Khi nhiều biến dữ liệu được cung cấp trong một dự án, thì thời gian và lưới không gian của các biến đó phải giống hệt nhau. Như vậy, bạn phải kiểm soát dữ liệu người khác nhập vào. Đó là lúc bạn cần Xác thực dữ liệu . Microsoft Excel làm cho công việc này trở nên đơn giản.
Cách sử dụng Xác thực Dữ liệu cho Ô Excel
Tính năng xác thực dữ liệu trong Excel cho phép người dùng kiểm soát những gì có thể được nhập vào một ô hoặc cung cấp danh sách xác định trước các mục nhập có thể chấp nhận để loại bỏ các sai sót hoặc lỗi có thể xảy ra. Nó được áp dụng thông qua các quy tắc được xác định trong ‘ Dữ liệu của Excel ', Trong menu ruy-băng. Quá trình bao gồm:
- Nhập chi tiết xác thực dữ liệu
- Tùy chỉnh thông báo đầu vào
- Tùy chỉnh cảnh báo lỗi
Một trong những cách sử dụng xác thực dữ liệu phổ biến nhất là tạo danh sách thả xuống.
1] Nhập chi tiết xác thực dữ liệu
Mở tệp Microsoft Excel, chọn các ô bạn muốn giới hạn.
Đi tới ‘ Dữ liệu 'Nằm trên menu Ruy-băng.
Trong ‘ Công cụ dữ liệu ’Chọn‘ Xác thực dữ liệu 'Tùy chọn.
Khi cửa sổ Xác thực dữ liệu mở ra, bạn sẽ thấy một số điều khiển. Bạn có thể đảm bảo rằng chỉ các số được thêm vào hoặc một độ dài văn bản cụ thể, chẳng hạn như số điện thoại.
Trong trường hợp của ví dụ của chúng tôi, hãy để chúng tôi chọn ‘ Thời gian 'Để chọn thời gian chúng tôi mở cửa.
Chỉ định Thời gian bắt đầu và Thời gian kết thúc.
2] Tùy chỉnh thông báo đầu vào
Bây giờ, hãy chuyển sang ‘ Thông báo đầu vào Tab.
Tùy chỉnh thông báo đầu vào mà bạn muốn xuất hiện khi nhập một thứ gì đó khác với những gì đã được chỉ định.
3] Tùy chỉnh cảnh báo lỗi
Chuyển sang ‘ Cảnh báo lỗi Tab.
Nhập thông báo bạn muốn xuất hiện hoặc chỉ cần chọn giữ các giá trị mặc định.
Cuối cùng, nhấn nút ‘OK’.
Bây giờ, khi một trong các ô được chọn, mọi người sẽ thấy lời nhắc thông báo đầu vào nơi có thể nhập thời gian.
Tuy nhiên, khi thời gian đã nhập nằm ngoài phạm vi, một thông báo lỗi sẽ được hiển thị.
Tóm lại, Xác thực dữ liệu có thể hiển thị thông báo cho người dùng cho họ biết điều gì được phép và điều gì không!
Đọc tiếp theo :Cách ghi Macro để tạo Nút tắt cho Nhiều Định dạng trong Word và Excel.