Đối với những người sử dụng Excel thường xuyên, số lượng công thức và hàm tích hợp sẵn để tóm tắt và thao tác dữ liệu là đáng kinh ngạc. Excel được mọi người sử dụng theo đúng nghĩa đen:từ sinh viên trong một lớp học tài chính đến các nhà quản lý quỹ đầu cơ ở Phố Wall. Nó cực kỳ mạnh mẽ nhưng đồng thời cũng rất đơn giản.
Đối với những người mới bắt đầu với Excel, một trong những nhóm hàm đầu tiên bạn nên học là các hàm tóm tắt. Chúng bao gồm SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, LARGE, SMALL và AGGREGATE. Các hàm này được sử dụng tốt nhất trên dữ liệu số.
Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo công thức và chèn hàm vào bảng tính Excel. Mỗi hàm trong Excel có đối số , là các giá trị mà các hàm cần để tính toán đầu ra.
Hiểu công thức &hàm
Ví dụ:nếu bạn cần thêm 2 và 2 với nhau, hàm sẽ là SUM và các đối số sẽ là các số 2 và 2 . Chúng tôi thường viết nó là 2 + 2, nhưng trong Excel, bạn sẽ viết nó là =SUM (2 + 2) . Tại đây, bạn có thể xem kết quả của phép cộng hai số theo nghĩa đen đơn giản này.
Mặc dù không có gì sai với công thức này, nhưng nó thực sự không cần thiết. Bạn chỉ có thể nhập =2 + 2 trong Excel và điều đó cũng sẽ hoạt động. Trong Excel, khi bạn sử dụng một hàm như SUM , sẽ có ý nghĩa hơn khi sử dụng các lập luận. Với SUM , Excel đang mong đợi ít nhất hai đối số, sẽ là tham chiếu đến các ô trên bảng tính.
Làm cách nào để chúng tôi tham chiếu một ô bên trong công thức Excel? Chà, điều đó khá dễ dàng. Mỗi hàng có một số và mỗi cột có một chữ cái. A1 là ô đầu tiên trên bảng tính ở trên cùng bên trái. B1 sẽ là ô bên phải của A1. A2 là ô ngay bên dưới A1. Đủ dễ dàng phải không?
Trước khi chúng tôi viết công thức mới, hãy thêm một số dữ liệu vào cột A và B để làm việc với. Tiếp tục và nhập các số ngẫu nhiên từ A1 đến A10 và B1 đến B10 cho tập dữ liệu của chúng tôi. Bây giờ, hãy chuyển đến D1 và nhập =SUM (A1, B1) . Bạn sẽ thấy kết quả chỉ đơn giản là giá trị của A1 + B1.
Có một số điều cần lưu ý khi nhập công thức trong Excel. Đầu tiên, bạn sẽ nhận thấy rằng khi bạn nhập dấu ngoặc đơn mở đầu tiên ( sau tên hàm, Excel sẽ tự động cho bạn biết hàm đó nhận những đối số nào. Trong ví dụ của chúng tôi, nó hiển thị number1 , number2 , v.v. Bạn phân tách các đối số bằng dấu phẩy. Hàm cụ thể này có thể nhận vô số giá trị vì đó là cách hàm SUM hoạt động.
Thứ hai, bạn có thể nhập tham chiếu ô theo cách thủ công (A1) hoặc bạn có thể nhấp vào ô A1 sau khi nhập dấu ngoặc đơn đang mở. Excel cũng sẽ đánh dấu ô có cùng màu với tham chiếu ô để bạn có thể thấy chính xác các giá trị tương ứng. Vì vậy, chúng tôi đã tổng hợp một hàng với nhau, nhưng làm thế nào chúng tôi có thể tính tổng tất cả các hàng khác mà không cần nhập lại công thức hoặc sao chép và dán? May mắn thay, Excel làm cho việc này trở nên dễ dàng.
Di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới cùng bên phải của ô D1 và bạn sẽ nhận thấy nó thay đổi từ dấu thập trắng sang dấu cộng màu đen.
Bây giờ hãy nhấp và giữ nút chuột của bạn. Kéo con trỏ xuống hàng cuối cùng có dữ liệu rồi thả ở cuối.
