Đôi khi chúng ta giữ một số ô trống để hiểu rằng chúng sẽ là những ô được điền đầu tiên, hãy xem tập dữ liệu của chúng tôi để hiểu nó. Nhưng đôi khi nó tạo ra các vấn đề như trong khi chúng ta đang lọc hoặc sắp xếp dữ liệu. Vì vậy, tốt hơn là bạn nên lấp đầy chúng và có nhiều cách dễ dàng để thực hiện. Bài viết này sẽ chỉ cho bạn 4 cách dễ dàng để điền vào các ô trống trong Excel.
Tải xuống tệp này để làm việc với việc điền các ô trống trong Excel.
4 cách thích hợp để điền vào ô trống trong Excel
Dưới đây là tập dữ liệu của chúng tôi đại diện cho số lượng và đơn vị đã bán hàng tháng của một số đại diện bán hàng. Và hãy xem, dữ liệu này chứa khoảng trống trong Đại diện bán hàng cột.
Trong ví dụ của chúng tôi, một mục nhập trong cột B áp dụng cho một số hàng dữ liệu. Kiểu sắp xếp dữ liệu này rất dễ hiểu. Ví dụ:bạn có thể dễ dàng tìm thấy doanh số bán hàng của tháng 1, tháng 2 và tháng 3 của Jane. Nhưng nếu bạn sắp xếp loại danh sách này, các ô trống sẽ làm mọi thứ rối tung lên và bạn sẽ không thể biết ai đã bán cái gì. Xem con số này được sắp xếp theo Số lượng.
Khi dữ liệu được sắp xếp, bạn không thể tìm ra đại diện bán hàng vì có khoảng trống trong cột này. Chúng tôi sẽ giải thích ở đây 4 cách để giải quyết vấn đề này.
Giải pháp 1:Sử dụng lệnh điền để lấp đầy các ô trống
Nếu dữ liệu của bạn nhỏ, bạn có thể nhập các giá trị ô bị thiếu từ phía trên theo cách thủ công hoặc bằng cách sử dụng lệnh này.
Các bước:
- Chọn Ô B6 và chọn: Trang chủ ➪ Chỉnh sửa ➪ Điền ➪ Xuống hoặc nhấn CTRL + D , B6 sẽ hiển thị “Jane”.
Bây giờ hãy xem ô đã được lấp đầy.
- Sau đó, lặp lại quy trình sau khi chọn ô trống tiếp theo để lấp đầy các ô trống bằng cách lấy giá trị ở trên.
- Thay vì chọn từng cái một, chúng tôi có thể thực hiện ngay lập tức. Chỉ cần chọn ô đã điền và nhấp đúp vào biểu tượng dấu cộng (+) của ô.
Ngay sau đó, tất cả các ô trống sẽ được điền cùng một giá trị.
Hãy xem kết quả cuối cùng.
Đọc thêm: Cách điền vào ô trống bằng công thức trong Excel (2 phương pháp dễ dàng)
Giải pháp 2:Sử dụng Đi tới Công cụ đặc biệt để lấp đầy các ô trống
Nếu dữ liệu của bạn lớn, không thể điền vào chỗ trống theo cách thủ công. Đây là một cách tốt hơn. Chúng tôi sẽ sử dụng nút Chuyển đến Đặc biệt và một công thức đơn giản để điền vào các ô trống.
Các bước:
- Chọn phạm vi có các ô trống ( B5:B16 , trong ví dụ của chúng tôi).
- Chọn Trang chủ ➪ Chỉnh sửa ➪ Tìm &Chọn ➪ Chuyển đến Đặc biệt . “ Chuyển đến Đặc biệt ”Sẽ xuất hiện hộp thoại.
- Chọn “ Khoảng trống ”Và nhấp vào OK . Hành động này chọn các ô trống trong phạm vi ô B5:B16 .
- Sau đó, nhập trực tiếp dấu bằng (=), sau đó nhập địa chỉ ô của ô đầu tiên có dữ liệu trong cột-
=B5 - Và nhấn CTRL + ENTER .
Ngay sau đó, bạn sẽ tìm thấy kết quả sau. Các ô trống chứa đầy dữ liệu như bạn mong đợi
Nếu bạn chọn các ô trống đã điền gần đây, chúng sẽ hiển thị “Công thức” trong thanh công thức chứ không phải dữ liệu. Nhưng chúng tôi muốn dữ liệu trong các ô đó. Xem hình sau.
- Chọn lại dải ô ban đầu và nhấn CTRL + C để sao chép lựa chọn.
- Chọn Trang chủ ➪ Bảng tạm ➪ Dán ➪ Dán các giá trị để chuyển đổi công thức thành giá trị.
Sau khi bạn hoàn thành các bước này, các khoảng trống sẽ được điền vào thông tin chính xác.
