Kết hợp thư là một tính năng nổi bật của Microsoft Word . Sử dụng tính năng này của Microsoft Word và một Excel datasheet, chúng ta có thể tạo nhiều bản sao tài liệu tùy thích. Bài viết này sẽ chỉ cho bạn quy trình từng bước để thay đổi định dạng ngày trong Kết hợp thư trong Excel . Nếu bạn muốn biết về quy trình này, hãy tải xuống sách bài tập thực hành của chúng tôi và theo dõi chúng tôi.
Tải xuống các sách bài tập thực hành này để thực hành khi bạn đang đọc bài viết này.
Quy trình từng bước để thay đổi định dạng ngày trong kết hợp thư trong Excel
Nội dung này sẽ trình bày quy trình từng bước để thay đổi định dạng ngày trong Excel Mail Merge. Chúng tôi sẽ gửi một lá thư thăng chức cho nhân viên của chúng tôi. Quy trình này được giải thích tỉ mỉ từng bước dưới đây.
Bước 1:Tạo tập dữ liệu
Khi bắt đầu tác vụ này, chúng ta phải tạo một biểu dữ liệu Excel theo yêu cầu mong muốn của chúng ta. Khi chúng tôi muốn gửi thư quảng cáo đối với nhân viên của chúng tôi, tập dữ liệu của chúng tôi chỉ chứa tên của họ và một số ngày cần thiết liên quan đến quy trình.
- Trước hết, hãy nhập tên của các nhân viên và ngày gia nhập của họ trong tổ chức của bạn ở các cột B và C .
- Chúng tôi sẽ thăng chức cho nhân viên của mình sau bốn tháng kể từ khi họ gia nhập. Vì vậy, trong ô E3 , hãy ghi lại công thức sau để biết ngày gia nhập vị trí mới của họ.
=C3+120
- Bây giờ, nhấn Enter .
- Thư quảng cáo yêu cầu phát hành ít nhất một tuần trước ngày tham gia. Để nhận giá trị của những ngày này, hãy ghi công thức sau vào ô D3 .
=E3-7
- Một lần nữa, nhấn Enter .
- Cuối cùng, chọn phạm vi ô D3:E3 .
- Sau đó, nhấp đúp vào trên Xử lý điền biểu tượng để sao chép công thức lên đến hàng 12 .
- Lưu tệp ở vị trí mong muốn của bạn.
- Bảng tính Excel yêu cầu của chúng tôi sẽ sẵn sàng.
Như vậy, chúng ta có thể nói rằng chúng ta đã hoàn thành bước đầu tiên để thay đổi định dạng ngày trong Excel Mail Merge.
Bước 2:Thiết kế Mẫu trong Microsoft Word
Trong bước này, chúng tôi sẽ thiết kế mẫu thư quảng cáo của chúng tôi mà chúng tôi sẽ gửi cho nhân viên của mình.
- Đầu tiên, khởi chạy Microsoft Word trên thiết bị của bạn.
- Sau đó, viết ra ký tự như trong hình dưới đây.
- Bây giờ, In đậm và Chữ hoa định dạng thành những chuỗi sẽ được thay thế bằng dữ liệu của bảng tính Excel. Nó sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi chúng.
Cuối cùng, chúng ta có thể nói rằng chúng ta đã hoàn thành bước thứ hai để thay đổi định dạng ngày trong Excel Mail Merge.
Đọc thêm:Kết hợp Thư trong Excel mà không cần Word (2 Cách Thích hợp)
Bước 3:Tạo mối quan hệ giữa cả hai tệp
Bây giờ, chúng ta sẽ tạo mối quan hệ giữa Word tệp và Excel tập tin. Kết nối sẽ được đặt từ Word tệp.
- Đầu tiên, hãy nhấp vào nút Gửi thư trong Microsoft Word .
- Bây giờ, hãy chọn mũi tên thả xuống của Chọn người nhận> Sử dụng danh sách hiện có từ tùy chọn Start Mail Marge nhóm.
- Do đó, một cửa sổ nhỏ có tên Chọn nguồn dữ liệu sẽ xuất hiện.
- Sau đó, đi đến vị trí mà bạn đã lưu trang tính Excel. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi đã lưu tệp đó trên Máy tính để bàn .
- Sau đó, chọn tệp và nhấp vào Mở .
- Một hộp thoại nhỏ khác có tên Chọn bảng sẽ xuất hiện trước mặt bạn.
- Chọn hộp nhỏ Hàng dữ liệu đầu tiên chứa tiêu đề cột và nhấp vào OK trong cửa sổ đó.
- Bạn sẽ nhận thấy rằng một số lệnh mới sẽ có sẵn trong Gửi thư tab.
- Bây giờ, hãy chọn Tên sting và trong Gửi thư , nhấp vào mũi tên thả xuống của Chèn trường hợp nhất từ Trường Viết &Chèn nhóm.
- Chọn Tên từ danh sách thả xuống .
