Trong một số trường hợp, chúng ta cần lọc Pivot Table (Bảng tổng hợp) để có đầu ra mong muốn. May mắn thay, có nhiều phương pháp hiệu quả để làm điều đó. Trong bài viết này, tôi sẽ thảo luận 8 phương pháp phổ biến và hiệu quả nhất để lọc Pivot Table trong Excel với giải thích thích hợp.
Vì bài viết hơi dài. Bạn có thể xem qua mục lục để chọn phương pháp phù hợp theo sở thích. Để tiện lợi, tôi sẽ trình bày ví dụ dễ nhất trước, rồi đến các phương pháp lọc cho nhiều cột, và cuối cùng là phương pháp VBA.
8 Phương pháp Hiệu quả Lọc Pivot Table Excel
Đây là bộ dữ liệu của chúng ta với Product Category (Danh mục sản phẩm) kèm Order Date (Ngày đặt hàng), Quantity (Số lượng), Sales (Doanh số) dựa trên States (Các bang) của Mỹ.
Bạn có thể tham khảo bài Cách tạo Pivot Table để chèn Pivot Table cho bộ dữ liệu trên. Tôi đã tạo sẵn một Pivot Table như sau.
Hãy đi sâu vào các phương pháp lọc Pivot Table.
1. Sử dụng Report Filter để Lọc Pivot Table Excel
Trước tiên, chúng ta sẽ dùng Report Filter (Bộ lọc báo cáo) để lọc thông tin của Pivot Table.
Ví dụ, muốn lấy tổng doanh số cho tất cả danh mục sản phẩm của bang Arizona.
Làm theo các bước dưới đây.
⏩ Để bật Report Filter, chọn trường States và kéo thả trường đó vào khu vực Filters (Bộ lọc).
⏩ Sau đó, bạn sẽ thấy mũi tên thả xuống với trường States.
⏩ Nếu nhấp vào mũi tên thả xuống, bạn sẽ thấy tất cả các bang trong tùy chọn lọc.
Chọn tùy chọn Arizona và nhấn OK.
⏩ Kết quả đầu ra sau là kết quả mong muốn bạn muốn đạt được.
2. Sử Dụng Value Filters (Bộ lọc Giá trị)
Khi cần lọc dựa trên giá trị, Value Filters sẽ là lựa chọn tốt hơn để có kết quả như vậy. Quan trọng hơn, có nhiều tùy chọn lọc bên trong Value Filters. Trong số đó, chúng ta sẽ xem ba cách lọc đáng chú ý dựa trên giá trị.
2.1. Value Filters để Lấy Top Items (Mục hàng đầu)
Ví dụ, bạn phải lọc top 5 mục dựa trên tổng doanh số.
⏩ Nhấp vào mũi tên thả xuống của Row Labels (Nhãn hàng).
⏩ Chọn Value Filters > Top 10.
⏩ Nhập 5 thay vì 10 và nhấn OK.
Đây là kết quả mong đợi.
2.2. Value Filters để Trả về Phần trăm
Giả sử, bạn muốn lọc top 50% tổng doanh số từ tổng doanh số toàn bộ.
Để tìm ra điều này, vào tùy chọn Top 10 Filter như ví dụ trước.
⏩ Nhập 50 thay vì 10 và chọn Percent (Phần trăm), cuối cùng nhấn OK.
⏩ Vậy sản phẩm sau có top 50% doanh số của tổng doanh số.
2.3. Value Filters cho Giá trị Cụ thể
Hơn nữa, bạn có thể lọc toàn bộ Pivot Table bằng cách chỉ định một giá trị. Giả sử, muốn lấy tổng doanh số lớn hơn 2500.
⏩ Nhấp vào mũi tên thả xuống của Row Labels.
⏩ Chọn Value Filters > Greater Than (Lớn hơn).
⏩ Nhập giá trị chỉ định là 2500 và nhấn OK.
⏩ Ngay lập tức, bạn sẽ nhận được kết quả sau nơi tất cả tổng doanh số lớn hơn 2500.
Đọc thêm: Cách Lọc Giá trị Duy nhất trong Excel
3. Áp dụng Label Filters (Bộ lọc Nhãn) để Lọc Pivot Table Excel
Khi xử lý Value Filters, bạn có thể nhận thấy tùy chọn Label Filters.
