Nhập dữ liệu vào Excel (3 cách phù hợp)

Nếu bạn muốn làm bất kỳ điều gì với dữ liệu, trước tiên bạn phải lấy dữ liệu đó vào trang tính của bạn . Excel có thể nhập dữ liệu từ tệp văn bản và cũng có thể truy xuất dữ liệu từ trang web . Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các cách nhập dữ liệu sang Excel.

3 cách nhập dữ liệu trong Excel

Ở đây chúng tôi đang thảo luận về loại tệp nào Excel có thể mở trực tiếp. Để nhận dữ liệu từ loại tệp sử dụng lệnh này: Tệp >> Mở >> Duyệt qua . Hình ảnh sau đây cho thấy danh sách các loại tệp mà Excel có thể mở.

1. Nhập dữ liệu từ các tệp khác nhau

Tại đây, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn các cách nhập dữ liệu từ các loại tệp khác nhau trong Excel bằng cách sử dụng Lấy dữ liệu tính năng từ tab Dữ liệu . Thực hiện các bước được cung cấp bên dưới để nhập tệp vào trang tính Excel của bạn.

1.1. Nhập dữ liệu từ một số tệp Excel

Excel 2013 tương thích ngược . Tương thích ngược nghĩa là khi phiên bản mới của Excel đã có mặt trên thị trường, phiên bản mới này tương thích với phiên bản cũ của các tệp Excel. Excel 2013 hỗ trợ XLSX , XLSM , XLSB , XLTX , XLTM và XLAM loại tập tin. Ngoài việc hỗ trợ các định dạng tệp hiện tại này, Excel 2013 có thể mở tệp sổ làm việc từ tất cả các phiên bản Excel trước.

• XLS: Tệp nhị phân được tạo bởi Excel 4, Excel 95, Excel 97, Excel 2000, Excel 2002,
  và Excel 2003
• XLM: Tệp nhị phân chứa macro Excel 4 (không có dữ liệu)
• XLT: Tệp nhị phân cho một mẫu Excel
• XLA: Tệp nhị phân cho bổ trợ Excel

Excel cũng hỗ trợ một định dạng tệp được tạo bởi phần mềm bảng tính khác: ODS , bảng tính OpenDocument định dạng. ODS các tệp được tạo bởi nhiều loại “mở” phần mềm nguồn, bao gồm Google Drive , OpenOffice , LibreOffice , StarOffice và những người khác.

Lưu ý: Excel không hỗ trợ các tệp Lotus 1-2-3, Quattro Pro hoặc Microsoft Works.

Bạn có thể nhập dữ liệu sang Excel từ một tệp Excel khác trực tiếp đang tải dữ liệu hoặc chuyển đổi sử dụng Power Query Editor . Thực hiện theo các bước được cung cấp bên dưới để nhập dữ liệu sang Excel từ một tệp Excel khác bằng cách chuyển đổi dữ liệu bằng cách sử dụng Power Query Editor .

Các bước:

• Trước tiên, hãy chuyển đến tab Dữ liệu >> nhấp vào Nhận dữ liệu >> nhấp vào Từ tệp >> chọn Từ Sổ làm việc Excel .

• Bây giờ, Nhập dữ liệu hộp sẽ mở ra.
• Sau đó, chọn Tệp Excel từ đó bạn muốn nhập dữ liệu vào trang tính đang hoạt động này . Tại đây, chúng tôi sẽ chọn Thông tin sinh viên có tên là Tệp Excel .
• Sau đó, nhấp vào Nhập .

• Tiếp theo, Điều hướng hộp sẽ xuất hiện.
• Sau đó, chọn bảng từ nơi bạn muốn nhập dữ liệu vào trang tính đang hoạt động này . Tại đây, chúng tôi sẽ chọn mục Nhập dữ liệu từ tệp Excel có tên bảng .
• Sau đó, nhấp vào Chuyển đổi dữ liệu .

• Bây giờ, Nhập dữ liệu từ tệp Excel bảng sẽ mở trong Power Query Editor .

• Sau đó, nhấp vào Giảm hàng >> nhấp vào Xóa hàng >> chọn Xóa các hàng trên cùng .

• Tiếp theo, Xóa các hàng trên cùng hộp sẽ mở ra
• Sau đó, chèn Số hàng bạn muốn xóa . Tại đây, chúng tôi sẽ chèn 2 .
• Sau đó, nhấp vào OK .

• Bây giờ, hãy nhấp vào Sử dụng Hàng đầu tiên làm Tiêu đề để chọn hàng đầu tiên làm tiêu đề.

• Sau đó, nhấp vào Đóng &Tải >> chọn Đóng &Tải Tới .

