Nhiều khi làm việc trong Microsoft Excel, người dùng cần chuyển dữ liệu từ file Excel sang dạng khác. Đó là lúc cần biết cách xuất dữ liệu (export data) trong Excel. Có vài dạng khác để chuyển dữ liệu từ Excel. Nhưng để làm được, cần lưu file đúng định dạng. Trong bài này, tôi sẽ chỉ cách xuất dữ liệu trong Excel.
Bạn có thể tải Excel workbook miễn phí ở đây và tự thực hành.
2 cách dễ dàng xuất dữ liệu trong Excel bằng cách chuyển Workbook sang định dạng file khác
Phần này thảo luận thủ tục xuất dữ liệu trong Excel. Bạn có thể chuyển workbook Excel sang các định dạng như CSV, TXT, PRN và nhiều hơn. Bài này chỉ 2 cách khác nhau xuất dữ liệu bằng cách chuyển workbook sang định dạng file khác.
Trước hết, chuyển dữ liệu workbook Excel sang dạng văn bản (text). Ở đây có 3 ví dụ định dạng text: CSV, TXT, PRN. Thứ hai, chỉ cách chuyển workbook Excel sang định dạng khác như PDF, trang web (HTML), XPS, v.v.
Để làm việc, tôi dùng tập dữ liệu mẫu sau:
1. Chuyển Workbook Excel sang định dạng Text
Khi chọn File ➪ Save As rồi chọn vị trí lưu file, hộp thoại Save As hiện ra, bạn chọn định dạng mong muốn từ nhiều định dạng file text. 3 loại:
- CSV: File giá trị phân cách bằng dấu phẩy.
- TXT: File phân cách bằng tab.
- PRN: Văn bản định dạng, file văn bản máy in.
Ba loại file text trên được thảo luận dưới:
1.1 Chuyển Workbook Excel sang file CSV
Khi xuất worksheet ra CSV, dữ liệu lưu theo hiển thị. Ví dụ ô A5 chứa giá trị 12.8312344. Nhưng bạn định dạng A5 hiển thị 2 chữ số thập phân → A5 hiển thị 12.83. Chuyển file sang CSV → A5 lưu là 12.83. Ô phân cách bằng dấu phẩy, hàng phân cách bằng carriage return và line feed. Hình dưới giải thích cách lưu Excel workbook thành CSV.
Bước 1:
- Chuẩn bị tập dữ liệu.
- Tab File trên ribbon.
Bước 2:
- Cửa sổ Home của Excel hiện ra.
- Chọn lệnh Save As.
Bước 3:
- Chọn vị trí lưu file → nhấp Browse.
Bước 4:
- Chọn thư mục lưu và đặt tên file mới.
- Kiểu lưu chọn CSV (Comma delimited) để chuyển file.
- Nhấn Save.
Bước 5:
- File Excel chuyển thành CSV.
- Mở file bằng Notepad trên máy tính.
Bước 6:
- CSV file trông như ảnh sau khi mở.
Lưu ý:
- Nếu ô chứa dấu phẩy, giá trị ô lưu trong dấu ngoặc kép.
- Nếu ô chứa ký tự dấu ngoặc kép, ký tự đó xuất hiện 2 lần.
Xem thêm: Trích xuất văn bản sau ký tự trong Excel (6 cách)
1.2 Chuyển Workbook Excel sang file TXT
Xuất workbook ra TXT gần như giống CSV đã mô tả. Khác biệt duy nhất: ô phân cách bằng ký tự tab thay vì dấu phẩy. Nếu worksheet chứa ký tự Unicode, phải xuất file dùng Unicode Text. Không thì ký tự Unicode lưu thành dấu hỏi. Các bước:
Bước 1:
- Tab File sau khi xong dữ liệu.
Bước 2:
- Lưu file theo bước trước.
- Hộp Save as type chọn Text (Tab delimited).
Bước 3:
- Sau khi lưu, mở bằng Notepad → kết quả như ảnh.
Xem thêm: Cách chuyển Excel sang file Text với dấu phân cách Pipe (2 cách)
1.3 Chuyển Workbook Excel sang file PRN
File PRN giống như bản in worksheet. Ô phân cách bằng nhiều khoảng trắng. Một dòng tối đa 240 ký tự. PRN ít dùng. Quy trình chuyển:
Bước 1:
- Tab File Ribbon.
Bước 2:
- Lưu file theo bước phương pháp 1.
- Hộp Save as type chọn Formatted Text (Space delimited).
Bước 3:
- Mở file mới chuyển bằng Notepad → kết quả như ảnh.
