dữ liệu nhân viên trong Excel. Tất cả các quy trình này nên được học và áp dụng cho tập dữ liệu của bạn. Hãy xem workbook thực hành và kiểm tra các kỹ năng này. Chúng tôi được khích lệ để tiếp tục làm các hướng dẫn như vậy nhờ sự hỗ trợ quý báu của bạn.
Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào. Cũng hãy thoải mái để lại bình luận trong phần bên dưới.
Chúng tôi, đội ngũ ExcelDemy, luôn sẵn sàng phản hồi các thắc mắc của bạn.
Hãy ở bên cạnh chúng tôi và tiếp tục học tập.
Các bài viết liên quan
- Cách duy trì cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel
- Cách tạo cơ sở dữ liệu tự động cập nhật trong Excel
- Tạo cơ sở dữ liệu kho hàng trong Excel (3 phương pháp dễ dàng)
- Cách tạo cơ sở dữ liệu quan hệ trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Cách tạo cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm trong Excel (2 thủ thuật nhanh)