Nếu bạn đang tìm kiếm các thủ thuật đặc biệt để lấy dữ liệu từ mô hình dữ liệu trong Excel, bạn đã đến đúng nơi. Có nhiều cách để lấy dữ liệu từ mô hình dữ liệu. Bài viết này sẽ thảo luận chi tiết các phương pháp này. Hãy làm theo hướng dẫn hoàn chỉnh để nắm vững tất cả.
Mô hình dữ liệu (Data Model) là gì?
Mô hình dữ liệu là yếu tố thiết yếu cho phân tích dữ liệu. Bạn có thể tải dữ liệu (như các bảng) vào bộ nhớ của Excel bằng mô hình dữ liệu. Để kết nối dữ liệu, bạn có thể yêu cầu Excel sử dụng một cột chung. Trong mô hình dữ liệu, từ "Model" mô tả mối quan hệ giữa các bảng. Có nhiều cách để tạo mô hình dữ liệu trong Excel. Có ba cách tạo mô hình dữ liệu: sử dụng Thanh công cụ Relationship (Mối quan hệ), áp dụng Power Query và sử dụng Power Pivot.
Cách tạo Mô hình dữ liệu trong Excel
Ở đây chúng ta sẽ trình bày cách tạo mô hình dữ liệu. Hãy thực hiện theo các bước sau để tạo mô hình dữ liệu bằng Thanh công cụ Relationship.
📌 Các bước:
- Trước tiên, chọn một giá trị dữ liệu từ tập dữ liệu.
- Sau đó, chuyển đến tab Insert (Chèn) trên Ribbon.
- Từ tab Insert, chọn lệnh Table (Bảng).
- Thứ hai, khi hộp thoại Create Table (Tạo bảng) xuất hiện, chọn toàn bộ tập dữ liệu làm dữ liệu bảng.
- Sau đó, nhấp vào OK.
- Thứ ba, chuyển đến tab Table Design (Thiết kế bảng).
- Sau đó, đặt tên cho bảng vừa tạo.
- Điều này sẽ giúp bạn phân biệt bảng trong các bước tiếp theo.
- Cuối cùng, lặp lại quy trình tương tự cho phần còn lại của tập dữ liệu và chuyển chúng thành các bảng.
- Sau đó, chuyển đến tab Data (Dữ liệu) trên Ribbon.
- Sau đó, từ tùy chọn Data Tools (Công cụ dữ liệu) chọn công cụ Relationships (Mối quan hệ).
- Kết quả, một cửa sổ sẽ hiện ra.
- Sau đó, từ cửa sổ Manage Relationships (Quản lý mối quan hệ), chọn New (Mới).
- Kết quả, hộp thoại Create Relationship (Tạo mối quan hệ) sẽ xuất hiện trên màn hình.
- Trong hộp thoại, trước tiên, chọn bảng bạn muốn phân tích.
- Trong trường hợp của chúng ta, đó là bảng Table_Sales.
- Thứ hai, chọn cột chung cho cả hai bảng làm Column (Foreign) (Cột khóa ngoại).
- Cột này có thể chứa các giá trị trùng lặp.
- Trong trường hợp của chúng ta, cột chung là ID.
- Thứ ba, chọn bảng tra cứu làm Related Table (Bảng liên quan).
- Từ bảng này, chúng ta sẽ tìm giá trị liên quan đến bảng trước.
- Trong trường hợp của chúng ta, bảng là Executive.
- Sau đó, chọn cột chung làm Related Column (Primary) (Cột khóa chính liên quan).
- Cột này phải chứa các giá trị duy nhất hoặc không trùng lặp.
- Ở đây, cột là cột ID.
- Cuối cùng, nhấp vào OK.
- Kết quả, một cửa sổ sẽ hiện ra hiển thị mối quan hệ.
- Nhấp OK để xác nhận mối quan hệ.
- Đây là cách bạn có thể tạo mô hình dữ liệu.
2 Phương pháp dễ dàng để Lấy dữ liệu từ Mô hình dữ liệu trong Excel
Trong phần sau, chúng ta sẽ sử dụng hai phương pháp hiệu quả để lấy dữ liệu từ mô hình dữ liệu. Phần này cung cấp chi tiết rộng rãi về các phương pháp này. Bạn nên học và áp dụng để cải thiện tư duy và kiến thức Excel. Chúng tôi sử dụng phiên bản Microsoft Office 365 ở đây, nhưng bạn có thể sử dụng bất kỳ phiên bản nào khác theo ý thích.
1. Sử dụng Nguồn dữ liệu bên ngoài (External Data Source)
Bây giờ, chúng ta sẽ trình bày cách lấy dữ liệu từ mô hình dữ liệu. Ở đây, chúng ta sẽ áp dụng quy trình Nguồn dữ liệu bên ngoài (External Data Source) để lấy dữ liệu từ mô hình dữ liệu. Hãy thực hiện theo các bước sau để thực hiện nhiệm vụ.
📌 Các bước:
- Trước hết, chuyển đến tab Insert (Chèn).
- Sau đó, nhấp vào PivotTable (Bảng Pivot).
