Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) là tính năng bắt buộc của Microsoft Excel để phân tích thống kê và trực quan hóa dữ liệu tốt hơn. Tính năng này chủ yếu dùng để làm nổi bật ô trong tập dữ liệu dựa trên các điều kiện khác nhau. Các điều kiện này được phân loại dưới nhiều loại quy tắc định dạng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách áp dụng các loại định dạng có điều kiện khác nhau trong Excel.
Bạn có thể tải xuống miễn phí workbook Excel tại đây và tự thực hành.
5 Loại Định dạng có điều kiện khác nhau trong Excel
Trong bài viết này, bạn sẽ thấy năm loại định dạng có điều kiện khác nhau trong Excel. Các loại này là: Quy tắc làm nổi bật ô (Highlight Cells Rules), Quy tắc Top và Bottom (Top and Bottom Rules), Thanh dữ liệu (Data Bars), Thang màu (Color Scales) và Bộ biểu tượng (Icon Sets). Dưới các loại này, có một số loại con. Chúng tôi sẽ giải thích tất cả các loại và cách sử dụng của chúng trong các phần tương ứng.
Để giải thích quy trình tiếp theo, chúng ta sẽ sử dụng tập dữ liệu sau. Ở cột B, chúng ta có một số ngày ngẫu nhiên, ở cột C, một số tên ngẫu nhiên, và cột D chứa lợi nhuận kiếm được vào ngày đó. Chúng ta sẽ áp dụng tất cả các điều kiện định dạng cho tập dữ liệu tùy theo tiêu chí điều kiện.
1. Quy tắc làm nổi bật ô (Highlight Cells Rules)
Loại đầu tiên trong năm loại định dạng có điều kiện trong Excel là Quy tắc làm nổi bật ô (Highlight Cells Rules). Dưới loại này, chúng ta sẽ đưa ra một số điều kiện cụ thể, và trình bày của các ô sẽ thay đổi dựa trên các điều kiện này.
1.1 Giá trị ô lớn hơn giá trị cụ thể
Ở đây, chúng ta sẽ định dạng ô dựa trên điều kiện lớn hơn. Chúng ta sẽ đặt một giá trị cụ thể và xem có bao nhiêu giá trị ô lớn hơn giá trị đó. Để làm điều này, hãy làm theo các bước sau.
Bước 1:
- Trước hết, chọn phạm vi ô D5:D12.
- Sau đó, từ tab Home của Ribbon, chọn Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện).
Bước 2:
- Thứ hai, sau khi chọn lệnh trước, bạn sẽ thấy một menu thả xuống với tất cả các loại chính của Conditional Formatting bên trong.
- Sau đó, chọn Highlight Cells Rules (Quy tắc làm nổi bật ô) để thấy menu thả xuống thứ hai.
- Từ đó, chọn Greater Than (Lớn hơn).
Bước 3:
- Thứ ba, bạn sẽ thấy hộp thoại Greater Than (Lớn hơn).
- Sau đó, đặt một giá trị để so sánh.
- Trong ví dụ của chúng ta, chúng ta sẽ làm nổi bật các ô có giá trị lớn hơn 250.
- Sau đó, các ô có giá trị lớn hơn sẽ được làm nổi bật sau khi đặt tiêu chí.
- Sau đó nhấn OK để đóng hộp thoại.
Bước 4:
- Thứ tư, kết quả cuối cùng của quy trình này sẽ trông như hình ảnh sau.
1.2 Giá trị ô nhỏ hơn giá trị cụ thể
Phần này là chủ đề ngược lại của phần trước. Ở đây, chúng ta sẽ làm nổi bật các ô có giá trị nhỏ hơn một giá trị cụ thể. Hãy làm theo các bước sau để tìm hiểu thêm.
Bước 1:
- Trước hết, sau khi chọn phạm vi ô, chuyển đến tùy chọn thứ hai của Highlight Cells Rules là Less Than (Nhỏ hơn).
