Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Office

Cách In Nhãn Từ Excel

Tóm Tắt Nhanh

  • Để in nhãn từ Excel: chuẩn bị worksheet, thiết lập nhãn trong Word, sau đó kết nối worksheet với nhãn.
  • Thiết lập nhãn: Mở Word trắng > Mailings > Start Mail Merge > Labels. Chọn thương hiệu và số sản phẩm.
  • Thêm trường mail merge trong Word: Tab Mailings > nhóm Write & Insert Fields > thêm trường trong Address Block.

Hướng dẫn tạo và in nhãn từ Excel dùng tính năng Mail Merge trong Word. Áp dụng cho Excel/Word 2019, 2016, 2013 và Microsoft 365.

Cách In Nhãn Từ Excel

Bạn có thể in nhãn thư từ Excel trong vài phút dùng Mail Merge trong Word. Với cột/hàng gọn gàng, khả năng sắp xếp và nhập liệu, Excel lý tưởng để lưu danh bạ. Sau khi tạo danh sách chi tiết, có thể dùng với các ứng dụng Microsoft 365 khác cho nhiều tác vụ.

Chuẩn Bị Worksheet Và Nhập Dữ Liệu

Để tạo nhãn thư từ Excel, cần thêm tiêu đề cột mô tả để in đúng. Ví dụ các tiêu đề:

  • Title (Ông/Bà/TS...)
  • First Name (Tên)
  • Last Name (Họ)
  • Street Address (Địa chỉ đường)
  • City (Thành phố)
  • State (Tỉnh/Bang)
  • ZIP Code (Mã bưu chính)
  1. Gõ tiêu đề vào ô đầu tiên của mỗi cột mô tả dữ liệu. Tạo cột cho từng yếu tố muốn in trên nhãn.
  2. Nhập tên, địa chỉ hoặc dữ liệu khác dự định in. Đảm bảo mỗi mục ở đúng cột.
    Quan trọng: Tránh để trống cột hoặc hàng trong danh sách.
  3. Lưu worksheet khi hoàn tất.

Thiết Lập Nhãn Trong Word

Tiếp theo, chọn kích thước và loại nhãn bạn in.

  1. Mở tài liệu Word trắng.
  2. Vào tab Mailings.
  3. Chọn Start Mail Merge > Labels.
  4. Chọn thương hiệu trong khung Label Vendors, sau đó chọn số sản phẩm (ghi trên bao nhãn). Có thể chọn New Label để nhập kích thước tùy chỉnh.
  5. Nhấp OK để tiếp tục.

Kết Nối Worksheet Với Nhãn

Trước khi merge in nhãn địa chỉ từ Excel, phải kết nối tài liệu Word với worksheet chứa danh sách. Lần đầu kết nối từ Word sang Excel, phải bật thiết lập cho phép chuyển đổi file giữa hai chương trình.

  1. Trong Word, nhấp File.
  2. Kéo xuống, chọn Options dưới cùng bên trái.
  3. Chọn Advanced bên trái cửa sổ Word Options, cuộn đến mục General.
  4. Đảm bảo Confirm file format conversion on open được chọn, nhấp OK.
  5. Từ Mailings, nhóm Start Mail Merge, chọn Select Recipients > Use an Existing List.
  6. Điều hướng đến worksheet Excel chứa danh sách trong cửa sổ Select Data Source, nhấp Open.
  7. Nhấp OK xác nhận dùng danh sách, nhấp OK lần nữa chọn bảng chứa danh sách. Trang sẽ đầy nhãn hiển thị «Next Record».

Thêm Trường Mail Merge Và Thực Hiện Merge

Sau khi tổ chức dữ liệu, cần thêm trường mail merge trước khi hoàn tất merge. Tiêu đề bạn thêm vào worksheet Excel sẽ rất hữu ích ở đây.

  1. Nhấp vào nhãn đầu tiên trên trang, chọn Address Block trong nhóm Write & Insert Fields tab Mailings.
  2. Nhấp nút Match Fields trên hộp thoại Insert Address Block.
    Đảm bảo tiêu đề của bạn khớp với các trường bắt buộc. Nếu sai, dùng mũi tên thả xuống bên cạnh để match đúng.
  3. Nhấp OK, nhấp OK lần nữa đóng hộp thoại.
  4. Chọn Mailings > Write & Insert Fields > Update Labels.
  5. Khi đã thiết lập xong Excel và Word, merge thông tin và in nhãn. Nhấp Finish & Merge trong nhóm Finish tab Mailings.
  6. Nhấp Edit Individual Documents xem trước nhãn in. Chọn All > OK.
  7. Tài liệu mới mở với nhãn thư từ worksheet Excel. Bạn có thể chỉnh sửa, in, lưu như tài liệu Word bình thường.