Chúng ta lưu trữ thông tin quan trọng trong bảng tính Excel. Chúng ta cũng thực hiện các thao tác cần thiết trên dữ liệu để phân tích các vấn đề khác nhau từ thời gian này sang thời gian khác. Bây giờ, tạo báo cáo định kỳ từ dữ liệu Excel này là điều cần thiết cho một công ty hoặc các tổ chức khác. Chúng có thể hiểu được sự cải tiến hoặc có được kiến thức phù hợp về lĩnh vực cần cải thiện thông qua các báo cáo này. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn các phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả để Tạo báo cáo từ Dữ liệu Excel.
Tải các workbook sau để tự thực hành.
2 phương pháp dễ dàng để tạo báo cáo từ dữ liệu Excel
Để minh họa, chúng tôi sẽ sử dụng một tập dữ liệu mẫu làm ví dụ. Ví dụ, tập dữ liệu dưới đây đại diện cho 3 Tháng (Tháng 1 – Tháng 3), 2 Sản phẩm (Máy lạnh và Máy sưởi), và Doanh thu thuần của một công ty. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tạo báo cáo về Tổng Doanh thu thuần theo Tháng và theo Sản phẩm.
1. Chèn biểu đồ để tạo báo cáo từ dữ liệu Excel
1.1 Thêm biểu đồ được đề xuất
Chúng tôi sẽ sử dụng tính năng Biểu đồ Excel trong phương pháp đầu tiên. Vì vậy, hãy làm theo các bước dưới đây để Tạo báo cáo từ dữ liệu Excel.
CÁC BƯỚC:
- Trước tiên, chọn phạm vi B4:C10.
- Sau đó, đi đến Chèn ➤ Biểu đồ được đề xuất.
- Kết quả là hộp thoại Chèn biểu đồ sẽ bật ra.
- Ở đó, chọn loại biểu đồ mong muốn từ khung bên trái.
- Với ví dụ này, chọn Cột cụm. Nó sẽ trả về biểu đồ hiển thị Doanh thu của từng sản phẩm trong mỗi tháng với 2 Màu khác nhau. Do đó, dễ dàng phân biệt.
- Sau đó, nhấn OK.
- Kết quả, bạn sẽ nhận được biểu đồ mong muốn trong một bảng tính mới như hình dưới đây.
- Hơn nữa, bạn có thể nhấp vào biểu tượng thả xuống Tháng và Sản phẩm để lọc các trường bắt buộc.
- Ngoài ra, bạn có thể lưu biểu đồ thành hình ảnh riêng nếu muốn.
- Với mục đích đó, chọn biểu đồ và nhấp chuột phải.
- Cuối cùng, chọn Lưu dưới dạng hình ảnh.
1.2 Tạo biểu đồ thủ công
Tuy nhiên, nếu bạn muốn tự tạo biểu đồ thay vì dùng đề xuất của Excel, hãy làm theo các bước dưới đây.
CÁC BƯỚC:
- Trước hết, chọn B4:C10 và chọn tab Chèn.
- Tiếp theo, chọn biểu đồ mong muốn. Trong ví dụ này, nhấn biểu đồ Đường 2-D với Điểm đánh dấu.
- Vậy, bạn sẽ nhận được biểu đồ đường như minh họa dưới đây.
- Ở đây, bạn có thể sửa đổi biểu đồ bằng cách nhấn 3 biểu tượng khác nhau hiển thị trong hộp màu đỏ bên cạnh biểu đồ.
- Ví dụ, chúng ta thay đổi kiểu biểu đồ bằng cách nhấp vào biểu tượng giữa và chọn kiểu mong muốn. Xem hình dưới đây.
