Nhiều khi làm việc trong Microsoft Excel , người dùng cần di chuyển dữ liệu từ tệp Excel sang một cách sắp xếp khác. Đó là lúc người dùng cần biết cách xuất dữ liệu trong Excel. Có một số cách sắp xếp khác trong đó người dùng có thể di chuyển dữ liệu từ Excel. Nhưng để làm được điều đó, họ cần lưu tệp ở định dạng chính xác. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xuất dữ liệu trong Excel.
Bạn có thể tải xuống Excel miễn phí sách bài tập ở đây và tự thực hành.
2 cách dễ dàng để xuất dữ liệu trong Excel bằng cách chuyển đổi sổ làm việc thành các định dạng tệp khác
Tôi sẽ thảo luận trong phần này các thủ tục xuất dữ liệu trong Excel. Bạn có thể chuyển đổi sổ làm việc Excel của mình thành các định dạng khác nhau như CSV , TXT , PRN , và nhiều cái khác. Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn hai cách khác nhau để xuất dữ liệu trong Excel bằng cách chuyển đổi sổ làm việc sang các định dạng tệp khác.
Trước hết, tôi sẽ chuyển đổi dữ liệu sổ làm việc Excel sang định dạng văn bản. Tại đây, bạn sẽ thấy ba ví dụ về định dạng văn bản, đó là- CSV , TXT và PRN các định dạng. Trong quy trình thứ hai, tôi sẽ trình bày cách chuyển đổi sổ làm việc Excel sang các định dạng khác như định dạng PDF, trang web (HTML), XPS, v.v.
Với mục đích làm việc của mình, tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu mẫu sau.
1. Chuyển đổi sổ làm việc Excel sang định dạng văn bản
Khi bạn chọn Tệp ➪ Lưu dưới dạng và sau đó chọn vị trí nơi tệp của bạn sẽ được đặt, Lưu dưới dạng hộp thoại sẽ xuất hiện và bạn có thể chọn định dạng mong muốn của mình từ nhiều định dạng tệp văn bản. Ba loại là:
- CSV :Các tệp giá trị được phân tách bằng dấu phẩy.
- TXT :Tệp được phân cách bằng tab.
- PRN :Văn bản được định dạng, tệp văn bản của máy in.
Ba tệp văn bản trên được thảo luận dưới đây:
1.1 Chuyển đổi Sổ làm việc Excel sang Tệp CSV
Khi bạn xuất trang tính sang CSV định dạng tệp, dữ liệu được lưu dưới dạng hiển thị. Giả sử bạn đang làm việc với một trang tính trong Excel. Một trong các ô của bạn (giả sử đó là A5 ) chứa giá trị này: 12.8312344 . Nhưng bạn đã định dạng ô A5 theo cách nó hiển thị một số có hai dấu thập phân. Vì vậy, A5 sẽ hiển thị 12,83 . Bây giờ bạn muốn chuyển đổi tệp excel này thành CSV rồi đến A5 sẽ được lưu dưới dạng 12.83, và như thế. Các ô được phân tách bằng ký tự dấu phẩy và các hàng được phân tách bằng ký tự xuống dòng và nguồn cấp dữ liệu dòng. Các số liệu sau giải thích cho bạn cách lưu sổ làm việc Excel trong CSV định dạng.
Bước 1:
- Trước hết, hãy chuẩn bị tập dữ liệu của bạn.
- Sau đó, chuyển đến Tệp tab của dải băng.
Bước 2:
- Thứ hai, bạn sẽ thấy Trang chủ cửa sổ Excel.
- Sau đó, chọn Lưu dưới dạng lệnh từ cửa sổ.
Bước 3:
- Thứ ba, sau khi chọn lệnh trước đó, bạn sẽ có tùy chọn để chọn vị trí của tệp để lưu.
- Sau đó, nhấp vào Duyệt qua .
Bước 4:
- Thứ tư, chọn một thư mục để lưu và đặt tên cho tệp mới.
- Sau đó, trong loại lưu, hãy chọn CSV (Phân cách bằng dấu phẩy) để chuyển đổi tệp.
- Cuối cùng, nhấn Lưu .
Bước 5:
- Thứ năm, tệp Excel của bạn sẽ được chuyển đổi thành CSV
- Sau đó, mở tệp bằng Notepad phần mềm trong máy tính của bạn.
