Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách phân tích tập dữ liệu lớn trong Excel. Việc nắm rõ ưu và nhược điểm của hoạt động kinh doanh là cực kỳ quan trọng. Việc quản lý tài khoản và hồ sơ bán hàng của một tổ chức là một quá trình động. Bởi vì bán hàng, mua hàng hoặc trao đổi diễn ra thường xuyên trong một khoảng thời gian. Vì vậy, nếu bạn muốn biết hồ sơ bán hàng hoặc lợi nhuận của 3-4 tháng qua tính từ hôm nay, bạn có thể tìm thấy một lượng lớn dữ liệu về chúng. May mắn thay, Excel có một số tính năng khá tuyệt vời để giúp bạn giải quyết vấn đề này. Bạn có thể phân tích những tập dữ liệu lớn theo từng phần trong Excel và do đó làm cho việc tính toán dễ dàng hơn.
6 Cách để Phân tích Tập dữ liệu Lớn trong Excel
Trong bài viết này, tôi sẽ sử dụng bộ dữ liệu sau. Mặc dù bộ dữ liệu này không chứa lượng dữ liệu lớn, nhưng chúng ta có thể minh họa cách phân tích tập dữ liệu lớn bằng cách sử dụng nó.
Chúng ta có thông tin bán hàng về một số thiết bị điện tử trong bộ dữ liệu này.
Việc sử dụng bộ dữ liệu này dưới dạng bảng khi phân tích là rất tiện lợi. Để chuyển đổi dữ liệu này thành bảng:
- Đầu tiên, chọn tập dữ liệu rồi chuyển đến Chèn >> Bảng.
- Sau đó, một hộp thoại sẽ hiện ra. Hãy đảm bảo bạn chọn Bảng của tôi có tiêu đề.
- Tiếp theo, nhấp OK.
Bằng cách thực hiện thao tác này, tập dữ liệu của bạn sẽ được chuyển đổi thành bảng Excel.
1. Phân tích Tập dữ liệu Lớn với Bảng Pivot
Có một số cách khác nhau để phân tích tập dữ liệu lớn trong Excel. Một trong số đó là sử dụng Bảng Pivot từ tab Chèn. Bảng Pivot giúp chúng ta xem thông tin về doanh số bán sản phẩm theo các cột và hàng cần thiết. Ngoài ra, chúng ta cũng có thể xem theo tháng hoặc năm. Hãy cùng đi qua quy trình dưới đây.
Các bước:
- Đầu tiên, chọn bảng dữ liệu rồi chuyển đến Chèn >> Bảng Pivot.
- Sau đó, một hộp thoại sẽ hiện ra. Bạn có thể chọn Trang tính mới hoặc Trang tính hiện có. Chọn tùy theo sự thuận tiện của bạn.
- Sau đó, vì chúng ta đã chọn Trang tính mới, chúng ta sẽ tìm thấy các tính năng của Bảng Pivot trong một trang tính mới. Kéo các phạm vi cần thiết (Ngày, Giá, Tên người bán v.v.) vào Các trường Bảng Pivot. Điều này sẽ hiển thị tóm tắt thông tin bán hàng trong Bảng Pivot.
- Ở đây, tôi kéo phạm vi Ngày vào Trường Hàng. Nó tự động tạo ra một phạm vi khác là phạm vi Tháng để tôi có thể quan sát thông tin bán hàng theo tháng.
- Sau đó, tôi cũng thêm Tên người bán vào Trường Cột, vì bạn có thể muốn biết nhân viên nào bán được nhiều mặt hàng nhất để thưởng cho họ.
- Và trong Trường Giá trị, tôi kéo phạm vi Giá để xem trong khoảng thời gian đó đã có bao nhiêu doanh số bán hàng.
Nếu bạn nhìn vào Bảng Pivot của mình sau đó, bạn sẽ thấy thông tin như sau. Theo các Trường mà chúng ta đã chọn, chúng ta sẽ thấy tổng doanh số theo tháng, doanh số của từng người bán và Tổng cộng của doanh số vào cuối kỳ.
