Các trang tính Excel chứa bộ dữ liệu lớn thường khó xử lý. Tuy nhiên, nếu bạn có thể lọc bộ dữ liệu theo nhu cầu cụ thể, công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện lọc tùy chỉnh trong Excel.
Tải File Thực hành
Bạn có thể tải miễn phí file Excel thực hành tại đây.
5 Cách Thực hiện Lọc Tùy chỉnh trong Excel
Trong phần này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách lọc giá trị trong Excel theo các cách tùy chỉnh sử dụng các công cụ lệnh Excel, Macro, v.v.
Trên là bộ dữ liệu chúng tôi sẽ sử dụng để thực hiện lọc tùy chỉnh.
1. Lọc Giá trị Dựa trên Số trong Excel
Bạn có thể thực hiện lọc tùy chỉnh trong Excel và trích xuất dữ liệu dựa trên số cụ thể.
Các bước:
- Chọn bất kỳ ô nào trong phạm vi dữ liệu.
- Trong thẻ Home, chọn Sort & Filter -> Filter từ nhóm Editing.
- Một mũi tên thả xuống sẽ xuất hiện bên cạnh mỗi tiêu đề cột.
- Nhấp vào mũi tên bên cạnh cột bạn muốn lọc. Chúng tôi muốn lọc dựa trên Total Sales (Tổng doanh số) nên nhấp vào mũi tên thả xuống ngay bên cạnh cột đó.
- Từ danh sách thả xuống, chọn Number Filters -> Custom Filter (Lọc số -> Lọc tùy chỉnh).
- Hộp thoại Custom AutoFilter (Lọc tự động tùy chỉnh) sẽ hiện ra. Chọn các tùy chọn bạn cần từ danh sách thả xuống. Chúng tôi muốn trích xuất giá trị Total Sales nằm giữa 500 và 900, nên chọn is greater than (lớn hơn) từ tùy chọn thả xuống đầu tiên và nhập 500 vào ô bên cạnh.
- Vì muốn cả hai điều kiện đều đúng, chọn tùy chọn And. Nếu chỉ cần một điều kiện, bỏ chọn And và chọn Or.
- Từ danh sách thả xuống thứ hai, chọn is less than (nhỏ hơn) và nhập 900 vào ô bên cạnh.
- Nhấn OK.
Kết quả hiển thị chi tiết sản phẩm có giá trị Total Sale là 750, nằm trong khoảng 500 đến 900.
2. Lọc Dữ liệu Dựa trên Văn bản Cụ thể
Tương tự như phần trước, bạn cũng có thể áp dụng lọc tùy chỉnh cho bộ dữ liệu theo các giá trị văn bản cụ thể.
Các bước:
- Như đã trình bày, chọn bất kỳ ô nào trong phạm vi.
- Trong thẻ Home, chọn Sort & Filter -> Filter từ nhóm Editing.
- Một mũi tên thả xuống sẽ xuất hiện bên cạnh mỗi tiêu đề cột.
- Nhấp vào mũi tên bên cạnh cột bạn muốn lọc. Lần này lọc dựa trên Month (Tháng), nên nhấp vào mũi tên thả xuống cạnh cột đó.
- Từ danh sách thả xuống, chọn Text Filters -> Custom Filter (Lọc văn bản -> Lọc tùy chỉnh).
- Từ hộp thoại Custom AutoFilter hiện ra, chọn các tùy chọn cần thiết. Chúng tôi muốn trích xuất chi tiết sản phẩm của các tháng sau Tháng 6 trừ Tháng 7, nên chọn is greater than (lớn hơn) từ tùy chọn đầu tiên và nhập June (Tháng 6) vào ô bên cạnh.
- Vì muốn cả hai điều kiện đều đúng, chọn tùy chọn And.
- Từ danh sách thả xuống thứ hai, chọn does not equal (khác) và chọn July (Tháng 7) từ danh sách thả xuống trong ô bên cạnh để loại trừ nó. Bạn cũng có thể nhập thủ công tên tháng.
- Nhấn OK.
Chúng tôi thu được chi tiết sản phẩm cho các tháng sau Tháng 6 trừ Tháng 7 thông qua lọc tùy chỉnh trong bảng tính Excel.
Đọc thêm: Cách Lọc Giá trị Duy nhất trong Excel
3. Lưu Lọc Tùy chỉnh trong Bảng trong Excel
Cho đến nay chúng tôi đã chỉ cách lọc tùy chỉnh với bộ dữ liệu, nhưng bạn cũng có thể lưu lọc tùy chỉnh trong một bảng. Để làm điều đó, bạn phải chuyển bộ dữ liệu thành bảng. Hãy xem cách thực hiện trong Excel.
Các bước:
- Chọn bộ dữ liệu.
- Từ thẻ Home, chọn Format as Table (Định dạng thành bảng).
- Bạn có thể đặt tên tùy chỉnh cho bảng hoặc giữ nguyên tên mặc định. Chúng tôi muốn đặt tên cho bảng nên đặt là CustomTable. Lần nữa, điều này không bắt buộc.
- Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy mũi tên thả xuống xuất hiện bên cạnh mỗi tiêu đề cột.
- Bộ dữ liệu hiện đã chuyển thành bảng với các tùy chọn lọc. Bạn có thể thực hiện lọc tùy chỉnh như các phần trên hoặc bất kỳ cách nào bạn muốn. Chúng tôi muốn xem Chi tiết sản phẩm cho tháng July (Tháng 7), nên bỏ chọn Select All (Chọn tất cả) và chỉ chọn July.
- Nhấn OK.
Chỉ chi tiết sản phẩm từ Tháng 7 sẽ hiển thị trong bảng.