Bước 6:
- Cuối cùng, CSV sau khi mở tệp sẽ giống như hình sau.
Ghi chú:
- Nếu ô chứa dấu phẩy, giá trị ô được lưu trong dấu ngoặc kép.
- Nếu một ô chứa ký tự trong dấu ngoặc kép, ký tự đó sẽ xuất hiện hai lần.
Đọc thêm: Trích xuất văn bản sau một ký tự trong Excel (6 cách)
1.2 Chuyển đổi sổ làm việc Excel thành tệp TXT
Xuất sổ làm việc sang TXT tệp gần như giống với CSV định dạng tệp mà chúng tôi đã mô tả ở trên. Sự khác biệt duy nhất là các ô được phân tách bằng ký tự tab chứ không phải dấu phẩy. Nếu trang tính của bạn chứa các ký tự Unicode, bạn phải xuất tệp bằng Văn bản Unicode. Nếu không, các ký tự Unicode sẽ được lưu dưới dạng ký tự dấu chấm hỏi. Các bước cho quy trình này như sau.
Bước 1:
- Trước hết, hãy chuyển đến Tệp của ruy-băng sau khi hoàn thành tập dữ liệu.
Bước 2:
- Thứ hai, lưu tệp bằng cách làm theo các bước từ các phương pháp trước đó.
- Tại đây, trong mục Lưu dưới dạng , chọn Văn bản (Phân cách bằng tab) dưới dạng định dạng tệp.
Bước 3:
- Thứ ba, sau khi lưu tệp, hãy mở tệp bằng Notepad và kết quả sẽ giống như hình sau.
Đọc thêm: Cách chuyển đổi Excel thành tệp văn bản với dấu phân cách ống (2 cách)
1.3 Chuyển đổi Sổ làm việc Excel thành Tệp PRN
Đ PRN -type tệp giống như một hình ảnh in của trang tính. Các ô được phân tách bằng nhiều khoảng trắng. Một dòng có thể có nhiều nhất 240 nhân vật. Tệp PRN thường không được sử dụng. Quá trình chuyển đổi loại tệp này như sau.
Bước 1:
- Trước hết, hãy chuyển đến Tệp tab của ruy-băng.
Bước 2:
- Thứ hai, hãy lưu lại tệp theo các bước được hiển thị trong phương pháp đầu tiên.
- Trong mục Lưu dưới dạng , chọn định dạng tệp là Văn bản được định dạng (Phân cách bằng dấu cách) .
Bước 3:
- Cuối cùng, mở tệp mới được chuyển đổi bằng Notepad và xem kết quả như hình sau.
Đọc thêm: Cách trích xuất dữ liệu từ hình ảnh sang Excel (Với các bước nhanh)
Bài đọc tương tự
- Cách chuyển Dữ liệu từ Trang tính này sang Trang tính khác trong Excel bằng Macro
- Nhập Dữ liệu vào Excel (3 Cách Thích hợp)
- Cách Trích xuất Dữ liệu Từ Bảng Dựa trên Nhiều Tiêu chí trong Excel
- Chuyển Excel sang Tệp Văn bản với Dấu phân cách (2 Cách tiếp cận Dễ dàng)
- Cách nhập dữ liệu vào Excel từ một tệp Excel khác (2 cách)
2. Xuất sổ làm việc Excel sang các định dạng tệp khác
Trong phần thảo luận trên, tôi đã trình bày quy trình xuất dữ liệu Excel bằng cách chuyển đổi chúng sang định dạng văn bản. Bây giờ, tôi sẽ thảo luận về một số định dạng khác mà chúng ta có thể xuất dữ liệu Excel. Theo mặc định, Excel cũng cho phép bạn lưu sổ làm việc của mình ở một số định dạng khác. Ở định dạng DIF, mỗi phần tử được biểu diễn bằng một khối 2 hoặc 3 dòng.
2.1 DIF (Định dạng trao đổi dữ liệu)
Các tệp này có DIF sự mở rộng. Chúng hiếm khi được người dùng sử dụng. Nó chỉ có thể lưu trữ dữ liệu của một trang tính Excel duy nhất tại một thời điểm.
