Excel là công cụ phổ biến để lưu trữ và phân tích dữ liệu bán hàng. Cũng có nhiều cách phân tích dữ liệu bán hàng trong Excel. Do đó, phân tích dữ liệu bán hàng tùy thuộc vào loại dữ liệu đòi hỏi hiểu vững về loại dữ liệu cụ thể đó.
Giả sử chúng ta có dữ liệu bán hàng nửa năm cho nhiều nhân viên bán hàng. Và chúng ta muốn phân tích dữ liệu này.
Bài viết này trình bày nhiều cách phân tích dữ liệu bán hàng trong Excel.
Tải xuống Sổ làm việc Excel
10 cách dễ dàng phân tích dữ liệu bán hàng trong Excel
Các loại dữ liệu khác nhau đòi hỏi cách phân tích khác nhau. Một số dữ liệu có cần sắp xếp thêm trước khi phân tích. Xem phần dưới để học thêm về phân tích dữ liệu bán hàng.
Phương pháp 1: Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để 묘사 xu hướng bán hàng
Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) của Excel là công cụ hiệu quả để Xếp hạng (Rank), Làm nổi bật (Highlight), Chèn biểu tượng (Insert Icons), hoặc Thang màu (Color Scale) dữ liệu bán hàng.
Bước 1: Tổng (Sum) doanh số từng nhân viên bán hàng trong kỳ. Dùng công thức dưới trong ô liền kề, ví dụ I4.
=SUM(C4:H4)
Bước 2: Vào Home (Trang chủ) > Chọn Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) (trong phần Style (Kiểu)). Có nhiều tùy chọn làm nổi bật, như Highlight Cells Rules (Quy tắc làm nổi bật ô), Top/Bottom Rules (Quy tắc đầu/cuối), Data Bar (Thanh dữ liệu), Color Scales (Thang màu), và Icon Sets (Bộ biểu tượng). Chọn một trong số chúng (ở đây chọn Icon Sets) để 묘사 xu hướng dữ liệu.
🔺Ngay lập tức, Excel chèn biểu tượng xu hướng tùy thuộc vào giá trị bán hàng như ảnh dưới.
Phương pháp 2: Bảng tổng hợp (Pivot Table) phân tích dữ liệu bán hàng theo phần trăm trong Excel
Excel Pivot Table (Bảng tổng hợp) tổ chức dữ liệu và có khả năng sắp xếp tự động. Nó cung cấp sự linh hoạt gán các trường khác nhau làm hàng và cột. Cũng có thể hiển thị các mục hiện có theo phần trăm hàng hoặc cột.
Bước 1: Chọn phạm vi mong muốn, sau đó vào Insert (Chèn) > PivotTable (trong phần Tables (Bảng)) > Chọn From Table/Range (Từ bảng/phạm vi).
Bước 2: Cửa sổ PivotTable from table or range xuất hiện. Vì đã chọn phạm vi trước khi chèn, Excel tự động tải Table/Range. Tích chọn New Worksheet (Trang tính mới) làm Choose where you want the PivotTable to be placed (Chọn nơi đặt PivotTable). Sau đó nhấn OK.
🔺 Excel chèn Pivot Table trong New Worksheet như hình dưới.
Bước 3: Tích chọn các trường PivotTable cần thiết và đặt chúng ở vị trí mong muốn (như đặt trong ảnh sau).
Bước 4: Đặt con trỏ vào bất kỳ ô nào, và chuột phải vào nó. Chọn Value Field Settings (Cài đặt trường giá trị) từ Context Menu (Menu ngữ cảnh).
Bước 5: Hộp thoại Value Field Settings xuất hiện. Trong hộp thoại, nhấp vào Show Value As (Hiển thị giá trị như) > Chọn tùy chọn % Column Total (% Tổng cột) dưới tùy chọn Show Value As. Cuối cùng, nhấn OK.