- Cuối cùng, từ menu thả xuống chọn From External Data Source (Từ nguồn dữ liệu bên ngoài).
- Sau đó, từ cửa sổ PivotTable from an external source (Bảng Pivot từ nguồn bên ngoài) chọn Choose Connection (Chọn kết nối).
- Trong cửa sổ Existing Connections (Kết nối hiện có), trước tiên, chuyển đến Tables (Các bảng).
- Ở đó bạn sẽ thấy Excel đã liệt kê hai bảng mà chúng ta đã kết nối trước đó trong Thanh công cụ Relationships.
- Chọn Tables in Workbook Data Model (Các bảng trong Mô hình dữ liệu Workbook).
- Cuối cùng, nhấp Open (Mở).
- Sau đó, từ cửa sổ PivotTable from an external source chọn New Worksheet (Trang tính mới).
- Cuối cùng, nhấp vào OK.
- Kết quả, bạn sẽ thấy một Bảng Pivot được tạo bằng mô hình dữ liệu.
- Ở đây, bạn có thể liên kết hai bảng.
- Ví dụ, bạn có thể chọn tên của giám đốc từ bảng Executive và tìm ra số lượng bán hàng của họ từ bảng Table_Sales.
- Bạn có thể làm được điều đó vì hai bảng được kết nối thông qua mô hình dữ liệu.
- Cuối cùng, bạn sẽ có thể lấy dữ liệu từ mô hình dữ liệu.
💡 Lưu ý:
Bảng Pivot được tạo bằng Mô hình dữ liệu có một số hạn chế so với Bảng Pivot được tạo từ một bảng dữ liệu đơn lẻ. Hạn chế đáng chú ý nhất là: bạn không thể tạo nhóm. Ngoài ra, bạn không thể tạo trường tính toán (calculated fields) hoặc mục tính toán (calculated items).
Đọc thêm: Cách sử dụng Mô hình dữ liệu trong Excel (3 Ví dụ)
2. Sử dụng lệnh Mô hình dữ liệu (Data Model Command)
Bây giờ, chúng ta sẽ trình bày một phương pháp khác để lấy dữ liệu từ mô hình dữ liệu. Ở đây, chúng ta sẽ áp dụng quy trình lệnh mô hình dữ liệu để lấy dữ liệu từ mô hình dữ liệu. Hãy thực hiện theo các bước sau để thực hiện nhiệm vụ.
📌 Các bước:
- Trước hết, chuyển đến tab Insert (Chèn).
- Nhấp vào PivotTable (Bảng Pivot).
- Cuối cùng, từ menu thả xuống chọn From Data Model (Từ Mô hình dữ liệu).
- Sau đó, từ cửa sổ PivotTable from Data Model (Bảng Pivot từ Mô hình dữ liệu) chọn New Worksheet (Trang tính mới).
- Cuối cùng, nhấp OK.
- Kết quả, bạn sẽ thấy một Bảng Pivot được tạo bằng mô hình dữ liệu.
- Ở đây, bạn có thể liên kết hai bảng.
- Ví dụ, bạn có thể chọn tên của giám đốc từ bảng Executive và tìm ra số lượng bán hàng của họ từ bảng Table_Sales.
- Bạn có thể làm được điều đó vì hai bảng được kết nối thông qua mô hình dữ liệu.
- Cuối cùng, bạn sẽ có thể lấy dữ liệu từ mô hình dữ liệu.
💡 Mẹo:
Bảng Pivot có thể được chuyển đổi thành công thức. Để làm điều này, chọn bất kỳ ô nào trong Bảng Pivot và chọn PivotTable Tools ➪ Analyze ➪ OLAP Tools ➪ Convert to Formulas (Chuyển đổi thành công thức). Bảng Pivot sẽ được thay thế bằng các ô dựa trên công thức. Các công thức được tạo bằng cách sử dụng các hàm CUBEMEMBER và CUBEVALUE. Mặc dù phạm vi dữ liệu mới sẽ không phải là Bảng Pivot, các công thức vẫn sẽ cập nhật khi dữ liệu thay đổi.
Đọc thêm: Cách quản lý Mô hình dữ liệu trong Excel (với Các bước dễ dàng)
Kết luận
Đó là kết thúc của phiên hôm nay. Tôi tin chắc rằng từ bây giờ, bạn có thể lấy dữ liệu từ mô hình dữ liệu trong Excel. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc đề xuất nào, vui lòng chia sẻ trong phần bình luận bên dưới.
Đừng quên truy cập trang web Exceldemy.com để xem các bài viết về các vấn đề và giải pháp Excel khác nhau. Hãy tiếp tục học các phương pháp mới và không ngừng phát triển!
Các bài viết liên quan
- Cách xóa Bảng khỏi Mô hình dữ liệu trong Excel (2 thủ thuật nhanh)
- [Đã khắc phục!] Mối quan hệ Mô hình dữ liệu Excel không hoạt động (6 Giải pháp)
- Cách tạo Trường tính toán trong Bảng Pivot Mô hình dữ liệu
- Xóa Mô hình dữ liệu khỏi Bảng Pivot trong Excel (với Các bước dễ dàng)