Để lưu trữ dữ liệu trang tính của bạn trong DIF , hãy làm theo các bước sau.
Bước 1:
- Trước hết, hãy lưu sổ làm việc Excel của bạn trong DIF ( Định dạng trao đổi dữ liệu ).
Bước 2:
- Thứ hai, mở tệp đã lưu bằng Notepad để xem kết quả sau.
Đọc thêm: Tự động chuyển dữ liệu từ một trang tính Excel sang một trang tính khác
2.2 SYLK (Liên kết tượng trưng)
Các tệp này có .slk sự mở rộng. Chúng cũng không được sử dụng thường xuyên. .slk phần mở rộng hoặc định dạng tệp không hỗ trợ các ký tự Unicode. Để chuyển đổi tệp Excel thành SYLK định dạng theo các bước sau.
Bước 1:
- Trước hết, hãy lưu tệp Excel của bạn vào SYLK định dạng như hình sau.
- Ở đây, phần mở rộng tệp phải là .slk .
Bước 2:
- Thứ hai, để xem kết quả, hãy mở tệp mới bằng Notepad .
2.3 PDF (Định dạng tài liệu di động)
Các tệp này có. pdf sự mở rộng. Đây là định dạng tệp "chỉ đọc" phổ biến. Bạn không thể thay đổi bất kỳ dữ liệu nào sau khi chuyển nó thành PDF . Quy trình chuyển tệp Excel thành PDF như sau.
Bước 1:
- Trước hết, hãy sử dụng PDF phần mở rộng để lưu tệp Excel hiện tại.
Bước 2:
- Thứ hai, sử dụng trình đọc PDF để mở tệp mới được chuyển đổi để xem kết quả.
2.4 XPS (Tài liệu Đặc tả Giấy XML)
Các tệp này có .xps sự mở rộng. Đây là phần mềm thay thế của Microsoft cho các tệp PDF. Người dùng hiếm khi sử dụng loại định dạng này. Để đọc loại tệp này, bạn sẽ cần Trình đọc XPS trên PC của bạn.
2.5 Định dạng Trang Web
Các tệp này có HTM / HTML (Ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản) sự mở rộng. Bằng cách lưu tệp Excel của bạn ở định dạng này, bạn có thể mở tệp mới trong trình duyệt web. Để sử dụng định dạng tệp này, hãy thực hiện theo các bước sau.
Bước 1:
- Trước hết, hãy sử dụng Trang Web như một kiểu lưu để lưu tệp Excel hiện tại.
Bước 2:
- Thứ hai, bạn sẽ thấy Xuất bản dưới dạng Trang Web hộp thoại.
- Sau đó, trong hộp, chọn Xuất bản .
Bước 3:
- Cuối cùng, bạn sẽ có thể mở tệp đã chuyển đổi trong trình duyệt web được cài đặt sẵn trên máy tính của mình và sẽ trông giống như hình sau.
Đọc thêm: Cách nhập dữ liệu vào Excel từ Web (với các bước nhanh)
2.6 ODS (Bảng tính OpenDocument)
Các tệp này có .ods sự mở rộng. Các tệp này tương thích với các chương trình bảng tính mã nguồn mở khác nhau. Bạn có thể mở ODS các tệp sử dụng Google Tài liệu hoặc Open Office .
Kết luận
Đó là phần cuối của bài viết này. Tôi hy vọng bạn thấy bài viết này hữu ích. After reading the above description, you will be able to export data in Excel by using any of the above-mentioned methods. Please share any further queries or recommendations with us in the comments section below.
The ExcelDemy team is always concerned about your preferences. Therefore, after commenting, please give us some moments to solve your issues, and we will reply to your queries with the best possible solutions ever.
Happy Excelling 🙂
Các bài viết liên quan
- Cách trích xuất dữ liệu từ ô trong Excel (5 phương pháp)
- Import Text File with Multiple Delimiters into Excel (3 Methods)
- How to Import Data from Text File into Excel (3 Methods)
- Transfer Data from One Excel Worksheet to Another Automatically with VLOOKUP
- Cách tự động chuyển đổi tệp văn bản sang Excel (3 cách phù hợp)
- VBA Code to Convert Text File to Excel (7 Methods)
- How to Convert Notepad to Excel with Columns (5 Methods)