Bước 6: Excel hiển thị tất cả mục theo phần trăm Tổng doanh số hàng tháng (Monthly Total Sales). Bạn có thể chèn PivotChart để biểu diễn trực quan trong Biểu đồ (Chart). Đặt con trỏ trong các mục Pivot Table, vào tab PivotTable Analyze > Chọn Pivot Chart (trong phần Tools (Công cụ)).
Bước 7: Excel lấy hộp thoại Insert Chart (Chèn biểu đồ). Chọn bất kỳ Chart loại mong muốn (ở đây chọn Column Chart (Biểu đồ cột)) sau đó nhấn OK.
🔺 Sau khi nhấn OK, Excel chèn Pivot Chart 묘사 phần trăm mỗi nhân viên bán hàng cho mỗi tháng.
Phương pháp 3: Dùng hàm RANK để xếp hạng dữ liệu bán hàng
Hàm RANK trả về xếp hạng của giá trị cho trước bằng cách so sánh danh sách giá trị số. Cú pháp RANK là
RANK (number, ref, [order])
Bước 1: Nhập công thức dưới vào bất kỳ ô trống (ví dụ K4)
=RANK(C4,$C$4:$H$13,0)Trong công thức, C4 là number, $C$4:$H$13 là ref, và 0 chỉ thứ tự giảm dần (descending order).
Bước 2: Trước hết, kéo Fill Handle (Tay cầm điền) sang phải rồi kéo xuống để áp dụng công thức cho tất cả ô.
Xếp hạng số bán hàng đại diện cho vị trí so sánh giữa các số bán hàng của nhân viên.
Phương pháp 4: Slicer chèn biểu đồ phân tích dữ liệu bán hàng trong Excel
Slicer hoạt động như Filter (Bộ lọc) và có thể 묘사 dữ liệu bán hàng riêng lẻ với Chart (Biểu đồ). Để chèn Slicer, chúng ta phải tổ chức dữ liệu thành Bảng Excel (Excel Table).
Bước 1: Chọn phạm vi mong muốn sau đó vào Insert (Chèn) > Table (Bảng) (trong phần Tables).
Bước 2: Excel đưa ra hộp thoại Create Table (Tạo bảng). Tích chọn My table has headers (Bảng của tôi có tiêu đề) sau đó nhấn OK.
Bước 3: Lại trong tab Insert, chuyển đến Insert (Chèn) > Filters (Bộ lọc) > Slicer.
Bước 4: Excel đưa ra cửa sổ lệnh Insert Slicer (Chèn Slicer). Chọn bất kỳ Column Headers (Tiêu đề cột) (Salesman hoặc Months) để lọc dữ liệu theo chúng. Sau đó nhấn OK. Sau đó, Excel chèn Slicer.
Bước 5: Bây giờ, trong tab Insert, chọn bất kỳ loại Insert Scatter Chart (Chèn biểu đồ phân tán).
🔺 Với tất cả dữ liệu bán hàng, Excel chèn biểu đồ phân tán như dưới.
Bước 6: Nhưng nếu bạn muốn biểu đồ dữ liệu riêng để xem tiến độ bán hàng từng nhân viên. Do đó, bạn cần đổi hàng với cột. Nhấp vào Chart (Biểu đồ) đã chèn > Chart Design (Thiết kế biểu đồ) > Chọn Switch Row/Column (Đổi hàng/cột).
🔺 Excel đổi trục, do đó xuất hiện biểu diễn mới.
Bước 7: Trên Slicer, chọn bất kỳ nhân viên bán hàng (ví dụ Bob). Và Chart tự động 묘사 chỉ bán hàng của Bob.
Bạn có thể xóa lựa chọn bằng cách nhấp vào biểu tượng Filter-Cross (Chéo lọc) ở bên phải cửa sổ Slicer.