Xem thêm: Cách trích xuất dữ liệu từ ảnh vào Excel (với các bước nhanh)
Bài đọc tương tự
- Cách chuyển dữ liệu từ sheet này sang sheet khác trong Excel dùng Macros
- Nhập dữ liệu vào Excel (3 cách phù hợp)
- Cách trích xuất dữ liệu từ Bảng dựa trên nhiều tiêu chí trong Excel
- Chuyển Excel sang file Text với dấu phân cách (2 cách dễ)
- Cách nhập dữ liệu vào Excel từ file Excel khác (2 cách)
2. Xuất Workbook Excel sang các định dạng file khác
Trên đã demo xuất dữ liệu Excel bằng chuyển sang định dạng text. Bây giờ thảo luận các định dạng khác. Mặc định Excel cũng cho lưu workbook dưới vài định dạng khác. Định dạng DIF, mỗi phần tử dùng block 2-3 dòng.
2.1 DIF (Data Interchange Format)
File có phần mở rộng DIF. Hiếm dùng. Chỉ lưu dữ liệu một worksheet Excel tại một thời điểm.
Để lưu dữ liệu worksheet dạng DIF (Data Interchange Format), làm theo:
Bước 1:
- Lưu workbook Excel dạng DIF.
Bước 2:
- Mở file lưu bằng Notepad → kết quả như sau.
Xem thêm: Chuyển dữ liệu từ worksheet Excel này sang worksheet khác tự động
2.2 SYLK (Symbolic Link)
File phần mở rộng .slk. Cũng hiếm dùng. Định dạng .slk không hỗ trợ Unicode. Chuyển Excel sang SYLK:
Bước 1:
- Lưu file Excel thành SYLK như ảnh. Phần mở rộng phải .slk.
Bước 2:
- Mở file mới bằng Notepad → kết quả.
2.3 PDF (Portable Document Format)
File phần mở rộng .pdf. Định dạng "chỉ đọc" phổ biến. Không thể sửa dữ liệu sau khi chuyển PDF. Quy trình:
Bước 1:
- Dùng phần mở rộng PDF lưu file Excel hiện tại.
Bước 2:
- Dùng trình đọc PDF mở file mới → xem kết quả.
2.4 XPS (XML Paper Specification Document)
File phần mở rộng .xps. Đây là giải pháp thay thế PDF của Microsoft. Ít dùng. Đọc file này cần XPS Reader trên PC.
2.5 Định dạng Trang web (Web Page Format)
File phần mở rộng HTM/HTML (Hyper Text Markup Language). Lưu Excel thành định dạng này → mở file mới trong trình duyệt web. Các bước:
Bước 1:
- Dùng Web Page làm kiểu lưu để lưu file Excel hiện tại.
Bước 2:
- Hộp thoại Publish as Web Page hiện ra.
- Chọn Publish.
Bước 3:
- Mở file chuyển đổi trong trình duyệt web cài sẵn → trông như ảnh.
Xem thêm: Cách nhập dữ liệu vào Excel từ Web (với các bước nhanh)
2.6 ODS (OpenDocument Spreadsheet)
File phần mở rộng .ods. Tương thích nhiều chương trình bảng tính mã nguồn mở. Mở ODS bằng Google Docs hoặc Open Office.
Kết luận
Đây là kết thúc bài viết. Hy vọng bạn thấy hữu ích. Sau khi đọc mô tả trên, bạn có thể xuất dữ liệu trong Excel bằng bất kỳ phương pháp nào nêu trên. Chia sẻ thêm thắc mắc hoặc đề xuất ở phần bình luận dưới đây.
Đội ngũ ExcelDemy luôn quan tâm sở thích bạn. Vì vậy, sau khi bình luận, hãy cho chúng tôi chút thời gian giải quyết vấn đề, chúng tôi sẽ phản hồi với giải pháp tốt nhất.
Happy Excelling 🙂
Bài viết liên quan
- Cách trích xuất dữ liệu từ ô trong Excel (5 phương pháp)
- Nhập file Text với nhiều dấu phân cách vào Excel (3 phương pháp)
- Cách nhập dữ liệu từ file Text vào Excel (3 phương pháp)
- Chuyển dữ liệu từ worksheet Excel này sang worksheet khác tự động với VLOOKUP
- Cách chuyển file Text sang Excel tự động (3 cách phù hợp)
- VBA Code chuyển file Text sang Excel (7 phương pháp)
- Cách chuyển Notepad sang Excel với cột (5 phương pháp)