Microsoft Excel rất xuất sắc trong xử lý số liệu, chắc chắn nó làm tốt công việc này. Nhưng nếu bạn đang tìm cách trình bày dữ liệu theo cách hấp dẫn, cho phép trực quan hóa và phân tích dễ dàng, thì sản phẩm tuyệt vời này có thể thiếu một số tính năng. Đó là lúc cần sự hỗ trợ – hãy thử tiện ích Data Visualizer cho Excel.
Tiện ích Data Visualizer cho Excel là một phần mở rộng mới của Excel, có thể chuyển đổi bảng tính Excel 365 thành sơ đồ Visio. Tiện ích này cho phép người dùng tự động tạo sơ đồ luồng (flowchart), sơ đồ luồng chéo chức năng (cross-functional flowchart) và sơ đồ tổ chức (organizational chart) chất lượng cao – bao gồm tất cả các hình dạng, kết nối và liên kết dữ liệu – từ dữ liệu trong các bảng Excel. Người dùng sẽ không cần mua Visio để sử dụng Microsoft Visio Data Visualizer ở dạng đơn giản, chỉ cần Excel 365 cho Windows/Mac hoặc Online. Đây là một công cụ thú vị và đáng thử nếu bạn thường xuyên tạo sơ đồ luồng hoặc biểu đồ.
Tất cả những gì bạn cần để bắt đầu là đăng ký Office 365 – đăng ký thêm Visio KHÔNG bắt buộc.
Tiện ích Data Visualizer cho Excel
Data Visualizer tận dụng ưu điểm tốt nhất của Excel và Visio; bạn nhập dữ liệu vào sổ làm việc Excel và Visio tự động tạo sơ đồ. Bất kỳ ai có đăng ký Office 365 đều có thể sử dụng tiện ích Data Visualizer để tạo sơ đồ Visio; sử dụng dữ liệu Excel gốc để sửa đổi sơ đồ; và xem, in, chia sẻ sơ đồ.
Công cụ này là một giải pháp thay thế cho các tùy chọn sơ đồ đã có trong Office, vốn cung cấp các tùy chọn hạn chế và có thể gây phiền toái.
Tạo sơ đồ luồng & sơ đồ tổ chức trong Excel
Tiện ích Data Visualizer cho Excel có sẵn cho:
- Excel trên Windows
- Excel trên Mac
- Excel cho web với tài khoản công việc hoặc trường học
Để cài đặt Data Visualizer trên bất kỳ nền tảng nào ở trên, bạn cần làm theo các bước sau:
- Mở 'Excel' và tạo một sổ làm việc 'Blank' (Trắng) mới
- Nhấp 'Insert' (Chèn) rồi chọn 'Get Add-ins' (Lấy tiện ích)
- Trong Cửa hàng tiện ích Office, tìm kiếm 'Visio Data Visualizer' và nhấn nút 'Add' (Thêm)
Lưu ý: Bạn không cần đăng ký Visio để sử dụng tiện ích. Tuy nhiên, nếu bạn có giấy phép Visio phù hợp, hãy chọn 'Sign In' (Đăng nhập), nếu không thì chọn 'Sign in later' (Đăng nhập sau). Một số chức năng sẽ chỉ được mở khóa sau khi bạn đăng nhập.
Tạo sơ đồ/biểu đồ luồng từ dữ liệu trong Excel
Tiện ích Data Visualizer cho Excel được trang bị nhiều bảng dữ liệu mẫu có thể chỉnh sửa trong Excel. Hiện tại, Data Visualizer cung cấp ba loại tùy chọn sơ đồ bao gồm Basic Flowchart (Sơ đồ luồng cơ bản), Cross-Functional Flowchart (Sơ đồ luồng chéo chức năng) và Organization Chart (Sơ đồ tổ chức). Các mẫu này rất tốt để giúp bạn bắt đầu, chúng cho phép người dùng:
- Thêm các bước quy trình
- Sửa đổi các kết nối
- Tạo các phụ thuộc
- Chèn chủ sở hữu
- Và nhiều hơn nữa
Bảng tính mẫu này chỉ là điểm xuất phát. Bạn có thể thêm nhiều hàng hơn, thay đổi Loại hình dạng (Shape Types) và sắp xếp lại chúng. Có nhiều lựa chọn hơn nữa.