Bây giờ, chúng ta sẽ khám phá cách sử dụng nó.
Giả sử bạn muốn lọc danh mục sản phẩm chỉ chứa Books (Sách).
Tức là muốn tìm tổng doanh số cho Books.
⏩ Nhấp vào mũi tên thả xuống của Row Labels.
⏩ Chọn Label Filters > Contains (Chứa).
⏩ Nhập từ Books vào tùy chọn mong muốn của hộp thoại Label Filter.
⏩ Sau khi nhấn OK, bạn sẽ nhận được Pivot Table đã lọc dựa trên Books.
4. Tạo Date Filters (Bộ lọc Ngày)
Bây giờ, chúng ta sẽ xem phương pháp lọc khác để tách Pivot Table tùy thuộc vào ngày.
Như bạn đã biết, chúng ta có trường Order Date.
Nếu muốn lọc Pivot Table cho một khoảng ngày cụ thể, ví dụ 02-15-22 đến 5-10-22.
⏩ Kéo trường Order Date vào khu vực Rows (Hàng).
⏩ Sau đó chọn Label Filters > Between (Giữa).
⏩ Điền các ngày mong muốn trong hộp thoại Label Filter sau.
⏩ Khi chọn OK, bạn sẽ nhận được kết quả sau.
Đọc thêm: Cách Lọc theo Ngày trong Excel
Bài đọc tương tự
- Cách Lọc Nhiều Cột Đồng thời trong Excel (3 Cách)
- Lọc Nhiều Hàng trong Excel (11 Phương pháp Phù hợp)
- Cách Lọc Dữ liệu Ngang trong Excel (3 Phương pháp)
- Phím tắt cho Lọc Excel (3 Cách Nhanh kèm Ví dụ)
5. Sử dụng Search Box (Hộp Tìm kiếm) để Lọc Pivot Table Excel
Sử dụng Search Box thực sự là phương pháp đơn giản. Chỉ cần nhập từ (ví dụ Ohio như hình dưới) mà bạn muốn lọc Pivot Table.
Vậy kết quả sau là Pivot Table đã lọc chứa bang Ohio.
Đọc thêm: Cách Tìm kiếm Nhiều Mục trong Bộ lọc Excel
6. Sử dụng AutoFilter để Lọc Pivot Table
Nếu bạn không phải người mới dùng Excel, chắc hẳn đã nghe tên tùy chọn Filter. Thật đáng tiếc, tùy chọn Filter không hoạt động cho Pivot Table như hình sau.
Nhưng khi đặt con trỏ chuột lên ô liền kề của Pivot Table, tùy chọn Filter lại hoạt động.
Sau khi nhấp vào Filter, bạn sẽ thấy bất ngờ mũi tên thả xuống cho tất cả các cột. Bây giờ bạn có thể lọc bất kỳ cột nào mà không cần theo dõi các phương pháp khác.
7. Phương pháp Lọc Nhiều Mục trong Pivot Table Excel
Phương pháp tinh vi và phổ biến nhất để lọc Pivot Table trong Excel là lọc nhiều cột. Rõ ràng nó tiết kiệm thời gian và bạn có thể lọc nhanh dựa trên yêu cầu.
7.1. Lọc Nhiều Mục Sử Dụng Slicer (Bộ lọc cắt)
Chúng ta có thể lọc Pivot Table dựa trên States nhanh hơn bằng Slicer.
Chọn một ô trong Pivot Table
⏩ Vào thẻ Insert > Slicer từ ribbon Filters
⏩ Chọn States trong hộp thoại Insert Slicer.
⏩ Bây giờ, bạn thấy tùy chọn lọc di động của States (bên phải hình sau).
Vậy làm sao nó hoạt động?
Chỉ cần chọn một bang, ví dụ Arizona từ các tùy chọn như hình sau. Và bạn sẽ nhận được kết quả ngay tại Pivot Table bên trái hình.
7.2. Lọc Nhiều Mục Sử Dụng Dấu Phẩy
Hơn nữa, nếu muốn hiển thị tiêu chí lọc trong một ô duy nhất, bạn có thể làm được bằng hàm TEXTJOIN.
