Nhập Dữ Liệu Vào Excel: 3 Kỹ Thuật Tin Cậy

Nếu bạn muốn làm bất cứ điều gì với dữ liệu, trước tiên bạn phải đưa dữ liệu đó vào bảng tính của mình. Excel có thể nhập dữ liệu từ file text và cũng có thể truy xuất dữ liệu từ website. Ở đây, bạn sẽ tìm thấy các cách nhập dữ liệu vào Excel.

3 Cách Nhập Dữ Liệu Trong Excel

Chúng ta thảo luận ở đây những loại file nào Excel có thể mở trực tiếp. Để lấy dữ liệu từ loại file dùng lệnh: File >> Open >> Browse. Hình ảnh sau hiển thị danh sách loại file Excel có thể mở.

1. Nhập Dữ Liệu Từ Các File Khác Nhau

Ở đây, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách nhập dữ liệu từ các loại file khác nhau trong Excel dùng tính năng Get Data từ tab Data. Hãy làm theo các bước dưới để nhập file vào bảng tính Excel của bạn.

1.1. Nhập Dữ Liệu Từ Nhiều File Excel

Excel 2013 tương thích ngược. Tương thích ngược nghĩa là khi phiên bản mới của Excel ra mắt, phiên bản mới này tương thích với file Excel phiên bản cũ. Excel 2013 hỗ trợ các loại file XLSX, XLSM, XLSB, XLTX, XLTM, và XLAM. Ngoài việc hỗ trợ các định dạng file hiện tại này, Excel 2013 có thể mở file workbook từ tất cả các phiên bản Excel trước đó.

• XLS: File nhị phân do Excel 4, Excel 95, Excel 97, Excel 2000, Excel 2002, và Excel 2003 tạo ra
• XLM: File nhị phân chứa macro Excel 4 (không có dữ liệu)
• XLT: File nhị phân cho template Excel
• XLA: File nhị phân cho add-in Excel

Excel cũng hỗ trợ một định dạng file do phần mềm bảng tính khác tạo: ODS, định dạng OpenDocument spreadsheet. File ODS được tạo bởi nhiều phần mềm "mở" nguồn, bao gồm Google Drive, OpenOffice, LibreOffice, StarOffice, và các phần mềm khác.

Lưu ý: Excel không hỗ trợ file Lotus 1-2-3, Quattro Pro, hoặc Microsoft Works.

Bạn có thể nhập dữ liệu vào Excel từ file Excel khác hoặc trực tiếp tải dữ liệu hoặc biến đổi dùng Power Query Editor. Làm theo các bước dưới để nhập dữ liệu vào Excel từ file Excel khác bằng cách biến đổi dữ liệu dùng Power Query Editor.

Các bước:

• Trước hết, vào tab Data >> nhấp Get Data >> nhấp From File >> chọn From Excel Workbook.

• Lúc này, hộp Import Data sẽ mở ra.
• Sau đó, chọn File Excel từ đâu bạn muốn nhập dữ liệu vào active worksheet này. Ở đây, chọn file Excel tên Student Information.
• Sau đó, nhấp Import.

• Tiếp theo, hộp Navigator sẽ hiện ra.
• Sau đó, chọn bảng từ đâu bạn muốn nhập dữ liệu vào active worksheet này. Ở đây, chọn bảng tên Importing Data from Excel File.
• Sau đó, nhấp Transform Data.

• Bây giờ, bảng Importing Data from Excel File sẽ mở trong Power Query Editor.

• Sau đó, nhấp Reduce Rows >> nhấp Remove Rows >> chọn Remove Top Rows.

• Tiếp theo, hộp Remove Top Rows sẽ mở ra
• Sau đó, chèn Số hàng bạn muốn xóa. Ở đây, chèn 2.
• Sau đó, nhấp OK.

• Bây giờ, nhấp Use First Row as Headers để chọn hàng đầu làm tiêu đề.

• Sau đó, nhấp Close & Load >> chọn Close & Load To.

• Tiếp theo, hộp Import Data sẽ mở ra.
• Sau đó, chọn cách bạn muốn xem dữ liệu này trong workbook. Ở đây, chọn Table.
• Sau đó, bật tùy chọn Existing worksheet.
• Bây giờ, chèn tham chiếu ô nơi bạn muốn đặt dữ liệu. Ở đây, nhập ô B4.
• Sau đó, nhấp OK.

• Cuối cùng, bạn sẽ nhập dữ liệu vào Excel từ file Excel khác dùng Power Query Editor.