- Bạn sẽ thấy rằng văn bản trước đó sẽ biến mất và trường được chèn ở một định dạng khác.
- Tương tự, hãy chèn phần còn lại của ba trường ngày đó vào thư.
- Cuối cùng, trong Gửi thư , nhấp vào Kết quả xem trước từ Kết quả xem trước nhóm để kiểm tra tất cả các trường được chèn chính xác.
- Bạn sẽ có thể xem thư của mọi nhân viên.
Cuối cùng, chúng ta có thể nói rằng chúng ta đã hoàn thành bước thứ ba để thay đổi định dạng ngày trong Excel Mail Merge.
Đọc thêm:Cách hợp nhất tệp Excel vào nhãn gửi thư (Với các bước dễ dàng)
Bước 4:Sửa đổi định dạng ngày
Nếu bạn nhìn vào bức thư, bạn sẽ nhận thấy tất cả các ngày tháng đều được hiển thị ở cùng một định dạng. Ở đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thay đổi định dạng của chúng. Chúng tôi sẽ thêm tên ngày trong tuần với các trường ngày tham gia và ngày gia nhập ở vị trí mới . Bên cạnh đó, chúng tôi cũng muốn hiển thị tên của tháng thay vì số tháng .
- Đầu tiên, nhấp chuột phải trên tên trường và chọn Trường Chỉnh sửa tùy chọn.
- Do đó, một hộp thoại có tên là Trường sẽ xuất hiện.
- Bây giờ, hãy thay đổi Danh mục tùy chọn Tất cả thành Ngày và giờ .
- Bạn sẽ thấy tất cả các loại định dạng ngày có sẵn trong Thuộc tính trường tùy chọn.
- Sau đó, nhấp vào bất kỳ định dạng nào và bạn sẽ thấy định dạng ngày trong hộp trống bên dưới Định dạng ngày văn bản.
- Sau đó, chọn Mã trường tùy chọn.
- Bạn sẽ thấy mã trường.
- Sau đó, chọn các phần của mã đó như được hiển thị trong hình ảnh bên dưới và nhấn ‘Ctrl + C’ để sao chép.
- Cuối cùng, nhấp vào Hủy để đóng hộp.
- Tương tự, nhấp chuột phải trên trường «Joining_Date» và từ trình đơn ngữ cảnh , chọn Chuyển đổi mã trường tùy chọn.
- Mã của trường đó sẽ xuất hiện.
- Bây giờ, nhấn ‘Ctrl + V’ để dán các mã sau vào sau tên trường bên trong dấu ngoặc đơn.
\@"dddd, MMMM d, yyyy"
- Một lần nữa, nhấp chuột phải trên chuột của bạn và chọn Chuyển đổi mã trường để lấy lại tên trường.
- Tương tự, sử dụng cùng một mã định dạng và thực hiện theo quy trình tương tự để sửa đổi định dạng ngày của Ngày tham gia ở vị trí mới lĩnh vực này.
- Sau đó, để thay đổi định dạng ngày của Ngày phát hành thư khuyến mại , hãy viết ra các mã sau bên trong dấu ngoặc đơn của trường tương ứng.
\@ “MMMM d, yyyy”
- Quay lại tên trường bằng cách sử dụng Chuyển đổi mã trường tùy chọn.
- Cuối cùng, nhấp vào Kết quả xem trước từ Kết quả xem trước nhóm.
- Bạn sẽ thấy rằng định dạng ngày của chúng tôi được thay đổi so với các bước trước của chúng tôi.
Cuối cùng, chúng tôi có thể nói rằng mã của chúng tôi đã hoạt động thành công và chúng tôi có thể thay đổi định dạng ngày trong Excel Mail Merge.
💬 Những điều bạn nên biết
Không nhấp vào nút OK để chèn bất kỳ mã định dạng trường nào từ Trường hộp thoại. OK nút sẽ chèn vĩnh viễn giá trị tại vị trí đó. Do đó, ngày sẽ được giữ nguyên cho phần còn lại của tập dữ liệu.
Kết luận
Đó là phần cuối của bài viết này. Tôi hy vọng rằng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn và bạn sẽ có thể thay đổi định dạng ngày trong Excel Mail Merge. Vui lòng chia sẻ thêm bất kỳ truy vấn hoặc đề xuất nào với chúng tôi trong phần nhận xét bên dưới nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào.
Đừng quên kiểm tra trang web ExcelDemy của chúng tôi cho một số vấn đề liên quan đến Excel và giải pháp. Tiếp tục học các phương pháp mới và tiếp tục phát triển!
Các bài viết liên quan
- Macro để điền tài liệu kết hợp thư từ Excel
- Cách Kết hợp Thư từ Excel sang Outlook với Phần đính kèm (2 Ví dụ)
- Kết hợp Thư từ Excel sang Word Envelopes (2 Phương pháp Dễ dàng)
- Cách Kết hợp Thư từ Excel sang Word (2 Cách Dễ dàng)
- Cách kết hợp thư từ Excel sang Outlook (với các bước dễ dàng)