Mail Merge (Hợp nhất thư) là tính năng tuyệt vời của Microsoft Word. Sử dụng tính năng này của Microsoft Word và trang dữ liệu Excel, chúng ta có thể tạo bao nhiêu bản sao tài liệu tùy ý. Bài viết này sẽ chỉ cho bạn quy trình từng bước để thay đổi định dạng ngày tháng trong Mail Merge Excel. Nếu bạn tò mò về quy trình, hãy tải sổ làm việc thực hành và làm theo.
Tải các sổ làm việc thực hành để thực hành khi đọc bài viết.
Quy trình từng bước thay đổi định dạng ngày tháng trong Mail Merge Excel
Nội dung này sẽ trình bày quy trình từng bước thay đổi định dạng ngày tháng trong Mail Merge Excel. Chúng ta sẽ gửi thư thăng chức cho nhân viên. Quy trình được giải thích chi tiết từng bước bên dưới.
Bước 1: Tạo tập dữ liệu
Ở đầu nhiệm vụ này, chúng ta phải tạo trang dữ liệu Excel theo yêu cầu. Vì chúng ta muốn gửi thư thăng chức cho nhân viên, tập dữ liệu chỉ chứa tên và một số ngày tháng cần thiết về quy trình.
- Trước hết, nhập tên nhân viên và ngày vào làm của họ trong tổ chức ở cột B và C.
- Chúng ta sẽ thăng chức nhân viên sau 4 tháng nhập làm. Vì vậy, ở ô E3, viết công thức sau để lấy ngày vào làm chức vụ mới.
=C3+120
- Bây giờ, nhấn Enter.
- Thư thăng chức yêu cầu cấp ít nhất một tuần trước ngày vào làm. Để lấy giá trị các ngày này, viết công thức sau vào ô D3.
=E3-7
- Lại nhấn Enter.
- Cuối cùng, chọn phạm vi ô D3:E3.
- Sau đó, nhấp đúp vào biểu tượng Fill Handle để sao chép công thức đến hàng 12.
- Lưu file tại vị trí mong muốn.
- Trang tính Excel bắt buộc sẽ sẵn sàng.
Vậy, chúng ta có thể nói đã hoàn thành bước 1 để thay đổi định dạng ngày tháng trong Mail Merge Excel.
Bước 2: Thiết kế mẫu trong Microsoft Word
Ở bước này, chúng ta sẽ thiết kế mẫu thư thăng chức sẽ gửi cho nhân viên.
- Trước tiên, khởi chạy Microsoft Word trên thiết bị.
- Sau đó, viết thư như hình dưới.
- Bây giờ, định dạng In đậm và Chữ hoa cho các chuỗi sẽ được thay thế bởi dữ liệu Excel. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi.
Cuối cùng, chúng ta đã hoàn thành bước 2 để thay đổi định dạng ngày tháng trong Mail Merge Excel.
Xem thêm: Mail Merge trong Excel không cần Word (2 cách phù hợp)
Bước 3: Tạo liên kết giữa hai file
Bây giờ, chúng ta sẽ tạo liên kết giữa file Word và file Excel. Kết nối sẽ được thiết lập từ file Word.
- Đầu tiên, nhấp vào thẻ Mailings (Thư) trong Microsoft Word.
- Bây giờ, chọn mũi tên thả xuống của Chọn người nhận > Sử dụng danh sách hiện có từ nhóm Bắt đầu Mail Merge.
- Kết quả, cửa sổ nhỏ Chọn nguồn dữ liệu sẽ xuất hiện.
- Sau đó, đến vị trí bạn lưu trang Excel. Trong trường hợp chúng ta, file lưu trên Màn hình desktop.
- Sau đó, chọn file và nhấp Mở.
- Hộp thoại nhỏ Chọn Bảng sẽ xuất hiện.
- Chọn hộp nhỏ Hàng đầu tiên chứa tiêu đề cột và nhấp OK.
- Bạn sẽ nhận thấy một số lệnh mới khả dụng trong thẻ Mailings.
- Bây giờ, chọn chuỗi Tên, và trong thẻ Mailings, nhấp vào mũi tên thả xuống của Chèn trường hợp nhất từ nhóm Viết & Chèn trường.
- Chọn trường Tên từ danh sách thả xuống.
- Bạn sẽ thấy văn bản trước biến mất, và trường được chèn với định dạng khác.
- Tương tự, chèn thêm ba trường ngày tháng vào thư.
