Trong Microsoft Excel, làm việc với nhiều workbook là một nhiệm vụ phổ biến. Bạn có thể có các kết nối hoặc liên kết (links) giữa các workbook này. Nó giúp trực quan hóa các thay đổi nếu có thay đổi nào trong tệp nguồn (source). Nhưng, đôi khi bạn chỉ cần dữ liệu để trình bày. Và nếu nguồn dữ liệu không khả dụng vì lý do nào đó, thì nó thêm phức tạp hơn. Đó là lý do bạn cần ngắt (break) liên kết (links) giữa chúng. Nếu bạn tò mò muốn biết làm thế nào để ngắt liên kết trong Excel khi nguồn không khả dụng, thì bài viết này có thể giúp ích cho bạn. Trong bài viết này, chúng ta thảo luận cách ngắt liên kết trong Excel khi nguồn không được tìm thấy với giải thích chi tiết.
Tải xuống workbook thực hành này bên dưới.
Nguyên nhân khiến Excel không tìm thấy Nguồn?
Khi bạn kết nối dữ liệu của mình với dữ liệu của một workbook khác, bạn có thể gọi nó là liên kết bên ngoài (external link). Nếu bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong tệp nguồn (source), bạn sẽ thấy thay đổi trong workbook khác.
Vì mục đích công việc, đôi khi chúng ta cần chia sẻ tệp với người khác. Khi chia sẻ tệp, chúng ta thích tệp đó tĩnh. Điều này có nghĩa là chúng ta muốn tệp của mình không có bất kỳ kết nối nào với tệp nguồn. Để làm điều này, chúng ta cần ngắt liên kết giữa các tệp.
Một mức độ phức tạp khác xuất hiện khi chính tệp nguồn không còn tồn tại. Trong hình ảnh dưới đây, tệp Nguồn (Source) từng có kết nối với tệp Đích (Destination). Nhưng nếu bạn nhấp vào lệnh Check Status (Kiểm tra trạng thái), bạn sẽ thấy trạng thái của kết nối đó cho thấy nó không còn đó. Nghĩa là tệp đã được chuyển sang nơi khác. Vì vậy, chúng ta nên xóa/ngắt Liên kết (Link) để tránh kết quả không mong muốn.
- Tuy nhiên, nhược điểm là bạn phải giữ workbook được liên kết mở mọi lúc. Dữ liệu sẽ không cập nhật nếu bạn thay đổi tên, vị trí hoặc xóa tệp workbook liên kết.
- Nếu bạn đang làm việc với một workbook chứa các liên kết bên ngoài và bạn cần chia sẻ nó với người khác, hãy xóa các liên kết bên ngoài hoặc bạn có thể nói rằng các liên kết giữa các workbook này không khả dụng.
4 Cách dễ dàng để Ngắt Liên kết trong Excel khi Nguồn Không Tìm Thấy
Chúng ta sẽ sử dụng tập dữ liệu dưới đây để trình bày cách bạn có thể ngắt liên kết khi nguồn không khả dụng. Trong tập dữ liệu, chúng ta có thông tin sản phẩm như Số lượng (Quantity) và Chi phí (Cost).
- Và phần khác của tập dữ liệu chứa Doanh thu (Revenue) và Lợi nhuận (Profit).
Chúng tôi muốn liên kết hai tệp này và xem cách liên kết của chúng hoạt động nếu tệp nguồn không khả dụng.
1. Xóa tất cả Phạm vi đặt tên (Named Ranges) để Ngắt Liên kết
Nếu có bất kỳ phạm vi đặt tên nào trong tập dữ liệu nguồn của bạn, bạn nên xóa chúng trước khi ngắt liên kết.
Các bước
- Nếu dữ liệu của bạn có phạm vi đặt tên và bạn đã tạo liên kết với phạm vi đặt tên đó, thì bạn có thể gặp khó khăn khi ngắt liên kết nếu dữ liệu nguồn bị hỏng hoặc không khả dụng.
- Trước khi ngắt liên kết, bạn cần trước tiên xóa các phạm vi đặt tên bên trong trang tính.
- Để xóa các phạm vi đặt tên, trước tiên, chuyển đến tab Formula (Công thức), sau đó nhấp vào Defined Names (Tên đã xác định).
- Từ menu thả xuống, sau đó nhấp vào Name Manager (Trình quản lý tên).
- Bên trong hộp thoại Named Manager, bạn có thể thấy có một Phạm vi đặt tên. Tiêu đề của phạm vi đặt tên đó là Source.
- Nhấp vào biểu tượng Delete (Xóa) ở trên cùng của hộp thoại.
- Nhấp OK sau đó.
- Sau đó, bạn có thể ngắt dòng từ tab Data (Dữ liệu).
- Chuyển đến tab Data > Queries and Connections (Truy vấn và Kết nối).
- Sau đó nhấp vào Edit Links (Chỉnh sửa liên kết).
- Trong hộp Edit Links (Chỉnh sửa liên kết), lưu ý rằng có một liên kết giữa các tệp Excel tên là Source.xlsx.
- Khi chọn liên kết, nhấp vào Break Link (Ngắt liên kết).
- Và đây là cách chúng ta có thể ngắt liên kết trong Excel trong khi nguồn không được tìm thấy.
Đọc thêm: Cách Ngắt liên kết trong Excel và Giữ giá trị (3 Cách dễ dàng)
2. Xóa Liên kết bên ngoài từ Biểu đồ (Charts)
Bạn có thể có một số biểu đồ mà bạn đã tạo trên các tệp bên ngoài. Những liên kết đó phải được ngắt trước khi chia sẻ với người khác.
Các bước
- Dưới đây là tập dữ liệu có kết nối với tập dữ liệu bên ngoài.