• Tiếp theo, Nhập dữ liệu hộp sẽ mở ra.
• Sau đó, chọn cách bạn muốn xem dữ liệu này trong sổ làm việc của mình. Tại đây, chúng tôi sẽ chọn Bảng .
• Sau đó, bật Trang tính hiện có tùy chọn.
• Bây giờ, hãy chèn một Tham chiếu ô nơi bạn muốn đặt dữ liệu. Tại đây, chúng tôi sẽ nhập Ô B4 .
• Sau đó, nhấp vào OK .

• Cuối cùng, bạn sẽ nhập dữ liệu sang Excel từ một tệp Excel khác sử dụng Power Query Editor .

Đọc thêm: Excel Macro:Trích xuất dữ liệu từ nhiều tệp Excel (4 phương pháp)

1.2. Nhập dữ liệu từ tệp văn bản trong Excel

Trong tệp văn bản , bạn sẽ tìm thấy các ký tự thô , với không có định dạng . Excel có thể mở hầu hết các loại tệp văn bản:

• CSV: Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy. Các cột được phân cách bằng dấu phẩy và các hàng được phân cách bằng dấu xuống dòng (Enter).
• TXT: Các cột được phân cách bằng tab và các hàng được phân cách bằng dấu xuống dòng (Enter).
• PRN: Các cột được phân cách bằng nhiều ký tự khoảng trắng và các hàng được phân cách bằng dấu xuống dòng (Enter). Excel nhập loại tệp này vào một cột duy nhất.
• DIF: Định dạng tệp ban đầu được sử dụng bởi bảng tính VisiCalc. Nó hiếm khi được sử dụng.
• SYLK: Định dạng tệp được Multiplan sử dụng ban đầu. Nó hiếm khi được sử dụng.

Hầu hết tệp văn bản này các loại có các biến thể. Ví dụ: tệp văn bản được sản xuất trong Mac môi trường có các ký tự cuối hàng khác nhau . Excel có thể dễ dàng xử lý các biến thể mà không gặp sự cố.

Bạn có thể nhập dữ liệu sang Excel từ tệp Văn bản làm theo các bước dưới đây.

Các bước:

• Trước tiên, hãy chuyển đến tab Dữ liệu >> nhấp vào Nhận dữ liệu >> nhấp vào Từ tệp >> chọn Từ Văn bản / CSV .

• Bây giờ, Nhập dữ liệu hộp sẽ mở ra.
• Sau đó, chọn Tệp Văn bản từ nơi bạn muốn nhập dữ liệu vào trang tính đang hoạt động này . Tại đây, chúng tôi sẽ chọn Sử dụng tệp văn bản để nhập dữ liệu có tên là Tệp văn bản .
• Sau đó, nhấp vào Nhập .

• Tiếp theo, một hộp chứa dữ liệu của tệp văn bản sẽ mở. Tại đây, nó sẽ tự động chọn Dấu chấm phẩy dưới dạng Dấu phân cách .
• Sau đó, nhấp vào Tải .

• Cuối cùng, dữ liệu từ Tệp văn bản sẽ được nhập sang Excel.

Đọc thêm: Cách nhập tệp văn bản sang Excel (4 cách dễ dàng)

1.3. Tải dữ liệu từ trang web

Bạn có thể nhập dữ liệu từ hầu hết các trang web trong Excel. Thực hiện các bước được cung cấp bên dưới để nhập dữ liệu từ các trang web .

Các bước:

• Lúc đầu, hãy chuyển đến tab Dữ liệu >> nhấp vào Nhận dữ liệu >> nhấp vào Từ các nguồn khác >> chọn Từ web .

• Bây giờ, Từ Web hộp sẽ xuất hiện.
• Sau đó, chèn URL từ nơi bạn muốn nhập dữ liệu trong trang tính Excel của bạn .
• Sau đó, nhấn OK .

• Tiếp theo, Điều hướng hộp sẽ mở ra.
• Sau đó, chọn bảng bạn muốn nhập . Tại đây, chúng tôi sẽ chọn Dân số 65 tuổi trở lên bảng.
• Sau đó, nhấp vào Tải .

• Cuối cùng, dữ liệu sẽ được nhập vào Excel từ Trang Web .

Đọc thêm: Cách nhập dữ liệu vào Excel từ Web (với các bước nhanh)

1.4. Nhập dữ liệu từ tệp PDF

Chúng tôi cũng có thể nhập dữ liệu từ tệp PDF trong Excel. Thực hiện theo các bước được cung cấp bên dưới để nhập dữ liệu từ tệp PDF trong Excel.