Bước 2:
- Thứ hai, hộp thoại Less Than (Nhỏ hơn) sẽ xuất hiện.
- Sau đó, chúng ta sẽ cố định một giá trị để so sánh.
- Ở đây, chúng ta sẽ làm nổi bật các ô có giá trị nhỏ hơn 300.
- Sau khi làm nổi bật, nhấn OK để đóng hộp.
1.3 Giá trị ô nằm giữa hai giá trị
Tiêu chí làm nổi bật thứ ba của chúng ta sẽ là các giá trị ô nằm giữa hai giá trị cho trước. Cách bạn có thể làm nổi bật chúng được đưa ra trong các bước sau.
Bước 1:
- Trước hết, chuyển đến điều kiện Between (Giữa) từ Highlight Cells Rules sau khi chọn phạm vi ô D5:D12.
Bước 2:
- Thứ hai, trong hộp thoại đặt tập hợp hai giá trị, để hiển thị các ô được làm nổi bật sẽ nằm giữa các giá trị đó.
- Trong ví dụ của chúng ta, chúng ta sẽ làm nổi bật các ô nằm giữa 200 và 600.
- Cuối cùng, nhấn OK để đóng hộp thoại.
1.4 Giá trị ô bằng giá trị cụ thể
Mục tiêu của phần này là làm nổi bật các ô cụ thể bằng một giá trị cụ thể. Các bước của quy trình này như sau.
Bước 1:
- Trước tiên, chọn phạm vi ô D5:D12 và chọn Equal To (Bằng) từ Highlight Cells Rules.
Bước 2:
- Sau đó, trong hộp thoại, đặt một giá trị để thấy sự khớp chính xác trong tập dữ liệu.
- Ở đây, chúng ta sẽ làm nổi bật các ô bằng 350.
1.5 Ô chứa văn bản cụ thể
Tất cả các điều kiện trước đều dựa trên số hoặc giá trị. Nhưng trong phần này, chúng ta sẽ chỉ cách tìm một văn bản cụ thể bằng định dạng có điều kiện. Để tìm hiểu thêm về điều này, hãy làm theo các bước sau.
Bước 1:
- Trước hết, chọn phạm vi ô C5:C12.
- Sau đó, chọn Text that Contains (Văn bản chứa) từ menu thả xuống Highlight Cells Rules.
Bước 2:
- Thứ hai, hộp thoại Text that Contains (Văn bản chứa) sẽ xuất hiện.
- Sau đó, trong hộp nhập, gõ bất kỳ văn bản nào từ tập dữ liệu.
- Sau khi gõ, văn bản sẽ được làm nổi bật trong tập dữ liệu.
- Cuối cùng, nhấn OK để đóng hộp.
1.6 Ô chứa ngày cụ thể
Trong phần này, chúng ta sẽ áp dụng một số điều kiện liên quan đến ngày trong tập dữ liệu. Cách bạn có thể làm nổi bật các ngày cụ thể trong tập dữ liệu của mình được đưa ra trong các bước sau.
Bước 1:
- Trước tiên, chọn phạm vi ô chứa ngày, là B5:B12.
- Sau đó, từ menu thả xuống Highlight Cells Rules, chọn A Date Occurring (Ngày xảy ra).
Bước 2:
- Thứ hai, trong hộp thoại, đặt quy tắc cho việc làm nổi bật các ô chứa ngày của tháng trước.
- Kết quả, trong phạm vi ô B5:B12, chỉ có ngày của tháng trước được làm nổi bật.
1.7 Giá trị ô trùng lặp
Điều kiện cuối cùng của Highlight Cells Rules xử lý việc tìm các giá trị trùng lặp từ tập dữ liệu. Nếu bạn muốn làm nổi bật các giá trị trùng lặp, bạn có thể làm theo các bước dưới đây.
Bước 1:
- Trước tiên, chọn phạm vi ô nơi bạn muốn đặt điều kiện.
- Sau đó, chọn Duplicate Values (Giá trị trùng lặp) từ menu thả xuống.
