Gần đây tôi đã viết một bài viết về cách sử dụng các hàm tóm tắt trong Excel để dễ dàng tóm tắt một lượng lớn dữ liệu, nhưng bài viết đó đã tính đến tất cả dữ liệu trên trang tính. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ muốn xem một tập con dữ liệu và tóm tắt tập con dữ liệu?
Trong Excel, bạn có thể tạo bộ lọc trên các cột để ẩn các hàng không khớp với bộ lọc của bạn. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các hàm đặc biệt trong Excel để tóm tắt dữ liệu chỉ sử dụng dữ liệu đã lọc.
Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước để tạo bộ lọc trong Excel và cũng sử dụng các hàm tích hợp để tóm tắt dữ liệu đã lọc đó.
Tạo Bộ lọc Đơn giản trong Excel
Trong Excel, bạn có thể tạo bộ lọc đơn giản và bộ lọc phức tạp. Hãy bắt đầu với các bộ lọc đơn giản. Khi làm việc với bộ lọc, bạn phải luôn có một hàng ở trên cùng được sử dụng cho nhãn. Không bắt buộc phải có hàng này, nhưng nó giúp làm việc với các bộ lọc dễ dàng hơn một chút.
Ở trên, tôi có một số dữ liệu giả và tôi muốn tạo bộ lọc trên Thành phố cột. Trong Excel, điều này thực sự dễ thực hiện. Tiếp tục và nhấp vào Dữ liệu trong ruy-băng và sau đó nhấp vào Bộ lọc cái nút. Bạn không cần phải chọn dữ liệu trên trang tính hoặc nhấp vào hàng đầu tiên.
Khi bạn nhấp vào Bộ lọc, mỗi cột trong hàng đầu tiên sẽ tự động có thêm một nút thả xuống nhỏ ở bên phải.
Bây giờ, hãy tiếp tục và nhấp vào mũi tên thả xuống trong cột Thành phố. Bạn sẽ thấy một số tùy chọn khác nhau mà tôi sẽ giải thích bên dưới.
Ở trên cùng, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp tất cả các hàng theo giá trị trong cột Thành phố. Lưu ý rằng khi bạn sắp xếp dữ liệu, nó sẽ di chuyển toàn bộ hàng, không chỉ các giá trị trong cột Thành phố. Điều này sẽ đảm bảo rằng dữ liệu của bạn vẫn nguyên vẹn như trước đây.
Ngoài ra, bạn nên thêm một cột ở phía trước được gọi là ID và đánh số thứ tự nó từ một đến nhiều hàng mà bạn có trong trang tính của mình. Bằng cách này, bạn luôn có thể sắp xếp theo cột ID và lấy lại dữ liệu theo đúng thứ tự ban đầu, nếu điều đó quan trọng với bạn.
Như bạn có thể thấy, tất cả dữ liệu trong bảng tính hiện được sắp xếp dựa trên các giá trị trong cột Thành phố. Cho đến nay, không có hàng nào bị ẩn. Bây giờ chúng ta hãy xem các hộp kiểm ở cuối hộp thoại bộ lọc. Trong ví dụ của tôi, tôi chỉ có ba giá trị duy nhất trong cột Thành phố và ba giá trị đó hiển thị trong danh sách.
Tôi đã tiếp tục và bỏ chọn hai thành phố và bỏ chọn một thành phố. Bây giờ tôi chỉ có 8 hàng dữ liệu hiển thị và phần còn lại bị ẩn. Bạn có thể dễ dàng biết mình đang xem dữ liệu đã lọc nếu bạn kiểm tra số hàng ở ngoài cùng bên trái. Tùy thuộc vào số lượng hàng bị ẩn, bạn sẽ thấy thêm một vài đường ngang và màu của các con số sẽ là màu xanh lam.
Bây giờ, giả sử tôi muốn lọc trên cột thứ hai để giảm thêm số lượng kết quả. Trong cột C, tôi có tổng số thành viên trong mỗi gia đình và tôi muốn chỉ xem kết quả cho các gia đình có nhiều hơn hai thành viên.
Tiếp tục và nhấp vào mũi tên thả xuống trong Cột C và bạn sẽ thấy các hộp kiểm giống nhau cho từng giá trị duy nhất trong cột. Tuy nhiên, trong trường hợp này, chúng tôi muốn nhấp vào Bộ lọc số và sau đó nhấp vào Greater Than . Như bạn có thể thấy, cũng có một loạt các tùy chọn khác.
