Tạo Và In Nhãn Trong Word Dùng Dữ Liệu Excel – Hướng Dẫn Bước Đi Theo Bước

Nếu bạn muốn tạo và in nhãn מכל loại, không cần tìm đâu xa hơn Microsoft Word và Excel. Bạn có thể lưu dữ liệu nhãn trong Excel và sau đó lấy dữ liệu đó trong Word để lưu hoặc in nhãn.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách tạo bảng tính nhãn trong Excel tương thích với Word, cấu hình nhãn, và lưu hoặc in chúng.

1. Nhập Dữ Liệu Cho Nhãn Của Bạn Vào Bảng Tính Excel

Bước đầu tiên là tạo bảng tính Excel với dữ liệu nhãn của bạn. Bạn sẽ gán tiêu đề phù hợp cho mỗi trường dữ liệu để có thể lấy tiêu đề trong Word.

Đối với ví dụ sau, chúng ta sẽ tạo bảng tính với các trường sau:

• First Name (Tên)
• Last Name (Họ)
• Street Address (Địa chỉ đường)
• City (Thành phố)
• State (Tỉnh/Thành)
• ZIP Code (Mã bưu chính)

Để bắt đầu tạo bảng tính Excel:

1. Khởi chạy Microsoft Excel trên máy Windows hoặc Mac và tạo bảng tính mới.
2. Trên màn hình bảng tính Excel, chọn ô đầu tiên hàng đầu tiên và gõ First Name.

3. Chọn ô đầu tiên cột B và gõ Last Name. Tương tự, thêm Street Address, City, State, và ZIP Code vào ô đầu tiên cột C, D, E, và F.
4. Giờ thêm dữ liệu bên dưới mỗi tiêu đề bạn vừa tạo. Bảng tính của bạn trông sẽ như thế này:

5. Khi đã xong thêm dữ liệu, lưu bảng tính bằng cách chọn File ở trên.
6. Chọn Save ở thanh bên trái.
7. Chọn Browse (Duyệt) ở khung bên phải.

8. Chọn thư mục lưu bảng tính, nhập tên cho bảng tính trong trường File name, và chọn Save ở dưới cửa sổ.

9. Đóng cửa sổ Excel.

Bảng tính Excel của bạn giờ đã sẵn sàng.

2. Cấu Hình Nhãn Trong Word

Bước thứ hai là cấu hình kích thước nhãn trong Word. Có một vài bố cục nhãn định sẵn bạn có thể chọn. Bạn thậm chí có thể tạo nhãn riêng với kích thước tùy chỉnh, nếu muốn.

1. Khởi chạy Microsoft Word trên máy Windows hoặc Mac và bắt đầu tài liệu trống mới.
2. Trên màn hình chỉnh sửa tài liệu, chọn tab Mailings (Thư) từ thanh công cụ trên.
3. Trong tab Mailings, chọn Start Mail Merge (Bắt đầu hợp nhất thư) rồi chọn Labels (Nhãn) từ menu.

4. Trong cửa sổ mở ra, chọn nhà cung cấp nhãn từ menu thả xuống Label vendors. Sau đó, chọn loại nhãn từ danh sách Product number (Số sản phẩm), cuối cùng chọn OK.

5. Nếu bạn muốn tạo nhãn tùy chỉnh, chọn nút New Label (Nhãn mới) và chỉ định kích thước nhãn trên cửa sổ tiếp theo.

6. Bố cục nhãn của bạn giờ đã được cấu hình, giữ tài liệu này mở trong Word.

3. Đưa Dữ Liệu Excel Vào Tài Liệu Word

Giờ nhãn đã được cấu hình, nhập dữ liệu bạn lưu trong bảng tính Excel vào tài liệu Word. Bạn không cần mở Excel để làm điều này.

Để bắt đầu:

1. Trong khi tài liệu Word vẫn mở, chọn tab Mailings ở trên.
2. Trong tab Mailings, chọn Select Recipients (Chọn người nhận) và chọn Use an Existing List (Dùng danh sách hiện có). Bạn đang nói với Word rằng bạn muốn dùng danh sách định sẵn cho nhãn.