Bước 2:
- Thứ hai, sau khi chọn lệnh, các giá trị trùng lặp từ ô sẽ được làm nổi bật tự động.
Đọc thêm: Excel Làm nổi bật ô nếu giá trị lớn hơn ô khác (6 Cách)
2. Quy tắc Top và Bottom (Top and Bottom Rules)
Quy tắc Top và Bottom (Top and Bottom Rules) là loại thứ hai của Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) trong Excel. Nếu bạn muốn làm nổi bật giá trị cao nhất hoặc thấp nhất từ tập dữ liệu của mình hoặc muốn tìm ra phần trăm top hoặc bottom của dữ liệu, thì loại này là lựa chọn tốt nhất để làm điều đó.
2.1 Giá trị Top từ tập dữ liệu
Đôi khi, người dùng muốn hiển thị các giá trị top nhất trong dữ liệu cho trước để phân tích. Các bước dưới đây của quy trình này mô tả cách bạn có thể áp dụng điều kiện này.
Bước 1:
- Trước tiên, lấy tập dữ liệu sau để áp dụng điều kiện.
Bước 2:
- Thứ hai, chọn phạm vi ô D5:D12.
- Sau đó, trong tab Home, chọn loại thứ hai của Conditional Formatting là Top/Bottom Rules (Quy tắc Top/Bottom).
- Từ các quy tắc, chọn Top 10 Items (10 mục hàng đầu).
Bước 3:
- Thứ ba, một hộp thoại sẽ xuất hiện nơi bạn có thể nhập thủ công số lượng giá trị top.
- Vì tập dữ liệu của chúng ta chứa dưới 10 mục, chúng ta sẽ làm nổi bật top 5 giá trị trong tập dữ liệu.
- Cuối cùng, điều kiện này sẽ làm nổi bật top 5 giá trị từ tập dữ liệu của chúng ta.
2.2 Top 10% Giá trị từ tập dữ liệu
Nếu bạn muốn làm nổi bật bao nhiêu giá trị từ tập dữ liệu của bạn thuộc top 10 phần trăm của toàn bộ tập dữ liệu, bạn có thể áp dụng điều kiện này. Để biết quy trình chi tiết, hãy làm theo các bước dưới đây.
Bước 1:
- Ban đầu, chọn phạm vi ô D5:D12.
- Sau đó, chọn Top 10% từ Top/Bottom Rules.
Bước 2:
- Thứ hai, đặt điều kiện làm nổi bật để thấy các ô rơi vào top 10% của tổng giá trị.
- Sau đó, nó sẽ hiển thị ô D5 là $500, thỏa mãn điều kiện cho trước.
2.3 Giá trị Bottom từ tập dữ liệu
Với tiêu chí thứ ba của loại này, chúng ta sẽ làm nổi bật các giá trị bottom nhất của một tập dữ liệu. Bây giờ, hãy xem các bước sau để có cái nhìn rõ ràng.
Bước 1:
- Trước hết, chọn phạm vi dữ liệu để áp dụng điều kiện.
- Sau đó, chọn Bottom 10 Items (10 mục cuối) từ menu thả xuống.
Bước 2:
- Thứ hai, cố định số lượng giá trị bottom cần hiển thị.
- Sau đó, các ô được làm nổi bật trong tập dữ liệu sẽ đại diện cho bottom 5 giá trị.
2.4 Bottom 10% Giá trị từ tập dữ liệu
Trong phần 2.2, bạn đã thấy việc sử dụng điều kiện Top 10% Value (Giá trị Top 10%) trên tập dữ liệu cho trước. Ở đây, chúng ta sẽ chỉ ngược lại của điều kiện này. Để tìm hiểu thêm về điều này, hãy xem các bước sau.
Bước 1:
- Ban đầu, chọn tập dữ liệu nơi bạn muốn áp dụng điều kiện.
- Sau đó, chuyển đến menu thả xuống Top/Bottom Rules và chọn Bottom 10%.
