Khi làm việc trong Excel, chúng ta thường cần lọc dữ liệu theo màu được định dạng bằng định dạng có điều kiện (conditional formatting). Sử dụng tính năng định dạng có điều kiện của Excel, chúng ta có thể thay đổi giao diện ô bằng cách áp dụng các điều kiện khác nhau. Chúng ta có thể trích xuất dữ liệu cụ thể mong muốn từ tập dữ liệu bằng cách lọc dữ liệu theo màu. Chúng ta có thể làm thủ công nếu tập dữ liệu nhỏ. Tuy nhiên, lọc thủ công trở nên thách thức với tập dữ liệu lớn. Nó biến thành một hoạt động tốn thời gian và mệt mỏi. Nhưng bạn may mắn! Bạn sống trong thế giới có một chương trình tên Excel chứa giải pháp cho hầu như mọi vấn đề bảng tính. Với vài bước đơn giản trong Excel, chúng ta có thể lọc dữ liệu theo màu được định dạng bằng định dạng có điều kiện.
3 bước lọc theo màu sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel
Trong phần này, chúng ta sẽ học 3 bước đơn giản để lọc dữ liệu theo màu được định dạng bằng định dạng có điều kiện. Giả sử chúng ta có Điểm học sinh lớp 10 của một trường, và chúng ta muốn lọc Tổng điểm dựa trên 2 tiêu chí. Chúng như sau:
- Tổng > 299 → Định dạng ô với màu nền Xanh lá.
- Tổng < 300→ Định dạng ô với màu nền Đỏ.
Hãy làm theo các bước dưới đây để thực hiện việc này.
Không cần nói rằng chúng tôi đã sử dụng phiên bản Microsoft Excel 365 cho bài viết này; bạn có thể sử dụng bất kỳ phiên bản nào khác theo sự tiện lợi.
Bước 01: Áp dụng định dạng có điều kiện trước
Ở bước đầu tiên, chúng ta cần áp dụng định dạng có điều kiện cho dữ liệu để có thể thêm màu nền khác nhau cho các ô cột Tổng dựa trên các điều kiện đã nêu.
- Thứ nhất, chọn các ô cột Tổng như được đánh dấu trong hình sau.
- Kế tiếp, vào tab Home từ Ribbon.
- Sau đó, chọn tùy chọn Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) từ nhóm Styles (Kiểu).
- Sau đó, chọn tùy chọn Highlight Cells Rules (Quy tắc làm nổi bật ô) từ menu thả xuống.
- Tiếp theo, chọn tùy chọn Greater Than (Lớn hơn) như hình dưới.
Kết quả, hộp thoại Greater Than sẽ mở ra.
- Bây giờ, trong hộp thoại Greater Than, gõ 299 vào trường được đánh dấu.
- Kế tiếp, nhấp vào biểu tượng thả xuống và chọn tùy chọn Custom Format (Định dạng tùy chỉnh) từ menu thả xuống.
Kết quả, hộp thoại Format Cells (Định dạng ô) sẽ hiển thị trên trang tính.
- Sau đó, trong hộp thoại Format Cells, vào tab Fill (Điền).
- Sau đó, chọn màu ưa thích.
- Kế tiếp, nhấp vào OK.
- Kết quả, bạn sẽ được chuyển hướng về hộp thoại Greater Than và nhấp vào OK ở đó.
Kết quả, bạn sẽ có các ô được định dạng với màu ưa thích như hình sau.
- Bây giờ, chọn các ô cột Tổng như được đánh dấu trong hình sau.
- Tiếp theo, vào tab Home từ Ribbon.
- Sau đó, chọn tùy chọn Conditional Formatting từ nhóm Styles.
- Kế tiếp, chọn tùy chọn Highlight Cells Rules từ menu thả xuống.
- Sau đó, nhấp vào tùy chọn Less Than (Nhỏ hơn).
Kết quả, bạn sẽ có hộp thoại Less Than trên trang tính.
- Bây giờ, trong hộp thoại Less Than, gõ 300 vào trường được đánh dấu.
- Sau đó, nhấp vào biểu tượng thả xuống và chọn tùy chọn Custom Format từ menu thả xuống.
- Kế tiếp, trong hộp thoại Format Cells, vào tab Fill.
- Tiếp theo, chọn màu ưa thích và nhấp vào OK.
- Sau đó, bạn sẽ được chuyển hướng về hộp thoại Less Than và nhấp vào OK.
Kết quả, bạn sẽ có cột Tổng được định dạng với các màu ưa thích.
Đọc thêm: Excel lọc theo màu và văn bản (với các bước dễ dàng)
Bước 02: Bật tùy chọn Filter (Bộ lọc)
Ở giai đoạn này, chúng ta sẽ bật tùy chọn Filter. Hãy làm theo các bước dưới đây.
- Thứ nhất, chọn dữ liệu của bạn cùng với tiêu đề (headers).
- Sau đó, vào tab Data từ Ribbon.
- Bây giờ, chọn tùy chọn Filter từ nhóm Sort & Filter (Sắp xếp & Lọc).
Kết quả, các tùy chọn lọc sẽ được bật như được đánh dấu trong hình sau.
Lưu ý: Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt CTRL + SHIFT + L sau khi chọn dữ liệu để bật tùy chọn Filter.