3. Trong cửa sổ File Explorer mở ra, điều hướng đến thư mục chứa bảng tính Excel bạn tạo ở trên. Nhấp đúp vào bảng tính để nhập nó vào tài liệu Word.

4. Word sẽ mở cửa sổ Select Table (Chọn bảng). Tại đây, chọn sheet chứa dữ liệu nhãn.
5. Đánh dấu tùy chọn First row of data contains column headers (Hàng đầu tiên của dữ liệu chứa tiêu đề cột) và chọn OK.

4. Thêm Nhãn Từ Excel Vào Tài Liệu Word

Giờ bạn sẽ chỉ định các trường bạn muốn dùng trong nhãn.

Để làm vậy:

1. Đảm bảo bạn vẫn ở tài liệu nhãn trong Word.
2. Chọn tab Mailings ở trên, và từ phần Write & Insert Fields (Viết & Chèn trường), chọn tùy chọn Address Block (Khối địa chỉ).

3. Trên cửa sổ Insert Address Block mở ra, chọn nút Match Fields (Khớp trường).

4. Word mở cửa sổ Match Fields. Tại đây, hãy chắc chắn mỗi trường trong Required for Address Block (Bắt buộc cho khối địa chỉ) khớp với trường phù hợp trong bảng tính. Ví dụ, Address 1 nên được thiết lập dùng Street Address từ bảng tính, và cứ thế.

5. Chọn OK để đóng cửa sổ.
6. Quay lại cửa sổ Insert Address Block, bạn thấy bản xem trước nhãn. Đảm bảo bản xem trước đại diện cho nhãn thực tế bạn muốn tạo. Sau đó, chọn OK ở dưới cửa sổ.

7. Trong tài liệu Word, bạn sẽ thấy nhãn đầu tiên giờ nói <<AddressBlock>>.
8. Chọn tab Mailings ở trên rồi chọn Update Labels (Cập nhật nhãn).

9. Tất cả nhãn trong tài liệu giờ nên nói <<AddressBlock>>.

5. Tạo Nhãn Từ Excel Trong Tài Liệu Word

Word giờ có tất cả dữ liệu cần để tạo nhãn. Bạn sẽ kết thúc quá trình và Word sẽ hiển thị dữ liệu thực tế cho mỗi nhãn:

1. Trong tab Mailings của Word, chọn tùy chọn Finish & Merge (Hoàn tất & Hợp nhất) và chọn Edit Individual Documents (Chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ) từ menu.

2. Trong cửa sổ mở ra, chọn All (Tất cả) và chọn OK.

3. Tài liệu Word của bạn giờ nên hiển thị tất cả nhãn với dữ liệu riêng biệt.

Bây giờ bạn có thể lưu tài liệu nhãn này, tạo PDF từ nó, hoặc in vật lý tài liệu (nhãn).

6. Lưu Nhãn Word Tạo Từ Excel Dưới Dạng PDF

Bạn không cần công cụ thứ ba để lưu tài liệu nhãn Word như PDF:

1. Chọn tab File ở trên cửa sổ Word.
2. Thanh bên trái, chọn Save As (Lưu dưới dạng).
3. Chọn Browse ở khung bên phải.

4. Chọn thư mục lưu PDF, nhập tên cho PDF trong trường File name, chọn PDF từ menu thả xuống Save as type (Lưu dưới dạng), và chọn Save.

7. In Nhãn Word Tạo Từ Excel

Bạn có thể in nhãn trực tiếp từ Word. Đảm bảo máy in kết nối với máy khi in:

1. Chọn tab File ở trên cửa sổ Word.
2. Chọn Print (In) ở thanh bên trái.

3. Chọn máy in từ menu Printer ở khung bên phải, rồi chọn Print ở trên cùng.

Và bạn xong.

Như bạn thấy ở trên, Word và Excel giúp bạn tạo gần như mọi loại nhãn trên máy Windows và Mac. Nếu hướng dẫn này giúp bạn tạo loại nhãn trong Excel mà bạn muốn, cho chúng tôi biết trong bình luận bên dưới.