Bước 2:
- Thứ hai, chèn phần trăm mong muốn vào hộp nhập.
- Sau đó, giá trị khớp với tiêu chí cho trước sẽ được làm nổi bật trong tập dữ liệu.
- Ở đây, $100 khớp với tiêu chí cho bottom 10% của toàn bộ tập dữ liệu.
2.5 Giá trị Trên trung bình của tập dữ liệu
Bạn cũng có thể làm nổi bật giá trị ô dựa trên trung bình của tổng giá trị ô trong định dạng có điều kiện. Để làm nổi bật các giá trị trên trung bình của một tập dữ liệu, hãy làm theo các bước dưới đây.
Bước 1:
- Ban đầu, sau khi chọn phạm vi ô mong muốn, chuyển đến điều kiện Above Average (Trên trung bình) từ menu thả xuống Top/Bottom Rules.
Bước 2:
- Thứ hai, sau khi áp dụng điều kiện, các giá trị mong muốn sẽ được làm nổi bật tự động.
2.6 Giá trị Dưới trung bình của tập dữ liệu
Bây giờ, chúng ta sẽ tìm các giá trị dưới trung bình của một tập dữ liệu, đây là điều kiện cuối cùng của Top/Bottom Rules. Để hiểu rõ hơn, hãy xem các bước sau.
Bước 1:
- Trước hết, sau khi chọn phạm vi dữ liệu cần thiết, chuyển đến lệnh Below Average (Dưới trung bình) từ menu thả xuống.
Bước 2:
- Thứ hai, dữ liệu rơi dưới điều kiện áp dụng sẽ được làm nổi bật từ tập dữ liệu.
Đọc thêm: Công thức Định dạng có điều kiện Excel
3. Thanh dữ liệu (Data Bars)
Đây là loại thứ ba trong năm loại định dạng có điều kiện trong Excel. Nếu bạn muốn so sánh các giá trị số trong tập dữ liệu của mình, thì điều kiện này sẽ là lựa chọn lý tưởng. Dựa trên giá trị ô, điều kiện này sẽ tạo ra các thanh thể hiện cả giá trị dương và âm. Bạn có thể tìm các bước chi tiết trong phần sau.
Bước 1:
- Trước hết, để áp dụng điều kiện này, chúng ta sẽ sử dụng tập dữ liệu sau.
- Ở đây, ở cột lợi nhuận, chúng ta đã lấy một số giá trị âm để trình bày tốt hơn.
Bước 2:
- Thứ hai, từ menu thả xuống Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) , chọn Data Bars (Thanh dữ liệu).
- Sau đó, bạn sẽ thấy nhiều thiết kế có sẵn cho điều kiện này.
- Sau đó, chọn bất kỳ thiết kế nào theo ý thích của bạn.
Bước 3:
- Thứ ba, phạm vi dữ liệu được chọn sẽ trông như hình ảnh sau.
- Ở đây, các giá trị dương sẽ được làm nổi bật bằng màu xanh lá và các giá trị âm sẽ được hiển thị bằng màu đỏ.
Đọc thêm: Cách làm Định dạng có điều kiện cho Nhiều điều kiện (8 Cách)
Đọc thêm tương tự
- Excel Màu hàng xen kẽ với Định dạng có điều kiện [Video]
- Cách làm số âm thành màu đỏ trong Excel (4 Cách dễ dàng)
- Cách so sánh hai cột trong Excel để tìm sự khác biệt
- 4 Công thức Excel nhanh để thay đổi màu ô dựa trên Ngày
- Sao chép Định dạng có điều kiện trong Excel
4. Thang màu (Color Scales)
Loại thứ tư trong năm loại định dạng có điều kiện là Color Scales (Thang màu). Nó hiển thị sự phân bố của dữ liệu trong tập dữ liệu. Bạn có thể trộn hai màu hoặc ba màu trên thang đo. Màu trên cùng sẽ đại diện cho giá trị lớn hơn, thang giữa sẽ đại diện cho các giá trị trung bình, và thang màu dưới cùng sẽ đại diện cho các giá trị thấp hơn trong tập dữ liệu. Để tìm hiểu thêm về quy trình, hãy xem qua các bước sau.
