Excel là công cụ được sử dụng rộng rãi nhất khi nói đến tập dữ liệu khổng lồ . Chúng tôi có thể thực hiện vô số tác vụ của nhiều thứ nguyên trong Excel . Đôi khi, chúng tôi sử dụng sự trợ giúp của Excel để phân tích dữ liệu đó là văn bản trong tự nhiên . Trong bài viết này, tôi sẽ trình bày 5 những cách hữu ích về cách phân tích dữ liệu văn bản trong Excel .
Tải xuống sổ làm việc này và thực hành trong khi xem qua bài viết.
5 cách hữu ích để phân tích dữ liệu văn bản trong Excel
Đây là một phần của tập dữ liệu mà tôi sẽ sử dụng cho bài viết này. Tôi có Giới tính của một số nhân viên và Vị trí họ hiện đang ở trong. Tôi sẽ phân tích tập dữ liệu này ngay bây giờ.
1. Sử dụng Tính năng Bộ lọc để Phân tích Dữ liệu Văn bản trong Excel
Tính năng đầu tiên bạn có thể sử dụng để phân tích dữ liệu văn bản là Bộ lọc .
Các bước:
- Chọn các tiêu đề trong bảng của bạn. Sau đó, chuyển đến Dữ liệu Tab>> chọn Bộ lọc .
- Excel sẽ tạo hộp thả xuống trong đề mục của bạn. Bây giờ bạn có thể lọc tập dữ liệu của mình bằng cách sử dụng các hộp thả xuống này. Ví dụ:giả sử bạn muốn xem danh sách tất cả Nhà phát triển nội dung . Để làm như vậy, hãy chọn hộp thả xuống của Vị trí >> Kiểm tra Nhà phát triển nội dung . Sau đó nhấp vào OK .
- Excel sẽ nhận được danh sách tất cả Nhà phát triển nội dung .
2. Áp dụng các hàm để phân tích dữ liệu văn bản trong Excel
Excel cũng cung cấp nhiều chức năng để phân tích dữ liệu văn bản. Trong phần này, tôi sẽ sử dụng hai trong số chúng. Đây là COUNTIF và hàm IF . Bạn cũng có thể sử dụng các chức năng khác.
2.1. Hàm COUNTIF
Tôi sẽ tìm hiểu số lượng nhân viên ở mỗi vị trí. Để làm như vậy, tôi sẽ sử dụng hàm COUNTIF .
Các bước:
- Đi tới E5 và viết ra công thức
=COUNTIF($C$5:$C$60,E5)
- Bây giờ nhấn ENTER . Excel sẽ tính tần suất cho “ Nhà phát triển nội dung ”Từ phạm vi C5:C60 .
- Bây giờ, hãy sử dụng Xử lý điền sang Tự động điền lên đến F7 .
2.2. Hàm IF
Cũng có nhiều ứng dụng của hàm IF để phân tích dữ liệu văn bản trong Excel . Tôi sẽ chỉ ra một ví dụ như vậy ở đây.
Tôi đã sửa đổi tập dữ liệu một chút. Bây giờ tôi có Tên của một số nhân viên và vị trí của họ. Tôi sẽ phân loại chúng dựa trên vị trí của chúng. “ Nhà phát triển nội dung ”Sẽ là Danh mục A và “ Trưởng nhóm ”Sẽ là Danh mục B .
Các bước:
- Đi tới D5 . Sau đó viết ra công thức
=IF(C5="Content Developer","Category A","Category B")
Giải thích:
- Bài kiểm tra logic là C5 =”Nhà phát triển nội dung” . Nếu kiểm tra là ĐÚNG , đầu ra sẽ là “ Danh mục A “. Nếu nó là FALSE , đầu ra sẽ là “ Danh mục B “.
- Bây giờ, nhấn ENTER . Excel sẽ trả về kết quả đầu ra.
- Bây giờ, hãy sử dụng Xử lý điền sang Tự động điền lên đến D12 .
Bài đọc tương tự
- Cách Phân tích Dữ liệu Bán hàng trong Excel (10 Cách Dễ dàng)
- [Đã sửa:] Phân tích Dữ liệu Không Hiển thị trong Excel (2 Giải pháp Hiệu quả)
- Cách Phân tích Dữ liệu Quy mô Likert trong Excel (với các Bước Nhanh)
- Phân tích Dữ liệu Định tính từ Bảng câu hỏi trong Excel
3. Sử dụng Bảng tổng hợp để phân tích dữ liệu văn bản trong Excel
Trong phần này, tôi sẽ hướng dẫn cách sử dụng bảng tổng hợp để phân tích dữ liệu văn bản trong Excel .
Các bước:
- Chọn toàn bộ tập dữ liệu B4:C60 . Sau đó, đi tới Chèn tab>> PivotTable >> chọn Từ Bảng / Dải ô .
- Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện. Đặt phạm vi và sau đó chọn Trang tính mới để có được một bảng tổng hợp trong một trang tính riêng biệt. Sau đó nhấp vào OK .
- Excel sẽ tạo một bảng tổng hợp. Bây giờ bạn có thể phân tích theo cách bạn muốn. Ví dụ:nếu bạn kéo Vị trí trong Hàng trường và Giới tính trong Giá trị và Cột , bạn sẽ nhận được bảng này.
4. Áp dụng biểu đồ để phân tích dữ liệu văn bản trong Excel
Bạn cũng có thể áp dụng các loại biểu đồ khác nhau để thể hiện tập dữ liệu của mình. Chúng tôi đã tính toán tần suất của từng vị trí bằng cách sử dụng hàm COUNTIF . Bây giờ tôi sẽ biểu diễn kết quả đó bằng biểu đồ.
Các bước:
- Chọn E4:F7 . Sau đó, đi tới Chèn tab>> chọn biểu tượng biểu đồ hình tròn >> chọn biểu đồ hình tròn phù hợp .
- Excel sẽ tạo biểu đồ hình tròn .
5. Sử dụng công cụ phân tích để phân tích dữ liệu văn bản trong Excel
Bây giờ, tôi sẽ hướng dẫn cách sử dụng Analyze Toolpak để phân tích dữ liệu văn bản.
Các bước:
- Chọn B4:C60 . Sau đó, chọn Phân tích dữ liệu từ Trang chủ.
- Excel sẽ hiển thị tùy chọn phân tích trong một dải băng mới. Bạn có thể phân tích dữ liệu theo cách bạn có thể.
Những điều cần nhớ
- Sử dụng Tham chiếu tuyệt đối ( $ ) để khóa ô.
- Bạn có thể thử các thiết kế khác nhau và định dạng cho các biểu đồ.
- Excel đề xuất danh sách các biểu đồ cho tập dữ liệu của bạn.
- Phân tích Toolpak có thể không khả dụng nếu bạn đang sử dụng các phiên bản cũ hơn của Excel .
Kết luận
Trong bài viết này, tôi đã chứng minh 5 các phương pháp hữu ích để phân tích dữ liệu văn bản trong Excel . Tôi hy vọng nó sẽ giúp mọi người. Nếu bạn có bất kỳ loại đề xuất, ý tưởng hoặc phản hồi nào, vui lòng bình luận xuống bên dưới.
Các bài viết liên quan
- Cách phân tích dữ liệu theo tỷ lệ thời gian trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Phân tích Dữ liệu Định tính trong Excel (với các Bước Dễ dàng)
- Cách Phân tích Dữ liệu qPCR trong Excel (2 Phương pháp Dễ dàng)
- Thực hiện Nghiên cứu điển hình bằng Phân tích Dữ liệu Excel