Đọc Thêm: Excel Macro: Trích Xuất Dữ Liệu Từ Nhiều File Excel (4 Phương Pháp)

1.2. Nhập Dữ Liệu Từ File Text Trong Excel

Trong file text, bạn sẽ tìm thấy ký tự thô, không có định dạng. Excel có thể mở hầu như tất cả loại file text:

• CSV: Giá trị phân cách bằng dấu phẩy. Cột phân cách bằng dấu phẩy, hàng phân cách bằng return (Enter).
• TXT: Cột phân cách bằng tab, hàng phân cách bằng return (Enter).
• PRN: Cột phân cách bằng nhiều ký tự khoảng trắng, hàng phân cách bằng return (Enter). Excel nhập loại file này vào một cột đơn.
• DIF: Định dạng file dùng bởi bảng tính VisiCalc ban đầu. Hiếm khi dùng.
• SYLK: Định dạng file dùng bởi Multiplan ban đầu. Hiếm khi dùng.

Hầu hết các loại file text này có biến thể. Ví dụ, file text sản xuất trong môi trường Mac có ký tự kết thúc hàng khác nhau. Excel xử lý các biến thể này dễ dàng không gặp vấn đề.

Bạn có thể nhập dữ liệu vào Excel từ file Text làm theo các bước dưới đây.

Các bước:

• Trước hết, vào tab Data >> nhấp Get Data >> nhấp From File >> chọn From Text/CSV.

• Bây giờ, hộp Import Data sẽ mở ra.
• Sau đó, chọn File Text từ đâu bạn muốn nhập dữ liệu vào active worksheet này. Ở đây, chọn file Text tên Using Text Files to Import Data.
• Sau đó, nhấp Import.

• Tiếp theo, một hộp chứa dữ liệu của file text sẽ mở ra. Ở đây, nó sẽ tự động chọn Semicolon làm Delimiter.
• Sau đó, nhấp Load.

• Cuối cùng, dữ liệu từ file Text sẽ được nhập vào Excel.

Đọc Thêm: Cách Nhập File Text Vào Excel (4 Cách Dễ Dàng)

1.3. Tải Dữ Liệu Từ Trang Web

Bạn có thể nhập dữ liệu từ hầu hết các trang web trong Excel. Làm theo các bước dưới để nhập dữ liệu từ trang web.

Các bước:

• Ban đầu, vào tab Data >> nhấp Get Data >> nhấp From Other Sources >> chọn From Web.

• Bây giờ, hộp From Web sẽ hiện ra.
• Sau đó, chèn URL từ đâu bạn muốn nhập dữ liệu trong bảng tính Excel của bạn.
• Sau đó, nhấn OK.

• Tiếp theo, hộp Navigator sẽ mở ra.
• Sau đó, chọn bảng bạn muốn nhập. Ở đây, chọn bảng Population Aged 65 and Older.
• Sau đó, nhấp Load.

• Cuối cùng, dữ liệu sẽ được nhập vào Excel từ Trang Web.

Đọc Thêm: Cách Nhập Dữ Liệu Vào Excel Từ Web (Với Các Bước Nhanh)

1.4. Nhập Dữ Liệu Từ File PDF

Chúng ta cũng có thể nhập dữ liệu từ file PDF trong Excel. Làm theo các bước dưới để nhập dữ liệu từ file PDF trong Excel.

Các bước:

• Ban đầu, vào tab Data >> nhấp Get Data >> nhấp From File >> chọn From PDF.

• Bây giờ, hộp Import Data sẽ mở ra.
• Sau đó, chọn File PDF từ đâu bạn muốn nhập dữ liệu vào active worksheet này. Ở đây, chọn file PDF tên Importing PDF Files.
• Sau đó, nhấp Import.

• Tiếp theo, hộp Navigator sẽ mở ra.
• Sau đó, chọn bảng bạn muốn nhập. Ở đây, chọn bảng Table001(Page1).
• Sau đó, nhấp Load.

• Cuối cùng, dữ liệu sẽ được nhập vào Excel từ File PDF.

1.5. Tải Dữ Liệu Từ Cơ Sở Dữ Liệu Microsoft Access

Excel 2013 có thể mở các định dạng file liên quan cơ sở dữ liệu sau:

• File Microsoft Access: Các file này có nhiều đuôi mở rộng, bao gồm MDB và ACCDB.
• File dBase: Excel 2013 hỗ trợ file do dBase III và dBase IV tạo ra. Excel không hỗ trợ file dBase II.