Excel đủ thông minh để biết rằng công thức nên thay đổi và phản ánh các giá trị trong các hàng khác thay vì chỉ hiển thị cho bạn cùng một A1 + B1. Thay vào đó, bạn sẽ thấy A2 + B2, A3 + B3, v.v.
Ngoài ra còn có một cách khác để sử dụng SUM điều đó giải thích một khái niệm khác đằng sau các đối số trong Excel. Giả sử chúng tôi muốn tổng hợp tất cả các giá trị từ A1 đến A12, sau đó chúng tôi sẽ làm như thế nào? Chúng tôi có thể nhập một cái gì đó như =SUM (A1, A2, A3, v.v.) , nhưng điều đó rất tốn thời gian. Cách tốt hơn là sử dụng một phạm vi Excel.
Để tính tổng A1 thành A12, tất cả những gì chúng ta phải làm là nhập =SUM (A1:A12) với dấu hai chấm ngăn cách hai tham chiếu ô thay vì dấu phẩy. Bạn thậm chí có thể nhập một cái gì đó như =SUM (A1:B12) và nó sẽ tính tổng tất cả các giá trị từ A1 đến A12 và B1 đến B12.
Đây là tổng quan rất cơ bản về cách sử dụng các hàm và công thức trong Excel, nhưng cũng đủ để bạn có thể bắt đầu sử dụng tất cả các hàm tổng hợp dữ liệu.
Chức năng Tóm tắt
Sử dụng cùng một tập dữ liệu, chúng tôi sẽ sử dụng phần còn lại của các hàm tóm tắt để xem chúng tôi có thể tính toán loại số nào. Hãy bắt đầu với COUNT và COUNTA chức năng.
Tại đây, tôi đã nhập COUNT hàm thành D2 và COUNTA hàm thành E2, sử dụng A2:A12 phạm vi như tập dữ liệu cho cả hai chức năng. Tôi cũng đã thay đổi giá trị trong A9 thành chuỗi văn bản xin chào để thể hiện sự khác biệt. COUNT chỉ đếm các ô có số trong khi COUNTA đếm các ô có chứa văn bản và số. Cả hai hàm đều không đếm ô trống. Nếu bạn muốn đếm các ô trống, hãy sử dụng COUNTBLANK chức năng.
Tiếp theo là AVERAGE , MEDIAN và MODE chức năng. Trung bình là tự giải thích, trung vị là số ở giữa trong một tập hợp số và chế độ là số phổ biến nhất hoặc các số trong một tập hợp số. Trong các phiên bản Excel mới hơn, bạn có MODE.SNGL và MODE.MULT bởi vì có thể có nhiều hơn một số là số phổ biến nhất trong một tập hợp các số. Tôi đã sử dụng B2:B12 cho phạm vi trong ví dụ bên dưới.
Tiếp tục, chúng ta có thể tính MIN, MAX và STDEV cho tập hợp các số B2:B12. Hàm STDEV sẽ tính toán mức độ phân tán của các giá trị so với giá trị trung bình. Trong các phiên bản Excel mới hơn, bạn có STDEV.P và STDEV.S , tính toán dựa trên toàn bộ tập hợp hoặc dựa trên một mẫu, tương ứng.
Cuối cùng, hai chức năng hữu ích khác là LARGE và NHỎ . Chúng nhận hai đối số:phạm vi ô và giá trị lớn nhất thứ k mà bạn muốn trả về. Vì vậy, nếu bạn muốn giá trị lớn thứ hai trong tập hợp, bạn sẽ sử dụng 2 cho đối số thứ hai, 3 cho số lớn thứ ba, v.v. NHỎ hoạt động theo cách tương tự, nhưng cung cấp cho bạn số nhỏ nhất thứ k.
Cuối cùng, có một chức năng được gọi là AGGREGATE , cho phép bạn áp dụng bất kỳ chức năng nào khác được đề cập ở trên, nhưng cũng cho phép bạn thực hiện những việc như bỏ qua các hàng ẩn, bỏ qua các giá trị lỗi, v.v. Bạn có thể sẽ không cần sử dụng nó thường xuyên, nhưng bạn có thể tìm hiểu thêm về nó ở đây trong trường hợp bạn cần.
Vì vậy, đó là tổng quan cơ bản về một số hàm tóm tắt phổ biến nhất trong Excel. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy gửi bình luận. Hãy tận hưởng!