Định dạng có điều kiện là một tính năng phải được sử dụng của Microsoft Excel để phân tích thống kê và trực quan hóa dữ liệu tốt hơn. Tính năng này chủ yếu được sử dụng để đánh dấu các ô trong tập dữ liệu dựa trên các điều kiện khác nhau. Các điều kiện này được phân loại theo các loại quy tắc định dạng khác nhau. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách áp dụng các loại định dạng có điều kiện khác nhau trong Excel.
Bạn có thể tải xuống Excel miễn phí sách bài tập ở đây và tự thực hành.
5 kiểu định dạng có điều kiện khác nhau trong Excel
Trong bài viết này, bạn sẽ thấy năm kiểu định dạng có điều kiện khác nhau trong Excel. Các loại này là- Quy tắc đánh dấu ô , Quy tắc trên cùng và dưới cùng , Thanh dữ liệu , Thang màu và Bộ biểu tượng . Dưới các loại này, có một số loại phụ. Chúng tôi sẽ giải thích tất cả các loại và công dụng của chúng trong các phần tương ứng.
Để giải thích thêm quy trình của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu sau. Đây trong cột B , chúng tôi có một số ngày ngẫu nhiên, trong cột C , một số tên ngẫu nhiên và cột D chứa lợi nhuận kiếm được vào ngày cụ thể đó. Chúng tôi sẽ áp dụng tất cả các điều kiện định dạng cho tập dữ liệu tùy thuộc vào tiêu chí điều kiện.
1. Làm nổi bật Quy tắc ô
Loại đầu tiên trong số năm loại định dạng có điều kiện trong Excel là Quy tắc đánh dấu ô . Theo loại này, chúng tôi sẽ đưa ra một số điều kiện cụ thể và cách trình bày của các ô sẽ thay đổi theo các điều kiện này.
1.1 Giá trị ô lớn hơn giá trị cụ thể
Ở đây chúng tôi sẽ định dạng các ô dựa trên điều kiện lớn hơn. Chúng tôi sẽ đặt một giá trị cụ thể và sẽ xem có bao nhiêu giá trị ô lớn hơn giá trị đó. Để thực hiện việc này, hãy làm theo các bước sau.
Bước 1:
- Trước hết, hãy chọn phạm vi ô D5:D12 .
- Sau đó, từ Trang chủ của ruy-băng, chọn Định dạng có điều kiện .
Bước 2:
- Thứ hai, sau khi chọn lệnh trước đó, bạn sẽ thấy một danh sách thả xuống với tất cả các loại chính của Định dạng có điều kiện trong đó.
- Sau đó, chọn Đánh dấu quy tắc ô để xem danh sách thả xuống thứ hai.
- Từ đó, chọn Greater Than .
Bước 3:
- Thứ ba, bạn sẽ thấy Greater Than hộp thoại.
- Sau đó, đặt một giá trị cho phép so sánh.
- Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ đánh dấu các ô có giá trị lớn hơn 250 .
- Sau đó, các ô có giá trị lớn hơn sẽ được đánh dấu sau khi đặt tiêu chí.
- Sau đó nhấn OK để đóng hộp thoại.
Bước 4:
- Thứ tư, kết quả cuối cùng của quy trình này sẽ giống như hình sau.
1.2 Giá trị ô nhỏ hơn giá trị cụ thể
Phần này là chủ đề ngược của phần trước. Ở đây, chúng tôi sẽ đánh dấu các ô có giá trị nhỏ hơn một giá trị cụ thể. Làm theo các bước sau để tìm hiểu thêm.
Bước 1:
- Trước hết, sau khi chọn phạm vi ô, hãy chuyển đến tùy chọn thứ hai của Quy tắc đánh dấu ô đó là Ít hơn .
Bước 2:
- Thứ hai, Ít hơn hộp thoại sẽ xuất hiện.
- Sau đó, chúng tôi sẽ cố định một giá trị để so sánh.
- Tại đây, chúng tôi sẽ đánh dấu các ô có giá trị nhỏ hơn 300 .
- Sau khi đánh dấu, nhấn OK để đóng hộp.
1.3 Giá trị ô giữa hai giá trị
Tiêu chí đánh dấu thứ ba của chúng tôi sẽ là các giá trị ô nằm giữa hai giá trị đã cho. Cách bạn có thể làm nổi bật chúng được đưa ra trong các bước sau.
Bước 1:
- Trước hết, hãy chuyển đến Giữa điều kiện từ Quy tắc ô tô sáng sau khi chọn phạm vi ô D5:D12 .
Bước 2:
- Thứ hai, trong hộp thoại tập hợp hai giá trị, để hiển thị các ô được đánh dấu sẽ nằm giữa các giá trị đó.
- Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ đánh dấu các ô nằm giữa 200 và 600 .
- Cuối cùng, nhấn OK để đóng hộp thoại.