Bạn có thể thực hiện nhiều loại kết nối cơ sở dữ liệu với cơ sở dữ liệu qua Excel. Sau khi kết nối cơ sở dữ liệu, bạn có thể thực hiện truy vấn để truy xuất dữ liệu có chọn lọc thay vì toàn bộ cơ sở dữ liệu.

Bạn có thể nhập dữ liệu vào Excel từ Cơ Sở Dữ Liệu Microsoft Access làm theo các bước dưới đây.

Các bước:

• Trước hết, vào tab Data >> nhấp Get Data >> nhấp From Database >> chọn From Microsoft Access Database.

• Bây giờ, hộp Import Data sẽ mở ra.
• Sau đó, chọn File Cơ Sở Dữ Liệu Microsoft Access từ đâu bạn muốn nhập dữ liệu vào active worksheet này. Ở đây, chọn file tên Importing Data from Microsoft Access Database.
• Sau đó, nhấp Import.

• Tiếp theo, hộp Navigator sẽ mở ra.
• Sau đó, chọn bảng bạn muốn nhập. Ở đây, chọn bảng tên Importing Data from Microsoft Access Database.
• Sau đó, nhấp Load.

• Cuối cùng, dữ liệu sẽ được nhập vào Excel từ Cơ Sở Dữ Liệu Microsoft Access.

1.6. Dùng File XML Để Nhập Dữ Liệu Trong Excel

XML (Extensible Markup Language) là định dạng file text dùng để chứa dữ liệu có cấu trúc. Dữ liệu được bao quanh bởi thẻ, thẻ cũng phục vụ để mô tả dữ liệu.

Trước hết, tải file xml từ đây XML files

Bạn có thể mở XML đơn giản với ít hoặc không nỗ lực. File XML phức tạp sẽ yêu cầu một chút công sức.

Bây giờ, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách nhập dữ liệu trong Excel từ file XML. Làm theo các bước dưới để tự làm.

Các bước:

• Ban đầu, vào tab Data >> nhấp Get Data >> nhấp From File >> chọn From XML.

• Sau đó, hộp Import Data sẽ mở ra.
• Tiếp theo, chọn file XML từ đâu bạn muốn nhập dữ liệu vào active worksheet này. Ở đây, chọn file XML tên Importing XML File.
• Sau đó, nhấp Import.

• Bây giờ, hộp Navigator sẽ mở ra.
• Sau đó, chọn bảng bạn muốn nhập. Ở đây, chọn bảng tên url.
• Sau đó, nhấp Load.

• Cuối cùng, bạn sẽ thấy dữ liệu từ file XML được nhập trong bảng tính Excel.

Đọc Thêm: Chuyển Dữ Liệu Từ Sheet Excel Sang Sheet Khác Tự Động

Các Bài Đọc Tương Tự

• Cách Kéo Giá Trị Từ Sheet Khác Trong Excel
• Excel VBA: Kéo Dữ Liệu Tự Động Từ Website (2 Phương Pháp)
• Cách Chuyển Dữ Liệu Từ Sheet Sang Sheet Khác Trong Excel Dùng Macro
• Trả Về Nhiều Giá Trị Trong Excel Dựa Trên Một Điều Kiện (3 Lựa Chọn)
• Cách Trích Xuất Dữ Liệu Từ Bảng Dựa Trên Nhiều Điều Kiện Trong Excel

2. Dùng Tính Năng Copy Paste Để Nhập Dữ Liệu Trong Excel

Đôi khi tốt hơn nên thử tính năng chuẩn Copy Paste. Giả sử chúng ta muốn làm công việc trước với tính năng Copy Paste đơn giản này.

Làm theo các bước dưới bạn có thể dễ dàng lấy dữ liệu từ file text trong bảng tính Excel dùng tính năng Copy Paste.

Các bước:

• Trước hết, mở File text từ đâu bạn muốn copy dữ liệu để paste vào file Excel. Ở đây, sẽ mở File text tên Sales Analysis.
• Sau đó, chọn dữ liệu và nhấn CTRL+C.

• Sau đó, chọn Ô nơi bạn muốn paste dữ liệu. Ở đây, chọn Ô B4.
• Tiếp theo, nhấn CTRL+V để paste dữ liệu.

• Sau đó, nhấp vào nút Ctrl >> nhấp Use Text Import Wizard.