Bài đọc tương tự
- Cách phân tích dữ liệu qPCR trong Excel (2 phương pháp dễ dàng)
- Thực hiện nghiên cứu điển hình dùng Phân tích dữ liệu Excel
- Cách phân tích dữ liệu văn bản trong Excel (5 cách phù hợp)
Phương pháp 5: Biểu đồ chỉ số (Index Chart) hiển thị xu hướng trong dữ liệu bán hàng
So sánh giá trị bán hàng với 100 cho bức tranh rõ rệt về tăng trưởng. Tất cả bán hàng xảy ra được chuyển đổi thành thang 100 và người dùng gần như ngay lập tức hiểu doanh số.
Để 묘사 Index Chart, chúng ta lấy dữ liệu bán hàng 3 tháng như ảnh dưới. Bạn có thể dùng bao nhiêu dữ liệu tùy ý.
Bước 1: Để tìm giá trị Index của dữ liệu bán hàng, tạo phạm vi giống hệt tập dữ liệu bán hàng. Sau đó chèn 100 vào bán hàng tháng của nhân viên 1 như dưới.
Bước 2: Dán công thức dưới vào ô H5.
=H$4*(C5/C4)
Bước 3: Nhấn ENTER sau đó kéo Fill Handle sang phải rồi xuống để áp dụng công thức cho tất cả ô.
Bước 4: Chọn phạm vi dữ liệu Index sau đó vào Insert (Chèn) > 2-D Line Chart (Biểu đồ đường 2D).
🔺 Ngay lập tức, Excel chèn Index Line Chart 묘사 bán hàng các nhân viên cho các tháng.
Phương pháp 6: Tính trung bình có trọng số (Weighted Average) phân tích dữ liệu bán hàng trong Excel
Trong trường hợp, người dùng có dữ liệu hợp nhất sau khi tóm tắt tập dữ liệu lớn (huge dataset), trung bình có trọng số là công cụ hiệu quả phân tích chúng. Giả sử chúng ta hợp nhất dữ liệu thành Doanh số hàng tháng mỗi nhân viên (Monthly Sales Per Salesman) và Tổng doanh số hàng tháng (Monthly Total Sales). Bây giờ, chúng ta muốn tìm Trung bình có trọng số (Weighted Average) để hiểu doanh số tổng thể.
Bước 1: Nhập công thức dưới vào bất kỳ ô trống (ví dụ D11).
=SUMPRODUCT(C4:C9,D4:D9)/SUM(C4:C9)Hàm SUMPRODUCT cộng các giá trị nhân của Tổng nhân viên (Total Salesman) và Doanh số hàng tháng mỗi nhân viên (Monthly Sales Per Salesman). Và hàm SUM trả về tổng số Nhân viên (Salesman).
Bước 2: Nhấn ENTER để thực thi công thức và hiển thị trung bình có trọng số.
Phương pháp 7: Tính năng Analyze Data (Excel 365) thực hiện nhiều phân tích
Excel 365 cung cấp tính năng Analyze Data (Phân tích dữ liệu) để thực hiện nhiều phân tích dữ liệu bán hàng. Những phân tích từ chèn Pivot Table đến nhiều Charts (Biểu đồ). Người dùng có thể chọn bất kỳ cái nào để phân tích dữ liệu. Các tính năng Excel trước cũng có trong cửa sổ Analyze Data.
Các bước: Chọn phạm vi mong muốn, sau đó vào Home (Trang chủ) > Nhấp vào Analyze Data (trong phần Analysis (Phân tích)). Bây giờ, bạn có thể chọn bất kỳ tùy chọn phân tích nào được cung cấp trong cửa sổ Analyze Data để phân tích dữ liệu.
Đọc thêm: Cách phân tích dữ liệu trong Excel dùng Pivot Tables (9 ví dụ phù hợp)
Phương pháp 8: Phân tích dữ liệu bán hàng dùng Trendline (Đường xu hướng) trong Excel
Đôi khi, người dùng nhận được dữ liệu bán hàng tích lũy theo năm để phân tích. Trong những trường hợp đó, dùng Line Charts (Biểu đồ đường) cho phép người dùng hiển thị xu hướng trong doanh số xảy ra. Giả sử ảnh chụp màn hình sau 묘사 doanh số theo năm.
