Bài viết này sẽ hữu ích nếu bạn đang tìm kiếm cách đơn giản nhất để tạo nhãn trong Word từ danh sách Excel. Nhãn là một mẩu thông tin nhỏ được làm từ giấy, vải, nhựa hoặc vật liệu tương tự được dán vào vật phẩm. Ở đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua các bước dễ dàng và thuận tiện để tạo nhãn trong Word từ danh sách Excel.
Tải file thực hành
Bạn có thể tải xuống sổ làm việc Excel và tài liệu Word sau để hiểu rõ hơn và tự thực hành.
Nhãn là gì?
Nhãn là thứ được dùng để đặc trưng cho một người hoặc vật. Nhãn có thể là một mảnh vải được may vào cổ áo sơ mi chứa thông tin về kích thước, chất liệu và nơi sản xuất.
Nhãn rất quan trọng vì chúng giúp khách hàng phân biệt sản phẩm với các sản phẩm khác, đặc biệt khi nó được đặt cạnh các sản phẩm tương tự.
Bên cạnh đó, nhãn thư từ giúp tăng tốc độ giao hàng đến đúng người nhận. Ngoài ra, nó còn giảm chi phí cho doanh nghiệp, tăng năng suất và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
6 bước tạo nhãn trong Word từ danh sách Excel
Chúng ta có tùy chọn tạo nhãn trong Microsoft Excel và xem trước trước khi in. Thực tế, chúng ta có thể sử dụng Microsoft Word và Microsoft Excel cùng nhau để tạo nhãn. Để tạo nhãn trong Word từ danh sách Excel, công cụ Mail Merge (Hợp nhất thư) của Microsoft Word hoạt động phối hợp với Microsoft Excel.
Mặc dù quy trình mất một chút thời gian, nhưng toàn bộ quá trình cực kỳ đơn giản. Do đó, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua 6 bước để giúp bạn dễ dàng hiểu hơn.
Bước 01: Chuẩn bị danh sách thư từ và đặt tên cho bảng
Giả sử, chúng ta muốn tạo nhãn thư từ cho một số công ty.
- Trước tiên, chúng ta đã tạo một Danh sách thư từ chứa Tên công ty, Địa chỉ, Thành phố, Tiểu bang và Mã bưu chính.
Trước khi tiến hành, hãy kiểm tra xem danh sách thư từ của bạn có lỗi ở bất kỳ trường nào hay không.
Bây giờ, chúng ta cần đặt tên cho phạm vi ô dùng để tạo nhãn.
- Chọn ô trong phạm vi B4:F14. Vào tab Formulas (Công thức) > menu thả xuống Define Name (Đặt tên) > chọn Define Name.
- Ngay lập tức, hộp thoại New Name (Tên mới) mở ra. Nhập Mailing_List vào ô Name (Tên) và nhấn OK.
Lưu ý: Khi nhập tên, đảm bảo không có khoảng trắng giữa các từ. Sử dụng dấu gạch dưới (_) để phân tách từ.
Đọc thêm: Cách chuyển đổi Excel sang nhãn Word (Với các bước dễ dàng)
Bước 02: Tạo nhãn trong Microsoft Word
Trong giai đoạn này, chúng ta sẽ xây dựng nhãn trong tài liệu Word để nhập giá trị từ bảng tính Excel. Hãy xem các thao tác của chúng ta.
- Trước tiên, vào tab Mailings (Thư) > chọn Start Mail Merge (Bắt đầu hợp nhất thư) > Labels (Nhãn) trong menu thả xuống.
- Hộp thoại Label Options (Tùy chọn nhãn) sẽ xuất hiện. Từ hộp thoại, chọn các tùy chọn như hình ảnh bên dưới.
Lưu ý: Ở bên phải ngay trên nút OK, bạn có thể thấy Label Information (Thông tin nhãn). Ngoài ra, bạn có thể xem chi tiết hình ảnh nhãn từ tùy chọn Details (Chi tiết).
- Sau đó, vào tab Design (Thiết kế) > chọn Borders (Đường viền) > Grid (Lưới) > nhấn OK.
- Thao tác này sẽ hiển thị khung nhãn như bên dưới.
Đọc thêm: Cách tạo nhãn không cần Word trong Excel (Hướng dẫn từng bước)
Bước 03: Nhập danh sách Excel vào Word
Chúng ta sẽ nhập dữ liệu từ bảng tính Excel vào bảng trên. Để thực hiện, chúng ta phải nhập dữ liệu Excel vào tài liệu Word. Làm theo các bước dưới đây để nhập dữ liệu từ file Excel.
- Lại một lần nữa, vào tab Mailings (Thư) > chọn Select Recipients (Chọn người nhận) > Use an Existing List (Sử dụng danh sách hiện có) từ menu thả xuống.