3.1. Thực hiện Lọc Tùy chỉnh cho Hai Cột trong Bảng
Sau khi lọc một cột của bảng, bạn có thể lọc thêm cột khác nếu muốn. Như sau khi trích xuất thông tin của Tháng 7, bây giờ muốn có chi tiết sản phẩm có giá trị Total Sale từ 500 đến 800.
- Để lọc dựa trên Total Sales, nhấp vào mũi tên thả xuống cạnh cột đó.
- Từ danh sách thả xuống, chọn Number Filters -> Custom Filter.
- Từ hộp thoại Custom AutoFilter hiện ra, chọn is greater than (lớn hơn) từ tùy chọn đầu tiên và nhập 500 vào ô bên cạnh.
- Vì muốn cả hai điều kiện đều đúng, chọn tùy chọn And.
- Từ danh sách thả xuống thứ hai, chọn is less than (nhỏ hơn) và nhập 800 vào ô bên cạnh.
- Nhấn OK.
Bây giờ bạn sẽ nhận được chi tiết sản phẩm được sản xuất trong Tháng 7 và có Total Sale là 750 (nằm giữa 500 và 800).
Đọc thêm: Cách Lọc Nhiều Cột Đồng thời trong Excel
Bài đọc tương tự
- Cách Lọc Nhiều Hàng trong Excel (11 Phương pháp Phù hợp)
- Lọc Dữ liệu Excel Dựa trên Giá trị Ô (6 Cách Hiệu quả)
- Cách Sử dụng Lọc Văn bản trong Excel (5 Ví dụ)
- Phím tắt cho Lọc Excel (3 Cách Nhanh kèm Ví dụ)
4. Thực hiện Lọc Tùy chỉnh Sử dụng Advanced Filter trong Excel
Ngoài việc sử dụng tùy chọn lọc thả xuống, bạn cũng có thể sử dụng tính năng Advanced (Nâng cao) trong Excel để lọc dữ liệu theo cách tùy chỉnh.
Các bước:
- Chọn Advanced từ thẻ Data (Dữ liệu).
- Bạn sẽ thấy hộp thoại Advanced Filter hiện ra với phạm vi dữ liệu của bạn đã có sẵn trong hộp List range (Phạm vi danh sách).
- Bây giờ, quay lại bộ dữ liệu, tại một ô khác lưu trữ dữ liệu dựa trên đó bạn muốn lọc. Ví dụ, chúng tôi muốn trích xuất dữ liệu cho Mobile (Điện thoại), nên lưu Mobile trong Ô G5 và đặt tên cột là Product Name (Tên sản phẩm) trong Ô G4.
- Chọn lại tùy chọn Advanced, trong hộp thoại, xác định Criteria range (Phạm vi tiêu chí) bằng cách kéo chọn các ô vừa định nghĩa. Trong trường hợp này, kéo từ Ô G4 đến G5 làm giá trị đầu vào cho Criteria range.
- Nhấn OK.
Bạn sẽ thấy chỉ có chi tiết của Mobile trong bộ dữ liệu.
5. Ghi Macro để Lọc Dữ liệu theo Cách Tùy chỉnh trong Excel
Có một cách nhanh chóng và hiệu quả khác để lưu bất kỳ loại lọc tùy chỉnh nào của dữ liệu trong Excel bằng cách sử dụng Macro. Sử dụng macro, bạn có thể lưu lọc tùy chỉnh và áp dụng sau này vào một trang tính khác trong Excel. Các bước thực hiện macro để lọc dữ liệu theo cách tùy chỉnh như sau.
Các bước:
- Từ thẻ Developer (Nhà phát triển), chọn Record Macro (Ghi Macro).
- Đặt tên cho macro trong hộp thoại Record Macro. Chúng tôi đặt tên là MacroCustom trong ô Macro name.
- Nhấn OK.
- Bây giờ bạn có thể thực hiện bất kỳ loại lọc nào trên bộ dữ liệu, macro sẽ ghi lại và áp dụng chính xác bộ lọc đó vào một trang tính khác. Ví dụ, sau khi nhấn Record macro, chúng tôi muốn trích xuất Total Sale của July nên bỏ chọn Select All và chỉ chọn July từ danh sách thả xuống bằng cách nhấp vào mũi tên cạnh tiêu đề cột.
- Sau khi nhấn OK, sẽ chỉ hiển thị chi tiết sản phẩm cho Tháng 7.
- Chọn Stop Recording (Dừng ghi) từ thẻ Developer. Nó sẽ ghi lại chính xác quy trình lọc dữ liệu chúng ta đã làm.
- Chuyển đến trang tính khác bạn muốn lọc theo cùng cách. Chọn Macros từ thẻ Developer.
- Chọn tên macro bạn đã đặt trước đó. Trong trường hợp của chúng tôi, chọn MacroCustom.
- Nhấn Run (Chạy).
Quy trình lọc chính xác bạn đã làm ở trang tính trước sẽ được áp dụng ở đây. Xem hình dưới đây chỉ chứa chi tiết sản phẩm sản xuất trong Tháng 7.
Đọc thêm: Lọc Nhiều Tiêu chí trong Excel với VBA
Kết luận
Bài viết này đã chỉ cho bạn cách thực hiện lọc tùy chỉnh trong Excel. Hy vọng bài viết này rất hữu ích cho bạn. Đừng ngần ngại đặt câu hỏi nếu bạn có thắc mắc về chủ đề này.
Đọc thêm
- Cách Lọc Ô có Công thức trong Excel (2 Cách)
- Lọc theo Màu trong Excel (2 Ví dụ)
- Cách Xóa Lọc trong Excel (5 Cách Dễ dàng & Nhanh)
- Áp dụng Nhiều Bộ lọc trong Excel [Phương pháp + VBA]