Một hộp thoại mới sẽ bật lên và tại đây bạn có thể nhập giá trị cho bộ lọc. Bạn cũng có thể thêm nhiều tiêu chí bằng hàm VÀ hoặc HOẶC. Ví dụ:bạn có thể nói rằng bạn muốn các hàng có giá trị lớn hơn 2 và không bằng 5.
Bây giờ, tôi chỉ xem xét 5 hàng dữ liệu:chỉ các gia đình từ New Orleans và có từ 3 thành viên trở lên. Vừa đủ dễ? Lưu ý rằng bạn có thể dễ dàng xóa bộ lọc trên một cột bằng cách nhấp vào trình đơn thả xuống, sau đó nhấp vào Xóa bộ lọc khỏi "Tên cột" liên kết.
Vì vậy, đó là về nó cho các bộ lọc đơn giản trong Excel. Chúng rất dễ sử dụng và kết quả khá rõ ràng. Bây giờ chúng ta hãy xem xét các bộ lọc phức tạp bằng cách sử dụng Nâng cao hộp thoại bộ lọc.
Tạo Bộ lọc Nâng cao trong Excel
Nếu bạn muốn tạo các bộ lọc nâng cao hơn, bạn phải sử dụng Nâng cao hộp thoại bộ lọc. Ví dụ:giả sử tôi muốn xem tất cả các gia đình sống ở New Orleans có hơn 2 thành viên trong gia đình của họ HOẶC tất cả các gia đình ở Clarksville có hơn 3 thành viên trong gia đình VÀ chỉ những người có .EDU địa chỉ email kết thúc. Giờ đây, bạn không thể làm điều đó với một bộ lọc đơn giản.
Để làm điều này, chúng ta cần thiết lập trang tính Excel khác một chút. Hãy tiếp tục và chèn một vài hàng phía trên tập dữ liệu của bạn và sao chép chính xác nhãn tiêu đề vào hàng đầu tiên như được hiển thị bên dưới.
Bây giờ đây là cách các bộ lọc nâng cao hoạt động. Trước tiên, bạn phải nhập tiêu chí của mình vào các cột ở trên cùng, sau đó nhấp vào nút Nâng cao bên dưới Sắp xếp &Bộ lọc trên Dữ liệu tab.
Vậy chính xác thì chúng ta có thể nhập những gì vào các ô đó? Được rồi, hãy bắt đầu với ví dụ của chúng tôi. Chúng tôi chỉ muốn xem dữ liệu từ New Orleans hoặc Clarksville, vì vậy hãy nhập chúng vào các ô E2 và E3.
Khi bạn nhập các giá trị trên các hàng khác nhau, nó có nghĩa là HOẶC. Bây giờ chúng tôi muốn các gia đình New Orleans có nhiều hơn hai thành viên và các gia đình Clarksville có hơn 3 thành viên. Để thực hiện việc này, hãy nhập > 2 trong C2 và > 3 trong C3.
Vì> 2 và New Orleans nằm trên cùng một hàng, nó sẽ là một toán tử AND. Điều này cũng đúng với hàng 3 ở trên. Cuối cùng, chúng tôi chỉ muốn những gia đình có địa chỉ email kết thúc .EDU. Để thực hiện việc này, chỉ cần nhập * .edu thành cả D2 và D3. Biểu tượng * có nghĩa là bất kỳ số ký tự nào.
Khi bạn làm điều đó, hãy nhấp vào bất kỳ đâu trong tập dữ liệu của bạn và sau đó nhấp vào Nâng cao cái nút. Phạm vi danh sách Trường e sẽ tự động tìm ra tập dữ liệu của bạn kể từ khi bạn nhấp vào nó trước khi nhấp vào nút Nâng cao. Bây giờ, hãy nhấp vào nút nhỏ nhỏ ở bên phải của Phạm vi tiêu chí nút.
Chọn mọi thứ từ A1 đến E3 và sau đó nhấp lại vào cùng một nút để quay lại hộp thoại Bộ lọc nâng cao. Nhấp vào OK và dữ liệu của bạn bây giờ sẽ được lọc!
