Excel là công cụ phổ biến nhất khi xử lý dữ liệu lớn. Chúng ta có thể thực hiện vô số tác vụ đa chiều trong Excel. Đôi khi, chúng ta nhờ Excel để phân tích dữ liệu mang tính văn bản. Trong bài viết này, tôi sẽ trình bày 5 cách hữu ích để phân tích dữ liệu văn bản trong Excel.
Tải xuống sổ làm việc này và thực hành cùng đọc bài viết.
5 cách hữu ích phân tích dữ liệu văn bản trong Excel
Đây là một phần của tập dữ liệu tôi sẽ sử dụng cho bài viết này. Tôi có Giới tính của một số nhân viên và Chức vụ họ đang đảm nhận. Tôi sẽ phân tích tập dữ liệu này ngay bây giờ.
1. Sử dụng tính năng Lọc để phân tích dữ liệu văn bản trong Excel
Tính năng đầu tiên bạn có thể dùng để phân tích dữ liệu văn bản là Lọc (Filter).
Các bước:
- Chọn tiêu đề của bảng. Sau đó vào tab Data (Dữ liệu) >> chọn Filter (Lọc).
- Excel sẽ tạo hộp thả xuống ở tiêu đề. Bây giờ bạn có thể lọc tập dữ liệu bằng các hộp này. Ví dụ, giả sử bạn muốn xem danh sách tất cả Lập trình viên nội dung (Content Developer). Làm như sau: chọn hộp thả xuống của Position (Chức vụ) >> Tích chọn Content Developer. Sau đó nhấn OK.
- Excel sẽ lọc ra danh sách tất cả Lập trình viên nội dung.
2. Áp dụng hàm để phân tích dữ liệu văn bản trong Excel
Excel cũng cung cấp nhiều hàm để phân tích dữ liệu văn bản. Trong phần này, tôi sẽ sử dụng hai trong số đó. Đó là hàm COUNTIF và hàm IF. Bạn cũng có thể dùng các hàm khác.
2.1. Hàm COUNTIF
Tôi sẽ tìm số lượng nhân viên ở mỗi chức vụ. Để làm vậy, tôi sẽ dùng hàm COUNTIF.
Các bước:
- Đến ô E5 và nhập công thức
=COUNTIF($C$5:$C$60,E5)
- Bây giờ nhấn ENTER. Excel sẽ đếm tần suất của "Content Developer" từ phạm vi C5:C60.
- Bây giờ, dùng Fill Handle (Tay cầm điền) để AutoFill (Tự động điền) đến F7.
2.2. Hàm IF
Cũng có nhiều ứng dụng của hàm IF để phân tích dữ liệu văn bản trong Excel. Tôi sẽ trình bày một ví dụ ở đây.
Tôi đã chỉnh sửa tập dữ liệu một chút. Bây giờ tôi có Tên của một số nhân viên và chức vụ của họ. Tôi sẽ phân loại họ dựa trên chức vụ. "Content Developer" sẽ là Loại A, và "Team Leader (Trưởng nhóm)" sẽ là Loại B.
Các bước:
- Đến D5. Sau đó nhập công thức
=IF(C5="Content Developer","Category A","Category B")
Giải thích:
- Điều kiện logic là C5="Content Developer". Nếu kiểm tra TRUE (Đúng), kết quả sẽ là "Category A". Nếu FALSE (Sai), kết quả sẽ là "Category B".
- Bây giờ, nhấn ENTER. Excel sẽ trả về kết quả.
- Bây giờ, dùng Fill Handle (Tay cầm điền) để AutoFill (Tự động điền) đến D12.
Bài đọc tương tự
- Cách phân tích dữ liệu bán hàng trong Excel (10 cách dễ dàng)
- [Đã khắc phục:] Phân tích dữ liệu không hiển thị trong Excel (2 giải pháp hiệu quả)
- Cách phân tích dữ liệu thang đo Likert trong Excel (với các bước nhanh)
- Phân tích dữ liệu định tính từ bảng hỏi trong Excel
3. Sử dụng Bảng tổng hợp (Pivot Table) để phân tích dữ liệu văn bản trong Excel
Trong phần này, tôi sẽ trình bày cách dùng bảng tổng hợp (Pivot Table) để phân tích dữ liệu văn bản trong Excel.
Các bước:
- Chọn toàn bộ tập dữ liệu B4:C60. Sau đó vào tab Insert (Chèn) >> PivotTable >> chọn From Table/Range (Từ bảng/phạm vi).
- Một cửa sổ mới xuất hiện. Đặt phạm vi và chọn New Worksheet (Trang tính mới) để có bảng tổng hợp ở trang tính riêng. Sau đó nhấn OK.
- Excel sẽ tạo một bảng tổng hợp. Bây giờ bạn có thể phân tích theo ý muốn. Ví dụ, nếu bạn kéo Position (Chức vụ) vào trường Rows (Hàng) và Gender (Giới tính) vào trường Values (Giá trị) và Columns (Cột), bạn sẽ nhận được bảng này.
4. Áp dụng biểu đồ để phân tích dữ liệu văn bản trong Excel
Bạn cũng có thể áp dụng nhiều loại biểu đồ khác nhau để đại diện cho tập dữ liệu. Chúng ta đã tính tần suất của từng chức vụ bằng hàm COUNTIF. Bây giờ tôi sẽ biểu diễn kết quả đó bằng biểu đồ.
Các bước:
- Chọn E4:F7. Sau đó vào tab Insert (Chèn) >> chọn biểu tượng pie-chart (biểu đồ tròn) >> chọn pie-chart phù hợp.
- Excel sẽ tạo một biểu đồ tròn (pie chart).
5. Sử dụng Analysis Toolpak (Bộ công cụ phân tích) để phân tích dữ liệu văn bản trong Excel
Bây giờ, tôi sẽ trình bày cách dùng Analyze Toolpak để phân tích dữ liệu văn bản.
Các bước:
- Chọn B4:C60. Sau đó chọn Analyze Data (Phân tích dữ liệu) từ tab Home (Trang chủ).
- Excel sẽ hiển thị tùy chọn phân tích trong một dải ribbon mới. Bạn có thể phân tích dữ liệu theo ý muốn.
Lưu ý quan trọng
- Sử dụng Tham chiếu tuyệt đối ($) để khóa ô.
- Bạn có thể thử các thiết kế và định dạng khác nhau cho biểu đồ.
- Excel đề xuất danh sách biểu đồ cho tập dữ liệu của bạn.
- Analyze Toolpak có thể không khả dụng nếu bạn dùng phiên bản Excel cũ hơn.
Kết luận
Trong bài viết này, tôi đã trình diễn 5 phương pháp hữu ích để phân tích dữ liệu văn bản trong Excel. Hy vọng nó giúp ích cho mọi người. Nếu bạn có bất kỳ đề xuất, ý kiến hay phản hồi nào, vui lòng bình luận bên dưới.
Bài viết liên quan
- Cách phân tích dữ liệu theo thời gian trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Phân tích dữ liệu định tính trong Excel (với các bước dễ dàng)
- Cách phân tích dữ liệu qPCR trong Excel (2 phương pháp dễ dàng)
- Thực hiện nghiên cứu điển hình dùng Phân tích dữ liệu Excel