- Bạn cũng có thể xem thông tin này theo ngày. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng cộng (+) bên cạnh Tên tháng.
Vì vậy, bạn có thể phân tích tập dữ liệu lớn bằng cách sử dụng Bảng Pivot. Thực sự rất hữu ích khi bạn làm việc với thông tin bán hàng gần như hàng ngày.
Đọc thêm: Cách Phân tích Dữ liệu trong Excel Sử dụng Bảng Pivot (9 Ví dụ Phù hợp)
2. Lệnh Lọc để Phân tích Tập dữ liệu Lớn
Một cách khác để phân tích tập dữ liệu lớn trong Excel là sử dụng Lệnh Lọc. Điều này có thể giúp bạn lọc thông tin dựa trên các tiêu chí bạn thiết lập.
Các bước:
- Đầu tiên, chọn phạm vi tập dữ liệu của bạn rồi chuyển đến Trang chủ >> Sắp xếp & Lọc >> Lọc
- Sau đó, bạn sẽ thấy Biểu tượng Lọc xuất hiện ở các tiêu đề.
- Tuy nhiên, nếu bạn muốn xem tổng doanh số có VAT khi sử dụng Lệnh Lọc, bạn cần sử dụng công thức sau.
=SUBTOTAL(9,Table13[Net Price])
Công thức ở đây sử dụng Hàm SUBTOTAL để trả về tổng doanh số thuần của dữ liệu đã lọc.
- Bây giờ lọc theo ý muốn của bạn. Đầu tiên, tôi sẽ chỉ cho bạn cách lọc theo tháng. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng mũi tên xuống bên cạnh tiêu đề Ngày và chọn một hoặc nhiều tháng.
- Sau khi chọn Tháng 5 và nhấp OK, bạn sẽ thấy thông tin doanh số cho tháng đó. Bạn cũng sẽ thấy tổng doanh số có VAT trong tháng đó.
- Tương tự, nếu bạn muốn biết một người bán cụ thể đã bán được bao nhiêu, chỉ cần chọn tên của họ và nhấp OK.
- Sau đó, bạn sẽ thấy thông tin doanh số tương ứng trong trang tính Excel.
Vì vậy, bạn có thể phân tích tập dữ liệu lớn bằng cách sử dụng Lệnh Lọc.
3. Triển khai Trình chỉnh sửa Power Query của Excel để Phân tích
Trình chỉnh sửa Power Query có thể rất hữu ích để phân tích tập dữ liệu lớn trong Excel. Hãy cùng đi qua quy trình dưới đây.
Các bước:
- Đầu tiên, chọn bảng dữ liệu của bạn rồi chuyển đến Dữ liệu >> Từ Bảng/Phạm vi.
- Sau đó, bạn sẽ thấy tập dữ liệu của mình trong Trình chỉnh sửa Power Query. Tính năng này cũng có bộ lọc. Chúng ta có thể áp dụng chúng để tóm tắt hoặc xem một số bản ghi cụ thể về doanh số hoặc nhân viên.
- Mặc dù không bắt buộc, nhưng việc bỏ qua phần thời gian trong ngày của cột Ngày là rất tiện lợi. Đây là một quy trình dễ dàng, vì vậy tôi sẽ không chỉ cho bạn ảnh chụp màn hình. Chỉ cần chuyển đến tab Chuyển đổi của Trình chỉnh sửa Power Query rồi chọn Ngày >> Chỉ Ngày.
- Sau đó, sử dụng biểu tượng mũi tên xuống để lọc ngày của bạn. Bạn có thể lọc theo từng ngày hoặc tháng.
- Tôi thích lọc theo tháng nên tôi chọn Tháng 5. Có các tùy chọn để lọc cho một khoảng thời gian bằng cách sử dụng Bộ lọc tùy chỉnh. Bạn có thể sử dụng nó nếu muốn xem hồ sơ bán hàng cho nhiều tháng hoặc kỳ.
- Sau đó, bạn sẽ thấy doanh số cho tháng Tháng 5.