- Cuối cùng, trong thẻ Mailings, nhấp vào tùy chọn Xem trước kết quả từ nhóm Xem trước kết quả để kiểm tra tất cả trường được chèn chính xác.
- Bạn sẽ thấy thư cho mọi nhân viên.
Kết thúc, chúng ta có thể nói đã hoàn thành bước 3 để thay đổi định dạng ngày tháng trong Mail Merge Excel.
Xem thêm: Cách hợp nhất file Excel vào nhãn thư (Với các bước dễ dàng)
Bước 4: Sửa đổi định dạng ngày tháng
Nếu nhìn vào thư, bạn sẽ thấy tất cả ngày tháng hiển thị cùng định dạng. Ở đây, chúng ta sẽ chỉ cách thay đổi định dạng. Chúng ta sẽ thêm tên thứ cho các trường ngày vào làm và ngày vào làm chức vụ mới. Ngoài ra, chúng ta cũng muốn hiển thị tên tháng thay vì số tháng.
- Trước tiên, nhấp chuột phải vào tên trường và chọn tùy chọn Chỉnh sửa trường.
- Kết quả, hộp thoại Trường sẽ xuất hiện.
- Bây giờ, thay đổi tùy chọn Danh mục từ Tất cả sang Ngày và Giờ.
- Bạn sẽ thấy tất cả định dạng ngày có sẵn trong tùy chọn Thuộc tính trường.
- Sau đó, nhấp vào bất kỳ định dạng nào, bạn sẽ thấy định dạng ngày trong ô trống dưới văn bản Định dạng ngày.
- Sau đó, chọn tùy chọn Mã trường.
- Bạn sẽ thấy mã trường.
- Sau đó, chọn những phần mã như hình dưới và nhấn Ctrl+C để sao chép.
- Cuối cùng, nhấp Hủy để đóng hộp.
- Tương tự, nhấp chuột phải vào trường «Ngày_Vào_Làm» và từ menu ngữ cảnh, chọn tùy chọn Chuyển đổi mã trường.
- Mã của trường đó sẽ xuất hiện.
- Bây giờ, nhấn Ctrl+V để dán mã sau vào sau tên trường trong ngoặc đơn.
\@"dddd, MMMM d, yyyy"
- Lại nhấp chuột phải và chọn tùy chọn Chuyển đổi mã trường để lấy lại tên trường.
- Tương tự, dùng cùng mã định dạng và làm theo quy trình tương tự để sửa đổi định dạng ngày của trường Ngày vào làm chức vụ mới.
- Sau đó, để thay đổi định dạng ngày của trường Ngày cấp thư thăng chức, viết mã sau vào trong ngoặc đơn của trường tương ứng.
\@ "MMMM d, yyyy"
- Quay lại tên trường dùng tùy chọn Chuyển đổi mã trường.
- Cuối cùng, nhấp vào tùy chọn Xem trước kết quả từ nhóm Xem trước kết quả.
- Bạn sẽ thấy định dạng ngày đã thay đổi từ các bước trước.
Cuối cùng, chúng ta có thể nói mã của chúng ta hoạt động thành công, và chúng ta có thể thay đổi định dạng ngày trong Mail Merge Excel.
💬 Những điều bạn nên biết
Đừng nhấp vào nút OK để chèn mã định dạng trường từ hộp thoại Trường. Nút OK sẽ chèn vĩnh viễn giá trị tại vị trí đó. Kết quả, ngày sẽ giữ nguyên cho phần còn lại của tập dữ liệu.
Kết luận
Đây là kết thúc bài viết. Tôi hy vọng bài viết này hữu ích cho bạn và bạn sẽ có thể thay đổi định dạng ngày trong Mail Merge Excel. Vui lòng chia sẻ thêm thắc mắc hoặc đề xuất với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới nếu có.
Đừng quên truy cập trang web ExcelDemy để tìm nhiều vấn đề và giải pháp liên quan đến Excel. Hãy tiếp tục học phương pháp mới và không ngừng phát triển!
Các bài viết liên quan
- Macro điền tài liệu Mail Merge từ Excel
- Cách Mail Merge từ Excel sang Outlook với tệp đính kèm (2 ví dụ)
- Mail Merge từ Excel sang Word Envelopes (2 phương pháp dễ dàng)
- Cách Mail Merge hình ảnh từ Excel sang Word (2 cách dễ dàng)
- Cách Mail Merge từ Excel sang Outlook (với các bước dễ dàng)