Đọc thêm: Cách tạo báo cáo bán hàng trong Excel (với các bước dễ dàng)
Bài đọc tương tự
- Cách tạo báo cáo hoạt động hàng ngày trong Excel (5 ví dụ dễ dàng)
- Tạo báo cáo sản xuất hàng ngày trong Excel (Tải mẫu miễn phí)
- Cách tạo báo cáo doanh số hàng ngày trong Excel (với các bước nhanh)
- Tạo báo cáo hiển thị doanh số quý trong Excel (với các bước dễ dàng)
- Cách tạo báo cáo MIS trong Excel cho bán hàng (với các bước dễ dàng)
2. Áp dụng tính năng PivotTable của Excel để tạo báo cáo
PivotTable là một tính năng rất hữu ích trong Excel. Trong phương pháp này, chúng ta sẽ áp dụng tính năng này để tạo báo cáo. Do đó, hãy học các bước sau để thực hiện nhiệm vụ.
CÁC BƯỚC:
- Chọn B4:C10 trước.
- Bây giờ, nhấp tab Chèn và chọn PivotTable ➤ Từ Bảng/Phạm vi.
- Tiếp theo, một hộp thoại sẽ hiện ra. Ở đó, nhấn OK.
- Kết quả, một bảng tính mới sẽ xuất hiện. Ở khung bên phải, bạn sẽ thấy Các trường PivotTable.
- Sau đó, tích chọn Tháng và Doanh thu thuần.
- Đặt Tháng vào Hàng và Doanh thu thuần vào phần Giá trị.
- Do đó, nó sẽ trả về báo cáo như hình dưới đây nơi Tổng Doanh thu thuần dựa trên Các tháng.
- Lại lần nữa, bỏ tích chọn Tháng và đặt Sản phẩm vào phần Hàng.
- Cuối cùng, nó sẽ trả về báo cáo dựa trên sản phẩm.
- Bây giờ, để thêm Slicer, đi đến Phân tích PivotTable.
- Nhấn Chèn Slicer từ phần Bộ lọc.
- Cuối cùng, bạn sẽ nhận được các slicer và thực hiện các thay đổi bắt buộc qua các slicer để xem kết quả mong muốn.
Đọc thêm: Tạo báo cáo trong Excel dưới dạng bảng (Với các bước dễ dàng)
Cách in báo cáo được tạo từ dữ liệu Excel
Cuối cùng, chúng ta cũng có thể cần in báo cáo thay vì chỉ giữ chúng trong workbook Excel. Do đó, hãy học quy trình để thực hiện thao tác.
CÁC BƯỚC:
- Trước hết, đi đến tab Chèn.
- Nhấn Tiêu đề & Chân trang từ menu thả xuống Văn bản.
- Sau đó, nhập Tiêu đề như bên dưới.
- Sau đó, ẩn các trang tính mà bạn không muốn trong báo cáo.
- Với việc đó, chọn trang tính và nhấp chuột phải.
- Chọn Ẩn.
- Tiếp theo, đi đến tab File.
- Trong cửa sổ File, chọn In.
- Chọn In toàn bộ Workbook, Hướng ngang, Vừa tất cả cột trên một trang.
- Cuối cùng, chọn In và nó sẽ tạo file PDF của báo cáo.
Đọc thêm: Cách tạo báo cáo tóm tắt trong Excel (2 phương pháp dễ dàng)
Kết luận
Kể từ nay, bạn sẽ có thể Tạo báo cáo từ Dữ liệu Excel theo các phương pháp đã mô tả ở trên. Hãy tiếp tục sử dụng chúng và cho chúng tôi biết nếu bạn có thêm cách nào để làm nhiệm vụ. Theo dõi trang web ExcelDemy để có thêm các bài viết như thế này. Đừng quên để lại bình luận, đề xuất hoặc thắc mắc nếu bạn có bất kỳ điều gì trong phần bình luận bên dưới.
Các bài viết liên quan
- Tạo báo cáo chi tiêu trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Cách tạo báo cáo thu chi trong Excel (3 ví dụ)
- Tạo báo cáo sản xuất trong Excel (2 biến thể phổ biến)
- Cách tạo báo cáo tồn kho theo độ tuổi trong Excel (Hướng dẫn từng bước)
- Chuẩn bị báo cáo MIS trong Excel (2 ví dụ phù hợp)