- Lúc này, cửa sổ Select Data Source (Chọn nguồn dữ liệu) sẽ mở ra. Chọn file Excel và nhấn Open (Mở).
- Bây giờ, từ hộp thoại Select Table (Chọn bảng) chọn bảng đã đặt tên Mailing_List và nhấn OK.
- Cuối cùng, lệnh trước sẽ xuất ra một bảng tương tự như bên dưới. Tài liệu Word và bảng tính Excel hiện đã được kết nối.
Bước 04: Chèn trường vào nhãn
Bằng cách khớp trường trong từng nhãn, chúng ta sẽ phân bổ dữ liệu của từng công ty cho từng nhãn ở giai đoạn này.
- Một lần nữa, vào tab Mailings (Thư) và chọn Address Block (Khối địa chỉ). Ngay lập tức, hộp thoại Insert Address Block (Chèn khối địa chỉ) mở ra. Sau đó, nhấn nút Match Fields (Khớp trường).
- Trong hộp thoại Match Fields (Khớp trường), bạn có thể thấy tiêu đề cột của bảng Excel được khớp tự động với các trường. Nếu không, hãy khớp thủ công bằng cách chọn từ danh sách thả xuống. Nhấn OK.
- Quay lại hộp thoại Insert Address Block (Chèn khối địa chỉ). Chúng ta có thể xem Preview (Xem trước) nhãn ở bên phải. Sau đó, nhấn OK.
- Bây giờ, chúng ta thấy Address Block (Khối địa chỉ) đã được nhập vào nhãn đầu tiên. Chọn tùy chọn Update Labels (Cập nhật nhãn) từ tab Mailings (Thư).
- Với lệnh này, tất cả nhãn của chúng ta được cập nhật với Address Block (Khối địa chỉ).
Bước 05: Hoàn tất hợp nhất để tạo nhãn trong Word từ danh sách Excel
Ở bước này, chúng ta sẽ hoàn tất hợp nhất.
- Vào tab Mailings (Thư) >> nhóm Finish (Hoàn tất) >> menu thả xuống Finish & Merge (Hoàn tất & Hợp nhất) >> tùy chọn Edit Individual Documents (Chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ).
- Sau đó, hộp thoại Merge to New Document (Hợp nhất vào tài liệu mới) sẽ mở ra. Chọn All (Tất cả) và nhấn OK.
- Tất cả nhãn của chúng ta đã sẵn sàng để in.
Đọc thêm: Cách Mail Merge nhãn từ Excel sang Word (Với các bước dễ dàng)
Bước 06: Lưu tài liệu dưới dạng PDF
Bây giờ, chúng ta sẽ lưu file doc dưới dạng PDF. Vì để bảo quản, in ấn, chia sẻ, định dạng PDF hiệu quả hơn.
- Vào tab File (Tệp).
- Chọn Save as (Lưu dưới dạng) > This PC (Máy tính này).
- Bây giờ, đặt tên phù hợp cho file như chúng ta đặt Mailing Labels trong ô Name (Tên). Chọn PDF (*.pdf) từ danh sách thả xuống và nhấn Save (Lưu).
- Tài liệu của chúng ta hiện đã được lưu dưới dạng PDF.
Có mẫu nhãn có sẵn trong Word không?
Microsoft Word đi kèm với nhiều mẫu nhãn miễn phí mà bạn có thể sử dụng.
- Chỉ cần mở Word, sau đó nhấp vào More templates (Nhiều mẫu hơn).
- Tìm kiếm từ khóa labels (nhãn).
- Trong kết quả, bạn sẽ thấy một số mẫu mà bạn có thể dễ dàng sử dụng để tạo nhãn của mình.
Tại sao file Excel không nhập được vào Word?
File bảng tính đôi khi gặp sự cố kết nối với tài liệu Word. Để khắc phục, chúng ta phải cho phép mọi loại định dạng file trong tài liệu Word. Để làm điều này, chúng ta phải kiểm tra tùy chọn Confirm file format conversion (Xác nhận chuyển đổi định dạng file) của ứng dụng Word.
- Vào tab File (Tệp) > chọn More (Thêm) > Options (Tùy chọn).
- Bây giờ, cửa sổ Word Options (Tùy chọn Word) sẽ mở ra. Truy cập tab Advanced (Nâng cao). Trong phần General (Chung), cuộn xuống và tích vào ô Confirm file format conversion on open (Xác nhận chuyển đổi định dạng file khi mở) và nhấn OK.
Kết luận
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này, hy vọng nó hữu ích. Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay đề xuất nào. Vui lòng truy cập trang web Exceldemy để khám phá thêm.
Bài viết liên quan
- Cách in nhãn địa chỉ trong Excel (2 cách nhanh)
- Cách in nhãn trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Cách hợp nhất file Excel vào nhãn thư từ (Với các bước dễ dàng)
- Cách in nhãn Avery từ Excel (2 phương pháp đơn giản)