Ví dụ, nếu nhập công thức sau trong ô G4.
=TEXTJOIN(",",TRUE,B6:B15)Ở đây, "," là dấu phân cách, TRUE để bỏ qua ô trống, B6:B15 là phạm vi ô cho Product Category của bộ dữ liệu.
Sau khi nhập công thức, chúng ta sẽ có tiêu chí lọc trong một ô duy nhất bất cứ khi nào muốn lọc bằng cách chọn trong Slicer.
Ở đây, tiêu chí lọc là Books, Sports hiển thị trong ô G4.
7.3. Lọc Nhiều Mục Sử Dụng Filter Criteria (Tiêu chí lọc)
Trong cách lọc nhiều mục này, tôi sẽ chỉ cách kết nối hai Pivot Tables và áp dụng lọc cùng lúc cho hai bảng.
Đối với việc này, phải copy Pivot Table bằng CTRL + C và dán bảng tại vị trí gần bảng hiện tại bằng CTRL + V.
Hình dưới mô tả quy trình.
Sau đó, chỉ giữ Row Labels cho Pivot Table thứ hai.
Bây giờ, nếu chọn bất kỳ bang nào (ví dụ Florida) từ Slicer, phương pháp lọc sẽ hoạt động cho hai Pivot Tables đồng thời.
Pivot Table đầu tiên lọc danh mục sản phẩm trong khi bảng thứ hai lọc dựa trên States.
Vậy thực tế đằng sau lọc này là gì?
Chuột phải vào Slicer, chọn tùy chọn Report Connections (Kết nối báo cáo).
Bạn sẽ thấy hình sau. Hình minh họa PivotTable19 (bảng đầu tiên) & PivotTable21 (bảng thứ hai) được kết nối.
Đọc thêm: Lọc Nhiều Tiêu chí trong Excel
8. Lọc Pivot Table Excel Dựa trên Giá trị Ô Sử Dụng VBA
Cuối cùng, tôi sẽ thảo luận trường hợp nếu bạn muốn lọc Pivot Table cho giá trị ô cụ thể.
Hãy xem xét việc lọc toàn bộ Pivot Table dựa trên bang Florida (nằm ở ô E7).
Làm theo các bước dưới đây.
Bước 1:
Vì muốn dùng VBA, phải biết cách chèn mã VBA.
Trước hết, mở module bằng cách nhấp Developer > Visual Basic.
Thứ hai, vào Insert>Module.
Bước 2:
Sao chép mã sau vào module của bạn.
Sub Filter_UsingVBA()
Dim pvFld As PivotField
Dim strFilter As String
Set pvFld = ActiveSheet.PivotTables("PivotTable23").PivotFields("States")
strFilter = ActiveWorkbook.Sheets("Sheet14").Range("E7").Value
pvFld.CurrentPage = strFilter
End Sub
Trong mã trên, tôi khai báo pvFld là PivotField và strFilter là kiểu String. Nguồn cần thiết cho pvFld và strFilter được xác định.
Ba điều cơ bản trong mã:
- Tên Pivot Table: PivotTable23
- Tên Trường của Bảng: States
- Tên Active Sheet: Sheet14
- Vị trí Giá trị Lọc: ô E7
Bước 3:
Tiếp theo, chạy mã (phím tắt F5 hoặc Fn+F5). Và bạn sẽ nhận được đầu ra đã lọc.
Đọc thêm: Lọc Dữ liệu Excel Dựa trên Giá trị Ô
Kết luận
Trong bài viết trên, tôi đã cố gắng bao gồm các phương pháp lọc Pivot Table trong Excel. Tôi tin chắc bài viết sẽ làm rõ hành trình Excel của bạn. Tuy nhiên, nếu có thắc mắc hoặc góp ý, hãy cho tôi biết ở phần bình luận bên dưới.
Đọc thêm
- Sử dụng Lọc Văn bản trong Excel (5 Ví dụ)
- Cách Thêm Bộ lọc trong Excel (4 Phương pháp)
- Lọc theo Màu trong Excel (2 Ví dụ)
- Cách Thực hiện Lọc Tùy chỉnh trong Excel (5 Cách)