Computer >> Máy Tính >  >> Phần mềm >> Office

Cách in nhãn từ Excel

Những điều cần biết

  • Để in nhãn từ Excel, bạn cần chuẩn bị trang tính của mình, thiết lập nhãn trong Microsoft Word, sau đó kết nối trang tính với các nhãn.
  • Để thiết lập nhãn, hãy mở một tài liệu Word trống và đi tới Thư > Bắt đầu kết hợp thư > Nhãn . Chọn thương hiệu và số sản phẩm.
  • Để thêm các trường phối thư trong Word, hãy đi tới Thư và trong Trường Viết &Chèn , thêm các trường trong Khối địa chỉ .

Hướng dẫn này giải thích cách tạo và in nhãn từ Excel bằng tính năng phối thư trong Microsoft Word. Các hướng dẫn này áp dụng cho Excel và Word 2019, 2016 và 2013 cũng như Excel và Word cho Microsoft 365.

Cách In Nhãn Từ Excel

Bạn có thể in nhãn gửi thư từ Excel trong vài phút bằng cách sử dụng tính năng phối thư trong Word. Với các cột và hàng gọn gàng, khả năng sắp xếp và tính năng nhập dữ liệu, Excel có thể là ứng dụng hoàn hảo để nhập và lưu trữ thông tin như danh sách liên hệ. Khi bạn đã tạo danh sách chi tiết, bạn có thể sử dụng danh sách này với các ứng dụng Microsoft 365 khác cho nhiều tác vụ.

Cách in nhãn từ Excel

Chuẩn bị Trang tính và Nhập dữ liệu

Để tạo nhãn gửi thư từ Excel, bạn cần thêm tiêu đề cột mô tả để mọi thứ được in ra một cách chính xác. Ví dụ:bạn có thể có các tiêu đề cột sau:

  • Chức danh (Mr./Ms./Dr.)
  • Tên
  • Họ
  • Địa chỉ Đường phố
  • Thành phố
  • Trạng thái
  • Mã ZIP

  1. Nhập tiêu đề vào ô đầu tiên của mỗi cột mô tả dữ liệu. Tạo một cột cho mỗi phần tử bạn muốn đưa vào nhãn.

    Cách in nhãn từ Excel

  2. Nhập tên và địa chỉ hoặc dữ liệu khác mà bạn định in trên nhãn.

    Đảm bảo rằng mỗi mục đều nằm trong cột chính xác.

    Tránh để trống các cột hoặc hàng trong danh sách.

    Cách in nhãn từ Excel

  3. Lưu trang tính khi bạn đã hoàn thành.

Thiết lập nhãn trong Word

Tiếp theo, bạn cần chọn kích thước và loại nhãn bạn đang in.

  1. Mở tài liệu Word trống.

  2. Đi tới Thư tab.

    Cách in nhãn từ Excel

  3. Chọn Bắt đầu kết hợp thư > Nhãn .

    Cách in nhãn từ Excel

  4. Chọn thương hiệu trong Nhà cung cấp nhãn và sau đó chọn số sản phẩm, được liệt kê trên gói nhãn. Bạn cũng có thể chọn Nhãn mới nếu bạn muốn nhập kích thước nhãn tùy chỉnh.

  5. Nhấp vào OK khi bạn sẵn sàng tiếp tục.

    Cách in nhãn từ Excel

Kết nối Trang tính với Nhãn

Trước khi thực hiện hợp nhất để in nhãn địa chỉ từ Excel, bạn phải kết nối tài liệu Word với trang tính chứa danh sách của bạn. Lần đầu tiên bạn kết nối với trang tính Excel từ Word, bạn phải bật cài đặt cho phép bạn chuyển đổi tệp giữa hai chương trình.

  1. Trong Word, nhấp vào Tệp .

    Cách in nhãn từ Excel

  2. Cuộn xuống và chọn Tùy chọn ở cuối ngăn bên trái.

    Cách in nhãn từ Excel

  3. Nhấp vào Nâng cao trong ngăn bên trái của cửa sổ Tùy chọn Word, sau đó cuộn xuống Chung phần.

    Cách in nhãn từ Excel

  4. Đảm bảo rằng Xác nhận chuyển đổi định dạng tệp đang mở được chọn và nhấp vào OK .

    Cách in nhãn từ Excel

  5. Từ Thư , trong Bắt đầu kết hợp thư nhóm, chọn Chọn người nhận > Sử dụng danh sách hiện có .

    Cách in nhãn từ Excel

  6. Điều hướng đến trang tính Excel chứa danh sách của bạn trong phần Chọn nguồn dữ liệu cửa sổ mở ra và nhấp vào Mở .

  7. Nhấp vào OK để xác nhận rằng bạn muốn sử dụng danh sách và nhấp vào OK một lần nữa để chọn bảng chứa danh sách của bạn. Trang bây giờ sẽ được lấp đầy bởi các nhãn có nội dung « Bản ghi tiếp theo» .

Thêm trường trộn thư và thực hiện hợp nhất

Sau khi đã sắp xếp dữ liệu, bạn cần thêm các trường phối thư trước khi có thể hoàn tất việc phối. Đây là nơi những tiêu đề bạn đã thêm vào trang tính Excel của mình sẽ trở nên hữu ích.

  1. Nhấp vào nhãn đầu tiên trên trang, sau đó chọn Khối địa chỉ trong Trường Viết &Chèn phần Thư tab.

  2. Nhấp vào Trường đối sánh trên nút Chèn khối địa chỉ hộp thoại xuất hiện.

    Cách in nhãn từ Excel

    Đảm bảo rằng các tiêu đề của bạn tương ứng với các trường bắt buộc. Nếu bất kỳ trường nào trong số đó không chính xác, hãy sử dụng mũi tên thả xuống bên cạnh để so khớp với trường chính xác.

  3. Nhấp vào OK . Nhấp vào OK một lần nữa để đóng hộp thoại.

  4. Chọn Thư > Viết &Chèn trường > Cập nhật nhãn .

  5. Khi bạn đã thiết lập bảng tính Excel và tài liệu Word, bạn có thể hợp nhất thông tin và in nhãn của mình. Nhấp vào Kết thúc &hợp nhất trong Kết thúc nhóm trên Thư tab.

  6. Nhấp vào Chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ để xem trước các nhãn đã in của bạn sẽ xuất hiện như thế nào. Chọn Tất cả > Được .

    Cách in nhãn từ Excel

  7. Một tài liệu mới sẽ mở ra với các nhãn gửi thư từ trang tính Excel của bạn. Bạn có thể chỉnh sửa, in và lưu các nhãn giống như cách bạn làm với bất kỳ tài liệu Word nào khác.