Đọc thêm:Điền văn bản vào ô trống trong Excel (3 cách hiệu quả)
Giải pháp 3:Sử dụng Excel Power Query Editor
Một cách thông minh khác cho tập dữ liệu lớn là sử dụng Excel Power Query Editor .
Các bước:
- Nhấp vào bất kỳ dữ liệu nào trên tập dữ liệu.
- Sau đó nhấp vào như sau: Dữ liệu ➪ Từ Bảng / Phạm vi .
- Nó sẽ tự động chọn phạm vi dữ liệu, chỉ cần nhấn OK .
Sau một thời gian, bạn sẽ nhận được Power Query Editor như hình ảnh bên dưới.
- Nhấp chuột phải vào cột tên và chọn Điền> Xuống từ trình đơn ngữ cảnh .
- Chẳng bao lâu nữa các ô sẽ được lấp đầy như thế này. Bây giờ chỉ cần nhấp vào Đóng và tải .
Một lát sau, nó sẽ mở một trang tính mới với dữ liệu.
Đọc thêm: Cách điền vào các ô trống với giá trị mặc định trong Excel
Giải pháp 4:Sử dụng Excel VBA để điền vào các ô trống
Một macro đơn giản có thể thực hiện thao tác này trước tiên. Nếu bạn đã quen làm việc với VBA thì đó là phương pháp tốt nhất cho bạn.
Các bước:
- Nhấn ALT + F11 để mở cửa sổ VBA.
- Sau đó, nhấp vào như sau để mở một mô-đun mới: Chèn ➪ Mô-đun .
- Viết các mã sau vào đó-
Sub Fill_Blank_Cells()
Dim BCells As Range
For Each BCells In Selection.Cells
If BCells.Value = "" Then
BCells.FillDown
End If
Next BCells
End Sub- Tiếp theo, quay lại trang tính của bạn.
Phân tích mã:
- Đầu tiên, tôi đã tạo một Phụ thủ tục- Fill_Blank_Cells () .
- Sau đó, khai báo một biến, BCells dưới dạng Phạm vi .
- Tiếp theo, đã sử dụng Vòng lặp for và Câu lệnh if để chọn các ô trống và điền chúng.
- Sau đó, chọn phạm vi ô và nhấp vào Nhà phát triển ➪ Macro .
- Cuối cùng, chỉ cần chọn tên macro và nhấn Chạy .
Đây là kết quả mong đợi của chúng tôi.
Đọc thêm:Cách điền các ô trống có giá trị ở trên trong Excel VBA (3 phương pháp dễ dàng)
Điền vào các ô trống trong Excel bằng 0 / Dấu gạch ngang
Để điền vào các ô trống bằng 0 / gạch ngang , bằng cách sử dụng Tìm và thay thế công cụ là lựa chọn tốt nhất. Chỉ cần giữ nút Tìm gì hộp trống và nhập 0 / gạch ngang vào ô Thay thế bằng hộp .
Ở đây, tôi đã sử dụng 0, bạn cũng có thể sử dụng dấu gạch ngang thay vì 0.
Đọc thêm: Điền vào các ô trống bằng dấu gạch ngang trong Excel (3 cách dễ dàng)
Điền vào các ô trống trong Excel với giá trị từ bên trái
Nếu chúng ta cần điền vào các ô trống bằng cách lấy giá trị từ bên trái thì bạn có thể áp dụng tất cả bốn phương pháp trên theo hướng bên phải. Các bước sẽ giống nhau, chỉ là chúng ta sẽ phải chọn các ô theo chiều ngang hoặc theo đúng hướng. Xem này, tôi đã áp dụng Điền lệnh sau phương thức đầu tiên.
Kết luận
Đó là tất cả cho bài báo. Tôi hy vọng các quy trình được mô tả ở trên sẽ đủ tốt để điền vào các ô trống trong Excel. Vui lòng đặt bất kỳ câu hỏi nào trong phần bình luận và phản hồi cho tôi. Truy cập ExcelDemy để khám phá thêm. Chúc bạn xuất sắc 🙂
Bài đọc thêm
- Chọn Ô Không Liền kề hoặc Không Liền kề trong Excel (5 Phương pháp Đơn giản)
- Cách Chọn Nhiều Ô trong Excel (7 Cách Dễ dàng)
- Cách điền vào các ô trống trong Excel với Chuyển đến Đặc biệt (Với 3 Ví dụ)
- Tô màu các ô trống trong Excel (5 phương pháp)
- Cách Tự động điền Ô trống trong Excel với Giá trị Trên (5 Cách Dễ dàng)
- Điền vào các ô trống bằng giá trị từ bên trái trong Excel (4 cách thích hợp)
- Cách Điền vào Khoảng trống trong Excel (4 Phương pháp Nhanh)