Đôi khi giữ ô trống để hiểu đó là giá trị đầu tiên sẽ điền. Nhưng đôi khi gây rắc rối khi lọc/sắp xếp. Tốt hơn điền đầy, và có cách dễ. Bài viết chỉ 4 cách dễ điền ô trống trong Excel.
Tải file này để thực hành điền ô trống trong Excel.
4 Cách Phù hợp Điền Ô Trống trong Excel
Tập dữ liệu minh họa đơn vị bán và doanh số của nhân viên bán hàng. Dữ liệu có khoảng trống trong cột Nhân viên bán hàng (Sales Representative).
Trong ví dụ, một mục trong cột B áp dụng cho nhiều hàng. Sắp xếp dữ liệu này dễ hiểu: dễ tìm bán hàng của Jane tháng 1, 2, 3. Nhưng nếu sắp xếp danh sách này, ô trống sẽ làm rối, không biết ai bán gì. Xem hình sắp xếp theo Doanh số.
Khi sắp xếp, không xác định được nhân viên bán hàng do khoảng trống. Dưới đây 4 cách giải quyết.
Giải pháp 1: Dùng lệnh Điền (Fill Command) điền ô trống
Nếu dữ liệu nhỏ, điền thủ công hoặc dùng lệnh.
Các bước:
- Chọn Ô B6 và chọn: Trang chủ ➪ Chỉnh sửa ➪ Điền ➪ Xuống (Down) hoặc nhấn CTRL+D, B6 sẽ hiển thị "Jane".
Ô đã được điền.
- Lặp lại sau khi chọn ô trống tiếp theo để điền lấy giá trị từ trên.
- Thay vì chọn từng ô, làm luôn: chọn ô đã điền, nhấp đúp dấu cộng (+) (plus icon) của ô.
Ngay lập tức tất cả ô trống điền cùng giá trị.
Kết quả cuối:
Xem thêm: Cách Điền Ô Trống với Công thức trong Excel (2 Cách Dễ)
Giải pháp 2: Dùng công cụ Chuyển đến Đặc biệt (Go to Special) điền ô trống
Nếu dữ liệu lớn, không thể điền thủ công. Cách tốt hơn: dùng Chuyển đến Đặc biệt (Go to Special) và công thức đơn giản.
Các bước:
- Chọn phạm vi có ô trống (B5:B16 ví dụ).
- Chọn Trang chủ ➪ Chỉnh sửa ➪ Tìm & Chọn ➪ Chuyển đến Đặc biệt. Hộp thoại “Chuyển đến Đặc biệt” hiện ra.
- Chọn tùy chọn “Ô trống” (Blanks) và nhấn OK. Thao tác chọn các ô trống trong phạm vi B5:B16.
- Sau đó, nhập trực tiếp dấu bằng (=) rồi địa chỉ ô đầu tiên có dữ liệu trong cột —
=B5
- Nhấn CTRL+ENTER.
Ngay lập tức, ô trống được điền dữ liệu như mong đợi.
Nếu chọn ô trống vừa điền, thanh công thức hiển thị “Công thức” (Formula) thay vì dữ liệu. Nhưng chúng ta muốn dữ liệu. Xem hình:
- Chọn lại phạm vi gốc, nhấn CTRL+C sao chép.
- Chọn Trang chủ ➪ Bộ nhớ tạm ➪ Dán ➪ Dán giá trị (Paste Values) để chuyển công thức thành giá trị.
Sau hoàn thành, khoảng trống được lấp đầy thông tin đúng.
Xem thêm: Điền Ô Trống với Văn bản trong Excel (3 Cách Hiệu quả)
Giải pháp 3: Dùng Trình soạn thảo Truy vấn Năng lực (Power Query Editor)
Cách thông minh khác cho dữ liệu lớn: dùng Trình soạn thảo Truy vấn Năng lực (Power Query Editor) của Excel.
Các bước:
- Nhấp vào bất kỳ dữ liệu nào trong tập dữ liệu.
- Chọn: Dữ liệu ➪ Từ Bảng/Phạm vi (From Table/Range).
- Tự động chọn phạm vi dữ liệu, nhấn OK.
Sau chốc, Trình soạn thảo Truy vấn Năng lực hiện ra.
- Chuột phải vào cột tên, chọn Điền > Xuống (Fill > Down) từ menu ngữ cảnh.
- Ô trống được điền. Nhấn Đóng & Tải (Close & Load).
Vài giây sau, trang tính mới với dữ liệu mở ra.
Xem thêm: Cách Điền Ô Trống với Giá trị Mặc định trong Excel
Giải pháp 4: Dùng VBA Excel điền ô trống
Một macro đơn giản làm việc rất nhanh. Nếu quen làm việc với VBA, đây là phương pháp tốt nhất.
Các bước:
- Nhấn ALT + F11 mở cửa sổ VBA.
- Chọn: Chèn ➪ Module (Insert ➪ Module).
- Viết mã sau:
Sub Fill_Blank_Cells() Dim BCells As Range For Each BCells In Selection.Cells If BCells.Value = "" Then BCells.FillDown End If Next BCells End Sub- Quay lại trang tính.
Giải mã:
- Tạo thủ tục Sub — Fill_Blank_Cells().
- Khai báo biến BCells kiểu Range.
- Dùng Vòng lặp For và Câu lệnh If chọn ô trống và điền.
- Chọn phạm vi ô, nhấn Nhà phát triển ➪ Macro.
- Chọn tên macro và nhấn Chạy (Run).
Kết quả mong đợi:
Xem thêm: Cách Điền Ô Trống với Giá Trị Trên trong Excel VBA (3 Cách Dễ)
Điền Ô Trống trong Excel với 0/Gạch ngang
Để điền ô trống với 0/gạch ngang, dùng công cụ Tìm và Thay thế (Find and Replace) là tốt nhất. Để trống ô Tìm gì (Find what), gõ 0/gạch ngang vào ô Thay bằng (Replace with).
Ở đây dùng 0, bạn cũng dùng gạch ngang thay 0.
Xem thêm: Điền Ô Trống với Gạch ngang trong Excel (3 Cách Dễ)
Điền Ô Trống trong Excel với Giá Trị từ Bên Trái
Nếu cần điền ô trống lấy giá trị từ bên trái, áp dụng 4 phương pháp trên theo hướng ngang. Các bước tương tự, chỉ chọn ô theo chiều ngang. Minh họa dùng lệnh Điền (Fill) theo phương pháp 1.
Kết luận
Đó là tất cả bài viết. Hy vọng các thủ tục trên đủ tốt để điền ô trống trong Excel. Tự do hỏi đáp trong phần bình luận và góp ý. Ghé thăm ExcelDemy để khám phá thêm. Chúc làm việc vui vẻ 🙂
Đọc thêm
- Chọn Ô Không Liền Kề hoặc Không Liên Tục trong Excel (5 Phương pháp Đơn giản)
- Cách Chọn Nhiều Ô trong Excel (7 Cách Dễ)
- Cách Điền Ô Trống trong Excel với Chuyển đến Đặc biệt (Với 3 Ví dụ)
- Điền Ô Trống với Màu trong Excel (5 Phương pháp)
- Cách Tự động Điền Ô Trống trong Excel với Giá Trị Trên (5 Cách Dễ)
- Điền Ô Trống với Giá Trị từ Bên Trái trong Excel (4 Cách Phù hợp)
- Cách Điền Xuống Ô Trống trong Excel (4 Phương pháp Nhanh)