- Nếu bạn muốn tải dữ liệu này vào trang tính Excel, chỉ cần nhấp vào Đóng & Tải.
Sau đó, bạn sẽ thấy hồ sơ bán hàng cho tháng Tháng 5 dưới dạng bảng trong một trang tính mới.
Bạn cũng có thể lọc theo Tên người bán hoặc Khoảng giá trong Trình chỉnh sửa Power Query và tải chúng vào một trang tính mới theo quy trình tương tự. Vì vậy, bạn có thể phân tích tập dữ liệu lớn bằng cách sử dụng Trình chỉnh sửa Power Query.
Đọc thêm tương tự
- Cách Phân tích Dữ liệu Thang Likert trong Excel (với Các Bước Nhanh)
- Phân tích Dữ liệu Định tính từ Bảng hỏi trong Excel
- Cách Phân tích Dữ liệu Theo Thời gian trong Excel (Với Các Bước Dễ Dàng)
4. Phân tích Dữ liệu Lớn với Biểu đồ Pivot
Nếu bạn muốn phân tích dữ liệu của mình bằng biểu đồ, bạn có thể sử dụng hiệu quả Biểu đồ Pivot. Hãy cùng đi qua mô tả dưới đây.
Các bước:
- Đầu tiên, làm theo quy trình của Phần 1 để tạo Bảng Pivot.
- Sau đó, trong trang tính của Bảng Pivot, chuyển đến Phân tích Bảng Pivot >> Biểu đồ Pivot.
- Đảm bảo bạn chọn bất kỳ ô nào của Bảng Pivot.
- Sau đó, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn cho Biểu đồ Pivot. Chọn bất kỳ cái nào và nhấp OK. Tôi chọn biểu đồ cột đơn giản.
- Sau đó, bạn sẽ thấy tổng doanh số hàng tháng trong Biểu đồ Pivot.
- Ngoài ra, nếu bạn muốn xem doanh số theo ngày, chỉ cần kéo phạm vi Ngày lên trên phạm vi Tháng trong Các trường Bảng Pivot.
- Sau đó, bạn sẽ thấy doanh số theo ngày trong biểu đồ.
Vì vậy, bạn có thể phân tích tập dữ liệu lớn bằng cách sử dụng Biểu đồ Pivot. Nếu dữ liệu của bạn chứa doanh số hàng năm hoặc giao dịch trong lượng lớn, bạn có thể sử dụng Biểu đồ Pivot hiệu quả để có hình dung tốt hơn.
5. Sử dụng Power Pivot để Phân tích Tập dữ liệu Lớn
Bạn cũng có thể thực hiện phân tích Bảng Pivot của tập dữ liệu lớn bằng cách sử dụng tính năng Power Pivot. Vui lòng làm theo hướng dẫn dưới đây.
Các bước:
- Đầu tiên, đóng sổ làm việc hiện tại và mở một Sổ làm việc mới rồi chuyển đến Power Pivot >> Quản lý.
- Tiếp theo, trong cửa sổ Power Pivot, chọn Trang chủ >> Từ Nguồn khác.
- Sau đó, Trình thủ thuật Nhập Bảng sẽ hiện ra. Trong trình thủ thuật đó, chọn Tệp Excel >> Tiếp theo.
- Sau đó, duyệt Sổ làm việc Excel nơi lưu trữ tập dữ liệu.
- Sau đó, nhấp Tiếp theo.
- Chúng ta sẽ làm việc trên trang power pivot của sổ làm việc đó. Vì vậy, chúng ta đã chọn nó và nhấp Hoàn tất.
- Một thông báo xác nhận sẽ hiện ra, chỉ cần nhấp vào Đóng.
- Sau đó, thao tác này sẽ tải tập dữ liệu của trang được chọn dưới dạng bảng trong Power Pivot.
- Dữ liệu bạn thấy không có tên tiêu đề phù hợp. Đổi tên các tiêu đề cột bằng cách chuột phải và chọn Đổi tên Cột từ Menu ngữ cảnh.