Như bạn thấy, bây giờ tôi chỉ có 3 kết quả phù hợp với tất cả các tiêu chí đó. Lưu ý rằng các nhãn cho phạm vi tiêu chí phải khớp chính xác với nhãn cho tập dữ liệu để điều này hoạt động.
Rõ ràng là bạn có thể tạo nhiều truy vấn phức tạp hơn bằng phương pháp này, vì vậy hãy thử với nó để có được kết quả mong muốn. Cuối cùng, hãy nói về việc áp dụng các hàm tổng kết cho dữ liệu đã lọc.
Tóm tắt dữ liệu đã lọc
Bây giờ, giả sử tôi muốn tổng hợp số lượng thành viên gia đình trên dữ liệu đã lọc của mình, tôi sẽ làm như thế nào để thực hiện điều đó? Vâng, hãy xóa bộ lọc của chúng tôi bằng cách nhấp vào nút Xóa trong dải băng. Đừng lo lắng, rất dễ dàng áp dụng lại bộ lọc nâng cao bằng cách chỉ cần nhấp vào nút Nâng cao và nhấp lại vào OK.
Ở cuối tập dữ liệu của chúng tôi, hãy thêm một ô có tên là Tổng số và sau đó thêm một hàm sum để tính tổng các thành viên trong gia đình. Trong ví dụ của tôi, tôi vừa nhập =SUM (C7:C31) .
Vì vậy, nếu tôi nhìn vào tất cả các gia đình, tôi có tổng cộng 78 thành viên. Bây giờ, hãy tiếp tục và áp dụng lại bộ lọc Nâng cao của chúng tôi và xem điều gì sẽ xảy ra.
Rất tiếc! Thay vì hiển thị số chính xác là 11, tôi vẫn thấy tổng là 78! Tại sao vậy? Vâng, hàm SUM không bỏ qua các hàng bị ẩn, vì vậy nó vẫn đang thực hiện phép tính bằng cách sử dụng tất cả các hàng. May mắn thay, có một số chức năng bạn có thể sử dụng để bỏ qua các hàng ẩn.
Đầu tiên là SUBTOTAL . Trước khi chúng tôi sử dụng bất kỳ chức năng đặc biệt nào trong số này, bạn sẽ muốn xóa bộ lọc của mình và sau đó nhập hàm.
Sau khi bộ lọc bị xóa, hãy tiếp tục và nhập =SUBTOTAL ( và bạn sẽ thấy một hộp thả xuống xuất hiện với một loạt các tùy chọn. Khi sử dụng hàm này, trước tiên bạn chọn loại hàm tính tổng mà bạn muốn sử dụng bằng cách sử dụng một số.
Trong ví dụ của chúng tôi, tôi muốn sử dụng SUM , vì vậy tôi sẽ nhập số 9 hoặc chỉ cần nhấp vào nó từ menu thả xuống. Sau đó, nhập dấu phẩy và chọn phạm vi ô.
Khi bạn nhấn enter, bạn sẽ thấy giá trị của 78 giống như trước đó. Tuy nhiên, nếu bây giờ bạn áp dụng lại bộ lọc, chúng ta sẽ thấy 11!
Xuất sắc! Đó chính xác là những gì chúng tôi muốn. Giờ đây, bạn có thể điều chỉnh bộ lọc của mình và giá trị sẽ luôn chỉ phản ánh các hàng hiện đang hiển thị.
Hàm thứ hai hoạt động khá giống với hàm SUBTOTAL là AGGREGATE . Sự khác biệt duy nhất là có một tham số khác trong hàm AGGREGATE nơi bạn phải chỉ định rằng bạn muốn bỏ qua các hàng ẩn.
Tham số đầu tiên là hàm tổng kết bạn muốn sử dụng và như với SUBTOTAL, 9 đại diện cho hàm SUM. Tùy chọn thứ hai là nơi bạn phải nhập 5 để bỏ qua các hàng ẩn. Tham số cuối cùng giống nhau và là phạm vi ô.
Bạn cũng có thể đọc bài viết của tôi về các hàm tóm tắt để tìm hiểu cách sử dụng hàm AGGREGATE và các hàm khác như MODE, MEDIAN, AVERAGE, v.v. một cách chi tiết hơn.
Hy vọng rằng, bài viết này cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu tốt để tạo và sử dụng bộ lọc trong Excel. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy gửi bình luận. Hãy tận hưởng!