Gửi hàng loạt email trực tiếp từ Excel: 2 phương pháp đơn giản

Chúng ta lưu trữ nhiều loại thông tin trong worksheet Excel. Ví dụ: địa chỉ Email của đối tác hoặc công ty quan trọng. Khi cần gửi email cho nhiều địa chỉ, copy từng địa chỉ rất tốn thời gian. Bài viết này giới thiệu 2 phương pháp dễ dàng, hiệu quả để Gửi Hàng Loạt Email từ Bảng Tính Excel.

Tải workbook bên dưới để tự thực hành.

2 Phương Pháp Dễ Dàng Gửi Hàng Loạt Email Từ Bảng Tính Excel

Để minh họa, dùng tập dữ liệu mẫu: Nhân viên bán hàng (Salesman) và Email của họ. Chúng ta sẽ gửi email cho từng người lấy địa chỉ từ Bảng Tính Excel này.

1. Gửi Hàng Loạt Email Từ Excel Bằng Mail Merge Trong Word

Phương pháp này dùng MS Word và tính năng Mail Merge (Hợp nhất thư) trong Word để Gửi Hàng Loạt Email từ Bảng Tính Excel. Làm theo các bước:

CÁC BƯỚC:

Mở file Word trắng.
Soạn thảo nội dung thư.
Vào Mailings (Thư) ➤ Select Recipients (Chọn người nhận) ➤ Use an Existing List (Sử dụng danh sách có sẵn).

Gửi hàng loạt email trực tiếp từ Excel: 2 phương pháp đơn giản

Hộp thoại Select Data Source (Chọn nguồn dữ liệu) bật lên.
Chọn file Excel chứa địa chỉ Email.
Nhấn Open (Mở).

Gửi hàng loạt email trực tiếp từ Excel: 2 phương pháp đơn giản

Hộp thoại Select Table (Chọn bảng) hiện ra.
Chọn sheet mong muốn và nhấn OK.

Gửi hàng loạt email trực tiếp từ Excel: 2 phương pháp đơn giản

Chọn từ cần thay thế cho từng thư. Ví dụ chọn Wilham.
Tab Mailings, chọn Salesman từ menu thả xuống Insert Merge Field (Chèn trường hợp nhất).

Gửi hàng loạt email trực tiếp từ Excel: 2 phương pháp đơn giản

Thông điệp sẽ hiển thị như minh họa dưới.

Gửi hàng loạt email trực tiếp từ Excel: 2 phương pháp đơn giản

Để xem trước thư từ góc độ người nhận, click Preview Results (Xem trước kết quả).

Gửi hàng loạt email trực tiếp từ Excel: 2 phương pháp đơn giản

Dưới menu thả xuống Finish & Merge (Hoàn tất & Hợp nhất), chọn Send Email Messages (Gửi thư điện tử).

Gửi hàng loạt email trực tiếp từ Excel: 2 phương pháp đơn giản

Hộp thoại Merge to E-mail (Hợp nhất thành email) hiện ra.
Chọn tiêu đề Email ở trường To và nhập Subject line (Tiêu đề thư) (ví dụ: Greetings).
Nhấn OK để gửi thư đến tất cả người nhận.

Gửi hàng loạt email trực tiếp từ Excel: 2 phương pháp đơn giản

Xem thêm: Cách gửi bảng tính Excel có thể chỉnh sửa qua email (3 phương pháp nhanh)

Bài đọc tương tự

Cách tự động gửi email từ Excel dựa trên ngày tháng
Gửi email từ Excel kèm nội dung bằng Macro (với các bước dễ dàng)
Cách gửi file Excel đến email tự động (3 phương pháp phù hợp)
Cách gửi email khi điều kiện đáp ứng trong Excel (3 phương pháp dễ dàng)
Tự động gửi email từ Excel dựa trên nội dung ô (2 phương pháp)

2. Áp Dụng Excel VBA Để Gửi Hàng Loạt Email Từ Bảng Tính

Tuy nhiên, bạn có thể tránh một số rắc rối nếu dùng mã VBA thực hiện. Phần này trình bày 3 ví dụ khác nhau Gửi Hàng Loạt Email từ Bảng Tính qua Excel VBA.

2.1 Gửi Email Hàng Loạt Cho Danh Sách

Ví dụ này gửi thông điệp chung cho tất cả. Học các bước sau:

CÁC BƯỚC:

Chọn Developer (Nhà phát triển) ➤ Visual Basic.

Gửi hàng loạt email trực tiếp từ Excel: 2 phương pháp đơn giản

Cửa sổ VBA bật lên.
Click Insert (Chèn) ➤ Module.
Copy mã sau dán vào cửa sổ Module.