- Để thực hiện phân tích Bảng Pivot, chúng ta chọn Bảng Pivot.
- Lúc này, một hộp thoại sẽ xuất hiện. Nếu bạn muốn Bảng Pivot trong Trang tính hiện có, hãy chọn nó và nhấp OK. Trong trường hợp của tôi, tôi chọn Bảng Pivot xuất hiện trong Trang tính mới.
- Tiếp theo, bạn sẽ thấy Các trường Bảng Pivot trong một trang mới. Chọn Power Pivot và nó sẽ hiển thị cho bạn tất cả các phạm vi mà nó chứa như Ngày, Giá, VAT, v.v.
- Sau đó, làm theo liên kết của Phần 1 để xem cách phân tích dữ liệu bằng Bảng Pivot.
- Bạn có thể sử dụng biểu đồ để trực quan hóa thông tin doanh số hàng tháng. Để xem cách phân tích dữ liệu với Biểu đồ Pivot, vui lòng làm theo liên kết của Phần 4.
6. Áp dụng Tính năng Phân tích Dữ liệu
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, nếu bạn muốn tất cả phân tích dữ liệu trong một trang tính, bạn phải sử dụng Tính năng Phân tích Dữ liệu từ tab Dữ liệu. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm một lượng lớn thời gian. Hãy cùng đi qua quy trình dưới đây.
Các bước:
- Đầu tiên, chọn bảng của bạn và chọn Phân tích Dữ liệu.
- Ngay sau đó, bạn sẽ thấy cửa sổ Phân tích Dữ liệu ở phía bên phải trang tính Excel của bạn.
Cuộn xuống và bạn sẽ có các tùy chọn để phân tích dữ liệu của mình. Ở đây bên dưới, bạn sẽ thấy tùy chọn cho phân tích Bảng Pivot.
Hình ảnh sau hiển thị tùy chọn phân tích Biểu đồ cột để so sánh Giá và Giá thuần của sản phẩm.
- Chỉ cần chọn biểu đồ Giá thuần theo Sản phẩm để chỉ cho bạn thấy phân tích.
Thao tác này sẽ hiển thị phân tích biểu đồ cột về sự biến thiên của Giá thuần theo Sản phẩm.
Bạn sẽ tìm thấy nhiều tùy chọn khác nếu cuộn xuống. Chọn bất kỳ tùy chọn nào bạn muốn và tiến hành phân tích.
Vì vậy, bạn có thể phân tích tập dữ liệu lớn bằng cách sử dụng Tính năng Phân tích Dữ liệu.
Đọc thêm: [Đã sửa:] Phân tích Dữ liệu Không Hiển thị trong Excel (2 Giải pháp Hiệu quả)
Phần Thực hành
Ở đây, tôi cung cấp cho bạn tập dữ liệu của bài viết này để bạn có thể tự thực hành các phương pháp này.
Kết luận
Cuối cùng, chúng ta có thể kết luận rằng bạn sẽ học được các phương pháp rất hiệu quả về cách phân tích tập dữ liệu lớn trong Excel. Nếu bạn không biết cách phân tích tập dữ liệu lớn của mình, bạn sẽ phải sử dụng các quy trình thủ công sẽ tốn rất nhiều thời gian. Nếu bạn có phương pháp tốt hơn hoặc thắc mắc, góp ý nào về bài viết này, vui lòng chia sẻ chúng trong hộp bình luận. Điều này sẽ giúp tôi làm giàu các bài viết sắp tới. Để biết thêm thắc mắc, vui lòng truy cập trang web ExcelDemy.
Các Bài Viết Liên Quan
- Phân tích Dữ liệu Định tính trong Excel (với Các Bước Dễ Dàng)
- Cách Phân tích Dữ liệu qPCR trong Excel (2 Phương pháp Dễ Dàng)
- Thực hiện Nghiên cứu Case Study Sử dụng Phân tích Dữ liệu Excel
- Cách Phân tích Dữ liệu Văn bản trong Excel (5 Cách Phù hợp)