Các bước:

• Lúc đầu, hãy chuyển đến tab Dữ liệu >> nhấp vào Nhận dữ liệu >> nhấp vào Từ tệp >> chọn Từ PDF .

• Bây giờ, Nhập dữ liệu hộp sẽ mở ra.
• Sau đó, chọn Tệp PDF từ đó bạn muốn nhập dữ liệu vào trang tính đang hoạt động này . Tại đây, chúng tôi sẽ chọn Nhập tệp PDF có tên là Tệp PDF .
• Sau đó, nhấp vào Nhập .

• Tiếp theo, Điều hướng hộp sẽ mở ra.
• Sau đó, chọn bảng bạn muốn nhập . Tại đây, chúng tôi sẽ chọn Table001 (Trang1) bảng.
• Sau đó, nhấp vào Tải .

• Cuối cùng, dữ liệu sẽ được nhập sang Excel từ Tệp PDF .

1.5. Tải dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Excel 2013 có thể mở các định dạng tệp liên quan đến cơ sở dữ liệu sau đây :

• Tệp Microsoft Access: Các tệp này có nhiều phần mở rộng khác nhau, bao gồm MDB và ACCDB.
• Tệp dBase: Tệp hỗ trợ Excel 2013 được tạo bởi dBase III và dBase IV. Excel không hỗ trợ các tệp dBase II.

Bạn có thể thực hiện nhiều loại kết nối cơ sở dữ liệu khác nhau với cơ sở dữ liệu thông qua Excel . Sau khi kết nối với cơ sở dữ liệu, bạn có thể thực hiện một truy vấn để truy xuất dữ liệu có chọn lọc thay vì toàn bộ cơ sở dữ liệu .

Bạn có thể nhập dữ liệu vào Excel từ Cơ sở dữ liệu Microsoft Access làm theo các bước dưới đây.

Các bước:

• Trước tiên, hãy chuyển đến tab Dữ liệu >> nhấp vào Nhận dữ liệu >> nhấp vào Từ cơ sở dữ liệu >> chọn Từ Cơ sở dữ liệu Microsoft Access .

• Bây giờ, Nhập dữ liệu hộp sẽ mở ra.
• Sau đó, chọn Tệp Cơ sở dữ liệu Microsoft Access từ nơi bạn muốn nhập dữ liệu vào trang tính đang hoạt động này . Tại đây, chúng tôi sẽ chọn Nhập dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu Microsoft Access có tên là Tệp .
• Sau đó, nhấp vào Nhập .

• Tiếp theo, Điều hướng hộp sẽ mở ra.
• Sau đó, chọn bảng bạn muốn nhập . Tại đây, chúng tôi sẽ chọn mục Nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Microsoft Access bảng được đặt tên.
• Sau đó, nhấp vào Tải .

• Cuối cùng, dữ liệu sẽ được nhập vào Excel từ Cơ sở dữ liệu Microsoft Access .

1.6. Sử dụng tệp XML để nhập dữ liệu trong Excel

XML (Ngôn ngữ đánh dấu có thể mở rộng) là một tệp văn bản định dạng được sử dụng để chứa dữ liệu có cấu trúc . Dữ liệu nằm trong thẻ , cũng dùng để mô tả dữ liệu .

Trước tiên, tải xuống các tệp xml từ đây Tệp XML

Bạn có thể mở XML đơn giản các tệp với ít hoặc không cần nỗ lực. Tệp XML phức tạp Tuy nhiên, sẽ yêu cầu một số công việc.

Bây giờ, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể nhập dữ liệu trong Excel từ tệp XML . Hãy làm theo các bước dưới đây để tự thực hiện.

Các bước:

• Lúc đầu, hãy chuyển đến tab Dữ liệu >> nhấp vào Nhận dữ liệu >> nhấp vào Từ tệp >> chọn Từ XML .

• Sau đó, Nhập dữ liệu hộp sẽ mở ra.
• Tiếp theo, chọn Tệp XML từ nơi bạn muốn nhập dữ liệu vào trang tính đang hoạt động này . Tại đây, chúng tôi sẽ chọn Nhập tệp XML có tên là Tệp XML .
• Sau đó, nhấp vào Nhập .

• Bây giờ, Điều hướng hộp sẽ mở ra.
• Sau đó, chọn bảng bạn muốn nhập . Tại đây, chúng tôi sẽ chọn url bảng được đặt tên.
• Sau đó, nhấp vào Tải .

• Cuối cùng, bạn sẽ thấy rằng dữ liệu từ Tệp XML được nhập khẩu trong trang tính Excel.