Bước 1:
- Trước hết, chọn phạm vi dữ liệu cần thiết và chuyển đến menu thả xuống Color Scales (Thang màu) từ Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện).
Bước 2:
- Thứ hai, từ menu thả xuống Color Scales (Thang màu), chọn More Rules (Nhiều quy tắc hơn).
Bước 3:
- Thứ ba, trong hộp thoại, chọn 3-Color Scale (Thang 3 màu) làm Format Style (Kiểu định dạng).
- Sau đó, trong hộp Type (Loại), chọn Lowest Value (Giá trị thấp nhất) làm Minimum và Highest Value (Giá trị cao nhất) làm Maximum.
- Ở đây, các giá trị thấp sẽ có thang màu đỏ, các giá trị trung bình sẽ có thang màu xanh lá và cuối cùng, các giá trị cao sẽ có thang màu xanh lá.
- Cuối cùng, nhấn OK.
Bước 4:
- Cuối cùng, sau khi thiết lập tất cả các điều kiện, tập dữ liệu của bạn sẽ trông như hình sau.
Đọc thêm: Công thức Excel thay đổi màu chữ dựa trên giá trị (+ Các phương pháp bổ sung)
5. Bộ biểu tượng (Icon Sets)
Loại cuối cùng trong năm loại định dạng có điều kiện là Icon Sets (Bộ biểu tượng). Loại này cũng hoạt động như hai ví dụ trước. Điều kiện này triển khai các biểu tượng trong phạm vi ô được chọn dựa trên giá trị ô của chúng. Các bước cho quy trình cuối cùng của bài viết này được đưa ra dưới đây.
Bước 1:
- Trước hết, chọn lệnh Icon Sets từ menu thả xuống Conditional Formatting sau khi chọn phạm vi dữ liệu cần thiết.
- Ở đây, bạn sẽ thấy nhiều thiết kế của Icon Sets.
- Kết quả, chọn bất kỳ thiết kế nào để áp dụng.
Bước 2:
- Thứ hai, tập dữ liệu sẽ trông như hình sau sau khi áp dụng các biểu tượng ưa thích.
- Ở đây, các biểu tượng đỏ đại diện cho giá trị thấp, biểu tượng vàng đại diện cho giá trị trung bình, và biểu tượng xanh lá đại diện cho giá trị cao của tập dữ liệu.
Đọc thêm: Màu chữ Định dạng có điều kiện Excel (3 Cách dễ dàng)
Kết luận
Đó là kết thúc bài viết này. Chúng tôi hy vọng bạn thấy bài viết này hữu ích. Sau khi đọc mô tả trên, bạn sẽ có thể áp dụng các loại định dạng có điều kiện khác nhau trong Excel. Vui lòng chia sẻ bất kỳ thắc mắc hoặc đề xuất thêm với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới.
Đội ngũ ExcelDemy luôn quan tâm đến sở thích của bạn. Do đó, sau khi bình luận, vui lòng cho chúng tôi một chút thời gian để giải quyết vấn đề của bạn, và chúng tôi sẽ trả lời các thắc mắc của bạn với những giải pháp tốt nhất có thể.
Các bài viết liên quan
- Áp dụng Định dạng có điều kiện cho Ngày quá hạn trong Excel (3 Cách)
- Định dạng có điều kiện với INDEX-MATCH trong Excel (4 Công thức dễ dàng)
- Định dạng có điều kiện Bảng Pivot dựa trên Cột khác (8 Cách dễ dàng)
- Định dạng có điều kiện Excel dựa trên Khoảng ngày
- Định dạng có điều kiện trên Văn bản chứa Nhiều từ trong Excel
- Áp dụng Định dạng có điều kiện cho Từng hàng Riêng lẻ: 3 Mẹo