1.4 Giá trị ô tương đương với giá trị riêng
Mục tiêu của phần này là làm nổi bật các ô nhất định bằng một giá trị cụ thể. Các bước của quy trình này như sau.
Bước 1:
- Trước tiên, hãy chọn phạm vi ô D5:D12 và chọn Bằng từ Quy tắc đánh dấu ô .
Bước 2:
- Sau đó, trong hộp thoại, hãy đặt một giá trị để xem kết quả khớp chính xác trong tập dữ liệu.
- Tại đây, chúng tôi sẽ đánh dấu các ô bằng 350 .
1.5 Ô chứa văn bản cụ thể
Tất cả các điều kiện trước đó của chúng tôi đều dựa trên số hoặc giá trị. Nhưng trong phần này, chúng tôi sẽ chỉ ra cách tìm một văn bản cụ thể bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện. Để tìm hiểu thêm về điều này, hãy làm theo các bước sau.
Bước 1:
- Trước hết, hãy chọn phạm vi ô C5:C12 .
- Sau đó, chọn Văn bản Chứa từ Quy tắc đánh dấu ô thả xuống.
Bước 2:
- Thứ hai, Văn bản Chứa một hộp thoại sẽ xuất hiện.
- Sau đó, trong hộp loại, hãy nhập bất kỳ văn bản nào từ tập dữ liệu.
- Sau khi nhập, văn bản sẽ được đánh dấu trong tập dữ liệu.
- Cuối cùng, nhấn OK để đóng hộp.
1.6 Ô chứa các ngày cụ thể
Trong phần này, chúng tôi sẽ áp dụng một số ngày liên quan đến tập dữ liệu. Cách bạn có thể đánh dấu các ngày cụ thể trong tập dữ liệu của mình được đưa ra trong các bước sau.
Bước 1:
- Trước tiên, hãy chọn phạm vi ô chứa ngày, là B5:B12 .
- Sau đó, từ Quy tắc đánh dấu ô thả xuống, chọn Ngày xảy ra .
Bước 2:
- Thứ hai, trong hộp thoại, hãy đặt quy tắc để đánh dấu các ô có chứa ngày tháng trước.
- Do đó, trong phạm vi ô B5:B12 , chỉ các ngày của tháng trước mới được đánh dấu.
1.7 Giá trị ô trùng lặp
Điều kiện cuối cùng của Quy tắc đánh dấu ô giải quyết việc tìm kiếm các giá trị trùng lặp từ tập dữ liệu. Nếu bạn muốn đánh dấu các giá trị trùng lặp, thì bạn có thể làm theo các bước được cung cấp bên dưới.
Bước 1:
- Trước tiên, hãy chọn phạm vi ô mà bạn muốn đặt điều kiện.
- Then, select Duplicate Values from the dropdown.
Bước 2:
- Secondly, after selecting the command, the duplicate values from the cell will be highlighted automatically.
Đọc thêm: Excel Highlight Cell If Value Greater Than Another Cell (6 Ways)
2. Top and Bottom Rules
The Top and Bottom Rules are the second type of Conditional Formatting trong Excel. If you want to highlight the highest or lowest value from your data set or want to figure out the top or bottom percentage of data, then this type is the best choice for doing so.
2.1 Top Values from Data Set
Sometimes, users want to show the topmost values in their given data for analysis. The below-given steps of this procedure describe how you can apply this condition.
Bước 1:
- Firstly, take the following data set for applying the condition.
Bước 2:
- Secondly, select the cell range D5:D12 .
- Then, in the Home tab, choose the second type of Conditional Formatting which is Top/Bottom Rules .
- From the rules, select Top 10 Items .
Bước 3:
- Secondly, a dialog box will appear in which you can manually input the number of top values.
- As our data set contains fewer than 10 items, we will highlight the top 5 values in the data set.
- Finally, this condition will highlight the top 5 values from our data set.
2.2 Top 10% Values from Data Set
If you want to highlight how many values from your data set belong to the top 10 percent of the whole data set, then you can apply this condition. For the detailed procedure, follow the below-given steps.
Bước 1:
- In the beginning, select the cell range D5:D12 .
- Then, choose Top 10% from the Top/Bottom Rules .
Bước 2:
- Secondly, set the highlight condition to see cells that fall in the top 10% of the total value.
- Then, it will show cell D5 that is $500 , which fulfills the given condition.
2.3 Bottom Values from Data Set
For the third criterion of this type, we will highlight the bottommost values of a data set. Now, see the following steps to get a clear view.
Bước 1:
- First of all, select the data range to apply the condition.
- Then, choose the Bottom 10 Items from the dropdown.
Bước 2:
- Secondly, fixed the number of bottom values to be shown.
- Then, the highlighted cells in the data set will represent the bottom 5 values.
2.4 Bottom 10% Values from Data Set
In section 2.2 , you have seen the use of the Top 10% Value condition on a given data set. Here, we will show the reverse of this condition. To learn more about this see the following steps.
