Khi nhiều biến dữ liệu được chứa trong một dự án, lưới thời gian và không gian của các biến đó phải giống nhau. Vì vậy, bạn phải kiểm soát dữ liệu người khác nhập. Đó là lúc bạn cần Xác thực dữ liệu (Data Validation). Microsoft Excel làm cho công việc này đơn giản.
Cách dùng Xác thực dữ liệu cho ô Excel
Tính năng Xác thực dữ liệu trong Excel cho phép người dùng kiểm soát những gì có thể nhập vào ô hoặc cung cấp danh sách các mục chấp nhận được xác định trước để loại bỏ sai sót hoặc lỗi có thể xảy ra. Nó được áp dụng qua các quy tắc được định nghĩa trong tab 'Dữ liệu (Data)' của Excel, dưới menu Ribbon. Quá trình bao gồm:
- Nhập chi tiết Xác thực dữ liệu
- Tùy chỉnh Thông báo nhập (Input Message)
- Tùy chỉnh Cảnh báo lỗi (Error Alert)
Một trong những trường hợp dùng Xác thực dữ liệu phổ biến nhất là tạo danh sách thả xuống (drop-down list).
1. Nhập chi tiết Xác thực dữ liệu
Mở tệp Microsoft Excel, chọn các ô bạn muốn giới hạn.
Đi đến tab 'Dữ liệu (Data)' nằm trên menu Ribbon.
Dưới 'Công cụ dữ liệu (Data Tools)' chọn tùy chọn 'Xác thực dữ liệu (Data Validation)'.
Khi cửa sổ Xác thực dữ liệu mở, bạn sẽ thấy một số điều khiển. Bạn có thể chắc chắn chỉ thêm số hoặc độ dài văn bản cụ thể, như số điện thoại.
Trong ví dụ của chúng ta, hãy chọn 'Thời gian (Time)' để chọn giữa các giờ chúng ta mở cửa.
Chỉ định Giờ bắt đầu (Start Time) và Giờ kết thúc (End Time).
2. Tùy chỉnh Thông báo nhập
Bây giờ, chuyển sang tab 'Thông báo nhập (Input Message)'.
Tùy chỉnh thông báo nhập mà bạn muốn xuất hiện khi có dữ liệu khác được nhập so với những gì đã được chỉ định.
3. Tùy chỉnh Cảnh báo lỗi
Chuyển sang tab 'Cảnh báo lỗi (Error Alert)'.
Nhập thông báo bạn muốn xuất hiện hoặc chỉ chọn giữ mặc định.
Cuối cùng, nhấn nút 'OK'.
Bây giờ, khi một trong các ô được chọn, mọi người sẽ thấy thông báo nhắc nhở nhập nơi có thể nhập thời gian.
Tuy nhiên, khi thời gian nhập nằm ngoài phạm vi, thông báo lỗi sẽ được hiển thị.
Tóm lại, Xác thực dữ liệu có thể hiển thị thông báo cho người dùng nói cho họ biết gì được phép và gì không!
Đọc tiếp: Cách ghi Macro để tạo Nút tắt cho Nhiều Định dạng trong Word và Excel.