Sub massEmails() Dim appOutlook As Object Dim Email As Object Dim mailbody, mailto As String Dim i, j As Integer Set appOutlook = CreateObject("Outlook.Application") Set Email = appOutlook.CreateItem(olMailItem) For i = 2 To 5 mailto = mailto & Cells(i, 2) & ";" Next i ThisWorkbook.Save Email.To = mailto Email.Subject = "Important Notice" Email.Body = "Greetings Everyone," & vbNewLine & "Please go through the Company Rules." & vbNewLine & "Regards." Email.Display End Sub

Gửi hàng loạt email trực tiếp từ Excel: 2 phương pháp đơn giản

Lưu file và nhấn F5 chạy mã.
Cửa sổ Outlook hiện ra với tất cả người nhận ở trường To.
Cuối cùng nhấn Send (Gửi).

Gửi hàng loạt email trực tiếp từ Excel: 2 phương pháp đơn giản

2.2 Email Có Nhiều File Đính Kèm

Nếu bạn có nhiều file đính kèm và cần gửi đến nhiều địa chỉ email, làm theo quy trình dưới:

CÁC BƯỚC:

Click tab Developer.
Chọn Visual Basic.
Trong cửa sổ VBA, chọn Module dưới Insert.
Copy dán mã dưới vào Module.

Sub attachments() Dim appOutlook As Object Dim Email As Object Dim source, mailto As String Dim i, j As Integer Set appOutlook = CreateObject("Outlook.Application") Set Email = appOutlook.CreateItem(olMailItem) For i = 2 To 5 mailto = mailto & Cells(i, 2) & ";" Next i For j = 2 To 5 source = "D:\SOFTEKO\how to send multiple emails from excel spreadsheet\" & Cells(j, 3) Email.attachments.Add source Next ThisWorkbook.Save source = ThisWorkbook.FullName Email.attachments.Add source Email.To = mailto Email.Subject = "Important Sheets" Email.Body = "Greetings Everyone," & vbNewLine & "Please go through the Sheets." & vbNewLine & "Regards." Email.Display End Sub

Gửi hàng loạt email trực tiếp từ Excel: 2 phương pháp đơn giản

Lưu và chạy mã nhấn F5.
Cửa sổ Outlook hiện ra với các file đính kèm mong muốn.

Gửi hàng loạt email trực tiếp từ Excel: 2 phương pháp đơn giản

2.3 Gửi Email Dựa Trên Giá Trị Ô

Ví dụ này: file Excel tự động gửi email đến nhiều địa chỉ khi giá trị ô nhất định khác yêu cầu. Tập dữ liệu có 50 tại ô B5. Mã sẽ gửi email nếu giá trị dưới 100.

Gửi hàng loạt email trực tiếp từ Excel: 2 phương pháp đơn giản

CÁC BƯỚC:

Chọn sheet, chuột phải chọn View Code (Xem mã).

Gửi hàng loạt email trực tiếp từ Excel: 2 phương pháp đơn giản

Dán mã sau vào hộp thoại bật lên.

Dim rn As Range Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub Set rn = Intersect(Range("B5"), Target) If rn Is Not hing Then Exit Sub If IsNumeric(Target.Value) And Target.Value < 100 Then Call Mail_small_Text_Outlook End If End Sub Sub MailCellvalues() Dim appOutlook As Object Dim Email As Object Dim mailbody, mailto As String Dim i, j As Integer Set appOutlook = CreateObject("Outlook.Application") Set Email = appOutlook.CreateItem(olMailItem) For i = 2 To 5 mailto = mailto & Cells(i, 3) & ";" Next i ThisWorkbook.Save Email.To = mailto Email.Subject = "Important Notice" Email.Body = "Greetings Everyone," & vbNewLine & "Please raise B5 above 100." & vbNewLine & "Regards." Email.Display End Sub

Gửi hàng loạt email trực tiếp từ Excel: 2 phương pháp đơn giản

Lưu file nhấn F5 chạy.
Kết quả hiển thị trong cửa sổ Outlook.

Gửi hàng loạt email trực tiếp từ Excel: 2 phương pháp đơn giản

Xem thêm: Cách gửi email từ danh sách Excel (2 cách hiệu quả)

Kết Luận

Bây giờ bạn có thể Gửi Hàng Loạt Email từ Bảng Tính Excel theo các phương pháp trên. Hãy áp dụng và cho chúng tôi biết nếu có cách khác. Theo dõi website ExcelDemy để đọc thêm bài viết tương tự. Đừng quên để lại bình luận, góp ý hoặc thắc mắc ở phần comment bên dưới.

Các Bài Viết Liên Quan

Gửi email nhắc nhở tự động từ worksheet Excel bằng VBA
Cách gửi email tự động khi điều kiện đáp ứng trong Excel
[Đã giải quyết]: Share Workbook không hiển thị trong Excel (với các bước dễ dàng)
Macro gửi email từ Excel (5 ví dụ phù hợp)
Macro gửi email từ Excel kèm nội dung (3 trường hợp hữu ích)
Excel Macro: Gửi email đến địa chỉ trong ô (2 cách dễ dàng)