Bước 1:
- In the beginning, select the data set where you want to apply the condition.
- Then, go to the Top/Bottom Rules dropdown and choose Bottom 10% .
Bước 2:
- Secondly, insert the desired percentage in the type box.
- After that, the value that matches the given criteria will be highlighted in the data set.
- Here, $100 matches the criteria for the bottom 10% of the whole data set.
2.5 Above Average Values of Data Set
You can also highlight cell values based on the average of the total cell value in conditional formatting. To highlight the above-average values of a data set, follow the below-given steps.
Bước 1:
- In the beginning, after selecting the desired cell range, go to the Above Average condition from the Top/Bottom Rules thả xuống.
Bước 2:
- Secondly, after applying the condition, the desired values will be highlighted automatically.
2.6 Below Average Values of Data Set
Now, we will find the below-average values of a data set, which is the last condition of the Top/Bottom Rules . For a better understanding, see the following steps.
Bước 1:
- First of all, after selecting the required data range, go to the Below Average command from the dropdown.
Bước 2:
- Secondly, the data that fall under the applied condition will be highlighted from the data set.
Đọc thêm: Excel Conditional Formatting Formula
3. Data Bars
This is the third of the five types of conditional formatting in Excel. If you want to compare the numerical values in your data set, then this condition will be an ideal choice. Based on the cell values, this condition will create bars that will portray both positive and negative values. You can find the detailed steps in the following.
Bước 1:
- First of all, to apply this condition, we will use the following data set.
- Here, in the profit column, we have taken some negative values for a better presentation.
Bước 2:
- Secondly, from the Conditional Formatting dropdown, select Data Bars .
- Then, you will see many preexisting designs for this condition.
- After that, choose any of them as per your choice.
Bước 3:
- Thirdly, the selected data range will look like the following image.
- Here, the positive values will be highlighted in green and the negative values will be displayed in red.
Đọc thêm: How to Do Conditional Formatting for Multiple Conditions (8 Ways)
Bài đọc tương tự
- Màu hàng thay thế trong Excel với định dạng có điều kiện [Video]
- How to Make Negative Numbers Red in Excel (4 Easy Ways)
- How to Compare Two Columns in Excel For Finding Differences
- 4 Quick Excel Formula to Change Cell Color Based on Date
- Copy Conditional Formatting in Excel
4. Color Scales
The fourth of the five types of conditional formatting is Color Scales . It displays the disposal of data in the data set. You can mix two colors or three colors on the scale. The topmost color will represent the greater values , the middle scale will represent the average values, and the bottom color scale will represent the lower values in a data set. To learn more about the procedure, go through the following steps.
Bước 1:
- First of all, select the required data range and go to the Color Scales dropdown from Conditional Formatting .
Bước 2:
- Secondly, from the Color Scales dropdown, select More Rules .
Bước 3:
- Thirdly, in the dialog box, choose 3-Color Scale as the Format Style .
- Then, in the Type box, select Lowest Value as Minimum and Highest Value as Maximum .
- Here, the lower values will have the red color scale, the middle values will have the green color scale and finally, the higher values will have the green color scale.
- Lastly, press OK .
Bước 4:
- Finally, after setting all the conditions, your data set will look like the following picture.
Đọc thêm: Excel Formula to Change Text Color Based on Value (+ Bonus Methods)
5. Icon Sets
The last type of the five types of conditional formatting is the Icon Sets . This type also works as in the previous two examples. This condition implements icons in the selected cell range based on their cell values. The steps for the last procedure of this article are given below.
Bước 1:
- First of all, select the Icon Sets command from the Conditional Formatting dropdown after choosing the required data range.
- Here, you will see many designs of Icon Sets .
- Consequently, choose any of the designs to apply.
Bước 2:
- Secondly, the data set will look like the following picture after applying the preferred icons.
- Here, the red icons represent the lower values, the yellow icons represent the middle values, and the green icons represent the higher values of the data set.
Đọc thêm: Excel Conditional Formatting Text Color (3 Easy Ways)
Kết luận
That’s the end of this article. We hope you find this article helpful. After reading the above description, you will be able to apply different types of conditional formatting in Excel by reading the above description. Please share any further queries or recommendations with us in the comments section below.
The ExcelDemy team is always concerned about your preferences. Therefore, after commenting, please give us a moment to solve your issues, and we will reply to your queries with the best possible solutions ever.
Các bài viết có liên quan
- Apply Conditional Formatting to the Overdue Dates in Excel (3 Ways)
- Conditional Formatting with INDEX-MATCH in Excel (4 Easy Formulas)
- Pivot Table Conditional Formatting Based on Another Column (8 Easy Ways)
- Excel Conditional Formatting Based on Date Range
- Conditional Formatting on Text that Contains Multiple Words in Excel
- Apply Conditional Formatting to Each Row Individually:3 Tips