Người dùng Excel thường xuyên biết số lượng công thức/hàm tích hợp để tóm tắt, thao tác dữ liệu là khổng lồ. Excel dùng bởi mọi đối tượng: từ sinh viên tài chính đến quản lý quỹ đầu tư trên Wall Street. Cực mạnh mà rất đơn giản.
Người mới bắt đầu Excel, nhóm hàm đầu tiên nên học là hàm tóm tắt (summary functions): SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, LARGE, SMALL, AGGREGATE. Dùng tốt nhất cho dữ liệu số.
Bài viết hướng dẫn tạo công thức, chèn hàm vào bảng tính. Mỗi hàm nhận đối số (arguments) – giá trị hàm cần để tính kết quả.
Hiểu công thức & hàm
Ví dụ: cộng 2 và 2 → hàm SUM, đối số 2 và 2. Thường viết 2+2, trong Excel: =SUM(2+2). Kết quả cộng hai số trực diện:
Dù công thức không sai, nhưng không cần thiết. Chỉ gõ =2+2 cũng được. Dùng hàm SUM thì nên dùng đối số tham chiếu ô. SUM mong đợi ít nhất 2 đối số: tham chiếu ô trên bảng tính.
Cách tham chiếu ô trong công thức? Rất dễ: hàng có số, cột có chữ. A1 ô đầu tiên góc trên trái. B1 ô bên phải A1. A2 ô dưới A1.
Trước khi viết công thức mới, nhập dữ liệu cột A và B. Gõ số ngẫu nhiên A1:A10 và B1:B10. Ô D1 gõ =SUM(A1,B1) → kết quả A1+B1.
Lưu ý khi gõ công thức: khi gõ dấu ngoặc mở ( sau tên hàm, Excel tự gợi ý đối số. Ví dụ: number1, number2... Tách đối số bằng dấu phẩy. SUM nhận số lượng đối số không giới hạn.
Thứ hai: gõ thủ công tham chiếu (A1) hoặc click ô A1 sau ngoặc mở. Excel tô màu ô cùng màu tham chiếu để dễ theo dõi. Đã cộng một hàng, làm sao cộng các hàng khác không gõ lại hay copy? Excel làm dễ dàng.
Di chuột góc dưới phải ô D1 → con trỏ từ dấu cộng trắng thành dấu cộng đen.
Giữ chuột kéo xuống hàng cuối dữ liệu → thả. Excel thông minh tự điều chỉnh công thức cho các hàng: A2+B2, A3+B3...
Cách khác dùng SUM giải thích khái niệm vùng (range). Muốn tổng A1:A12 → gõ =SUM(A1:A12) với dấu hai chấm phân cách thay vì phẩy. Thậm chí =SUM(A1:B12) tổng cả A1:A12 và B1:B12.
Đó là tổng quan cơ bản về hàm/công thức Excel, đủ để bắt đầu dùng các hàm tóm tắt dữ liệu.
Các hàm tóm tắt
Dùng cùng tập dữ liệu, áp dụng các hàm tóm tắt còn lại. Bắt đầu COUNT và COUNTA.
Ô D2: COUNT, ô E2: COUNTA, vùng A2:A12. Đổi A9 thành chữ "hello" để thấy khác biệt. COUNT chỉ đếm ô có số. COUNTA đếm ô có chữ và số. Cả hai không đếm ô trống. Muốn đếm ô trống: COUNTBLANK.
Tiếp: AVERAGE, MEDIAN, MODE. Trung bình hiển nhiên, trung vị là số giữa tập số, mode là số xuất hiện nhiều nhất. Excel mới có MODE.SNGL và MODE.MULT vì có thể nhiều số cùng xuất hiện nhiều nhất. Dùng vùng B2:B12.
Tiếp: MIN, MAX, STDEV cho B2:B12. STDEV tính độ phân tán so với trung bình. Excel mới: STDEV.P (toàn thể) và STDEV.S (mẫu).
Hai hàm hữu ích: LARGE và SMALL. Nhận 2 đối số: vùng ô và thứ k lớn nhất/nhỏ nhất. Muốn giá trị lớn thứ 2 → đối số 2 là 2, lớn thứ 3 → 3... SMALL tương tự cho nhỏ nhất.
Cuối cùng: AGGREGATE – áp dụng các hàm trên, thêm tùy chọn: bỏ qua hàng ẩn, bỏ qua lỗi... Ít khi dùng nhưng có thể tìm hiểu thêm.
Đó là tổng quan hàm tóm tắt phổ biến Excel. Hãy bình luận nếu có thắc mắc. Chúc thành công!