Đọc thêm: Cách lọc theo màu ô trong Excel (2 cách dễ dàng)
Bước 03: Lọc theo màu
Bây giờ, chúng ta sẽ lọc dữ liệu dựa trên màu ô. Hãy làm theo quy trình dưới đây để thực hiện việc này.
- Thứ nhất, nhấp vào biểu tượng thả xuống như được đánh dấu trong hình sau.
- Sau đó, chọn tùy chọn Filter by Color (Lọc theo màu) từ menu thả xuống.
- Sau đó, chọn màu bạn muốn. Ở đây, chúng tôi chọn màu Xanh lá.
Kết quả, bạn sẽ thấy đầu ra sau trên trang tính.
Bạn cũng có thể chọn màu Đỏ và bạn sẽ nhận được đầu ra sau trên trang tính như hình dưới.
Đọc thêm: Cách lọc theo màu trong Excel (2 ví dụ)
Cách sử dụng tính năng Advanced Filter (Bộ lọc nâng cao) để lọc theo màu trong Excel
Advanced Filter (Bộ lọc nâng cao) là một tính năng khá tiện dụng của Excel. Sử dụng Advanced Filter, chúng ta có thể lọc dữ liệu dựa trên tiêu chí cung cấp trong cùng một trang tính. Giả sử chúng ta muốn lọc tập dữ liệu dựa trên 2 tiêu chí sau:
- Học sinh đạt nhiều hơn 299 Tổng điểm.
- Học sinh đạt ít hơn 300 Tổng điểm.
Hãy làm theo các bước dưới đây để lọc dữ liệu theo màu sử dụng tùy chọn Advanced Filter.
Các bước:
- Thứ nhất, tạo cột mới tên Tổng và gõ >299 vào ô dưới nó.
Lưu ý: Ở đây, tên cột mới tạo phải khớp chính xác với cột Tổng của tập dữ liệu.
- Kế tiếp, vào tab Data từ Ribbon.
- Sau đó, chọn tùy chọn Advanced (Nâng cao) từ nhóm Sort & Filter.
Kết quả, hộp thoại Advanced Filter sẽ mở ra trên trang tính.
- Bây giờ, trong hộp thoại Advanced Filter, chọn tùy chọn Copy to another location (Sao chép sang vị trí khác) dưới trường Action (Hành động).
- Sau đó, nhấp vào trường List range (Phạm vi danh sách) và chọn tập dữ liệu cùng tiêu đề như được đánh dấu trong hình sau.
- Sau đó, nhấp vào trường Criteria range (Phạm vi tiêu chí) và chọn cột mới tạo như hình dưới.
- Tiếp theo, nhấp vào trường Copy to (Sao chép đến) và chọn ô B18. Đây là nơi Dữ liệu đã lọc sẽ được hiển thị.
- Cuối cùng, nhấp vào OK.
Kết quả, bạn sẽ có danh sách học sinh đạt nhiều hơn 299 Tổng điểm.
Bạn cũng có thể thay đổi điều kiện thành <300. Bằng cách làm theo các bước tương tự, bạn sẽ nhận được đầu ra sau cho điều kiện mới như được trình bày trong hình sau.
Cách khắc phục nếu tùy chọn Filter by Color không hiển thị trong Excel
Khi làm việc trong Excel, đôi khi chúng ta thấy tùy chọn Filter by Color không hiển thị. Trong hầu hết các trường hợp, điều này xảy ra khi tất cả các ô được định dạng với cùng một màu. Giả sử, chúng ta có Điểm học sinh lớp 10 nơi tất cả các ô cột Tổng có màu nền Vàng.
Hãy làm theo các bước dưới đây để giải quyết vấn đề Filter by Color không hiển thị.
Các bước:
- Thứ nhất, chọn tập dữ liệu cùng tiêu đề và vào tab Data từ Ribbon.
- Kế tiếp, chọn tùy chọn Filter từ nhóm Sort & Filter.
Kết quả, các tùy chọn lọc sẽ được thêm như hình dưới.
- Bây giờ, nhấp vào biểu tượng thả xuống bên cạnh cột Tổng.
Bạn có thể thấy tùy chọn Filter by Color bị Xám (Grey). Bạn không thể chọn nó. Hãy giải quyết vấn đề này ngay bây giờ.
- Sử dụng các bước được đề cập ở Bước 01 của phương pháp 1 để áp dụng định dạng có điều kiện cho tập dữ liệu và nhận được đầu ra sau.
- Kế tiếp, nhấp vào biểu tượng thả xuống bên cạnh cột Tổng.
- Sau đó, chọn tùy chọn Filter by Color.
- Bây giờ, chọn màu bạn muốn. Trong trường hợp này, chúng tôi chọn màu Xanh lá.
Kế tiếp, bạn sẽ có đầu ra đã lọc dựa trên màu như hình sau.
Đọc thêm: Cách xóa lọc theo màu trong Excel (5 phương pháp)
Kết luận
Đó là tất cả về phiên hôm nay. Tôi tin chắc rằng bài viết này đã hướng dẫn bạn lọc dữ liệu theo màu được định dạng bằng định dạng có điều kiện trong Excel. Vui lòng để lại bình luận nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc đề xuất nào để cải thiện chất lượng bài viết. Để tìm hiểu thêm về Excel, bạn có thể truy cập trang web của chúng tôi, ExcelDemy. Học tập vui vẻ!