- Chúng ta cần ngắt liên kết trong khi tập dữ liệu không khả dụng.
- Chúng ta trước tiên tạo biểu đồ nơi chúng ta có dữ liệu liên kết với cột Revenue trong workbook nguồn (source).
- Để xem tham chiếu workbook liên kết, chuột phải vào biểu đồ và chọn Select Data (Chọn dữ liệu).
- Chúng ta có thể nhận thấy trong cửa sổ Select Data (Chọn dữ liệu) rằng mặc dù tên workbook là đích, nhưng nguồn dữ liệu liên kết với một workbook tên là Source (Nguồn).
- Tiếp theo, chúng ta sẽ di chuyển tệp nguồn sang thư mục thư mục khác.
- Nếu bạn chuyển đến Edit Links (Chỉnh sửa liên kết) trong Queries and Connections, thì bạn có thể thấy có một kết nối hiển thị giữa workbook nguồn và đích.
- Và nếu bạn Check Status (Kiểm tra trạng thái) của liên kết, bạn có thể thấy trạng thái biến thành Error: Source not found (Lỗi: Không tìm thấy nguồn).
- Nhấp OK sau đó.
- Bây giờ nếu chúng ta cố gắng cập nhật giá trị bằng cách thay đổi chúng trong tệp nguồn thì tệp đích cũng sẽ không cập nhật.
- Vì vậy, điều đó có nghĩa là chúng ta cần xóa liên kết hiện có giữa chúng trong Edit Links từ tab Data (Dữ liệu).
- Nhấp vào Edit Links (Chỉnh sửa liên kết), và trong hộp thoại Edit Links, nhấp vào Break Link (Ngắt liên kết).
- Và đây là cách chúng ta có thể ngắt liên kết trong Excel trong khi nguồn không được tìm thấy.
Đọc thêm: Cách xóa Liên kết hỏng trong Excel (3 Phương pháp đơn giản)
3. Tạo file Zip của tệp Excel
Chuyển đổi tệp Excel thành tệp zip cho phép chúng ta điều chỉnh phần bên trong của tệp Excel. Nó sẽ cho phép chúng ta xóa trực tiếp thư mục liên kết bên ngoài (externalLinks) để ngắt liên kết giữa chúng.
Các bước
- Chúng ta có thể thay đổi loại tệp thành ZIP bằng cách đổi tên tệp Excel.
- Trong menu trình duyệt tệp, chuột phải vào tệp và nhấp vào Rename (Đổi tên) từ menu ngữ cảnh.
- Sau đó thay đổi phần mở rộng thành zip từ xlsx.
- Sau đó sẽ có dấu hiệu cảnh báo cho thấy việc đổi tên tệp này có thể gây ra sự không ổn định trong tệp.
- Nhấp Yes (Có).
- Bây giờ chúng ta có thể thấy tệp hiện đã chuyển thành tệp loại zip.
- Sau đó chuột phải vào tệp zip đó và từ menu ngữ cảnh, nhấp vào Open with WinRar (Mở bằng WinRar).
- Trong ứng dụng Winrar, có một vài thư mục.
- Nhấp đúp vào thư mục xl.
- Trong thư mục xl, tìm thư mục externalLinks (liên kết bên ngoài).
- Chọn thư mục đó và sau đó xóa thư mục bằng cách nhấp vào biểu tượng Delete (Xóa) ở trên.
- Bây giờ bạn đã xóa thành công tất cả các liên kết bên ngoài đó và ngắt liên kết.
Đọc thêm: [Đã khắc phục!] Ngắt liên kết không hoạt động trong Excel (7 Giải pháp)
4. Thay đổi phần mở rộng tệp
Cách cuối cùng xem xét tất cả các phương pháp trước đó không hoạt động, là thay đổi định dạng của tệp Excel. Chuyển ngược lại phần mở rộng XLS có thể xóa các kết nối hiện có giữa các tệp.
Các bước
- Bạn cũng có thể ngắt liên kết bằng cách thay đổi phần mở rộng tệp.
- Để làm điều này, chọn tệp và chuột phải vào chuột.
- Sau đó từ menu ngữ cảnh, nhấp vào Rename (Đổi tên).
- Sau đó thay đổi phần mở rộng tệp từ xlsx thành xls.
- Sẽ có hộp thông báo cảnh báo nói rằng việc thay đổi phần mở rộng tệp có thể làm tệp không ổn định.
- Bỏ qua hộp cảnh báo bằng cách nhấp vào Yes (Có).
- Phần mở rộng tệp hiện là xls.
- Tất cả các liên kết hiện có trong phiên bản trước của tệp đã biến mất.
Đọc thêm: Cách Ngắt liên kết trong Excel Trước khi Mở tệp (Với Các bước dễ dàng)
Kết luận
Tóm lại, vấn đề về cách chúng ta có thể ngắt dòng trong Excel khi nguồn không được tìm thấy được trả lời ở đây theo 5 cách khác nhau. (Lưu ý: bài viết nói 5 cách nhưng chỉ có 4 phương pháp được liệt kê)
Đối với vấn đề này, hai workbook riêng biệt có sẵn để tải xuống nơi bạn có thể thực hành các phương pháp này.
Thoải mái đặt bất kỳ câu hỏi hoặc phản hồi nào qua phần bình luận. Bất kỳ đề xuất nào cho sự cải thiện của cộng đồng ExcelDemy sẽ được trân trọng cao.
Các bài viết liên quan
- Cách khắc phục Hyperlink hỏng trong Excel (5 Cách)
- Tại sao Liên kết Excel của tôi bị ngắt liên tục? (3 Lý do kèm Giải pháp)
- Cách tìm Liên kết hỏng trong Excel (4 Phương pháp nhanh)