Bạn thậm chí có thể mở rộng bảng tính này bằng cách thêm nhiều cột hơn. Các cột này không thay đổi sơ đồ Visio cơ bản nhưng cho phép bạn đồng hóa bảng tính vào phân tích rộng hơn.
Người dùng có thể dễ dàng thay thế dữ liệu mẫu bằng dữ liệu của riêng họ và khi hoàn tất – chỉ cần nhấn 'Refresh Diagram' (Làm mới sơ đồ) để thấy các thay đổi đồng bộ chính xác với sơ đồ liên kết dữ liệu ngay trong trang tính Excel.
Xem, in và chia sẻ sơ đồ/biểu đồ luồng của bạn
Vì các sơ đồ Visio của bạn được tạo trực tuyến (được lưu trong OneDrive hoặc SharePoint theo mặc định) – việc xem, in và chia sẻ với người dùng Office 365 khác trở nên đơn giản không thể tưởng tượng. Bất cứ khi nào bạn muốn mở sơ đồ của mình trong Visio cho web, hãy chọn Open in web (Mở trên web) từ dấu ba chấm (•••) trên thanh menu tiện ích.
Lưu ý: Nếu bạn chưa đăng nhập, bạn sẽ được nhắc đăng nhập bằng tài khoản Microsoft 365 hoặc Office 365 công việc hoặc trường học. Chọn Sign in (Đăng nhập) sau đó Allow hoặc Accept (Cho phép hoặc Chấp nhận) mọi lời nhắc quyền.
Sau khi tệp Visio được tạo, chọn 'Open File' (Mở tệp). Từ đây:
- Để in – Trong Visio cho web, chọn dấu ba chấm (. . .) > Print (In) để in sơ đồ của bạn.
- Để chia sẻ – Chọn nút 'Share' (Chia sẻ) để tạo liên kết hoặc nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ.
Tùy chỉnh & chỉnh sửa sơ đồ/biểu đồ luồng bằng tiện ích Data Visualizer
Nút 'Edit' (Chỉnh sửa) không hoạt động đối với những người không có giấy phép Visio đầy đủ riêng biệt. Nếu không có giấy phép Visio, bạn bị giới hạn trong bộ màu gốc và các tùy chỉnh bị hạn chế.
Với giấy phép Visio Online Plan 1 hoặc Visio Online Plan 2, người dùng có thể làm nhiều việc với sơ đồ Data Visualizer của họ và làm cho bài thuyết trình thú vị hơn. Họ có thể thêm văn bản hoặc hình ảnh, áp dụng chủ đề thiết kế và thực hiện các sửa đổi khác để tùy chỉnh sơ đồ trong Visio hoặc Visio Online.
Tóm lại – Các thay đổi sơ đồ duy nhất có thể thực hiện được là từ bảng tính nguồn trừ khi bạn có thể truy cập phiên bản Visio đầy đủ.
Trợ giúp & Hỗ trợ
Người dùng có thể nhận được hỗ trợ bổ sung và gửi phản hồi trực tiếp đến Microsoft từ tiện ích bằng cách nhấp vào dấu ba chấm và chọn 'Help' (Trợ giúp) hoặc 'Send feedback' (Gửi phản hồi).
Tiện ích Data Visualizer cho Excel đáng để thử!
Bạn nên thử Visio Data Visualizer Add-In cho Excel. Mở một bảng tính mẫu và thử nghiệm với các sơ đồ luồng để xem mọi thứ hoạt động như thế nào.
Nguồn: Microsoft.com.