Các bước: Chọn toàn bộ tập dữ liệu sau đó vào Insert (Chèn) > 2-D Line (Đường 2D) (trong phần Charts).
🔺 Excel chèn Line Chart 묘사 Xu hướng (Trend) trong bán hàng như dưới.
Phương pháp 9: Sắp xếp dữ liệu bán hàng tìm giá trị lớn hơn
Sắp xếp dữ liệu là cách nhanh để hiểu ngay dữ liệu bán hàng. Mặc dù sắp xếp không trả về tham số nào ngoài thứ tự, nó là thủ thuật tốt tìm số lượng giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất.
Bước 1: Đi qua Home > Chọn Sort & Filter (Sắp xếp & Lọc) (trong phần Editing (Chỉnh sửa)) > Nhấp Custom Sort (Sắp xếp tùy chỉnh).
⧭ Đảm bảo bạn chọn toàn bộ phạm vi để sắp xếp. Nếu không, sẽ có sự không khớp giá trị với tiêu đề cột hoặc hàng.
Bước 2: Hộp thoại Sort (Sắp xếp) xuất hiện. Trong hộp thoại, gán các mục sắp xếp tương ứng như 묘사 trong ảnh sau. Cuối cùng, nhấn OK.
Bước 3: Nhấn OK sắp xếp dữ liệu như bạn chỉ dẫn trong hộp thoại Sort.
Phương pháp 10: Áp dụng công cụ Data Analysis phân tích dữ liệu bán hàng
Excel cung cấp tính năng Data Analysis trong tab Data. Data Analysis kết hợp nhiều Analysis Tools (Công cụ phân tích) để phân tích dữ liệu. Descriptive Statistics (Thống kê mô tả) là một trong số đó.
Bước 1: Để thực thi thống kê mô tả, vào Data > Data Analysis (trong phần Analysis).
Bước 2: Excel lấy cửa sổ Data Analysis. Từ cửa sổ, chọn công cụ phân tích Descriptive Statistics sau đó nhấn OK.
Bước 3: Sau đó, Excel đưa ra hộp thoại Descriptive Statistics. Trong hộp thoại, chèn hoặc chọn các tùy chọn tương ứng tùy thuộc vào dữ liệu và yêu cầu. Cuối cùng, nhấn OK.
🔺 Sau đó, Excel chèn Monthly Earning Statistics (Thống kê thu nhập hàng tháng) tổng hợp dữ liệu bán hàng.
Có nhiều tham số như Mean (Trung bình), Median (Trung vị), Maximum (Lớn nhất), hoặc Minimum (Nhỏ nhất) giá trị bán hàng để đại diện dữ liệu bán hàng.
Đọc thêm: [Đã khắc phục:] Data Analysis Not Showing in Excel (2 Effective Solutions)
Kết luận
Trong bài này, chúng ta dùng nhiều phương pháp phân tích dữ liệu bán hàng trong Excel. Tuy nhiên, hai hoặc ba phương pháp có thể phân tích thành công dữ liệu của bạn tùy thuộc vào loại dữ liệu. Chúng ta hy vọng bạn tìm thấy phương pháp mong muốn trong các phương pháp đã mô tả để phân tích dữ liệu bán hàng. Bình luận nếu bạn có thắc mắc thêm hoặc có gì muốn bổ sung.
Bài viết liên quan
- Cách phân tích thang đo Likert trong Excel (với các bước nhanh)
- Phân tích dữ liệu định tính từ bảng hỏi trong Excel
- Cách phân tích dữ liệu theo thời gian trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Phân tích dữ liệu định tính trong Excel (với các bước dễ dàng)