Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách tạo, xóa và sử dụng Danh sách tùy chỉnh (Custom List) trong Microsoft Excel. Tính năng này cực kỳ hữu ích cho những người thường phải nhập một danh sách cố định vào nhiều bảng tính Excel - giúp tiết kiệm đáng kể thời gian.
Danh sách tùy chỉnh Excel giúp công việc dễ dàng và nhanh chóng như thế nào?
Excel có sẵn các danh sách tích hợp như tên các ngày trong tuần, tên các tháng. Bạn không thể chỉnh sửa hay xóa các danh sách tích hợp này. Ví dụ: bạn cần chuẩn bị dữ liệu phân tích lượng mưa hàng tuần, cần nhập tên các ngày. Nếu không biết Custom List, bạn phải gõ thủ công từng ngày - tốn thời gian. Người biết dùng Custom List chỉ cần gõ "Thứ Hai" và kéo ô chuột - Excel sẽ tự động điền đầy đủ các ngày theo thứ tự đúng. Đó là cách Custom List làm cho công việc nhanh hơn.
Bạn có thể tự tạo Danh sách tùy chỉnh trong Excel không?
Hoàn toàn có thể. Bài viết này giải thích chi tiết quy trình tạo, xóa và sử dụng Custom List trong Microsoft Excel.
Cách tạo Danh sách tùy chỉnh trong Excel
Các bước tạo Custom List trong Microsoft Excel:
- Khởi chạy Microsoft Excel và chuẩn bị danh sách tùy chỉnh.
- Đi đến File > Options (Tệp > Tùy chọn).
- Chọn danh mục Advanced (Nâng cao) ở khung bên trái.
- Nhấp nút Edit Custom Lists (Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh).
- Nhập (Import) danh sách tùy chỉnh từ bảng tính Excel.
- Nhấn OK.
Xem chi tiết các bước:
Bước 1: Khởi chạy Excel và tạo danh sách tùy chỉnh. Ví dụ: danh sách tên một số bang của Mỹ.
Bước 2: Nhấp menu File > chọn Options. Cửa sổ Excel Options hiện ra.
Bước 3: Trong cửa sổ Excel Options, chọn Advanced bên trái. Kéo xuống bên phải và nhấp nút Edit Custom Lists (nằm trong phần General).
Bước 4: Nhấp vào ô bên cạnh Import list from cells (Nhập danh sách từ ô). Sau đó chọn phạm vi ô chứa danh sách cần nhập. Xem ảnh chụp màn hình dưới đây.
Bước 5: Nhấp nút Import (Nhập). Danh sách sẽ được thêm vào menu Custom Lists. Nhấn OK và thoát cửa sổ Excel Options.
Bạn cũng có thể tạo Custom List từ hộp List Entries (Các mục danh sách): gõ danh sách vào hộp này rồi nhấp Add (Thêm). Danh sách sẽ được thêm vào menu Custom Lists.
Cách xóa Danh sách tùy chỉnh trong Excel
Xóa Custom List rất đơn giản: chọn danh sách cần xóa trong menu Custom Lists, nhấp nút Delete (Xóa). Các bước chi tiết đã nêu ở trên.
Lưu ý: Bạn không thể xóa các danh sách tích hợp sẵn của Excel, chỉ xóa được những danh sách do chính bạn tạo.
Để xóa: File > Options > Advanced > Edit Custom Lists. Chọn danh sách cần xóa trong menu Custom Lists, nhấp Delete. Hộp thoại xác nhận "List will be permanently deleted" (Danh sách sẽ bị xóa vĩnh viễn) xuất hiện, nhấn OK.
Cách sử dụng Danh sách tùy chỉnh trong Excel
Thực hiện theo hướng dẫn:
- Nhấp vào ô trong tài liệu nơi bạn muốn chèn Custom List.
- Gõ tên mục bắt đầu của Custom List (ví dụ: "Thứ Hai" hoặc tên bang đầu tiên).
- Kéo ô chuột xuống dưới - Excel sẽ tự động điền đầy đủ các mục còn lại.
Hai cách tạo Custom List trong Excel
Có hai phương pháp tạo Custom List trong Microsoft Excel:
- Sử dụng tùy chọn Import (Nhập từ ô).
- Sử dụng hộp List Entries (Nhập trực tiếp).
Cả hai phương pháp đều đã được giải thích chi tiết ở trên.
Đọc thêm:
- Cách tạo Biểu đồ kết hợp (Combination Chart) trong Microsoft Excel.
- Cách tạo danh sách thả xuống (drop-down list) trong Excel và Google Sheets.