Đọc thêm: Tự động chuyển dữ liệu từ một trang tính Excel sang một trang tính khác

Bài đọc tương tự

• Cách lấy giá trị từ một trang tính khác trong Excel
• Excel VBA:Tự động kéo dữ liệu từ trang web (2 phương pháp)
• Cách chuyển Dữ liệu từ Trang tính này sang Trang tính khác trong Excel bằng Macro
• Trả về Nhiều Giá trị trong Excel Dựa trên Tiêu chí Đơn (3 Tùy chọn)
• Cách Trích xuất Dữ liệu Từ Bảng Dựa trên Nhiều Tiêu chí trong Excel

2. Sử dụng Tính năng Sao chép Dán để Nhập Dữ liệu trong Excel

Đôi khi tốt hơn là thử Sao chép Dán tiêu chuẩn tính năng. Giả sử chúng tôi muốn thực hiện công việc trước đây của mình với Copy Paste đơn giản này tính năng.

Thực hiện các bước được cung cấp bên dưới, bạn có thể dễ dàng nhận được dữ liệu từ tệp văn bản trong trang tính Excel của bạn bằng cách sử dụng Sao chép Dán tính năng.

Các bước:

• Firstly, open the Text file from where you want to copy the data to paste into the Excel file. Here, we will open a Text file named Sales Analysis .
• Then, select the data and press CTRL+C .

• After that, select the Cell where you want to paste the data . Here, we will select Cell B4 .
• Next, press CTRL+V to paste the data .

• Then, click on the Ctrl button >> click on Use Text Import Wizard .

• Now, the Text Import Wizard box will open.
• After that, click on Next .

• Next, select Semicolon as Delimiters .
• Again, click on Next .

• Finally, click on Finish .

• Thus , you can copy paste data from a Text file to an Excel worksheet.

Read More: How to Import Text File with Multiple Delimiters into Excel (3 Methods)

3. Using VBA to Import Data in Excel

In the final method, we will show you how you can import data in Excel from a file of your choice using VBA . Follow the steps given below to do it on your own.

Các bước:

• In the beginning, go to the Developer tab >> click on Visual Basic .

• Now, Microsoft Visual Basic for Application box will open.
• After that, click on Insert>> select Module .

• Then, write the following code in your Module .

Sub Import_Data_Using_VBA()
    Dim Location_of_File As String
    Location_of_File = Application.GetOpenFilename
    If Location_of_File = "False" Then
        Beep
        Exit Sub
    End If
    Application.ScreenUpdating = False
    Set Import_Data = Workbooks.Open(Filename:=Location_of_File)
    Import_Data.Worksheets(1).Range("A1:C7").Copy
    Sheet7.Range("B4").PasteSpecial xlPasteValues
    Import_Data.Close
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Code Breakdown

• First, we created a Sub Procedure as Import_Data_Using_VBA .
• Then, we declared Location_of_File as String .
• After that, we used Location_of_File to open a file using the GetOpenFilename method.
• Next, we used the If statement to check if Location_of_File is False , then it will Beep and exit sub.
• Then, we set Application.ScreenUpdating is False .
• Afterward, we set Import_Data to open Filename Location_of_File using the Open method.
• Next, we copied Cell range A1:C7 of Worksheet1 from the Import_Data file using the Copy method.
• Then, we pasted the data in Cell B4 of Sheet7 using the PasteSpecial method.
• After that, we closed Import_Data.
• Finally, we set the Application.ScreenUpdating is True .

• Next, click on the Save button and go back to your worksheet.

• After that, go to the Developer tab>> click on Macros .

• Now, the Macros box will appear.
• Then, select Importing_Data_Using_VBA .
• After that, click on Run .

• Now, the Open box will appear.
• Afterward, select the file you want to import. Here, we will insert Using VBA to Import Data named Excel File .
• Then, click on Open .

• Thus, you can import data from a file using VBA .

• Finally, you can format your data in Excel according to your preference.

Kết luận

So, in this article, you will find 3 ways to import data in Excel. Use any of these ways to accomplish the result in this regard. Hope you find this article helpful and informative. Feel free to comment if something seems difficult to understand. Let us know any other approaches which we might have missed here. And, visit ExcelDemy for many more articles like this. Thank you!

Related Articles

• How to Enter Same Data in Multiple Sheets in Excel
• Convert Excel to Text File with Delimiter (2 Easy Approaches)
• How to Import Data from Secure Website to Excel (With Quick Steps)
• Transfer Data from One Excel Worksheet to Another Automatically with VLOOKUP
• How to Extract Data from Excel Sheet (6 Effective Methods)
• Extract Data from a List Using Excel Formula (5 Methods)
• How to Extract Data from Cell in Excel (5 Methods)