• Bây giờ, hộp Text Import Wizard sẽ mở ra.
• Sau đó, nhấp Next.

• Tiếp theo, chọn Semicolon làm Delimiters.
• Lại nhấp Next.

• Cuối cùng, nhấp Finish.

• Vậy, bạn có thể copy paste dữ liệu từ file Text sang bảng tính Excel.

Đọc Thêm: Cách Nhập File Text Với Nhiều Dấu Phân Cách Vào Excel (3 Phương Pháp)

3. Dùng VBA Để Nhập Dữ Liệu Trong Excel

Trong phương pháp cuối, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách nhập dữ liệu trong Excel từ file bạn chọn dùng VBA. Làm theo các bước dưới để tự làm.

Các bước:

• Ban đầu, vào tab Developer >> nhấp Visual Basic.

• Bây giờ, hộp Microsoft Visual Basic for Application sẽ mở ra.
• Sau đó, nhấp Insert >> chọn Module.

• Sau đó, viết mã sau trong Module của bạn.

Sub Import_Data_Using_VBA() 
Dim Location_of_File As String 
Location_of_File = Application.GetOpenFilename 
If Location_of_File = "False" Then 
Beep 
Exit Sub 
End If 
Application.ScreenUpdating = False 
Set Import_Data = Workbooks.Open(Filename:=Location_of_File) 
Import_Data.Worksheets(1).Range("A1:C7").Copy 
Sheet7.Range("B4").PasteSpecial xlPasteValues 
Import_Data.Close 
Application.ScreenUpdating = True 
End Sub

Phân Tích Mã

• Trước hết, tạo Sub Procedure tên Import_Data_Using_VBA.
• Sau đó, khai báo Location_of_File là String.
• Tiếp theo, dùng Location_of_File mở file dùng phương thức GetOpenFilename.
• Kế tiếp, dùng câu lệnh If kiểm tra nếu Location_of_File là False, thì Beep và thoát sub.
• Sau đó, đặt Application.ScreenUpdating là False.
• Kế tiếp, đặt Import_Data mở Filename Location_of_File dùng phương thức Open.
• Tiếp theo, copy phạm vi ô A1:C7 của Worksheet1 từ file Import_Data dùng phương thức Copy.
• Sau đó, paste dữ liệu vào ô B4 của Sheet7 dùng phương thức PasteSpecial.
• Sau đó, đóng Import_Data.
• Cuối cùng, đặt Application.ScreenUpdating là True.

• Tiếp theo, nhấp nút Save và quay lại bảng tính.

• Sau đó, vào tab Developer >> nhấp Macros.

• Bây giờ, hộp Macros sẽ hiện ra.
• Sau đó, chọn Importing_Data_Using_VBA.
• Sau đó, nhấp Run.

• Bây giờ, hộp Open sẽ hiện ra.
• Sau đó, chọn file bạn muốn nhập. Ở đây, chèn file Excel tên Using VBA to Import Data.
• Sau đó, nhấp Open.

• Vậy, bạn có thể nhập dữ liệu từ file dùng VBA.

• Cuối cùng, bạn có thể định dạng dữ liệu trong Excel theo ý thích.

Kết Luận

Vậy, trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy 3 cách để nhập dữ liệu trong Excel. Dùng bất kỳ cách nào trong này để đạt kết quả. Hy vọng bài viết hữu ích và đầy đủ thông tin. Tự do bình luận nếu có điều gì khó hiểu. Cho chúng tôi biết các cách tiếp cận khác mà chúng tôi có thể đã bỏ lỡ. Và ghé thăm ExcelDemy để xem thêm nhiều bài viết như thế này. Cảm ơn bạn!

Các Bài Viết Liên Quan

• Cách Nhập Cùng Dữ Liệu Vào Nhiều Sheet Trong Excel
• Chuyển Excel Sang File Text Với Dấu Phân Cách (2 Cách Dễ Dàng)
• Cách Nhập Dữ Liệu Từ Website An Toàn Sang Excel (Với Các Bước Nhanh)
• Chuyển Dữ Liệu Từ Sheet Excel Sang Sheet Khác Tự Động Với VLOOKUP
• Cách Trích Xuất Dữ Liệu Từ Sheet Excel (6 Phương Pháp Hiệu Quả)
• Trích Xuất Dữ Liệu Từ Danh Sách Dùng Công Thức Excel (5 Phương Pháp)
• Cách Trích Xuất Dữ Liệu Từ Ô Trong Excel (5 Phương Pháp)